信息化條件下的財務數據管理與應用
——F集團財務信息化案例研究

文/劉沙（南方新材料科技有限公司）

一、信息化條件下的公司財務數據管理與應用的實施路徑

（一）實現數據標準化

標準化是信息化建設的基礎，財務數據應用的首要任務是實現各類數據的標準化。為便于所有利益相關者獲取和利用財務信息，運用安全、統一和智能化的格式實現會計數據傳輸的標準化十分必要，這就要求做到兩點：（1）夯實底層業務數據標準，使廣大的業務人員清楚并掌握一定的財務知識，使他們了解他們所進行的業務操作將會直接生成財務憑證，應對業務數據的真實性、合法性負責；（2）進一步加強財務信息系統建設，找出業務數據向財務數據轉換的規律，并將這種規律通過信息系統進行固化，確保業務數據向財務數據轉換充分，展現數據信息客觀。

（二）建立業財聯動、高度協作的開放財務架構

實現企業內部數據標準化以后，還需要進一步打破信息壁壘，使業務財務各類系統對接，實現信息的共享，實現全流程、高效率的線上協作，從而拓展企業財務管理職能邊界，建立更加開放的財務架構和更寬廣的財務信息溝通平臺。具體的邏輯思路主要是：明確財務系統、業務系統的數據都可查詢，明確項目單號、憑證編號等作為主數據管理，通過主數據查詢，可以正反兩個方面查詢到相關信息，即業務信息可追蹤到生成的憑證，財務信息可查詢到由哪一項業務信息所生成，并通過對業務信息的分析，找出業務信息的規律性，從而為企業的發展提供真實、可靠的決策依據。

（三）開發財務輔助決策系統

通過建立預警值、期望值等指標，利用信息技術，實現對財務信息系統的全天候檢測，發現異常及時報警，同時對決策使用的財務信息進行歸納總結，固化現實，為管理層進行經營決策提供依據。

二、F集團財務數據管理與應用舊狀

（一）數據收集、傳輸、加工舊狀

F集團共有89家分、子公司，分散在湖南省內12個市縣，其中有84家商混企業、2家骨料企業、1家物流企業、1家商混骨料一體化企業，內部交易量大；公司總部下設16個法人片區，共有89個會計核算主體，擁有規范的管理流程，會計業務處理有統一的會計政策、會計科目、報表等各項標準；資金業務實現全范圍集中，財務人員在各片區內集中。

原始生產數據通過ERP系統生成，經統計人員手動整理后報送會計，通過會計人工核對后，再手動制單錄入NC系統；原始憑證、記賬憑證及其他會計檔案都采用紙質檔案形式進行保管；全公司每月統一結賬。

財務報表按照管理層級，采用逐級匯總的方式生成；單體報表通過用友IUFO報表系統自動生成；內部交易數據通過手工編制關聯方交易表、依靠人工清對形成抵消底稿；合并報表經過兩級手工匯總編制、總公司一次集中抵消內部交易數據后生成。

（二）存在的問題與需求分析

1．財會標準化水平需進一步提升

核算人員未實現全局集中，由于理解誤差和信息不對稱，雖然建立了規范的管理流程與信息標準，仍存在不合規的個性化操作。另外標準化水平參差不齊，影響了整體的財務信息水平；下屬單位多且分散，各區域的銷售、采購等業務模式帶有鮮明的地方特色，個性化業務如內部企業之間的委托加工還沒有建立操作標準；新興的骨料、物流企業，在成本核算方面比較粗放，如骨料企業沒有實現系統自動成本結轉，不能查看到各個產品的成本構成。

2．財務信息的質量亟待提升

數據采用逐級上報的方式，在加工匯總過程中，會出現手動調整的現象，信息的真實性打了折扣；報表系統和總賬系統是獨立的兩個系統，不能追蹤查詢賬務數據,報表匯總后無法穿透查詢各個節點的單體數據，使用不方便；內部交易和往來頻繁，需要耗費大量的人力物力進行對賬，人工清對內部交易數據杜絕不了“人為強行一致”，導致賬表不符，影響了會計信息的可用性。報表生成后，財務總賬反結賬操作難以控制，會計人員可以私下修改憑證，影響報表數據的延續性。

3．信息獲取成本和會計工作效率亟須改善

財務信息至少需要經過三級傳遞、兩級匯總，不僅耗費了各級財務人員的工作量，也造成了數據質量不高；財務部門與業務部門通過線下單據傳遞經濟業務信息，數據重復錄入，增大了財務人員工作量，而且對經濟業務的記錄也會存在口徑不一，增大了溝通、核對成本。月初業務數據經常提供不及時，比如水泥單價、新增客商、業務費用計提等，直接影響財務報表編制的及時性與準確性。

