基于BPM的某企業合同管理系統設計與應用

劉 恒，徐蓓蓓，李成龍，賀思鞠

（北京航天動力研究所，北京 100076）

0 引言

在合同管理系統開發之前，某企業目前使用的經營管理系統側重于滿足合同基礎數據信息的收集、查詢、統計及預警等需求，而關于合同執行過程中的流程及數據管理，依然處于線下管理模式，其中涉及的審批和管理部門眾多，導致合同管理效率低下。具體存在以下幾個問題：第一，合同審批效率低，合同評審等流程采用線下紙質表單，審批流程煩瑣且費時，并且紙質表單歸檔過程中容易丟失，效率低下。第二，缺少過程記錄，合同變更信息、合同執行節點信息只能保存一條記錄，不能詳細記錄變更歷史、執行進度等信息。第三，財務數據重復錄入，財務部門需要在財務系統和經營管理系統中重復錄入收付款數據，增加了工作量，而且數據錄入可能出錯，造成財務系統和經營管理系統收付款情況不一致。第四，無法動態分析，各部門的經營管理數據不能與企業管理機關共享，企業管理機關只能通過篩選、抽查及專項核查等方式進行監督和檢查，不能做到對各項經營數據的持續跟蹤和動態對比分析。同時，各部門也需耗費大量精力與財務部門傳遞和核對各項數據，存在各種手工記錄與重復勞動的情況，效率低下［1-2］。

為解決上述問題，基于業務流程管理（Business Process Management，BPM）平臺，開發了一套合同管理系統，覆蓋合同項目全生命周期管理過程，完成經營信息數據統計、分析及運用，滿足企業提升管理效率和管理水平的迫切需要。

1 合同管理系統設計

合同管理系統采用BPM平臺進行業務流程開發，與域、網上報銷系統、綜合門戶系統集成在一起，由流程管理、集成服務接口兩個部分組成，這兩個部分相互銜接，實現了企業界面、應用、服務、流程、數據、用戶等各類信息資源的集成和融合。合同管理系統與域進行組織和人員的集成，與網上報銷系統進行合同信息、收付款信息的集成，與綜合門戶系統實現待辦及提醒信息的集成。采用報表工具以圖文結合的形式實現多種數據的綜合分析。系統的技術架構如圖1所示。

圖1 系統的技術架構

合同管理系統在企業內部網進行部署，可使用計算機客戶端在企業內部網內或使用移動App及微信進行業務處理。圖2為系統的網絡部署方式。

圖2 系統的網絡部署方式

合同管理系統功能主要包括系統管理、基礎數據管理、主合同管理、外協外購合同管理、統計分析及移動辦公6個部分。圖3為系統的功能框架圖。

圖3 系統的功能架構

1.1 系統管理

系統管理主要實現字典管理、組織管理、角色管理、用戶管理、用戶角色管理、系統日志等功能。

1.1.1 字典管理

將銷售產品類別、采購產品、行業類別等基礎數據，采用字典管理工具進行開發，系統管理員可以對字典數據進行增加、刪除、修改及查詢等操作，為后續合同系統數據的引用及基礎數據的管理提供了方便快捷的管理接口［1］。

1.1.2 組織管理

組織管理部分可以建立上下級的部門機構，系統管理員可以對組織機構進行相應的維護，為后續的用戶管理提供相對應的組織機構。

1.1.3 角色管理

系統管理員可以創建多種角色，還可以根據角色屬性進行分組，為后續用戶管理提供角色配置。

1.1.4 用戶管理

用戶名、用戶部門通過域進行集成，系統不需要再對用戶名和用戶部門進行管理。系統用戶管理主要實現對用戶基本信息的管理，如用戶密碼、是否允許使用移動端等。

1.1.5 用戶角色管理

用戶使用的功能、能查看的數據由用戶所屬角色決定，用戶角色管理主要是對某個角色包含的用戶進行處理，從而實現用戶權限的管理。

1.1.6 系統日志

系統管理員可查看系統的操作日志，具有追溯管理員操作和用戶操作的作用。

1.2 基礎數據管理

基礎數據管理主要包括客戶信息管理、銷售產品類別管理、行業類別管理、采購產品管理及預警設置等。

1.2.1 客戶信息管理

客戶信息管理主要是對客戶的名稱、客戶級別、行業、聯系方式等進行管理，新增客戶信息時需要審查客戶的經營場所、注冊地址、商譽情況、法定代表人、資信情況等內容，經過審批后方可進入客戶信息管理庫。由各部門系統管理人員維護各部門客戶的信息。錄入主合同時，僅可在本部門客戶列表中選擇客戶，減少錄入人員操作，避免客戶信息填寫錯誤。

