基于內部控制視角的行政事業單位財務管理信息化建設

夏 虹，涂莉莉

（東華理工大學，南昌 360009）

0 引言

行政事業單位的社會地位特殊，自身內部不允許出現任何違規、違章、違法行為，同時也不能鋪張浪費，否則會損害事業單位形象，或者帶來較大經濟損失。為了做到這一點，當前行政事業單位非常重視內部控制，但受傳統方法與技術限制，事業單位內部控制效果差強人意，問題時有發生且難以處理。在這一背景下行政事業單位急需對內部控制工作進行改革，故很多行政事業單位將目光投向了財務管理，希望通過財務管理信息化建設提高內部控制效果。為了實現最終目標，落實財務管理信息化建設，有必要展開相關研究。

1 內部控制與財務管理之間的關系以及內部控制的要求

1.1 內部控制與財務管理之間的關系

內部控制是一個宏觀概念，涉及行政事業單位內部方方面面，理論上單位內所有崗位人員、所有工作項目等都處于內部控制范圍之內。值得注意的是，內部控制范圍內絕大部分事項都與財務有關，如工作人員在工作中要占用一定的資源，而資源的占用與消耗就會造成經濟損失，而損失程度取決于工作人員的行為。從這里可以看出，內部控制與事業單位經濟關系緊密，而財務管理的工作內容就是對單位經濟進行管理，故內部控制與財務管理之間關系緊密，即財務管理人員可以通過財務信息了解單位的資源消耗情況，判斷資源消耗是否存在問題，如存在，則再找出問題成因、責任人等，以便企業處理相關問題，同時也可以預防問題發生，減少損失。總體上，可以將財務管理視為內部控制的一種手段，而該手段同時具備監督、管理兩大功能，且功能作用明顯，可深入分析財務情況，提供準確的內部控制思路，因此，做好財務管理即可做好內部控制。

1.2 內部控制要求

目前，行政事業單位對自身內部控制的基本要求大體有三。

第一，預防優先，及時處理。行政事業單位內部控制工作必須要具備預防問題發生的功能，若不具備這一功能行政事業單位將處于被動地位，問題頻繁發生，使單位疲于應付，同時任何問題只要產生就可能造成一定的不良影響，因此，事業單位內部控制的第一大要求就是預防。同時，因為很多內部問題無法完全消除，所以即使做好預防工作，事業單位內依舊有可能偶爾產生問題，這屬于正常現象，但每當問題發生事業單位要迅速作出反應，第一時間進行控制處理，避免問題影響擴散、惡化，再解決當前問題。

第二，深入分析，全面管理。行政事業單位中的一些問題具有較強隱蔽性，可能導致事業單位僅僅是發現了問題，卻不知道問題成因與責任人，如單位內某人在工作中鋪張浪費現象嚴重，但單位只知道內部存在鋪張浪費現象，卻不知道該現象是由該人員造成的，原因在于該人員提交的財務報表中有虛假信息，而單位內相關人員不能有效識別虛假信息。因此，在開展內部控制時必須深入分析，這樣才能確認單位內是否存在問題，并了解問題的真實情況、鎖定責任人，以便有效解決問題。同時，因為問題可能出現在任何層面，也可能存在多個層面相互關聯的現象，所以相關分析工作必須全面。

第三，緊貼規范，正確控制。無論行政事業單位內相關人員的工作行為是否會造成不良影響，原則上只要行為脫離規范，單位都應當對此類人員進行處罰，至少也要進行思想教育，因此，事業單位要緊貼規范開展內部控制工作，觀察工作人員的行為是否符合規范，并結合實際情況予以約束，控制相關行為，使其緊貼規范。

