企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐探索

文/中陜核工業(yè)集團(tuán)監(jiān)理咨詢有限公司 王瑾

企業(yè)檔案主要包括行政檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、基建設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)人事檔案以及基金項(xiàng)目檔案等。企業(yè)采取傳統(tǒng)檔案管理模式，不僅浪費(fèi)了大量資源、增加了管理成本，檔案的利用率也受到嚴(yán)重影響。針對(duì)這種情況，企業(yè)應(yīng)將檔案數(shù)字化建設(shè)納入企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃當(dāng)中，使企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、規(guī)范化、數(shù)字化管理。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)所遵循的基本原則

（一）實(shí)用性原則。即建立數(shù)字檔案時(shí)，首先需要考慮檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值以及使用頻率，確保數(shù)字化檔案資源形成以后，能夠?yàn)楦黜?xiàng)工作的高效展開(kāi)提供更加有力的參考依據(jù)。以“基金項(xiàng)目”檔案為例，其相關(guān)資料包括項(xiàng)目指南、立項(xiàng)申請(qǐng)書、項(xiàng)目評(píng)審意見(jiàn)、項(xiàng)目計(jì)劃書、委托合同、成果清單等。這些資料不僅對(duì)各類基金項(xiàng)目的決策與長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃起到關(guān)鍵性作用，并且，該類型的檔案也具有較高的使用頻率。因此，在對(duì)基金項(xiàng)目檔案實(shí)施數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)直接納入重點(diǎn)歸檔資料當(dāng)中，進(jìn)而給企業(yè)決策層的查閱與審定提供更多便利。

（二）完整性原則。在對(duì)原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，受到硬件設(shè)備以及主觀人為因素的影響，檔案內(nèi)容極易出現(xiàn)模糊的情況，使檔案資源失去了應(yīng)用價(jià)值。另外，完整性原則還涉及數(shù)字檔案的時(shí)間連續(xù)性與內(nèi)容完整性，如果檔案形成的時(shí)間跨度大，那么，每一個(gè)時(shí)間段所形成的資料都應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一進(jìn)行歸檔處理。比如對(duì)基金項(xiàng)目檔案來(lái)說(shuō)，各種資料的形成具有階段性特點(diǎn)，在每一個(gè)階段，都將形成內(nèi)容不同、價(jià)值不同的資料，因此，為了確保項(xiàng)目檔案的完整性，在數(shù)字化處理過(guò)程中，應(yīng)將各個(gè)階段形成的資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案。

（三）安全性原則。存儲(chǔ)與使用安全是檔案管理部門的基本職責(zé)，尤其在實(shí)施數(shù)字化管理以后，企業(yè)的檔案資源將被統(tǒng)一轉(zhuǎn)化為圖片、圖像、音頻或者視頻資源，這就給檔案資源的存儲(chǔ)安全增加了難度。一旦計(jì)算機(jī)遭遇網(wǎng)絡(luò)病毒的侵蝕或者黑客攻擊，檔案資源則極易發(fā)生被盜或者丟失現(xiàn)象。為此，在建立數(shù)字檔案時(shí)，企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)做好檔案資源的保密工作，并通過(guò)技術(shù)性防范措施與管理性防范措施的雙重手段，增強(qiáng)數(shù)字檔案的安全性。

