國有企業項目檔案管理的要點分析

文/李海霞

項目檔案是項目建設、管理過程中形成的具有保存利用價值的各種形式的歷史記錄。一個項目從立項、設計、施工、監理、驗收的過程中形成大量的文件材料，為使項目檔案齊全完整準確，企業需要一套行之有效的管理制度。一般來說，項目檔案管理需要遵循一定的原則，也有學者專門針對項目檔案管理的特殊屬性提出“三同步”“三參加”以及“三納入”等基本原則。國有企業所涉及的項目數量較多，有的規模很大，給項目檔案管理提出較高要求，也帶來了挑戰。因此，國有企業項目檔案管理人員須根據實際情況進行科學分析，才能確保項目檔案管理工作的科學發展。

1 項目建設檔案研究必要性分析

社會的不斷發展對國有企業轉型升級以及戰略創新提出了更高要求。在推動經濟發展的過程當中，國有企業起著重要的支撐作用。隨著國有企業項目建設的不斷推進，項目檔案管理的難度也在相應增加。明確研究項目建設檔案的必要性，對于采取有效措施確保國有企業項目檔案管理的高質量發展，破解這一難題，十分重要。

1.1 有助于提升國有企業項目檔案管理成效

通過對國有企業項目檔案研究必要性分析，能夠進一步明確國有企業項目檔案管理重點，對國有企業項目檔案管理流程、管理方式方法進行優化和完善，并結合國有企業項目檔案管理存在的問題提出合理化建議，提升國有企業項目檔案管理成效。隨著國有企業項目檔案管理質量和水平的提升，能夠為國有企業其他工作開展提供更有針對性、系統性、完整性的檔案信息資源，有助于國有企業可持續發展。

1.2 有助于國有企業項目檔案信息資源開發和利用

新時代，國有企業發展面臨的內外部環境發生了深刻變化，特別是在市場經濟條件下，國有企業要想在激烈的市場競爭中占據主導地位，就需要掌握更全面的項目信息，更好地對未來發展前景進行預測。這要求國有企業對項目檔案信息資源進行研究和分析，并借助現代信息技術，實現對國有企業項目檔案信息資源的有效整合，結合國有企業未來主導項目以及發展前景形成專門課題，提煉出有價值的檔案信息，助力企業發展。

1.3 有助于推進國有企業項目檔案管理信息化進程

網絡信息技術的不斷發展，對國有企業項目建設檔案管理產生了深刻影響，有必要與時俱進，積極推進檔案信息化進程。國有企業項目檔案管理信息化建設是一項復雜的系統工程，需要對國有企業項目檔案管理的內外部影響因素進行分析。而在分析過程中必然會需要對國有企業項目檔案進行研究，并形成有針對性的意見建議，在推進國有企業檔案管理信息化進程中既能引進相對先進的信息技術，切合國有企業項目檔案管理實際需要，同時也能避免不必要的資源浪費，節約項目檔案管理成本。

2 國有企業項目檔案管理存在的主要問題

目前，部分國有企業在項目檔案管理過程中還存在著主觀重視程度不足，現代信息技術引入滯后，基礎設施建設落后等問題，影響了項目檔案管理工作的推進，也在一定程度上弱化了國有企業項目檔案管理質量。

2.1 部分國有企業項目檔案管理信息化建設緩慢

當前部分國有企業對于項目檔案管理重視程度不足，沒有圍繞國有企業項目檔案管理信息化建設實際需要形成宏觀規劃和專門課題，且由于在制度機制和人才保障方面支持力度不足，導致部分國有企業項目檔案管理信息化建設緩慢。一方面，部分國有企業領導觀念落后，認為國有企業項目檔案管理對于企業發展能夠起到的作用有限，因此在選擇傳統管理模式和現代管理模式方面，很多企業管理者更傾向于前者，以為沒有必要投入大量的人力、物力、財力推進項目檔案管理信息化建設，增加管理成本。另一方面，部分國有企業在項目檔案管理信息化建設過程中只是單純購買了先進設備，沒有后續資金投入，導致國有企業項目檔案管理信息化建設斷檔，影響整體信息化建設質量。此外，在具體實施過程中，由于人才、資金難以及時足額到位，加之缺少相應的激勵機制，難以充分調動參與國有企業項目檔案管理信息化建設工作人員的積極性和主動性，在具體制度落實方面還存在著麻痹大意、隨意性強等問題，很多制度機制難以發揮引導性和約束性作用，致使國有企業項目檔案管理信息化建設進展遲緩。

