房產檔案信息服務能力建設分析

文/宋敬榮

在房地產開發和管理中，產生了大量具有保存價值的圖像、文字等信息資料，記錄著房屋產權及房屋自然狀況，為房地產物權登記提供了科學憑證。加強房產檔案信息服務能力建設，可從根本上減少產權糾紛事件，進一步優化房地產市場環境。因此，相關不動產登記中心要重視房產檔案管理工作，加快推動房產檔案信息化建設，不斷提升信息服務能力。

1 房產檔案服務現狀

研究發現，受傳統房產檔案信息服務理念的影響，各地不動產登記中心參與檔案信息資源共建積極性不高，忽視了跨部門、跨區域檔案信息資源共享，進一步降低了房產檔案信息資源利用率。加之缺乏復合型人才，難以高效開發房產檔案信息資源，亟需引進技術性人才、計算機專業人才，充分發揮人才潛能，為房產檔案信息服務能力建設提供保障。具體分析如下：

1.1 忽視了房產檔案管理重要性

部分地區不動產登記中心沿用的是傳統的檔案管理模式，以紙質檔案為主。隨著房產檔案信息資料增加，管理難度大，出現雜亂無章、查詢困難甚至檔案損壞、丟失等問題。究其原因，房產企業管理者忽視了檔案管理的重要性，相關工作人員缺乏認識，未能基于長遠考慮，進而制約了不動產登記中心工作。同時，房產檔案管理相關的配套設施不完善，在資金投入方面力度小，難以開展房產檔案現代化管理工作，無形中增加了房產檔案管理風險。檔案管理人員配備不齊全，現有的房產檔案管理人員存在身兼數職的情況，無法保證房產檔案專業化、規范化管理，降低了房產檔案利用率，影響不動產登記中心發展。此外，不動產登記中心檔案管理隊伍不穩定，人員流動頻繁，在具體管理房產檔案中，存在檔案信息收集困難、歸檔不及時等一系列的問題，嚴重影響房產檔案管理效率，阻礙了后續房產交易等工作的開展。

1.2 房產檔案管理人員綜合素質有待提升

房產檔案信息資料不斷增加，加大了房產檔案管理工作量，檔案管理人員的身心壓力較大，傳統的房產檔案管理方式難以滿足檔案管理要求，并對相關房產檔案管理工作者的綜合素質提出了更高層次的要求。研究發現，部分房產檔案管理人員不具備檔案管理能力，缺乏管理經驗，專業性不強，與檔案管理工作不匹配，影響到房產檔案管理工作進展。

1.3 房產檔案管理信息化建設不足

傳統的房產檔案管理設備出現老化、陳舊等問題，技術薄弱，在檔案信息數據收集、檔案整理等方面效率低下，制約了房產檔案管理信息化建設。另一方面，房產檔案管理軟件不健全、技術投入力度小、專業人才匱乏等因素也制約了房產檔案管理信息化建設。

2 加快房產檔案信息服務能力建設的有效對策

2.1 強化房產檔案管理人員的服務意識

房產檔案管理人員自身的專業素質直接關乎到檔案管理工作質量，加強對檔案管理人員的專業化培訓，可提高檔案管理工作者的綜合素質和業務能力，增強其服務意識。基于此，在培訓過程中，從思想認知層面出發，灌輸房產檔案信息服務能力建設重要性，講解檔案信息化建設要求和標準，引入典型案例，講述檔案信息化建設帶來的積極性影響，全面提升檔案管理人員的服務意識。同時，定期進行考核，掌握檔案管理人員工作現狀，根據考核結果反饋，加強指導，促使檔案管理人員不斷完善自我，提升自身的專業技能，切實樹立起“主動服務”理念，強化不動產登記中心檔案信息服務能力。

2.2 加強人才制度建設

房產檔案信息服務綜合性較強，必須依靠一支健全的管理隊伍，因此，在房產檔案管理隊伍建設過程中，要優化人員結構配置，優先聘用具有豐富房產檔案管理經驗、檔案管理專業、綜合素養較高的人才，聘用社會上從事檔案業務、計算機專業的人才等，為房產檔案管理提供人才保障。同時，結合實際情況建立完善的內部人才晉升、選拔體系，制定績效考核機制，主要考核檔案管理工作者的專業水平、基礎服務能力、知識技能、責任素養等，旨在從根本上提升房產檔案信息服務能力。此外，定期舉辦房產檔案管理培訓活動，促使檔案管理工作者相互交流、相互分享經驗，進而形成優勢互補的局面，持續提升房產檔案管理隊伍綜合素養，提升房產檔案管理服務能力。

2.3 加快房產檔案信息化建設進程

在信息時代背景下，加快房產檔案信息服務能力建設顯得尤為重要，加大資金投入力度，加快基礎設施建設，引進先進的技術設備，為房產檔案信息化建設營造良好的環境條件，逐步打造檔案信息化管理模式，降低海量檔案信息資料采集、收集、整理及歸檔難度，依托計算機技術、現代網絡技術、大數據技術等新一代信息技術實現紙質檔案轉化電子檔案目標，并利用大數據技術建立房產檔案數據庫，進行統一化、標準化、規范化的管理，提升房產檔案信息管理效率。同時，保護檔案信息數據安全，規避檔案信息丟失風險，提升房產檔案安全性。研究發現，創新房產檔案服務管理技術形式，可進一步優化房產檔案管理模式，房產檔案信息依托遠程拷貝技術、數據復制技術、ETL技術等技術進行整合，將房產檔案關聯性的信息集中化管理，提高房產檔案管理效率，保證房產檔案管理質量。其中遠程拷貝技術可依靠遠程FTP及文件共享方式，實現房產檔案信息共享，并將房產檔案信息導入檔案館信息系統中，傳輸時效快，信息傳輸能力強。數據復制技術則是通過專業的數據復制信息軟件實現數據復制，目的在于對房產檔案信息進行集中保護。

