辦公自動化對文書檔案的管理影響及融合策略

文/羅 婭

傳統文書檔案管理以紙質為主，工作中依賴管理人員的經驗和主動性偏多，在一定程度上弱化了文書檔案管理質量，也不利于開展文書檔案服務工作。在辦公自動化背景下，文書檔案管理應適應時代發展趨勢，改變傳統的文書檔案管理理念和管理方式，實現檔案的信息化管理，提高檔案管理質量和效率，更好地促進檔案事業發展。

1 辦公自動化對文書檔案管理的影響

辦公自動化是以網絡信息技術作為基礎所形成的一種新型的辦公模式，辦公自動化的發展推動了各領域業務工作的開展。新形勢下，辦公自動化對檔案事業發展起著重要的促進作用，為了進一步提升文書檔管理質量，有必要對辦公自動化對文書檔案管理產生的影響進行研究，進一步明晰辦公自動化背景下文書檔案管理推進方向和措施。

1.1 文書檔案管理出現一些新特征新變化

辦公自動化對文書檔案管理產生了深刻影響，出現了很多新特征和新變化。一是文書檔案載體更為多元化。傳統文書檔案管理以紙質檔案為主，在檔案管理過程中只需要管理好紙質檔案，就完成了文書檔案管理的絕大部分工作。隨著辦公自動化的推進，電子檔案的數量和規模越來越大，種類也更為齊全，數字文件已經成為文書檔案的重要載體。二是文書檔案管理的主要工作發生了變化。在辦公自動化影響下，文書檔案管理呈現出紙質檔案與電子檔案并存局面。數字檔案與傳統檔案管理工作內容截然不同，由手工操作逐漸向自動化操作轉型。三是文書檔案利用發生變化。傳統文書檔管理無論是借閱還是服務都需要人工操作，需要耗費大量時間，流程相對繁瑣。而辦公自動化背景下，能夠通過現代信息技術對電子文件檔案進行檢索、調取、利用，極大提升了文書檔案利用效率，能更好地服務利用人員。

1.2 辦公自動化對文書檔案管理的積極影響

一是提升了文書檔案管理效率。辦公自動化條件下文書檔案能夠實現高效信息處理，依托于各種自動化辦公軟件，基本實現文書檔案數據自動收集、數據自動存儲、數據自動分析，極大地減輕了檔案管理人員的工作量，也使得文書檔案管理更加規范、科學，提升了文書檔案工作質量。二是實現了文書檔案信息資源的高效共享。自動化辦公背景下，文書檔案逐漸向數字化轉型，傳統的紙質文件不僅占據大量空間，在查詢和利用方面也存在很多不便。而將紙質文書檔案轉變成為電子文書檔案之后，可以依托計算機和互聯網實現文書檔案資源的快速傳輸，能夠結合受眾的具體需要提煉出有針對性的檔案信息，實現文書檔案信息在不同組織、不同系統之間的高效共享，有效發揮文書檔案的特殊價值和功能。三是提升了文書檔案管理規范化水平。辦公自動化背景下，要求文書檔案在收集、管理和開發過程中按照統一的標準來進行，在自動化的相關標準和功能的約束下，文書檔案從產生到系統存儲都逐漸向規范化和標準化靠攏。

1.3 辦公自動化對文書檔案管理的消極影響

一是帶來了文書檔案管理信息安全問題。傳統的文書檔案管理主要以紙質為載體，受到的外部影響因素較少，很難對文書檔案信息進行篡改和竊取。而辦公自動化背景下，生成了大量的電子文書檔案，當部分別有用心之人掌握一定技術之后，完全可以對文書檔案內容進行篡改和刪減，改變文書檔案內容。而且在這一過程中很難捕捉到相關痕跡，如果文書檔案在管理過程中被泄密或竊取，所造成的損失短時間內還難以發現，發現之后能夠補救的措施也十分有限。二是人員素質問題。傳統文書檔案管理對于人員要求相對簡單，只需掌握必要的文書檔案管理技術，具備一定的職業道德操守，就能完成文書檔案管理工作。而在辦公自動化背景下，現代信息技術更新日新月異，一些檔案管理人員對于辦公自動化相關技術未能同步學習，在辦公自動化技術運用過程中很難發揮應有作用。

