互聯網+環境下城建檔案館信息化建設思考

文/黃曉旭

隨著網絡與信息技術的快速發展與廣泛應用，越來越多的業務信息系統布署于互聯網。這些系統的運行帶來的變化不僅是事項辦理結果文件的電子化，更在于信息的流轉、業務的辦理均通過互聯網在線達成，大幅提升了的辦事效率。為適應發展的要求，避免成為全社會信息化建設的“最后一公里”，對城建檔案館信息化建設的思路、技術方面必須要有全面的認識與選擇。

1 互聯網+環境下城建檔案工作的新趨勢

1.1 檔案資源電子化

檔案資源電子化，是文件電子化與館藏檔案資源數字化的發展結果，具體成因有以下三點：第一，隨著互聯網政務的深入發展，行政服務工作多通過網上業務系統（線上行政服務大廳）辦理，行政審批及服務的結果以電子形式出具；其次，建設工程管理工作中已廣泛采用信息業務系統，產生了大量電子文件；第三，館藏檔案數字化工作的開展，積累了大量電子檔案資源。

1.2 檔案接收網絡化

互聯網環境下，檔案接收工作發生了兩大變化：

1.2.1 互聯網成為了檔案移交與接收的主渠道。按照工程審批制度改革的要求，一方面對于能夠從業務系統或電子證照庫提取的信息，不得要求申請單位在辦理相關事項時再次提交。這些電子文件主要通過業務系統經網絡推送的方式進行收集與歸檔。另一方面，隨著建設工程文件電子化工作的推進，新檔案法明確電子檔案與紙質檔案具有同等法律效力，在線接收電子檔案已成為“數據多跑路，群眾少跑腿”的必然趨勢。

1.2.2 驗證方式依賴于網絡環境。電子檔案在入館前的真實性主要由電子簽章進行保障，而電子簽章的驗證，需經過數字證書的比對。城建檔案的來源廣泛，涉及的數字證書數量多且不確定，僅依靠離線方式，加載所需的全部數字證書是不現實的。因此，電子檔案在接收時的真實性驗證工作，必然要在網絡環境下開展。

1.3 檔案存儲去中心化

電子檔案不同于傳統載體檔案，其真實性不依靠于物理載體的原始性，且現有的數字簽名技術在長效性上還無法達到館藏電子檔案永久或長期保存的要求。為適應軟硬件環境的變化，保障電子檔案信息的長期可用性，檔案部門必然要使用一定的技術來證明、提高其維護電子檔案的能力。在長期的檔案工作實踐中，業內已認識到，單獨依靠某一機構自身的能力，對電子檔案實施長久可信保存是一項難以完成的工作，而區塊鏈技術在解決長期保存、降低管理成本、促進協同管理、促進共享利用等方面有巨大優勢。區塊鏈作為一種建立和提供信任的基礎設施，最本質的功能就是為應用者及其運用區塊鏈存儲和保管的數據（或數據憑證）增信。隨著區塊鏈技術在檔案保存工作中的應用，電子檔案的保存正逐步向多點分布式、云存儲方向發展，去中心化趨勢明顯。

1.4 檔案服務智能化

城建檔案不僅是城鄉建設活動的記錄，更是一個知識庫、記憶庫，是城鄉建設各項工作的重要依據憑證與參考。不同于傳統的人工查閱方式，在互聯網+環境下，社會對檔案服務要求更加“智能化”。一方面，檔案館必須具有突破時空的限制，提供穩定的、高頻次、高精度檔案信息的服務能力，才能支撐前端的信息化業務系統高效運行。另一方面，大數據思維正改變著社會對檔案信息的利用方式，對海量檔案信息進行統計、綜合性分析加工后二次檔案信息正日益受到重視。

2 互聯網+環境下信息化建設的任務定位

任務定位，就是對信息化建設的所要實現的功能與目標進行合理確認，使一切活動圍繞其開展，確保建設方向正確，避免脫離實際，才能取得良好效益。根據互聯網+環境下檔案工作的新變化、新要求，結合縣市城建檔案工作現實條件，筆者認為，信息化建設主要有以下幾個任務：