4．數據分析和挖掘的深度與廣度有待加強

財務系統與業務系統沒有銜接起來，報表匯總后也無法追溯到前端業務，不能實現信息的互聯共享、及時傳遞，制約了信息的深層次加工和綜合利用。分析人員在挖掘異常數據的波動原因時，主要是通過詢問業務部門獲取信息，信息的真實性無法保證；財務數據分析維度單一，未能建立起多維度、全方位的財務數據分析體系，財務信息對決策的支撐有限。

三、F集團財務信息化建設現狀

2020年9月下旬，F集團開始部署實施用友NC Cloud財務會計系統，第一期項目包含總賬、固定資產和集團報表、集團合并報表四個模塊。2021年1月1日，已成功從原來的NC56系統切換至NC Cloud系統，實現了信息化的第一個里程碑。2021年11月，第二期項目已上線供應鏈系統、稅務系統，實現業財稅一體化（圖1）。

圖1 F集團財務信息化建設現狀

四、信息化實施后對公司財務數據管理與應用的影響

（一）內部交易協同業務

在處理集團內部交易時，為減輕工作量，保證會計核算的準確性，系統提供集團內部交易的協同功能，即根據協同業務設置的內部各成員單位之間的科目對應關系，由一方單位的憑證協同生成另一方單位憑證的“協同憑證”功能。確認方只需補充填制一半的憑證，減輕了記賬人員的工作量；協同業務是為內部交易對賬業務打基礎，它將以往集中到月初對賬的任務分攤至每次協同發生時，能夠實現關聯方往來的實時清對，保證會計核算的準確性。

（二）內部交易對賬業務

集團內各成員單位之間定期就相互交易的會計記錄進行的數據對賬工作即為內部交易對賬，雙方通過檢查各自內部交易業務有無錯記、漏記情況，以確保交易雙方各自記錄準確無誤。其核對結果可以為合并報表系統確定內部交易業務提供數據基礎；系統支持一對多、多對多對賬，可篩選對符、未對符情況，呈現一目了然的對賬結果，并且可以追蹤查詢至未對符的憑證；該業務可有效減少財務人員核對關聯方往來的工作量，還可避免因疏漏、人為調表等造成的賬表不符。

（三）集團報表

集團報表和集團合并報表是NC Cloud企業績效管理平臺的兩個產品模塊。不同于舊系統的是，它們與NC Cloud總賬系統同處于一個系統中，兩者的同時使用不需要切換登錄界面；集團報表可提供報表編制、數據采集和報表過程管理的全方位管理服務；支持按需定制報表和任務，實現了報表DIY功能，可根據需要設置管理類報表，提供多種從業務系統取數的途徑，目前公司大部分報表可實現全表取數自動生成；提供為滿足企業內部管理和外部監管上報要求的各種報表進行審核、匯總的服務，提供報表數據的報送管理服務；同時，報表支持追蹤查詢至總賬憑證，核對、查找非常方便；可設置報表上報后總賬不能反結賬，避免報表出具后，又反結賬修改以前月份憑證的違規操作，保證會計信息的延續性；每月的集團報表中不僅有當月數，還呈現了上月、上年同期數據，方便企業對比分析時取數。

（四）集團合并報表

當內部交易對賬全部對符后，可一鍵生成合并報表。集團合并報表可根據設置好的報表組織體系，創建多個合并方案，用于滿足不同口徑的合并。目前F集團根據管理層級設置了區域、集團兩個層級的合并報表，并且可查詢所有合并單元的報表數據，分布排列在一個表格中，直觀全面；可設置合并報表上報后，下一層級的合并報表、單體報表都不能修改；合并報表同樣設置有上月、上年同期數。

（五）業財稅一體化

業財稅一體化系統融合MES（制造執行系統）、GERP（集團運營管理系統）、SES（結算系統）、NCC（財務系統）和森揚云稅G3票稅通五個系統，五個系統間的數據可以正向流轉，部分模塊也能逆向回寫。（1）基礎數據搭建：客商在NCC中增加同步至GERP與MES系統，既保證了客商信息的準確性，也確保了集團內客商信息的唯一性，為應收賬款風控管理提供了全局管理的依據；項目（合同）在GERP中新增同步至NCC系統，切合實際業務流程。（2）各模塊間的關系：①所有的原始單據都從源頭（MES）發起，收貨與收單的職責在源頭，故過磅單與發貨單審核的第一道防線在MES；②財務會計下的存貨核算及應收應付是財務會計結算的節點，是涉及金額的管理；③SES系統承擔采購或銷售結算員的職責，采購人員維護采購合同價格后，在SES系統中經過系統步驟計算完成就可傳至NCC的存貨核算中的采購入庫單，此時可以在存貨中查詢相應單據；（3）成本管理：在成本計算前必須對物料消耗量進行業財一致檢查，按系統預置流程逐步完成。