2.2 部分國有企業項目檔案管理人才隊伍建設相對落后

無論是對國有企業項目檔管理進行分析和研究，還是推進國有企業檔案管理信息化建設，都需國有企業檔案管理人員的具體參與和實施。但從目前看，部分國有企業在項目檔案管理方面沒有重視人才隊伍建設，在一定程度上影響了項目檔案管理質量。一方面，部分國有企業項目檔案管理人員年齡較大，專業素質較差，難以有效地運用現代信息技術提升國有企業項目檔案管理質量。部分國有企業項目檔案管理人員是從其他崗位轉崗而來，很多人員已經接近退休年齡，將其分配到項目檔案管理崗位，變相為其退休提前做好準備，認為國有企業項目檔案管理崗位工作清閑，對人員能力要求素質偏低，這也就客觀上造成了國有企業項目檔案管理人員能力偏低，難以契合當前國有企業項目檔案管理的實際訴求。另一方面，在國有企業項目檔案管理人才隊伍建設過程中，缺少系統的教育培訓，很多檔案管理人員知識結構還停留在紙質檔案管理階段，缺乏對國有企業數字化項目及檔案信息化管理意識，在檔案工作開展過程中，更傾向于用傳統方法和思路開展工作，對于項目檔案信息化建設表現出一定的排斥情緒，能力和素質難以契合當前項目檔案管理信息化建設的實際訴求，也難以對國有企業項目檔案管理出現的各種問題提出合理化建議，弱化了人才在國有企業項目檔案管理信息化建設方面的作用。

2.3 部分國有企業項目檔案管理軟硬件設施建設不完善

國有企業項目檔案管理信息化已經成為時代發展趨勢，但目前在項目管理進程中軟硬件設施建設還相對滯后。從硬件設施看，一些國有企業未給項目檔案管理提供必要的工作場所，也沒有圍繞新時代國有企業項目檔案管理實際需要對現有的場所和環境進行升級，鋪設必要的靜電地板，完善相應的網絡線路，引進先進的檔案設備、計算機，未安裝必要的監控設備和除濕等設備。由于相應的硬件設備不到位，難以為國有企業檔案信息化管理提供硬件支撐，也難以確保國有企業項目檔案信息資源安全。從軟件設施看，無論是推進國有企業項目檔案管理信息化進程，還是實現國有企業項目檔案信息資源開發和利用，都需要完善的軟件支持。但目前部分國有企業在軟件系統建設方面投入的資金不足，很多系統都已經老化，難以實現對國有企業項目檔案信息資源的全面收集和正常管理利用。加之沒有與有實力的互聯網企業進行合作，對國有企業項目檔案管理系統進行升級和改造，軟件系統很難契合新時代國有企業項目檔案管理的實際需要，也難以對大量的國有企業項目檔案信息資源進行整合，無法結合國有企業項目檔案管理的具體需求，實現檔案信息資源共享。

3 國有企業項目檔案管理的基本要點分析

國有企業項目檔案管理是國有企業管理工作的重要組成部分，對國有企業發展起著至關重要作用，新時期有必要結合國有企業項目管理基本要求，對國有企業項目檔案管理流程進行優化，主動引入現代信息技術，積極推進國有企業項目檔案管理信息化進程。應加大對國有企業項目檔案管理工作人員的教育培訓，進一步提升國企業項目管理人員綜合能力和素質，更好地服務企業項目檔案管理工作。還應完善國有企業項目檔案管理軟硬件設施，搭建國有企業項目檔案管理平臺，為項目檔案信息資源開發、利用和共享提供載體。

3.1 積極引入網絡信息技術，實現項目檔案管理信息化模式

信息技術的不斷發展和進步，也讓大數據技術、區塊鏈技術以及云計算技術等影響了各個行業的發展和進步。項目檔案如再使用傳統的文檔管理方法會非常麻煩，而且還容易出現錯漏等現象。筆者認為，國有企業項目檔案管理工作也應該做到與時俱進，充分契合當前網絡信息技術高速發展的基本態勢，進行更多的創新。其中大數據管理模式的引入，就是全面提升國有企業項目檔案管理質量和管理效率的一個重要手段。它能夠比較系統化地進行整體的歸類管理，不僅很難出現錯漏現象，還能極大地為公司的運營帶來便利。