1.2.2 銷售產品類別管理

目前，各部門產品類別各不相同，由經營管理部對各部門的產品類別進行管理，各部門錄入主合同時僅可選擇本部門的產品類別。

1.2.3 行業類別管理

由經營管理部進行行業類別管理。行業類別包括類別和行業兩級。系統以樹狀視圖的方式實現行業類別管理。主合同錄入時需選擇當前主合同所屬的行業類別。錄入時只選擇大類別，如石油、化工、煤化工、電力等，煉油、天然氣等作為選擇時的參考。

1.2.4 采購產品管理

由各部門系統管理人員對本部門的采購產品進行管理，外協外購合同錄入時僅可選擇已存在的本部門的采購產品。系統支持以符合模板要求的Excel格式的采購產品導入功能。

1.2.5 預警設置

由經營管理部對法律時效預警時間、發貨提醒時間及質保期提醒時間進行設置。

1.3 主合同管理

合同管理系統按照企業的合同類型分為主合同管理模塊和外協外購合同管理模塊，主合同管理模塊中包含主合同評審、主合同錄入、主合同變更解除、主合同發函訴訟、發貨管理、應收賬款管理、合同進度管理、合同結算管理、經營數據管理等功能；外協外購合同管理模塊中包含外協外購合同申請、外協外購合同審批、外協外購合同錄入、外協外購合同變更解除、外協外購無合同審批、到貨驗收管理等功能。主合同和外協外購合同各功能都是通過流程模式實現的，設計的思路主要基于以下幾個方面：①基于企業內部成型的紙質合同審批、錄入等流程。②基于企業的合同管理辦法，劃分審批責任部分，優化流程。③根據業務的實際情況及在線下流程的基礎上進行人性化改造，同時配置相應的角色，使各負責部門能夠發起和審閱相對應權限的流程和表單［1］。下面以主合同管理模塊中幾個功能點對流程和表單的設計進行詳細介紹。

1.3.1 主合同評審

合同正式簽訂前，需要對合同進行評審，履行評審流程。主合同評審的主要目的是審查合同的主體，即訂立合同的當事人，包括自然人、法人和其他組織等；審查雙方當事人的基本信息，根據合同類型及簽訂合同的具體情況，對當事人的資格、資質、履約能力等方面進行具體的審查，對合同履約過程中的風險事先進行評估；審查合同的內容，包括當事人的名稱，標的物的數量、品格、規格、質量等，價款或報酬，合同履行期限、地點及方式，結算期限、方式，違約責任，以及爭議的解決方法等內容；審查合同的效力，審查合同是否符合生效條件、是否存在違反法律強制性規定的無效事由、是否存在可撤銷的情況；審查責任條款，根據所涉及的合同的不同類型和不同情況，可約定采取違約金、賠償損失、繼續履行等違約責任；審查爭議解決方式，如果合同存在違約和侵權競合的情況，就要考慮解決糾紛的途徑、方式、方法及要求等［3］。圖4為主合同評審的設計流程。

圖4 主合同評審的設計流程

1.3.2 主合同錄入

由部門合同錄入人員選擇本部門已經通過審批的且未被主合同使用的合同評審表，帶入合同評審表中已經錄入的合同信息錄入項（如合同類別、法人單位、事業部名稱、任務出處信息等），選擇產品類型、行業類別、合同包含的階段，填寫來款計劃等信息，上傳簽署完整的PDF格式合同電子版，提交后由經營管理部對紙質合同和已填寫的合同信息及合同電子版進行核對與審批。經營管理部審批通過的合同寫入網上報銷系統合同中，并自動對項目負責人設置可查看、可報銷、可管理的權限。