通過上線業財稅一體化系統，小到物料編碼的統一、成本核算的自動取數，大到發貨流程與應收賬款風險管控，明顯改善款、貨、票、合同對象不一致現象，降低稅務風險；業務從發起到核算實現標準流程管理；業務系統與財務系統不再各自為政，而是息息相關，為財務審核與監督業務的完整性、合理性及真實性提供依據；打破時間、空間限制，實現集團“無邊界”管理，提高內部控制水平；增強跨部門協作能力，業財進一步融合。

五、信息化條件下的公司財務數據管理和應用的改進措施

（一）夯實系統功能，提升數據質量

1．充分利用協同憑證功能，提升財務數據的及時性與可用性

用戶在實施協同憑證過程中，只要平時核對好每筆協同憑證，在月初內部交易對符結賬后，即可實現一鍵生成報表，并同步至各級合并報表。這樣，從結賬到生成最終的集團合并報表，都可成為“一鍵式”操作。時間上，目前可從原來手工匯總、傳遞的4至5天，縮減為2至3天。憑借業財一體化系統的上線，實現與前端人資、工程、物資、營銷等業務的數據集成后，如果將協同憑證覆蓋范圍擴大至業務數據，實現業財數據的實時核對，那么將有可能實現“1天出報表”。核算的速度非常重要，能為經營決策層以及其他業務部門提供更及時的數據支撐。同時，協同憑證實現財務數據之間、業財數據之間的核對一致，系統信息就能互聯共享，實現深層次加工和綜合利用。

2．運用報表DIY功能，搭建多維報表，更好地發揮服務功能

2020年12月底，F集團大部分財務人員都接受了關于報表搭建的培訓。在正式環境中，由F集團本部財務部各模塊人員負責搭建所需的報表。除了以往需要統一報送的標準報表，公司后續還可將內部經常所需的數據指標化，搭建組合報表，實現管理報表多層次、多視角、多口徑的應用和隨需展示，比如日日新報表、考核指標表、財務分析、業務口徑表等。進一步地，公司還可以開發利用企業績效分析功能，運用圖表管理、故事板管理將分析表格圖示化，提升數據的可視化、親民化，更好地發揮服務功能。

（二）轉變財務數據處理模式，增強數據的利用效率

隨著廣泛應用前沿的IT技術，基于桌面、基于紙面的傳統處理方式將會被打破，數據獲取與提供方式也將發生變化。首先，在數據對內提供方面，財務部門可以直接在系統中導出數據傳遞給管理層和業務部門，管理層、審計部門也可以直接進入系統查看、使用數據，而不再是基于EXCEL表格的傳遞；內部的各種檢查，比如說標準化檢查、目標責任審核等可以直接在線上開展，查看影像掃描附件，無須再去現場查看紙質檔案資料。NC Cloud財務產品提供了全面的審計線索、記錄業務操作日志，符合內控要求。外部審計、稅務機關等取數也將更方便,財務系統支持審計接口導出，系統日志記錄了每個用戶的操作痕跡，稅務系統可以通過查驗系統日志來分析企業是否有不合規的賬務操作。

（三）拓展數據資產范疇，增加企業經濟效益

企業數據通常分為企業內部數據、企業外部數據和企業購買數據。企業內部數據主要來源于企業本身，是企業通過自身的交易和事項形成的，或通過進一步的處理、挖掘和集成所掌握的市場需求數據、行業發展趨勢數據等。企業外部數據主要是從互聯網、各類公開文件中所獲取，例如“企查查、天眼查”此類企業信息查詢網站。企業購買數據通常是從專業的服務商處購買，這些大數據服務商積累了大量的行業數據、廣告營銷數據、用戶行為數據等。在數據規模和容量達到一定程度后，企業應將擁有的各類數據作為資產管理，形成公司的數據湖，利用數據清洗、數據挖掘等一系列技術平臺對其進行處理和分析，獲取數據更多的價值。財務數據是企業重要的資產，是財務管理的核心，通過挖掘這些數據，企業可以預測市場需求，進行智能化決策分析。也可效仿中國水泥網、Wind數據庫等平臺，建立“一切業務數據化，一切數據業務化”的轉型目標，實現數據資產的保值增值。

（四）制定數據在線治理規則，保障財務數據的安全性

一方面，在系統中建立數據治理模塊，提升海量數據的實時監控與治理能力。設立數據責任人，及時對預警數據進行維護。

另一方面，儲存在云端的數據需要更強的安全措施來保障，要在財務管理組織內部增設專門的技術人員，負責對數據平臺維護以及更新升級企業信息防火墻，最大限度地避免財務數據在網絡、服務器、存儲、平臺到應用的過程中被第三方惡意竊取、篡改和泄露的風險，保障財務數據的完整、準確和安全性。有必要建立應急預備方案，一旦發生意外，能有效降低數據風險。