（四）追溯性原則。一些企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，形成了大量具有參考價(jià)值的檔案資料，但是，隨著時(shí)間的不斷推進(jìn)，一些塵封數(shù)十年的紙質(zhì)檔案資料，在進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，導(dǎo)致?lián)p壞，對(duì)企業(yè)決策、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展都將產(chǎn)生不利影響。比如其基金項(xiàng)目檔案項(xiàng)目的知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬問(wèn)題始終是爭(zhēng)議的焦點(diǎn)，如果知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬對(duì)象無(wú)法確定，則極易出現(xiàn)產(chǎn)權(quán)糾紛事件，而該基金項(xiàng)目經(jīng)過(guò)核實(shí)和確認(rèn)，距離現(xiàn)在已經(jīng)過(guò)去了整整15年的時(shí)間，在這種情況下，企業(yè)需要調(diào)閱15年前的檔案資料，以此來(lái)確認(rèn)委托協(xié)議當(dāng)中的權(quán)屬人，如果缺失15年前的檔案資料，企業(yè)所要承擔(dān)的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)將大幅上升。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)、實(shí)踐性強(qiáng)的系統(tǒng)工程，不僅需要龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)作支撐，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平也提出了更加嚴(yán)格的要求。尤其對(duì)一些基金項(xiàng)目較多的大型企業(yè)來(lái)說(shuō)，在檔案數(shù)字化建設(shè)初期，資源分配不均衡、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不完善、專業(yè)技術(shù)不精湛、管理機(jī)制不健全的問(wèn)題與弊端會(huì)給檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程帶來(lái)不利影響。

（一）資源分配不均衡。檔案數(shù)字化建設(shè)成效與人力資源、物力資源、財(cái)力資源的合理配置有著密不可分的關(guān)系。首先，配備的人力資源需要具備較高的專業(yè)水平以及職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)數(shù)字化建設(shè)所需的各種軟硬件設(shè)施的功能性了如指掌；同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)具備愛(ài)崗敬業(yè)、務(wù)實(shí)奮進(jìn)的精神，這樣才能擔(dān)當(dāng)起檔案數(shù)字化建設(shè)重任。其次，在物力資源方面，企業(yè)所提供的軟硬件設(shè)施應(yīng)當(dāng)具備較高的性價(jià)比，尤其在應(yīng)用功能方面，應(yīng)當(dāng)符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。最后，在財(cái)力資源方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)在檔案數(shù)字化建設(shè)的決策期、實(shí)施期以及評(píng)價(jià)期保證充足的資金支持，比如人員的績(jī)效獎(jiǎng)金、檔案數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目的評(píng)價(jià)資金、各種軟硬件設(shè)施的購(gòu)置資金等。但是，就目前的部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，在分配這些資源時(shí)，常常出現(xiàn)人力資源力量跟不上、物力資源不匹配、財(cái)力資源不充足的情況，以至于企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程始終停滯不前。

（二）數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不完善。數(shù)據(jù)庫(kù)主要是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)，專門為企業(yè)的各種檔案資源建立一個(gè)獨(dú)立的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，大數(shù)據(jù)具有海量化的存儲(chǔ)特點(diǎn)，可以容納海量信息資源。但是，在檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，專業(yè)技術(shù)人員常常忽略了檔案信息的存儲(chǔ)安全，以至于數(shù)據(jù)庫(kù)經(jīng)常受到計(jì)算機(jī)病毒以及網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊，在這種情況下，企業(yè)內(nèi)部的一些機(jī)密材料也面臨著丟失和被盜的風(fēng)險(xiǎn)。以企業(yè)的基金項(xiàng)目檔案為例，這一類檔案資源最為顯著的特點(diǎn)是保密等級(jí)高，一旦泄漏，將給企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失與名譽(yù)損失。比如由地方財(cái)政撥款的基金資助項(xiàng)目，這類項(xiàng)目涉及的機(jī)密信息較多，如果數(shù)據(jù)庫(kù)的安全防護(hù)功能弱，那么，這些項(xiàng)目的內(nèi)部資料將成為不法分子竊取的主要對(duì)象，如果與政府相關(guān)的基金項(xiàng)目資料泄漏，企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)受到侵害的可能性也將增大。

