基于信息技術的文物藏品管理優化策略研究

霍寶強

（山西博物院，山西 太原 030024）

引言

早在1986年，文化部就出臺了《博物館藏品管理辦法》，對文物藏品的接收、鑒定、登帳、編目、建檔；文物藏品庫房管理以及藏品的保養、修復、復制做出了明確的規定。按照辦法要求，文物藏品管理需做到保證制度的健全性、帳目的完整性、鑒定的準確性、編目的詳實性、保管的穩妥性和查用的便捷性。互聯網時代博物館內部人與物、人與人、物與物之間的關系必將進行重塑，文物藏品的管理不應僅僅通過制度體系來保證，還應該充分利用信息技術，建立完整的文物藏品全生命周期系統，讓現代技術與管理制度結合起來，形成對文物藏品管理各環節的管理與監督。

一、文物藏品管理的一般流程

文物藏品管理的一般流程分為十二個環節，具體包括接收、鑒選、分類、定級、登帳、編目、建檔、入庫、保管、提用、注銷、統計。在文物藏品的征集過程中，需要盡可能地收集其原始資料和證據，將其分門別類，做好相關的登記和接收手續。在接收環節完成之后，需組織相關人員對文物藏品的年代、材質、真偽等進行鑒定并做好價值的評估工作。分類主要是針對保管單位所有的文物藏品進行科學的歸類，一般按照文物藏品的材質、性質和職能等進行規范化的區分，同時要考慮在文物藏品保管和使用過程中，制卡與檢索中存在的分類差異，盡量做到統籌兼顧。定級必須按照國家制定的文物藏品定級統一標準進行，代表性的文物藏品或者具有特別重大價值的文物藏品一般定為一級藏品，需要重點管理與保護。二級文物藏品具有重大價值，三級文物藏品具有一般價值。登帳是文物藏品進入博物館管理的重要環節，登記時必須對文物藏品的每個屬性進行逐項填寫，文物藏品總帳中不應包括復制品、模型和代替品。登帳必須有專人管理，永久保存。編目對專業性的要求較高，需要根據文物藏品的材質、外觀以及其歷史文化價值進行概括性的描述，最終寫入編目卡片中。建檔在文物藏品管理中的作用舉足輕重，主要是為文物藏品的展覽和陳列提供整套的資料。入庫是將登帳和編目過的文物藏品交與庫房收藏，包括對文物藏品的排架定位等。文物藏品必須存放在專門的、固定的庫房中，庫房應根據文物的定級、材質等，做好防盜、防火、防震、防潮、防塵等措施，并做到專人專管。文物藏品要想發揮作用就離不開提用，提用必須保證文物藏品的安全性并遵守相應的制度和辦理手續。文物藏品的注銷主要是因為交換、調撥等因素，在辦理完出館手續后，必須在藏品總登記帳目中注銷。統計工作則伴隨著文物藏品管理的全生命周期進行，也是博物館及時了解文物藏品數量增減、流通的利器，需根據不同的時間維度進行統計。

二、文物藏品管理的現狀和存在的問題

（一）文物藏品管理制度不健全、執行不到位

經過數年的積淀，多數文物藏品保護單位已經建立文物藏品管理制度體系，但是多年不變，不能根據已發生過的問題及時調整并改進制度。在實際執行的過程中，有效約束缺乏，導致制度的執行大打折扣。文物藏品具有不可再生性，防火、防盜、防震、防塵甚至溫濕度等任意一環節的松懈均有可能對文物藏品造成毀滅性的重創。根據部分從業人員的反饋，不少文物藏品管理制度較為空泛，僅對基本的作業提出了標準化要求，對于一些特殊情況的制度、預案細則較少，難以落地，這也給了部分責任心不強的工作人員可乘之機，導致執行力較弱，對文物藏品造成了實質性的傷害。如個別博物館將文物藏品管理的防火、防盜、防震工作放在首位，認為文物藏品只要還在館內，就是做好了文物藏品的管理工作，忽視了文物藏品存放空間的溫濕度，導致文物藏品的氧化速度過快，造成不可逆的損傷。另外文物藏品的存放單位對于制度的執行缺乏有效的監督和考核措施，發現問題多為口頭批評，對員工的震懾力不強，使得制度執行不到位，多次重復地發生。