2 辦公自動化背景下文書檔案管理中存在的主要問題

2.1 文書檔案管理理念陳舊

從目前情況看，部分單位雖然在文書檔案管理過程中采用了辦公自動化的相關技術，但在理念上仍然沿用著原來的傳統文書檔案管理理念。一方面，耗費大量的人力、物力、財力和時間，引進現代信息技術，引入優秀人才；另一方面，卻依然沿用滯后理念開展文書檔案管理工作，在線形成、管理、歸檔、整理、編研電子文件檔案等新的管理模式尚未實現，文書檔案管理效率仍然十分低下。檔案管理人員的工作經驗很難適應新時代發展訴求，文書檔案管理處于相對落后狀態。

2.2 缺乏文書檔案管理辦公自動化制度機制

文書檔案管理辦公自動化需要完善的制度機制作為保障，但部分單位對辦公自動化技術重視程度不足，未結合辦公自動化在文書檔案管理中的具體應用情況完善相應制度機制，也沒有形成科學合理的文書檔案管理工作流程，使文書檔案管理仍然處于相對隨意、散漫的狀態。雖然部分單位制定了相關管理制度，但這些制度很多都是延續上級部門的政策文件或是借鑒了其他單位的管理制度，并沒有結合本單位的實際情況，因此所形成的制度機制缺乏針對性、可操作性和系統性，難以發揮制度機制的約束作用，影響了辦公自動化在文書檔案管理中的應用。

3 辦公自動化與文書檔案管理的融合策略

隨著網絡信息技術的發展，辦公自動化技術在文書檔案管理各個環節應用得越來越普遍，對文書檔案管理整個流程都產生了深刻影響。新時代，在文書檔案管理過程中有必要實現辦公自動化與文書檔案管理的深度融合，引進辦公自動化系統，加強文書檔案標準化和規范化制度機制建設，進一步提升文書檔案管理質量和效率。

3.1 科學合理設計文書檔案辦公自動化管理系統

首先，應與知名互聯網企業進行合作，設計專門的文書檔案信息化管理系統，進一步提升辦公自動化管理系統的系統性和科學性。檔案管理部門應參與到文書檔案辦公自動化管理系統設計之中，避免自動化管理系統設計功能和內部一些工作程序及系統出現不兼容、不銜接問題。檔案管理人員應與系統設計開發人員充分論證文書檔案辦公自動化管理系統的相關功能和需求，既要在總體框架設計上做到簡潔明了，也要對整個流程進行認真梳理，通過檔案管理部門與開發企業的相互協調，使整個系統能夠快速地做好前期文書處理工作，也能夠承擔起后期歸檔管理重任，提升文書檔案管理的科學性、時效性、可靠性、安全性、準確性、系統性。其次，保證文書檔案管理信息系統安全。一方面，應提升文書檔案辦公自動化管理系統安全性。要在完善系統軟件功能的基礎之上，通過防火墻技術、加密技術、區塊鏈技術、計算機病毒防治技術等的廣泛應用，進一步提升文書檔案辦公自動化管理系統的安全屬性，確保文書檔案信息安全。另一方面，應完善文書檔案辦公自動化管理系統規章制度。新系統在組建完成之后，應由檔案管理部門牽頭，會同其他業務部門共同完善相應管理制度，切實落實安全責任制，組建由多部門共同參與的文書檔案信息安全保密組織體系。同時，應加強相關人員的安全教育，進一步明確使用規范和操作流程，既要注重技術因素防范也要注重人為因素防范，切實保障文書檔案辦公自動化管理系統安全運行。

3.2 加強文書檔案標準化、規范化管理

傳統文書檔案歸檔以紙質文件為主，在歸檔過程中需要檔案管理人員根據自身經驗和理解對文書檔案進行分類管理。因此，在文書檔案管理過程中很難做到完全的規范統一，進而影響文書檔案管理質量。辦公自動化背景下，對文書檔案管理工作提出了新的要求。除了紙質文書檔案以外，電子文書檔案也需要給予足夠的重視。電子文書檔案的生成、傳輸、管理、利用、開發過程都需要在計算機系統內自動完成。這就要求文書檔案管理人員在電子文書檔案收集、登記、分類、管理、傳輸各個環節一定要按照文書檔案辦公自動化管理系統的相關要求和規范進行操作，確保文書檔案信息準確、完整。同時還要明確文書檔案管理人員的具體職責和職權范圍，完善文書檔案管理工作制度，結合文書檔案辦公自動化管理系統的相關要求，完善文書檔案管理辦公自動化工作機制，優化辦公自動化工作流程，規范文書檔案管理程序，提升文書檔案管理效率。

