企業檔案信息化建設的一站式解決方案

文/郭麗麗 北京圣商創業科技有限公司

企業檔案是企業在發展過程中形成的各種有價值的信息資料，對企業發展至關重要，是企業重要的戰略資源。伴隨檔案領域的轉型升級和信息技術的發展，傳統的企業檔案管理模式已經難以適應信息時代的發展需求。對于企業而言，要將檔案信息化建設放在與企業戰略發展同等重要的位置，提升企業對檔案信息化建設的認知，引進先進信息技術，積極發揮檔案對于企業決策、管理和經營的重要價值。

企業檔案信息化建設的應用優勢

企業檔案信息化是指企業在檔案管理過程中主動運用現代信息技術將企業紙質檔案進行數字化轉型，對企業各種檔案信息進行收集、分類、管理、開發和利用，形成具有可識別、可處理的檔案信息資源，通過對檔案信息的合理利用和開發，更好地服務企業發展。

檔案數據的不斷豐富能夠為企業管理提供依據。信息技術背景下，企業經營項目越來越豐富，所產生的企業檔案種類也越加多樣化，這對企業檔案管理部門工作提出了更高要求。企業檔案資料種類豐富，包含企業在生產經營過程中的產品設計、生產、銷售以及企業在管理過程中的行政部門、財務部門產生的大量檔案信息。隨著企業生產規模的擴大，傳統紙質檔案管理模式已經很難適應企業快速發展的需求，同時信息技術的快速發展也要求企業在檔案管理過程中完成現代化轉型。企業在檔案管理過程中要主動對各類有價值的檔案數據進行收集，確保檔案數據的真實性、可靠性。隨著企業檔案數據規模的擴大，企業在檔案管理過程中必須將檔案信息化放在突出位置，通過檔案信息化建設實現檔案數據的合理利用，進而為企業管理決策提供依據。

數字化檔案存儲有助于提高企業經營管理效率。企業檔案信息化建設背景下，數字檔案能夠被更加便捷高效地管理、利用和開發，有助于檔案信息的永久保存和科學利用。通過數字介質存儲，在一定程度上也減少了復印、備份的損耗。企業在檔案管理過程中可以依托企業檔案管理系統實現檔案信息的共享，有效突破檔案利用開發的時空壁壘，為不同部門利用檔案信息提供快速通道。企業在經營管理過程中也可以利用數字化檔案有效縮短檔案業務辦理時間，為企業各項業務工作開展提供更為快速的檔案信息支持。

信息技術與檔案的深度融合能夠優化企業辦公環境。信息時代，信息技術與各行各業深度融合，深刻地改變了傳統工作方式和生產方式，進一步提升了工作效率，節省了工作時間，因此很多企業都將信息技術與企業生產、經營、管理以及其他領域深度融合。對于企業檔案管理工作而言，通過現代信息技術與檔案管理工作的深度融合，能夠為企業在信息技術背景下，辦公環境提供全方位支持。將檔案管理系統與其業務系統和OA系統進行有效對接，能夠對企業在經營管理過程中的生產數據、銷售數據、財務數據進行自動歸檔和快速傳遞，進而由檔案管理系統對收集上來的各類檔案信息進行分類、處理、歸檔、利用。此外，檔案管理部門還可以結合業務需要對各部門所需求的檔案信息進行快速整理，通過檔案管理平臺與辦公系統進行無縫銜接，實現在線業務指導，更好地助力企業辦公環境優化。

企業檔案信息化建設的著力點

無論是推進企業檔案信息化建設，還是實現檔案信息資源的合理利用，都要圍繞企業發展這個目標，助力企業現代化建設。當前，部分企業在檔案信息化建設過程中目標不夠明確，對檔案信息資源重視程度不高，只是簡單地將企業檔案信息化建設作為企業信息化建設的一部分，沒有充分認識到企業檔案信息化建設的特殊性和重要性。由于企業檔案信息化建設沒有得到足夠的政策支持，在具體工作開展過程中難以引進更先進的信息技術，也無法與相關部門進行合作，在一定程度上影響了企業檔案信息資源的價值發揮。因此，企業在推進檔案信息化建設進程中要明確著力點和目標任務。