（二）文物藏品保管硬件設施落后

在我國，多數文物藏品的保管單位屬于公益性質，每年劃撥的經費有限，必須優先投入自然損耗較重、需要定時更換的硬件設施，這就使得其他硬件設施的換代不夠及時。部分文物藏品保管單位更愿意在場館布置和文物藏品的擺設上下功夫，最大程度滿足參觀者的視覺體驗，卻忽視了文物藏品在布展的過程中是否會增加自然損耗。由于保管硬件設施的整體更換費用較高，導致部分文物藏品管理單位，仍然沿用幾十年前的鐵制、木制展柜，這些展柜由于時間較長，通風和密封性能已低于國家標準的要求，非常容易造成文物藏品的損壞。多數單位對于管保硬件設施的管理較為落后，設施的常規保養和使用年限臺帳登記混亂，造成一些已達到最大使用年限的保管硬件設施仍在使用，留下諸多安全漏洞。由于保管硬件設施落后，所以沒有專門的設備對文物藏品的微觀變化進行監測，對數據進行實時的采集與記錄。硬件設施的落后，使得文物藏品的動態化管理更無從談起。

（三）文物藏品管理流程規范化欠佳

多年來，文物藏品的管理流程規范化僅停留于表面，未真正做到標準管理流程的可視化，檢查、監督全靠人工，會出現兩組不同人員做出的文物藏品檔案完全處于兩個標準，甚至一組工作人員看不懂另一組工作人員所做臺帳的問題。這與國家相關標準要求的規范化文物藏品檔案相差甚遠，讓文物藏品管理的有效性減弱。不少文物藏品的保管單位只建立了基于新進文物藏品的信息管理系統，對于原有文物藏品的梳理和校對工作進展緩慢，讓文物藏品管理流程的規范化成為一句空談，并不能落地實現。另外一些單位雖然將部分常用的工作管理流程放入了信息管理系統，但是系統開發單位對于業主的訴求理解不透徹和對此類系統開發經驗的不足，導致業務流程進入信息系統的較少，這也使得文物藏品管理流程規范化、標準化的進度滯后。

（四）人員意識和專業素養均不高

部分從業人員文物藏品的保護意識淡薄，加之受到的宣貫力度過低，使得這些人員對于保護文物藏品的重要性、迫切性認知不足，主觀能動性較差。嚴重缺乏提前預判文物藏品狀態的能力，只有當文物藏品出現損壞時，才會被動采取補救措施，使得文物藏品的價值下降。當然這與文物藏品保管單位的制度密切相關，多數時候單位的追責情況較少，導致員工的思想意識有所松懈。由于文物藏品的保護和管理工作通常比較乏味，老業務人員退休較多，出現了業務人員的斷層，一些經過專業訓練較少的工作人員被安排在專業技術崗位上，出現個別人員責任心欠缺，專業知識匱乏的局面，這也使得部分文物藏品管理單位的整體專業素養急劇下降。

（五）文物藏品的數字化程度低

根據國家文物局2020年末的數據顯示，我國的可移動文物總數量約為6500萬件左右，實際完成登錄備案的文物藏品約一半，整體的數字化程度偏低。廣東博物館、上海博物館等數字化改革名列前茅的博物館，仍然未完成所有館藏文物藏品的數據采集工作。在第一次可移動文物大普查中暴露出低精度圖片多于高精度圖片的現象，文物藏品三維掃描的數量較少等問題，造成了全國可移動文物藏品的數據庫難以建立，大數據、人工智能等信息技術不能發揮良好的作用。當然文物藏品的數字化不僅是簡單的文字和圖片數據采集，更需要將文物藏品的基本信息、平面信息和立體信息轉換為數據，從而建立文物藏品的數據庫，并通過信息技術挖掘其內在聯系，真正體現文物藏品數字化的價值。

三、基于信息技術的文物藏品管理優化策略

信息技術為各行各業帶來了革命性的變化，對于文物藏品的管理而言也不例外。基于信息技術不僅能可視化現有的規范化流程，還能通過大數據、人工智能等技術，快速獲得統計報表和同行業的對比數據，幫助文物藏品管理單位認清自身管理的癥結所在。另外對于文物藏品的交換、借閱，可以通過區塊鏈技術，實現文物藏品的保真。總之，信息技術可以為文物藏品管理工作帶來顛覆性的巨變。

