燃?xì)馄髽I(yè)供應(yīng)商管理體系建設(shè)

文/曹奇立

本文分析當(dāng)前燃?xì)馄髽I(yè)供應(yīng)商特點(diǎn)及管理現(xiàn)狀，通過供應(yīng)商管理中的審核準(zhǔn)入、選用、評(píng)價(jià)以及獎(jiǎng)懲等方面，探討供應(yīng)商管理體系建設(shè)思路。

1.供應(yīng)商管理概述。

供應(yīng)商管理是企業(yè)控制外部資源、降低運(yùn)營成本、提升內(nèi)在競爭力的重要手段，在燃?xì)馄髽I(yè)供應(yīng)鏈采購環(huán)節(jié)中具有重要意義。供應(yīng)商管理通常分為兩種關(guān)系模式，即傳統(tǒng)競爭模式和合作雙贏模式。對(duì)于注重質(zhì)量安全確保生產(chǎn)運(yùn)行的燃?xì)馄髽I(yè)而言，選擇與供應(yīng)商相互合作協(xié)商協(xié)調(diào)的雙贏模式，不但可以搭建成熟穩(wěn)定的供應(yīng)商管理體系，更利于企業(yè)的持續(xù)運(yùn)營和快速發(fā)展。

2.燃?xì)馄髽I(yè)供應(yīng)商特點(diǎn)。

燃?xì)馄髽I(yè)供應(yīng)商主要可以分為物資、工程、服務(wù)三大類，各類供應(yīng)商在區(qū)域性、競爭性、穩(wěn)定性等方面都有不同的特點(diǎn)。

2.1 物資類供應(yīng)商。物資類供應(yīng)商又分為燃?xì)鈱Ｓ妙愇镔Y供應(yīng)商和通用類物資供應(yīng)商。其中燃?xì)鈱Ｓ妙愇镔Y如天然氣場站工藝設(shè)備、輸配管網(wǎng)材料等大多屬于國家特種設(shè)備目錄范圍，供應(yīng)商行業(yè)集中度較高，數(shù)量相對(duì)較少。通用類物資主要是一些日常辦公用品、通用工具等低值易耗品，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，供應(yīng)商之間價(jià)格競爭較為激烈。

2.2 工程類供應(yīng)商。工程類供應(yīng)商是指給燃?xì)馄髽I(yè)提供天然氣場站、市政管網(wǎng)、工商業(yè)燃?xì)馀涮椎软?xiàng)目建設(shè)的施工單位。燃?xì)夤こ探ㄔO(shè)是燃?xì)馄髽I(yè)的核心業(yè)務(wù)，不少大型燃?xì)饧瘓F(tuán)甚至?xí)为?dú)出資組建專屬工程公司承攬旗下業(yè)務(wù)。工程類供應(yīng)商的特點(diǎn)是地方區(qū)域性特別明顯，同時(shí)為便于管理管控，通常采用與供應(yīng)商長期合作的方式。

2.3 服務(wù)類供應(yīng)商。服務(wù)類供應(yīng)商涉及范圍很廣，既包含工程建設(shè)勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理，又有設(shè)備檢修、維護(hù)乃至公司物業(yè)、保潔、綠化等等。服務(wù)類供應(yīng)商準(zhǔn)入要求一般不高，可供選擇的單位也比較多，但服務(wù)的質(zhì)量受個(gè)體人員影響較大，服務(wù)水平往往差距較大。

3.供應(yīng)商管理現(xiàn)狀。

根據(jù)燃?xì)庑袠I(yè)質(zhì)量安全要求高，核心業(yè)務(wù)發(fā)展穩(wěn)定的特點(diǎn)，燃?xì)馄髽I(yè)一般通過建立合格供應(yīng)商庫的方式進(jìn)行供應(yīng)商管理，在其合格供應(yīng)商庫內(nèi)再按一定的專業(yè)目錄進(jìn)行劃分，如物資類供應(yīng)商可按聚乙烯（PE）材料類、燃?xì)庥?jì)量表具類、調(diào)壓設(shè)備類等類別進(jìn)一步細(xì)分；工程類供應(yīng)商可分為非開挖頂管施工（定向鉆）類、天然氣場站施工類等。在實(shí)際物資或工程服務(wù)需求產(chǎn)生時(shí)，通過招標(biāo)、詢價(jià)、競爭性談判等方式在供應(yīng)商專業(yè)目錄內(nèi)選取意向合作供應(yīng)商。但是在這種傳統(tǒng)的供應(yīng)商庫管理模式下，存在諸多管理漏洞和流程缺陷。

3.1 供應(yīng)商準(zhǔn)入審核不嚴(yán)謹(jǐn)。供應(yīng)商的入庫往往由相關(guān)管理部門或分管領(lǐng)導(dǎo)審批后通過，入庫過程缺乏財(cái)務(wù)狀況、資質(zhì)業(yè)績、供貨履約能力的深入了解，部分采購需求緊急而要求“突擊入庫”的情況時(shí)有發(fā)生，最終導(dǎo)致部分不良供應(yīng)商進(jìn)入庫內(nèi)。