（三）專業(yè)技術(shù)不精湛。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，需要檔案管理人員熟練掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及人工智能等先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)。但是，由于企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)忽略了檔案資源的重要性，進(jìn)而在設(shè)置檔案管理崗位時(shí)，常常任用一些“門外漢”，或者將該崗位設(shè)置成為兼職崗。使得部分檔案管理人員無(wú)法正確操作和使用檔案數(shù)字系統(tǒng)。比如在構(gòu)建基金項(xiàng)目檔案數(shù)字管理系統(tǒng)時(shí)，通常會(huì)利用人工智能技術(shù)來(lái)抓取各個(gè)電子文檔的信息，這種方法能夠大幅提升基金項(xiàng)目檔案的檢索效率。而檔案管理人員如果對(duì)人工智能技術(shù)一無(wú)所知，仍然使用過(guò)去的檢索方法來(lái)查找相關(guān)的檔案資源，就會(huì)嚴(yán)重影響檔案資源需求部門的正常工作。

（四）管理機(jī)制不健全。管理機(jī)制如果一成不變，始終沿用老一套的管理模式與方法，制度效力將與實(shí)際工作嚴(yán)重脫節(jié)。在檔案數(shù)字化建設(shè)的背景之下，管理思路、管理方法、管理流程均發(fā)生了實(shí)質(zhì)性變化，而一些企業(yè)在制訂管理制度時(shí)，只是對(duì)原有制度進(jìn)行了簡(jiǎn)單修改，結(jié)果在制度執(zhí)行過(guò)程中，仍漏洞頻出，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中的檔案資源更新不及時(shí)、檔案數(shù)字化建設(shè)的軟硬設(shè)施管理混亂、檔案借閱審批流程流于形式，無(wú)形當(dāng)中使檔案利用價(jià)值大打折扣。比如在對(duì)基金項(xiàng)目檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，由于管理制度缺失執(zhí)行力，以至于檔案管理人員往往把同一基金來(lái)源的項(xiàng)目數(shù)據(jù)分離開(kāi)來(lái)，不僅占用了大量的數(shù)據(jù)庫(kù)資源，在查閱和調(diào)取基金檔案時(shí)，無(wú)法快速獲取最真實(shí)的數(shù)據(jù)，給項(xiàng)目決策帶來(lái)了諸多困擾。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐應(yīng)用策略

針對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作存在的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時(shí)查找原因，并從檔案管理人員的思想意識(shí)源頭抓起，通過(guò)科學(xué)化、系統(tǒng)化、新穎化的措施改善當(dāng)前的狀況，進(jìn)而在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的同時(shí)，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展注入源源不斷的驅(qū)動(dòng)力。

（一）資源優(yōu)化配置，加大資金投入。首先，檔案數(shù)字化建設(shè)是提高工作效率、滿足企業(yè)決策需要、增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)軟實(shí)力的堅(jiān)實(shí)保障。因此，企業(yè)在設(shè)置檔案管理崗位時(shí)，應(yīng)對(duì)人力資源進(jìn)行優(yōu)化配置，確保員工的個(gè)人價(jià)值都能夠充分體現(xiàn)出來(lái)。其次，在物力資源配置方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，引進(jìn)先進(jìn)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，配置具有較高性價(jià)比的硬件設(shè)施，并交由企業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行測(cè)試與評(píng)估，當(dāng)確定這些設(shè)施的各項(xiàng)性能參數(shù)滿足企業(yè)檔案數(shù)字化平臺(tái)的運(yùn)行需求以后，方可投入使用。最后，在財(cái)力資源方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案數(shù)字化建設(shè)的專項(xiàng)資金，并由企業(yè)審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)資金的使用情況進(jìn)行全程監(jiān)督。以基金項(xiàng)目檔案為例，這種類型的檔案具有來(lái)源廣泛性、形成階段性、產(chǎn)權(quán)復(fù)雜性的特點(diǎn)，因此，在對(duì)基金項(xiàng)目檔案實(shí)施數(shù)字化管理時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)從專用資金當(dāng)中劃撥出一部分資金，專門用于檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，以此來(lái)提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平與信息素養(yǎng)。