2 行政事業單位財務管理現狀與問題

2.1 現狀概覽

目前，多數行政事業單位已經將財務管理視作內部控制手段，開始通過財務管理對內部情況進行監督與控制，且取得了良好的效果。但結合當下要求，行政事業單位財務管理工作效果依舊差強人意，還有很多方面需要提升，原因在于當前財務管理工作雖然已經與信息技術接軌，但信息化程度較低，財務人員僅僅是使用信息設備去記錄信息，并未充分發揮設備與技術的優勢，同時單位引入的信息技術也不夠先進，對工作的實際幫助不大，故財務管理工作對人工還是有較高的依賴度，許多工作需要人工執行，而人工的穩定性、效率性等都有不足，導致內部控制出現問題。

2.2 存在的問題

從內部控制角度來看，目前行政事業單位財務管理主要存在五大問題。

第一，信息采集效率低。因為行政事業單位業務范圍較大、崗位結構比較復雜，所以短時間內會產生大量的財務信息，這些信息在理論上必須被全部采集，以便財務人員進行深入分析，再依照判斷結果確認內部控制方向。但多數單位中負責信息采集工作的主體依舊是人工，受人工工作效率影響，信息采集效率較低，難以在短時間內獲得全部信息，財務人員不能及時展開分析，這也導致問題的影響力擴大，說明行政事業單位內部控制效果不好，不但缺乏預防性，在問題處理上也不夠及時。

第二，難以識別虛假信息。行政事業單位內的某些問題可能存在虛假信息，這一類信息使問題具有較強的隱蔽性，如果不能順利識別虛假信息，則內部控制會受到阻礙，而現實情況中多數事業單位的財務管理工作均存在這樣的缺陷，說明虛假信息對內部控制的影響嚴重。事業單位財務人員之所以不能有效識別虛假信息，主要是因為財務人員不了解工作的現實情況，且面對關系復雜、量級龐大的財務信息，難以進行深入分析，故不能對信息的真實性作出準確判斷。另外在全面管理方面，因為不能有效識別虛假信息，所以任何方面的財務管理都可能出現質量問題，說明各方面內部控制效果都有待提高。

第三，財務信息規范要求約束力小。為了保障財務信息質量，以便做好財務管理工作，多數行政事業單位都提出了對應的財務信息規范，一般是要求財務人員預先設計信息報表，再要求相關工作人員定期填寫報表，完成后上報給財務人員。而現實情況中，財務人員經常會收到不完整的財務報表，這種報表內的信息質量較低，不滿足財務管理與內部控制要求，故需要發回重新修改，而一來一回就會降低工作效率，因此，該現象不應當發生。但現實情況中這種現象比較普遍，說明事業單位的財務信息規范要求約束力比較小，如何提高約束力是事業單位要重點思考的問題。

第四，財務信息格式不統一。財務信息采集的基本流程雖然簡單，但涉及許多信息來源，而財務信息采集中只有一個信息接收端，如果不同來源的信息存在格式上的差異，就會加大信息接收端的信息處理工作難度，容易間接導致三大問題：①因為信息格式不統一，差異較大，所以信息處理人員可能無法準確判斷財務信息是否完整；②因為信息格式不統一，所以信息處理人員可能會出現工作上的失誤；③因為信息格式不統一，所以信息中可能會夾雜一些無用信息，加大工作負擔，降低工作效率。

第五，財務信息披露作用微弱。財務信息與行政事業單位內部所有事務都有一定關聯，可以通過財務信息的一些表現來分析相關事務是否存在問題，這也是事業單位為何要采集財務信息的理由，說明做好財務信息采集工作是做好內部控制的關鍵，也說明財務信息具有披露內部問題的作用。值得注意的是，財務信息本身雖然具有較強的披露功能，但作用是否能夠充分發揮，取決于是否能夠深入、全面地分析財務信息，建立財務信息之間的關系，這樣才能找出實際的、深層的、全面的問題。而現實情況是，許多行政事業單位因為財務信息量巨大、類型較多，而人工模式處理能力有限，所以不能充分發揮財務信息披露的作用。