3.3 實現傳統文書檔案與自動化的有機結合

辦公自動化背景下文書檔案管理出現了很多新情況、新特征，特別是數字文書檔案的出現對檔案管理部門和人員都提出了新的要求，但并不意味著傳統紙質文書檔案就此消失。從目前看，紙質文書檔案與電子文書檔案并存現象還將持續，未來在推進文書檔案管理規范化和制度化進程中有必要實現傳統文書檔案管理與辦公自動化的深度融合。從本質上看，自動化文書檔案管理繼承了紙質文書檔案管理的相關業務流程，傳統紙質文書檔案是以紙質載體為需求者提供面對面的服務，而辦公自動化文書檔案管理則是運用辦公系統為需求者提供面對面或遠程服務。雖然當前辦公自動化文書檔案管理具備了很多優勢，在管理質量和服務范圍上都是紙質檔案所無法比擬的，但辦公自動化文書檔案管理還無法完全取代傳統文書檔案管理。一方面，傳統文書檔案管理仍然發揮著基礎性作用，也正是在傳統文書檔案管理基礎之上，為辦公自動化文書檔案管理創造了條件。另一方面，文書檔案管理存儲要做到紙質與數字檔案存儲的長期并存，數字形式的文書檔案難以將紙質文書檔案內容和形式進行全面的詮釋和體現，特別是對于一些需要加密重點保存的紙質文書檔案更需要給予足夠的關注。因此，為了確保文書檔案的安全性、完整性、系統性，應實現傳統文書的管理與自動化文書檔案管理的深度融合，既要形成多元化的發展趨勢，也要充分發揮各自優勢，提升文書檔案管理質量，更好地服務于業務工作和中心工作。

4 辦公自動化背景下文書檔案管理的保障措施

新形勢下辦公自動化與文書檔案管理深度融合已經成為必然趨勢。為進一步提升文書檔案管理質量，有必要加強對文書檔案自動化管理的技術支撐，為文書檔案管理工作提供扎實的人才保障。切實提升文書檔案管理效率，推動檔案管理健康可持續發展。

4.1 加強文書檔案自動化管理的技術支持

一方面，更新檔案管理信息化技術。隨著辦公自動化的不斷推廣，在文書檔案管理過程中需要利用更多的技術手段來提升文書檔案管理質量，這就要求檔案管理部門加大對自動化信息技術的引進力度，投入必要資金，完善軟件設施，確保文書檔案自動化管理技術能夠緊跟時代發展。另一方面，做好備份與保密工作。在數字文書檔案存儲、利用、開發和傳輸過程中可能因為外在偶然因素和人為因素出現安全問題，因此在提高技術水準的同時，還應完善保密工作，引進必要的保密技術，避免電子文書檔案出現泄密或丟失問題。強化網絡信息技術防范，實現辦公自動化系統內外網物理隔離，切實保障加密文書檔案信息安全。

4.2 加強文書檔案自動化管理的人員保障

一方面，提升文書檔案管理人員辦公自動化技術水平。在文書檔案管理過程中由于檔案管理人員專業素質和信息素養問題，在一定程度上影響了文書檔案自動化管理質量。因此，檔案管理部門要加強文書檔案管理人員辦公自動化技術培訓，讓其掌握必要的辦公自動化知識和技能，并在實踐中加以應用，進一步提升檔案管理人員辦公自動化技術應用能力，為提升文書檔案自動化管理水平提供扎實的人才保障。另一方面，注重人才引進，有條件的檔案管理部門應結合文書檔案自動化管理的具體需要，招聘一些高素質的管理型人才和技術型人才，能夠熟練地掌握辦公自動化技術，具備扎實的文書檔案管理功底，將這部分優秀人才充實到文書檔案管理隊伍之中。此外，應完善獎懲制度，對在文書檔案管理中表現優異或有突出貢獻的檔案管理人員給予一定的嘉獎，進一步激發文書檔案管理人員工作的積極性和主動性。

總之，辦公自動化背景下文書檔案管理出現了很多新情況和新特征，檔案管理部門應在推進文書檔案管理過程中融入辦公自動化技術，建立健全文書檔案辦公自動化管理制度機制，加大文書檔案管理人員教育培訓，切實保障文書檔案信息數據的科學性、系統性和安全性，進一步提升文書檔案管理質量和效率，實現文書檔案管理工作的轉型升級。