目前，很多的文字資源、圖片資源可以朝著運用大數據技術進行管理的方向轉化，這樣可以大大縮短國有企業項目檔案信息調取的時間，提升利用價值。而且項目檔案的存儲作業也會變得更加便捷，文字錄入的效率會更高。在幾秒的時間之內，管理人員就可以迅速地實現檔案的錄入和提取。傳統的檔案管理中，紙質文檔是檔案管理的核心要素，如果管理人員出現疏忽或是管理不到位，就會導致部分文件的遺漏甚至是丟失。基于大數據的背景環境進行檔案信息化管理平臺系統的開發設計，可以讓紙質文獻變成云端的電子文獻，為“永久性”保存項目檔案創造了更好的環境。

同時，在大數據平臺系統的支撐之下，管理人員可以調用各項數據資料，在此過程中自動生成全新的檔案使用歷史記錄，這對于檔案管理的安全化發展也十分有益，可以為后續各項檔案活動的實施和推進創設環境。項目檔案信息化管理平臺系統可以對檔案的使用權限、修改權限等進行限定，可以約束信息的借閱者群體只能夠對相關信息進行瀏覽，卻不能隨便修改。借助大數據的交互性，可以很好地滿足國有企業項目檔案管理的精細化需求，能夠精準向利用者提供授權范圍內的檔案信息內容。

3.2 全面提升國有企業項目檔案管理人員素養和操作技能

國有企業項目檔案管理工作的高質量發展，除了大數據資源的引入，還要依賴于管理人員的支撐。隨著檔案事業的不斷進步，整個社會以及各行各業對于檔案工作人員專業技能和核心素養的提升也給予了更多的關注。這也就意味著國有企業應該注重培訓和引導，以確保項目檔案管理人員的技能和素養呈現出不斷提升的良好態勢。只有這樣，才能讓這些管理人員更好地服務于項目檔案管理工作。

一方面，國有企業應該注重招募專門的、專業出身的項目檔案管理人才。通過專業化人才的引入，提升項目檔案管理工作的精準性。就國有企業項目檔案管理工作的現狀來看，很多人員都不是檔案管理專業出身的，甚至有些管理人員還兼任其他職務，導致管理人員精力分散，影響工作效率的提升。另一方面，國有企業還應該注重對當前項目檔案管理人才的培訓。積極推動培訓內容的延伸和拓展，例如，檔案管理的基本要點、大數據檔案管理技術的應用、項目檔案管理系統的應用、檔案管理人員的核心素養等內容，都應該成為廣大管理者學習的關鍵元素。通過全方位的培訓為國有企業項目檔案管理工作提供堅實的人才支撐。

3.3 完善國有企業項目檔案管理軟硬件平臺

首先，企業應重視檔案管理設備的配備。網絡信息技術的的引入必然依托于互聯網。網絡運行及存儲硬件就很重要，國有企業需要為檔案管理部門配置好基礎硬件設施。其次，國有企業需要提高安全意識，重視網絡及大數據技術運作全程的安全性管理，做好對病毒、黑客入侵事件的預防，提升檔案數據管理的安全性。筆者認為，構建科學、系統的檔案信息化管理平臺是國有企業檔案管理信息化發展的必要前提。應針對項目檔案管理實際情況，國有企業應開發各功能板塊，并要求平臺內部控制流程簡單化、透明化。

外界社會環境的不斷變化必然會讓國有企業項目檔案管理面臨更多的挑戰。在網絡信息技術和大數據技術不斷發展的背景環境下，國有企業項目檔案管理也有了新的發展方向。我們應針對現實環境，為未來國有企業項目檔案管理的高質量發展進行更深入的探索和研究。技術的不斷發展也需要我們在這個領域進行不斷的探索和研究。只有本著創新和動態發展的基本理念來對國有企業項目檔案管理的發展進行思考，才能更好地推動國有企業項目檔案管理工作向前發展。