3 財務管理信息化建設策略

3.1 構建信息平臺，活用信息處理工具

為了提高信息采集效率，建議行政事業單位搭建財務管理信息平臺，該平臺能夠使財務人員與其他工作人員在網絡中交流，故財務人員可以根據財務管理需要，要求相關工作人員上報財務信息，這一行為可以同時與多人開展，說明借助平臺財務人員可同時獲取大量信息，財務信息采集效率大幅提升。同時財務信息采集后財務人員還要對信息進行預處理，具體工作內容就是完成信息分類，該項工作同樣會帶來較大的工作量，依靠人工會降低效率，故事業單位應當要求財務人員活用信息處理工具，如使用智能技術工具對信息進行特征識別，依照特征可以自動完成信息分類，隨后將信息導入數據庫內的分類項中，幫助財務人員完成信息分類，而這個過程相比于人工預處理有非常明顯的效率優勢。

3.2 進行信息對稱處理

在財務管理中信息對稱處理有兩大作用。

第一，規整各項信息。對稱處理能夠讓信息保持基本的聯系，比如款項與款額、用款人、款項用途等信息就要對稱，奠定信息分析基礎。

第二，展示信息內涵關聯性。對稱處理能夠清晰展示信息內涵關聯性，方便財務人員對虛假信息進行判斷，以款項、款額兩大信息為例，通過信息對稱處理，財務人員可以將款項明細財務信息全部相加，得到款項總額，隨后再與款額做對比，如果款額與款項明細總額不完全一致，就說明兩項信息的內涵關聯性不對稱，其中一定存在虛假信息，這種情況下財務人員沒有必要追究具體虛假信息在何處，可以直接打回要求修改，直到兩項信息一致。另外，為了避免多層面的虛假信息影響，財務人員還可以通過信息技術定期采集信息，并不定期地對現場進行檢查，對比多起信息與現場檢查結果，可以有效識別虛假信息。

3.3 建立信息報表功能

首先，行政事業單位可以予以財務人員一定的支持，要求其他工作人員嚴格依照財務人員提出的財務信息規范要求填寫、提交報表，如果提交超時對應工作人員就要受到處罰。其次，行政事業單位可以建立信息報表功能，讓財務人員依照預設模板將財務報表以電子版的形式分發給對應工作人員，而每個工作人員接到報表之后必須將報表填寫完整，否則無法通過系統提交報表，若不自覺修改將會超時，這樣就免去了發回重修的煩瑣過程，也保障了財務報表的完整性，以便財務人員根據財務信息作出判斷，提出內部控制建議。

3.4 統一財務信息格式，建立信息化管理機制

面對財務信息格式不統一的問題，行政事業單位可以要求有關部門采用統一的格式來提交財務信息，完成財務信息采集。與此同時，為了促使多個部門嚴格依照統一格式填寫信息，建議事業單位建立對應的信息化管理機制，即事業單位可以建立一個信息系統，系統中包含信息報表填寫功能，報表就是統一格式，符合相關規范，而其他部門要提交信息，就必須將報表中必填項填滿，否則無法提交報表，這樣即可讓所有部門提交的信息格式統一，便于處理，避免工作效率受到影響。

3.5 活用大數據技術，做好數據預處理

為了充分發揮財務信息披露作用，建議行政事業單位建立大數據技術系統，借助該系統預先對龐大、復雜的數據體進行預處理，篩除其中重復、不完整、錯誤、無法讀取的相關數據，并且建立數據信息關聯，生成對應訓練樣本，這樣通過系統即可代替人工分析數據，給出內控決策，人工選擇決策建議再執行，這樣可以有效保證內控決策的科學性。

4 結語

綜上，內部控制視角下行政事業單位只要重視自身財務管理工作效能，做好財務管理工作即可準確、有效地進行內部控制，使單位保持良好發展態勢，也能避免不良風氣的產生。由于財務管理信息化程度不足，行政事業單位財務管理工作還存在一些問題，故行政事業單位有必要采用相關策略加強財務管理信息化建設，充分發揮財務管理作用，提高內部控制質量。