為進一步提升房產檔案信息服務能力，借助內容檢索技術、文本挖掘技術、集成技術定位用戶需要的信息內容，逐步優化房產檔案信息服務能力，最終提升檔案信息綜合利用率。在檔案信息服務能力建設過程中，健全檔案管理安全保障體系，引入加密技術、防火墻技術等技術，保護檔案信息數據安全，避免遭受非法侵害和黑客攻擊，切實提升房產檔案信息化建設效果，提高信息化建設效率。

2.4 完善房產檔案法律制度

在房產交易過程中，引發了諸多的矛盾糾紛，究其原因，與房產檔案相關的管理制度及法律法規不完善有關。信息化背景下，有必要完善房產檔案管理相關的法律制度，健全法律體系，逐步完善土地資源等法律條例，減少產權糾紛、交易糾紛，最大程度上發揮房產檔案的作用，滿足房產信息使用者的個性化要求。

2.5 創新服務方式

引入自助查詢設備，在不動產登記中心辦公區域內放置了房產檔案自助查詢設備，用戶使用二代身份證原件可實現信息查詢和信息讀取，信息采集驗證通過后，便可自主進行信息瀏覽和查閱，支持打印相關的房產登記檔案信息。同時，進一步增設自助查詢設備功能，進行功能拓展，包括房屋征收、公積金繳存等各類信息內容查詢，在此種服務模式下，房產檔案信息服務變得更加靈活，為用戶提供便利，取得了用戶的滿意。

建設批量自助查詢檔案室，主要目的是滿足有批量檔案信息查詢需求的用戶，建立可開放批量自助查詢檔案室，結合不同單位、不同組織機構的查詢需求，引入了隔離技術、屏蔽技術等，設定了用戶查詢權限，明確不同范圍檔案信息查詢范圍，切實提高房產檔案信息服務能力，提升房產檔案信息的利用率。另外，在創新房產檔案信息服務能力過程中，提供了線上預約服務和線上查詢服務，有效節省了房產檔案信息使用者時間，解決了遠距離查閱問題。房產檔案信息使用者可通過APP、微信公眾號等渠道享受網上預約服務，提交用戶身份信息后，可到指定窗口完成檔案業務辦理，便捷高效，解決了傳統房產檔案信息服務中的問題，打破了時空限制，切實為用戶提供了高質量的房產檔案信息服務，用戶的滿意度較高。基于用戶需求視角，檔案管理部門結合本部門業務開展需要，在線上預約服務基礎上增設了線上查詢服務功能，房產檔案信息使用者，可在線上填上有關信息并提交申請，經由檔案管理工作者審核批準后，可在線打印房屋信息，大大提升了業務辦理效率，彌補了傳統房產檔案信息服務中的不足之處。

當前，各地房產檔案管理部門陸續推出了上門利用服務，主要是針對弱勢群體提供的一項房產檔案信息服務，創新房產檔案信息服務方式同時，切實解決老弱病殘孕查詢房產檔案信息的需求，特殊群體可通過撥打熱線電話、登錄門戶網等形式申請上門服務。

2.6 信息資源共享

為從根本上提高政府部門信息利用率，發揮政府職能作用，不動產登記中心積極與各地地稅局、民政局、公安局等有關部門積極建立聯動機制，建立信息共享機制，充分運用現代網絡技術進行房產檔案信息安全管理，旨在保障房產檔案信息傳輸時效和安全，避免信息丟失，實現房產檔案信息共享，切實保證政府職能部門信息系統高效運轉，實現遠距離房產檔案信息接收和傳輸。同時，依托互聯網載體，搭建房產檔案信息傳輸平臺，結合各個部門提交的房產檔案信息利用申請，以表格清單形式進行信息反饋，高效便捷，實現房產檔案信息互聯互通目標，工作效率也持續化地提升。另外，考慮到異地房產檔案信息需求，房產檔案管理部門利用信息技術建立了遠程共享平臺，實現跨館異地共享目標，達到就近查檔目的，各個檔案館的服務窗口支持業務聯辦，用戶可結合自身實際情況，自主選擇就近的檔案館查詢土地、計劃生育、婚姻登記等房產檔案信息，充分發揮房產檔案信息服務能力，持續推進房產檔案信息服務能力建設進程。

3 結論

綜上所述，新時期，房產檔案管理工作得到社會各界的廣泛關注，但在實際管理過程中存在諸多的不足之處亟需解決。當前，加強房產檔案信息服務能力建設，是房產方案管理工作的重中之重，檔案管理工作者要持續提升自身的專業素質，培養信息化素養，在房產檔案管理工作中，積極與時俱進，樹立房產檔案信息服務意識，轉變傳統的房產檔案管理觀念，為房產檔案管理共享力量。同時，加強房產檔案安全管理，也是為房產檔案管理工作保駕護航的有效手段，需要在房產檔案信息化建設中持續推進。