其一，建設電子檔案資源的終極保管基地，為電子檔案提供集中、統一、安全、長久的保存場所。

其二，建設一個對檔案按標準規范進行組織的自動化處理平臺，能夠將來自各形成單位，各種信息化業務系統形成的電子文件，轉換成統一標準的電子檔案文件格式，按標準采集，校核各種參數，并進行接收，保存與管理。

其三，建設集成化的檔案業務運行平臺，為檔案工作者提供開展檔案驗收、接收、管理、利用、鑒定、統計等業務操作。

其四，建設一個電子檔案證明文件制作平臺，依法為利用者提供館藏電子檔案信息資源的電子證明文件，滿足信息社會對檔案信息的需要。

3 互聯網+環境下，城建檔案館信息化建設所帶來的思考

檔案館信息化建設工作涉及學科眾多，需各方面共同配合才能達到預期效果。筆者結合工作實踐經驗，提出一些思考。

3.1 堅持主體地位，開展信息化建設規劃

信息化建設涉及計算機、網絡技術、軟件工程、數字資源管理等多學科的交叉運用，軟硬件環境搭設和應用系統開發過程中對人才，資金的要求比較高。因此，檔案館信息化建設的開展，離不開一支既熟悉檔案業務工作又精通信息化應用技術的綜合型人才隊伍。但就單個城建檔案館人員配置情況而言，不可能具有獨立開發軟件能力的技術團隊，檔案信息化建設的規劃、設計、開發、實施等工作僅僅依靠各檔案館自身力量是無法完成的，信息化建設必須引入外部力量，城建檔案館配合開展，提供檔案專業建議。

在與外部力量合作過程中，必須保持檔案館的主體地位。軟件公司在產品需求分析，確定系統體系結構，開展信息化建設項目研發與保障軟件持續運行方面具有技術優勢，但對于檔案館業務環境分析，檔案信息化建設戰略定位等方面是不具優勢的。如果以軟件公司為主導，所開展的信息化建設規劃極大可能受到單一軟件產品的制約，長期而言，將不利于檔案事業的發展。所以，在信息化建設規劃中，檔案館必須主導信息化的發展方向，多開展雙向溝通，明確各項建設目標，再由軟件公司提出系統的體系結構與建設方案。

3.2 建設智能友好的檔案接收功能模塊

城建檔案館針對不同的檔案來源，應貼近實際，科學配置接收模塊，提高檔案移交與接收的效率，保障進館檔案質量。功能的要求可歸納為“友好”和“智能”?！坝押谩敝傅氖墙尤敕奖悖褂萌菀祝弧爸悄堋笔侵杠浖墓δ苌暇邆湟欢ǖ倪壿嬇袛嗄芰Α，F筆者對電子政務系統與建設項目這兩個來源作簡要分析：

3.2.1 電子政務系統形成的電子檔案。此類電子檔案，在檔案信息化建設需求分析階段就應該與政務信息化主管部門對接，充分了解業務系統電子文件歸檔功能的布署情況與發展方向，在檔案接收功能模塊的設計時，應與政務系統的電子文件管理情況進行適配，建設智能化接收模塊，滿足電子檔案管理“來源可靠、程序規范、要素合規”的法律要求。

3.2.2 建設項目參建單位形成的工程竣工檔案。此類檔案的來源眾多，形成環境較為復雜，文件形成責任者的信息化管理水平參差不齊。因此，針對工程竣工檔案，現暫無法通過與前端業務系統進行軟件接口適配的方式接收入館。據筆者了解，當前國內城建檔案館接收工程竣工電子檔案的服務模塊的主要部署方式可分為兩種：