（一）基于信息技術的文物藏品管理體系的構建

隨著社會的不斷發展，文物藏品的管理體系不能停留于紙面上，要形成動態的監測與管理，甚至需要進行預防性措施的干預。這就需要將信息技術與文物藏品的管理體系結合起來，將管理制度轉化為具體的流程、應急預案等，并在信息系統中制定對應的模板，讓管理體系可視化，讓制度、流程規范化。各相關崗位工作人員能夠清晰地了解整個文物藏品管理體系的運行狀況，也能為最終的考核提供切實可行的依據。文物藏品管理體系在運行中一旦出現問題，或者遇到政策變化等因素需要及時對管理體系進行動態的調整，以信息技術為載體能加快文物藏品管理體系動態更新的步伐，甚至可以通過輿情和對管理體系自身的監測，實現對文物藏品管理體系的調整提醒，避免過多人為因素的干預。

（二）基于信息技術實現文物藏品動態管理的智慧化

文物藏品動態管理的智慧化涉及的模塊眾多，包括文物藏品征集、鑒定、編目、展陳等環節。若想實現智慧化就必須針對每個環節做好調研工作，以每個環節均實現智慧化作為大前提。通常將文物藏品動態管理智慧化支撐平臺分為應用層、服務層、應用支撐層和數據架構層四個層次。應用層中包含了業務模塊、其他模塊和業務接口。服務層則起到承上啟下的作用，將數據服務和業務服務與應用層進行對接。應用支撐層涵蓋了技術組件、標準規范與中間件。數據架構層則是將文物藏品轉化為核心元數據、擴展元數據、管理元數據和多媒體元數據等不同類型的數據。詳細的文物藏品動態管理智慧化支撐平臺架構圖如圖1所示。文物藏品動態管理智慧化支撐平臺建設的目的是要打通文物藏品管理各信息系統之間的數據壁壘，對原有的系統查缺補漏，為管理體系的可視化提供強有力的支撐。

圖1 文物藏品動態管理智慧化支撐平臺架構圖

（三）通過物聯網技術提升展廳和庫房的管理水平

近年來萬物皆可聯的理念已深入到各行各業，流行的非接觸管理RFID技術已被廣泛應用于展廳和庫房的管理中，這樣能讓管理人員更加便捷地掌握所管理的文物藏品信息。無源電子標簽由于成本低、體積小和技術成熟等優點，已在博物館等文物藏品管理單位得到普遍的使用，其在文物藏品的出入庫管理、展廳管理和盤查清點中發揮著巨大作用。以某博物館的實踐為例，利用RFID技術對其金屬文物藏品庫房進行盤點，只需在2-3米的范圍內，用手持閱讀器進行數據收集，200分鐘內能完成4500余件藏品的盤點工作，平均每件文物藏品的盤點耗時小于3秒，這比純人工盤點的效率提高了數百倍。但是標簽與文物藏品的粘連、電子標簽的生命周期、電子標簽無法識別文物藏品的狀態等問題亟待解決。

物聯網傳感器能有效解決文物藏品動態管理中的數據采集問題，在展廳和庫房中布置各式的傳感器，能有效監測各個位置的環境情況，盡早做到人為干預，最大程度避免文物藏品發生收縮、翹曲、腐爛、褪色和變色等現象。物聯網傳感器還能在一定程度上幫助工作人員更合理地調整展廳、庫房的濕度、溫度和照明等，有助于文物藏品保管單位整體的節能減排。當然更多的物聯網傳感器可以安裝在展廳和庫房的門窗上和展柜上，若有打開或者關閉等異常動作，立即向監控中心發出警報。運動和振動傳感器在文物藏品的管理中也有較適宜的應用場景，將這類傳感器放置在文物藏品周圍，可以感知其被移動或者振動，提高防盜能力。無線物聯網傳感器可在遠處測量參觀者的呼吸、心率及體溫等，及時發現某些游客的異常行為。