1.3.3 主合同變更解除

由部門相關人員錄入合同變更（解除）審批單中相關信息，在本部門內部審核通過后，由法律事務部審批，經營管理部在線下召開專題會，將專題會會議紀要上傳到系統中，由主管所領導審批。審批通過后，由經營管理部確定此次合同變更/解除是否涉及財務處理。若涉及財務處理，由財務處理后，流程通過；若不涉及財務處理，由經營管理部處理后，流程通過。流程審批通過后，由部門上傳合同變更或解除的補充協議。圖5為主合同變更解除的設計流程。

圖5 主合同變更解除的設計流程

1.3.4 主合同發函訴訟

主合同發函與訴訟流程由部門提出申請，經審批通過后，由法律事務處處理。法律事務處可在發函與訴訟期間多次填寫處理情況，直到發函與訴訟程序結束。

1.3.5 發貨管理

由項目負責人選擇未完成發貨的合同，帶入合同錄入時的基本信息，通過客戶名稱獲取發貨信息，填寫發貨方式、發貨要求等信息，填寫或上傳發貨清單，經管理部門、主管領導、總經理審批通過后，由發貨主管發貨并上傳發貨憑證，到貨后，由發貨主管上傳到貨憑證。流程結束后，生成發貨審批單存檔。圖6為發貨管理的設計流程。

圖6 發貨管理的設計流程

1.4 外協外購合同管理

外協外購合同管理主要包括供應商管理、外協外購申請、外協外購合同審批、外協外購合同錄入、外外購合同變更/解除、外協外購無合同審批、到貨驗收等功能。

外協外購合同管理的功能流程開發模式與主合同一致，在此不再贅述。

1.5 統計分析

實現主合同、外協外購合同按月度、季度、年度進行合同數量、合同金額的統計及所有信息的查詢和組合查詢，并且統計信息可導出到Excel文件，同時可以采用圖文結合的形式實現多種數據的綜合分析。采用BPM實現普通的表格統計，采用報表工具實現圖形的展示和統計分析。可提供如銷售漏斗、合同金額區域分布、產品類型分布、客戶分布、行業分布，以及合同全生命周期臺賬等圖形化的報表。

圖形化的統計分析，能讓企業合同管理相關負責人直觀地看到合同執行階段、產品類型分布、客戶分布、應收賬款等情況，為各類工作人員提高合同的執行效率、規避經營風險提供依據。

1.6 移動辦公

基于BPM的合同管理系統可以配置微信版審批界面，通過平臺的移動辦公功能，采用移動App或微信實現合同的流程審批等功能。

2 合同管理系統的應用分析

合同管理系統自上線運行以來，共流轉和管理的合同有6萬余條，經過流程的不斷改造和優化，實現了合同管理的電子化和合同審批的無紙化，使得合同管理得到了規范化管理，極大地提高了企業的合同管理效率，具有較好的實用性和創新性。根據系統運行效果進行功能擴展，形成一個體系的合同管理系統，使得主合同和外協外購合同能夠互相關聯，同時根據數據分析進行科學的成本管控。

后續將繼續進行功能拓展，將業務功能覆蓋到各個業務流程，同時涵蓋到經營數據管理和成本管控。圖7為目前實現的主合同及后期預想的相關擴展功能，以及各功能之間的聯系邏輯圖，外協外購合同同樣也會根據相同的邏輯進行持續完善。

圖7 合同管理系統功能邏輯圖

3 結束語

基于BPM平臺開發的合同管理系統，主要內容涵蓋合同全生命周期線路中的合同評審、合同錄入、合同變更解除中止、收付款管理等，同時建立了主合同及外協外購合同總臺賬，基本完成合同從評審到合同中止解除等的全生命周期管理。基于此業務主線，建立基礎數據庫，主要包含客戶信息、銷售產品類別、采購產品、行業類別等基礎信息。為使合同管理系統與其他系統的數據實行融合，開發接口，進行系統集成，主要包括與域、門戶、網上報銷的集成。同時，利用BPM平臺的特點和優勢，進行人員角色管理、流程配置、字典配置等基礎配置，結合企業微信進行移動辦公的表單和審批配置。

合同管理系統將企業的合同納入信息化管理平臺統一管理，改變了合同審批人工流轉手工簽署的現狀，實現了合同項目全過程規范化的動態管理與監督，按需實現資源共享，提高了企業的工作質量和工作效率，為管理決策提供了有力支持，提升了企業的管理效率和管理水平，實現了數據的實時統計與監控。