3.2 供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系不明晰。供應(yīng)商入庫后，在實(shí)際合作履約過程中缺少采購部門、業(yè)務(wù)需求部門、供應(yīng)商管理部門以及合同管理部門的相關(guān)評(píng)價(jià)，長此以往供應(yīng)商庫內(nèi)服務(wù)質(zhì)量水平參差不齊且難以區(qū)分，不利于后續(xù)業(yè)務(wù)開展。

3.3 供應(yīng)商獎(jiǎng)懲措施不到位。供應(yīng)商的管理建立在簡單的供求關(guān)系基礎(chǔ)上，針對(duì)供應(yīng)商的履約情況缺少相應(yīng)的激勵(lì)和處罰措施，無法實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的優(yōu)勝劣汰，無法營造供應(yīng)商環(huán)境中的競爭氛圍，無法提高供應(yīng)商履約能力和服務(wù)水平[1]。

4.供應(yīng)商管理體系建設(shè)。

下面以某省級(jí)燃?xì)饧瘓F(tuán)公司為例，探討在當(dāng)前合格供應(yīng)商庫模式下如何建立科學(xué)合理并且能夠?qū)崿F(xiàn)動(dòng)態(tài)管控的供應(yīng)商管理體系。

4.1 供應(yīng)商管理組織機(jī)構(gòu)。燃?xì)馄髽I(yè)應(yīng)在公司內(nèi)部抽取固定人員組建專門的供應(yīng)商管理常設(shè)機(jī)構(gòu)，如供應(yīng)商管理委員會(huì)、供應(yīng)商管理工作小組等，機(jī)構(gòu)應(yīng)包含公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門主任以及監(jiān)督人員等。供應(yīng)商管理機(jī)構(gòu)主要職責(zé)是通過定期召開供應(yīng)商管理會(huì)議審批供應(yīng)商的入庫和退出，聽取供應(yīng)商日常和年度評(píng)價(jià)情況，確定供應(yīng)商不良行為的處罰等。

4.2 供應(yīng)商審核準(zhǔn)入。供應(yīng)商準(zhǔn)入實(shí)行內(nèi)部推薦制，由相關(guān)業(yè)務(wù)需求部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商在相應(yīng)門戶網(wǎng)頁提出入庫申請(qǐng)，上傳營業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報(bào)表、資質(zhì)業(yè)績以及聯(lián)系人介紹信等相關(guān)資料。同時(shí)每家申請(qǐng)入庫的供應(yīng)商都必須由業(yè)務(wù)需求部門向供應(yīng)商管理部門提交推薦審批表，確保推薦供應(yīng)商質(zhì)量，避免劣質(zhì)供應(yīng)商混入其中。業(yè)務(wù)需求部門對(duì)供應(yīng)商上傳資料進(jìn)行初審，供應(yīng)商管理部門復(fù)審?fù)ㄟ^后匯總提交供應(yīng)商管理會(huì)議并形成會(huì)議紀(jì)要，供應(yīng)商管理部門根據(jù)會(huì)議要求同意或拒絕供應(yīng)商的入庫申請(qǐng)。在供應(yīng)商審核準(zhǔn)入環(huán)節(jié)，以供應(yīng)商管理會(huì)議的形式集體決策，可以進(jìn)一步加強(qiáng)供應(yīng)商準(zhǔn)入審核力度，有效規(guī)避廉政審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。具體流程可參考圖1。

圖1 供應(yīng)商準(zhǔn)入流程圖

4.3 供應(yīng)商選用。供應(yīng)商入庫后應(yīng)制定專業(yè)目錄進(jìn)行分類管理，以便減少后續(xù)采購實(shí)施過程中供應(yīng)商的收集聯(lián)系工作，但在分類同時(shí)也應(yīng)注意部分供應(yīng)商業(yè)務(wù)范圍可能橫跨多個(gè)專業(yè)目錄，以免遺漏。采購實(shí)施過程中的供應(yīng)商選用采取短名單推薦制，即采購項(xiàng)目的推薦供應(yīng)商由業(yè)務(wù)需求部門初步提出，數(shù)量一般要求在三家以上，采購管理部門審核并有權(quán)進(jìn)行增減，紀(jì)檢審計(jì)部門最終確定的方式產(chǎn)生，最終形成推薦短名單作為該次采購項(xiàng)目的供應(yīng)商選用依據(jù)。