（四）運用人工智能算法優化文物藏品的數據提取

人工智能技術對于文物藏品管理的提升主要基于兩塊內容，一是機器學習，二是機器視覺。在近十年間，機器學習對于文物藏品管理取得了較大進展，尤其是在文物藏品數據結構化方面。與其他單位的數據類似，90%以上已采集的文物藏品數據均為非結構化數據，機器學習技術能讓其分類明確，并能讓數據結構化。當然由于文物藏品管理單位的專業人員有限，一般借助于成熟平臺的各種接口，目前世界上頭部的IT公司均建設了自身的人工智能平臺和機器學習模塊。但是市面上成熟的文物藏品機器學習模塊，以歐美的國家為主，對我國的部分文物藏品不一定適用，需要本土企業進一步優化。例如我國的文物藏品中存在大量絹本、繪本，由于年代久遠，畫面顏色暗淡，不少畫面的識別較為困難。水墨山水畫由于顏色、線條的近似，通過機器學習算法對內容、色彩提取分析后，進行分類和整合，但是實際效果尚需要改進，但是其對文物藏品管理數據結構完整性的幫助不言而喻，需要通過其幫助進一步加強數據采集的能力。機器視覺主要是通過尋找一類視覺特征的方法并結合人工智能技術，進行一些模糊識別等工作。在文物藏品的管理中，最常用到的是卷積神經網絡的深度學習視覺識別。這種技術識別圖像中的符號、圖案和文字，對上述元素分類并加以區分。但是在引入機器視覺前，需要通過高清掃描等設備進行快速掃描，也可使用二維碼等方式提取文物藏品的相關信息。

（五）實現文物藏品狀態的可視化管理

在文物藏品動態管理智慧化支撐平臺的基礎上，對文物藏品的各項數據進行統計，并根據管理者的需求，定期出具各類報表。這些報表不僅僅包括館藏文物藏品整體的報表，還包括單個文物藏品的相關信息和健康狀況監測。館藏文物藏品的整體報表應包括館藏文物藏品的總數、分類數量、展廳展示狀況、庫房保存狀況、文物藏品交流情況等。對單個的文物藏品而言，需要將藏品所處環境的溫度、濕度等物理環境信息，以及文物藏品已登記的信息全部展現出來。另外可以通過原有的趨勢數據以及同行業數據對已采集數據進行分析、判斷，形成文物藏品的健康狀況的動態可視化圖，提供文物藏品的狀態預警以及預防性措施建議等。大型文物藏品管理機構還可以根據自身的情況以及開放的性質，制作適合大屏展示的可視化管理界面，方便使用者了解文物藏品的信息。

（六）促進文物藏品信息的智慧化管理

現階段多數文物藏品的管理單位均建立了針對文物藏品的管理系統，但總體來說功能略顯不足。促進文物藏品信息的智慧化管理需要從系統的建設上入手，完善系統功能模塊。在文物藏品的基本特征模塊中，除外形、大小、材質和顏色等常規特征外，加入一些微量元素成分、內部結構等非常規特征，為進一步了解文物藏品的信息提供了更加詳實的資料。文物藏品的信息必須借助于信息技術提高其準確性和錄入的速度，這就需要借助于高速掃描設備對文物藏品進行平面和立體的掃描，多次數據采集的過程可以合并為一次，大大提高了文物藏品信息錄入的效率。信息的智慧化管理既要考慮所采集數據的安全性，也要考慮功能的實用性和可操作性，更重要的是底層數據庫的邏輯清晰，便于系統之間的互聯互通。

（七）利用信息系統構建員工職業素養提升平臺

文物藏品的管理優化離不開對員工職業素養的提升和規范、標準的持續性宣貫。互聯網時代，隨著人們接受信息方式的改變，信息系統、新媒體已成為許多行業對員工進行職業培訓和標準宣貫的重要陣地。在基于信息技術的文物藏品管理優化中，可以在系統中增加員工培訓模塊，將動態更新的規范、標準定期更新至培訓模塊中，并在培訓模塊中建立起學習積分和考核機制，通過制度措施約束員工的學習行為，獎勵學習積極的員工，懲罰學習主動性差的員工。另外結合微信公眾號、短視頻平臺等新媒體方式，將培訓模塊集成，讓員工可以利用碎片化的時間，見縫插針地進行學習，潛移默化地提高員工的職業素養。

四、結語

綜上所述，隨著信息技術的日益成熟，其對于文物藏品管理優化的作用巨大。雖然現階段文物藏品的管理仍然存在不少問題，但是通過使用信息技術持續性優化管理體系和流程，定能讓文物藏品的管理水平邁上一個新的臺階。