一種是C/S架構，即客戶端和服務器架構。此方式需要報送單位在客戶機上安裝城建檔案報送軟件，其主要優勢在于，報送單位可以實現在無網絡條件下制作檔案移交數據包，對檔案信息的保密能力較高。但此方式也有一些明顯缺點：一是需要專門的客戶端安裝程序，軟件的部署安裝和配置需要一定的技術能力。二是兼容性差，對于不同的計算機操作系統，需開發不同的軟件，開發成本較高。三是更新困難，如遇歸檔要求調整時，無法保證報送單位所使用的軟件能實時更新，不利于工作開展。

另一種是B/C架構，即瀏覽器和服務器架構。此架構下，報送單位通過瀏覽器訪問網頁的方式完成檔案報送工作。它的優勢在于：第一，用戶無需在終端機上安裝除網頁瀏覽器之外的任何軟件，沒有軟件安裝成本。第二，更新維護方便，只需在服務器端改變網頁，即可實現所有用戶的同步更新。第三，用戶操作界面是通過瀏覽器來實現，主要事務邏輯在服務器端運行，對客戶端設備資源占用少。但此架構也存有一些不足：一方面必須在網絡環境下操作，存在一定安全風險，不能用于涉密檔案處理；另一方面，由于檔案的數據體量大，客戶機與服務器在數據交互過程中，對網速要求高。

由于涉密工程的數量較少，且只能以離線方式報送竣工檔案，因此，更多的城建檔案館在信息化建設中采用B/S架構來設計檔案接收模塊。需要注意的是，城建檔案館不僅承擔檔案接收工作，同時也是工程竣工檔案驗收工作的責任者，因此，在檔案接收功能設計中，必須考慮檔案驗收工作的需求，提供電子檔案的格式，數量，電子簽章校核及形式上的成套性邏輯審驗能力，并設置計算機形式審驗結論反饋功能，以指導報送單位編制竣工檔案，同時也為城建檔案館提供核驗工作輔助。

3.3 電子檔案憑證保障和驗證技術選擇

城建檔案館不僅接收保存電子檔案，還要提供檔案信息利用服務。新修訂的《檔案法》頒布實施后，電子檔案作為合法憑證已具備了法律支持，各方面對電子檔案憑證作用的需求不斷增長。筆者認為，為了保障電子檔案的憑證效力，應根據檔案的保存與利用兩個工作環節的不同要求，進行具體分析，選擇合適的憑證保障與驗證技術。

3.3.1 檔案保存工作中的驗證技術。主要是保障電子檔案入館后的真實性?？蓪﹄娮訖n案數據庫整體或劃分為若干子庫，采用數字摘要加密后上區塊鏈的方式，保障館藏電子檔案整體的真實性。優點有兩個，一方面減少了成本，無需對館藏電子檔案逐件操作，另一方面，也提高了驗證效率，可以監控全庫檔案情況，及時發現異常。

3.3.2 檔案利用服務工作中的憑證保障技術。主要提供的是對檔案館出具的電子檔案證明文件在使用過程中的驗證能力。由于城建檔案證明文件主要使用環境是所在地的在線政務管理系統，所以應盡量采用與當地政務系統所使用的文件驗證相同的技術方式（如同一服務商的數字簽章服務），以減輕前端的軟件環境配置成本，提高電子檔案證明文件的可用性。如南平市城市建設檔案館于2021年3月開始對所出具的檔案電子證明件，采用與南平市行政審批系統同一服務商提供的電子印章技術，實現檔案電子證明件在南平地區各政務部門以低技術門檻得到推廣與采用，受到了各方積極評價。

4 結語

隨著技術的進步，工作實踐領域的拓展，檔案工作者對信息化認識的不斷深化，檔案信息化建設的內容與要求也將不斷發展。筆者認為：城建檔案館一方面要跟蹤了解國家信息化戰略與檔案事業發展情況，及時調整信息化建設的階段性任務；另一方面，在信息化建設過程中，必須保持主體地位，堅持選擇可拓展的技術，核心數據能夠自主操作。城建檔案館只有以可持續發展的策略開展信息化建設，才能不斷適應社會發展，滿足社會的利用需求。