4.4 供應(yīng)商評(píng)價(jià)。供應(yīng)商評(píng)價(jià)可分為靜態(tài)評(píng)價(jià)和動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)，靜態(tài)評(píng)價(jià)和動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)一同構(gòu)成整個(gè)供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系。（1）供應(yīng)商靜態(tài)評(píng)價(jià)一般包括資格年審和年度考評(píng)。資格年審是指燃?xì)馄髽I(yè)每年發(fā)布通知要求供應(yīng)商及時(shí)登錄相應(yīng)門戶網(wǎng)站進(jìn)行基本信息相關(guān)資料更新，然后燃?xì)馄髽I(yè)進(jìn)行重新核定，諸如營業(yè)執(zhí)照有無調(diào)整、資質(zhì)條件是否過期、財(cái)務(wù)狀況是否正常等，未進(jìn)行年審或年審未通過者將自動(dòng)退出合格供應(yīng)商庫。年度考評(píng)是指燃?xì)馄髽I(yè)年底針對(duì)近一年來所有發(fā)生過合作的供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估，評(píng)估主體主要是采購管理部門、業(yè)務(wù)需求部門以及合同管理部門，在評(píng)估物資、工程、服務(wù)三類供應(yīng)商時(shí)分別按照不同的評(píng)估模板予以百分制打分，最終匯總成供應(yīng)商年度考評(píng)報(bào)告匯報(bào)至供應(yīng)商管理會(huì)議審議。（2）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)的形式和方式比較多樣，本文僅以飛行檢查和動(dòng)態(tài)過程評(píng)估為例。飛行檢查是針對(duì)采購物資的生產(chǎn)制造、施工服務(wù)的工序操作等環(huán)節(jié)開展不預(yù)先告知的現(xiàn)場監(jiān)督檢查，采用“四不兩直”方式：不發(fā)通知、不打招呼、不聽匯報(bào)、不用陪同接待、直奔基地現(xiàn)場進(jìn)行檢查。飛行檢查人員一般由采購管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及紀(jì)檢審計(jì)部門組成，提前制定檢查計(jì)劃，實(shí)地記錄檢查情況并編寫最終報(bào)告。動(dòng)態(tài)過程評(píng)估是指采購、業(yè)務(wù)和合同部門在一定有效期內(nèi)（通常為合同執(zhí)行期間），依托ERP、SRM等信息管理系統(tǒng)對(duì)履約供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)分，并可根據(jù)合同執(zhí)行進(jìn)度情況進(jìn)行追評(píng)，未在有效時(shí)間內(nèi)做出評(píng)價(jià)將視為默認(rèn)好評(píng)。系統(tǒng)將根據(jù)該供應(yīng)商的歷次動(dòng)態(tài)過程評(píng)估得分實(shí)時(shí)計(jì)算生成出綜合分?jǐn)?shù)，給予后續(xù)項(xiàng)目參考。

4.5 供應(yīng)商獎(jiǎng)懲。（1）供應(yīng)商的獎(jiǎng)勵(lì)依據(jù)來源于年度考評(píng)、飛行檢查和動(dòng)態(tài)過程評(píng)估等，根據(jù)一定周期內(nèi)履約供應(yīng)商的合同履行情況、業(yè)務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量、工作效率等多個(gè)維度，綜合量化打分評(píng)價(jià)，設(shè)定一個(gè)評(píng)價(jià)分值（如90分以上），授予其“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”榮譽(yù)。針對(duì)“年度優(yōu)秀供應(yīng)商”可以在后續(xù)采購技術(shù)評(píng)分、緊急采購項(xiàng)目、合同續(xù)簽項(xiàng)目、維保服務(wù)項(xiàng)目等方面享有優(yōu)先權(quán)力。通過上述激勵(lì)措施可以充分調(diào)動(dòng)供應(yīng)商積極性，全力以赴提升質(zhì)量服務(wù)水平，有利于形成長期合作的良性循環(huán)。（2）供應(yīng)商的懲罰主要是針對(duì)供應(yīng)商不良行為的處理處罰，根據(jù)供應(yīng)商在靜態(tài)評(píng)價(jià)和動(dòng)態(tài)評(píng)價(jià)中反映出來的各種不良行為，按性質(zhì)不同和產(chǎn)生后果程度進(jìn)行分級(jí)處理。以某省級(jí)城市燃?xì)饧瘓F(tuán)公司為例，處理方式可分為警告處罰、短期暫停資格、長期暫停資格、列入黑名單（退出），不良行為分類處理情況可見表1。

表1 供應(yīng)商不良行為分類處理情況

5.結(jié)語。

在燃?xì)馐袌龈偁幦找婕ち业慕裉欤細(xì)馄髽I(yè)應(yīng)盡早建立切實(shí)有效的、適應(yīng)燃?xì)庑袠I(yè)需要的供應(yīng)商管理體系，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)供應(yīng)商統(tǒng)一協(xié)調(diào)、科學(xué)規(guī)范的管理，營造互利共贏的合作新局面，從而助力企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

引用出處

[1]何建煜.淺談石油企業(yè)的供應(yīng)商管理[J].中國石油和化工標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量,2021,41(11):73-74.