加強檔案信息化建設的科學規劃。企業檔案信息化建設是企業推進信息化建設的重要組成部分，也是實現企業現代化轉型的有機組成，對于企業發展起著至關重要的作用。企業領導既要看到檔案信息化建設的重要性和必要性，也要將企業檔案信息化建設納入企業未來發展規劃之中，通過加強企業檔案信息化建設的科學規劃，為企業檔案信息化建設具體工作開展提供依據和方向。

首先，企業要圍繞檔案信息化建設實際，加強宏觀頂層設計，并制定更為合理的微觀應用方案，從宏觀和微觀兩個層面推進檔案信息化建設。其次，圍繞檔案信息化建設實際，對當前企業檔案制度機制進行優化和完善，建立與現代企業相匹配的檔案信息化規章制度，確保企業檔案信息和建設有制度遵循。再次，企業在推進檔案信息化建設科學規劃進程中還要始終堅持動態原則，特別是隨著現代信息技術的發展，對企業檔案信息化建設提出了新的要求。企業在進行檔案信息化建設過程中要主動跟隨信息技術發展整體趨勢，確保引進的現代信息技術符合檔案信息化建設實際，符合時代發展潮流，為企業發展切實作出貢獻。

加強檔案管理部門與業務部門的溝通協作。對于現代企業而言，無論是推進檔案信息化建設，還是更好地利用檔案信息服務業務部門，都需要檔案管理部門與業務部門保持順暢溝通，實現對檔案信息資源的合理利用和高效共享。為此，一方面要在不同場合對企業檔案信息化建設的必要性和重要性進行宣講，召開專門會議對檔案信息化建設所遇到的問題進行專項討論，相關業務部門要密切配合檔案管理部門推進檔案信息化建設，形成檔案信息化建設工作合力。分管領導要主動負起責任，檔案信息化推行進程中遇到的各種問題確保檔案信息化建設工作順利開展。另一方面，重視檔案信息化工作方式方法創新，借助大數據、云計算、人工智能等技術優勢，建立與現代企業相匹配的檔案信息大數據庫，為企業戰略推行和業務工作開展提供精準的檔案信息服務。

完善企業檔案信息化管理監督體系。企業檔案信息化建設是一項復雜工作，在推進過程中難免會遇到各種問題。特別是檔案管理人員面對各種難題在政策機制落實或信息技術運用方面可能會出現不到位的情況，因此必須加強對檔案信息化建設工作的監督和管理，確保各項制度機制真正落實到位，確保現代信息技術真正融入檔案信息化建設和管理之中，提高企業檔案信息化建設質量。

為此，一方面要結合企業檔案信息化建設實際，企業檔案信息化所涉及的檔案管理、硬件設施、檔案數字化加工、數據存儲等標準，為檔案信息化建設穩步推進提供扎實的制度保障。另一方面，要加大監督管控力度，制定切實可行的獎罰措施，給予在檔案信息化推進工作中嚴格執行各項規章制度并有突出貢獻的人員一定的物質和精神獎勵；對于在工作中出現失誤或工作散漫人員要給予一定懲罰；對于長期責任心不夠，工作積極性較差，服務能力弱的人員要調離檔案管理崗位，從而為檔案信息化建設順利推進提供扎實的保障。

隨著現代信息技術的發展和企業規模的壯大，對企業檔案信息化建設也提出了更高要求。企業在推進檔案信息化建設進程中，一方面要充分認識到檔案信息化建設的重要性和必要性，結合企業自身發展情況對企業檔案信息化建設的各項流程進行優化和完善，持續提升檔案信息資源的開發利用能力和服務能力。另一方面，傳統檔案管理模式已經很難適應當前企業對檔案信息建設的現實訴求，也難以及時發揮檔案信息資源的作用，這就需要企業在推進檔案信息化建設進程中主動引進現代信息技術，確保重要檔案信息及時傳遞，促進企業健康、可持續發展。商