（二）明確檔案類別，完善數(shù)據(jù)系統(tǒng)。檔案管理人員在建立檔案數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)當(dāng)事先對(duì)檔案資源進(jìn)行細(xì)化分類，并在系統(tǒng)當(dāng)中分別建立清晰的目錄，這樣更便于檔案需求部門的快速檢索與查閱。同時(shí)，在檔案信息錄入過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案類別，分批分次錄入，并隨時(shí)對(duì)檔案信息及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)。以基金項(xiàng)目檔案為例，這種特殊類型的檔案不僅具有經(jīng)濟(jì)功能，而且同時(shí)兼有社會(huì)功能，并且基金項(xiàng)目檔案的安全密級(jí)明顯高于其他類型的檔案。因此，在建立基金檔案數(shù)字平臺(tái)時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)采取“專人專管”的方法，即由基金項(xiàng)目管理部門協(xié)同檔案管理人員進(jìn)行統(tǒng)一建檔，在錄入數(shù)據(jù)過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對(duì)檔案的編目、分卷號(hào)、檔案編號(hào)等基礎(chǔ)信息進(jìn)行核實(shí)與校對(duì)，避免出現(xiàn)版本混亂問(wèn)題。

（三）健全培訓(xùn)機(jī)制，提升專業(yè)水準(zhǔn)。檔案數(shù)字化建設(shè)工作專業(yè)技術(shù)含量高，涉及知識(shí)面廣，檔案管理人員在具備基本的檔案管理常識(shí)的同時(shí)，需要同時(shí)具備較高的信息素養(yǎng)，對(duì)數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中所應(yīng)用的云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)，都應(yīng)當(dāng)有所了解、有所掌握，便于獨(dú)立開(kāi)展各項(xiàng)工作。因此，企業(yè)應(yīng)對(duì)原有的培訓(xùn)機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新和完善，增設(shè)與數(shù)字技術(shù)相關(guān)的培訓(xùn)內(nèi)容，采取集中培訓(xùn)、專家講座、遠(yuǎn)程線上互動(dòng)、外派學(xué)習(xí)等方式，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)。并通過(guò)實(shí)踐技能考核或者舉辦崗位技能大賽的方法，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)技能進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涵蓋數(shù)字化平臺(tái)的操作嫻熟程度、各種硬件設(shè)施的使用方法、平臺(tái)維護(hù)措施、檔案安全加密知識(shí)等，遵循“能者上、平者讓、庸者下”的用人原則，為管理經(jīng)驗(yàn)豐富、技術(shù)水平高、責(zé)任意識(shí)強(qiáng)的優(yōu)秀人才提供更加廣闊的發(fā)展空間。

（四）提升制度效力，增強(qiáng)保密意識(shí)。管理制度是企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作有序開(kāi)展的堅(jiān)實(shí)保障，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的各項(xiàng)管理機(jī)制持續(xù)創(chuàng)新和改進(jìn)，不合時(shí)宜的制度內(nèi)容應(yīng)當(dāng)堅(jiān)決剔除。為了進(jìn)一步提升制度執(zhí)行力，企業(yè)應(yīng)當(dāng)指派專人負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理部門的制度執(zhí)行效果進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。另外，檔案資源屬于企業(yè)的機(jī)密信息，在數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提前做好安全防范工作，采取安裝防火墻、設(shè)置系統(tǒng)登錄權(quán)限以及數(shù)據(jù)加密等措施保障檔案資源安全，為檔案資源的高效利用提供一個(gè)安全、穩(wěn)定的環(huán)境。

四、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案實(shí)施數(shù)字化管理，一方面，為各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供了便捷高效的資源服務(wù)；另一方面，在提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力上也發(fā)揮了關(guān)鍵性作用。基于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)始終秉持“與時(shí)俱進(jìn)”的態(tài)度，積極借鑒和汲取成功經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)觀念創(chuàng)新、機(jī)制創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新的方式，構(gòu)建一個(gè)檔案資源豐富、共享機(jī)制完善、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全、利用價(jià)值顯著的檔案數(shù)字化平臺(tái)，為企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)步發(fā)展做好鋪墊、打好基礎(chǔ)。