如何做好公立醫(yī)院建筑工程的檔案管理

文/糜燕（廣西壯族自治區(qū)民族醫(yī)院 廣西南寧 530001）

引言

自2016年國(guó)家實(shí)行新的《檔案法》前提下，公立醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層高度重視，均加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理，規(guī)范檔案收集、整理工作，保護(hù)和利用檔案資料，提高檔案信息化的建設(shè)水平。因此，公立醫(yī)院在建筑工程項(xiàng)目管理中，相關(guān)工程檔案的管理人員，需要明確檔案的管理方向，與涉及工程項(xiàng)目的各單位、各組織機(jī)構(gòu)開(kāi)展密切的雙向交流溝通，提高工程檔案資料管理工作的完整性、全面性。

一、建筑檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.檔案管理模式，無(wú)法滿足持續(xù)發(fā)展需求

醫(yī)院基建處、項(xiàng)目辦的工程技術(shù)人員，通常只是結(jié)合紙質(zhì)文檔、紙質(zhì)資料來(lái)開(kāi)展建筑工程項(xiàng)目的檔案管理，工程檔案管理人員缺少對(duì)保存紙質(zhì)文檔的重要性認(rèn)知，因?yàn)樵诋?dāng)今數(shù)字化、信息化時(shí)代，公立醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)運(yùn)作過(guò)程中也需要結(jié)合電子化檔案的管理模式，才能提高工程檔案管理工作的效率。

1）方式不嚴(yán)謹(jǐn)。在對(duì)部分重要的機(jī)密文件進(jìn)行保存管理的過(guò)程中，也未實(shí)施嚴(yán)格的備份管理制度，未明確工程檔案分類管理工作的實(shí)際要求，未考量相關(guān)介質(zhì)保存管理的實(shí)際指標(biāo)。2）風(fēng)控低。在工程檔案管理工作中，由于工程項(xiàng)目管理人員不具備數(shù)字化、信息化的管控意識(shí)，在對(duì)工程電子檔案安全管理方面還存在思想認(rèn)知偏差，從而給醫(yī)院基建工程檔案管理工作造成相應(yīng)的安全隱患，3）創(chuàng)新不夠。個(gè)別工程檔案管理人員在管理中存在守舊思想，一味參照過(guò)往的工作經(jīng)驗(yàn)，墨守成規(guī)，導(dǎo)致醫(yī)院工程項(xiàng)目檔案管理工作跟不上時(shí)代發(fā)展的需求。4）制度不全。醫(yī)院管理層也未實(shí)施對(duì)檔案管理部門(mén)的考核管控工作，未制定成熟完善的規(guī)章制度，未規(guī)范現(xiàn)行的管理機(jī)制、管理流程，導(dǎo)致醫(yī)院在工程項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和效率上無(wú)法得到有效地提升。

2.檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

1）理念差。由于工程檔案的管理人員還抱著傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理思想、管理觀念，不具備電子檔案管理的服務(wù)意識(shí)，以至于醫(yī)院基建工程檔案資料無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的作用。2）方法差。具體來(lái)說(shuō)，大部分醫(yī)院的工程檔案管理人員，在管理工程檔案信息資料時(shí)，只是簡(jiǎn)單地實(shí)現(xiàn)了對(duì)部分檔案資料的分類整理、歸檔保存，還未實(shí)現(xiàn)對(duì)全部檔案資料，實(shí)行穩(wěn)定高效地檢索分析和投入使用。3）效能低。由于工程檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)低，以至于醫(yī)院各科室、各部門(mén)在查詢建設(shè)項(xiàng)目工程檔案資料時(shí)，還需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人員，浪費(fèi)人力、物力、財(cái)力。

1）目標(biāo)不明確。醫(yī)院基建工程的檔案管理工作，也缺乏相應(yīng)的指導(dǎo)工作綱要，部分檔案管理人員對(duì)基建工程檔案信息的收集、整理、歸檔、儲(chǔ)存管理等，缺乏統(tǒng)一的工作管理指標(biāo)。2）規(guī)范化不足。醫(yī)院管理層也未制定硬性的管理規(guī)范，從而給醫(yī)院基建工程檔案資料的完整性、全面性造成嚴(yán)重的影響，以至于醫(yī)院基建工程檔案資料存在缺失、遺漏的現(xiàn)象。

3.檔案管理人員的專業(yè)化水平低下

1）專職崗位。大部分的檔案管理人員在日常工作中，還需要兼顧其他工作事項(xiàng)，導(dǎo)致其工作精力分散，無(wú)法專注于基建工程的檔案管理工作。2）穩(wěn)定性。基建工程的檔案崗位也有較多的流動(dòng)性，存在人事調(diào)動(dòng)頻繁的現(xiàn)象，從而使得基建工程的檔案管理工作受到嚴(yán)重影響。3）技術(shù)力量。在信息技術(shù)時(shí)代下，大部分的檔案管理人員不具備較高的電子信息素養(yǎng)，在檔案工作的管理過(guò)程中，無(wú)法借助信息技術(shù)來(lái)開(kāi)展檔案管理工作。

1）技能不足。在管理工程檔案資料中，很多檔案管理人員，無(wú)法合理使用信息檢索技術(shù)，來(lái)高效地操作工程檔案信息系統(tǒng)，無(wú)法對(duì)基建工程項(xiàng)目中的各類檔案資料，進(jìn)行高質(zhì)量、高效率地分析管控。2）工程信息運(yùn)用不夠。在對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的工程量清單進(jìn)行計(jì)算分析，以及對(duì)工程造價(jià)資料進(jìn)行評(píng)估管控的過(guò)程中，只是將建筑項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的“數(shù)據(jù)信息”在管理系統(tǒng)中一股腦籠統(tǒng)放置。

二、做好醫(yī)院建筑工程檔案管理的對(duì)策及分析

1.實(shí)現(xiàn)對(duì)工程檔案資料的開(kāi)發(fā)利用

醫(yī)院在開(kāi)展工程檔案管理過(guò)程中，需要做好對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用；同時(shí)對(duì)檔案資料也要進(jìn)行分類管理，確保檔案資料能夠滿足醫(yī)院在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中對(duì)各項(xiàng)資料的使用需求。

醫(yī)院內(nèi)部的工程檔案部門(mén)（基建處、項(xiàng)目辦），需要對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的檔案資料利用情況進(jìn)行分析、總結(jié)、評(píng)估，并且有針對(duì)性地開(kāi)展相應(yīng)的檔案資料編輯工作，及時(shí)對(duì)各類檔案信息進(jìn)行分類管理，明確各項(xiàng)檔案資料的利用范圍，使得建筑工程檔案資料具備層次性、完整性。

工程檔案的專管員，需要在管理醫(yī)院建筑工程的檔案資料過(guò)程中：1）編制相應(yīng)的工程項(xiàng)目；2）對(duì)工程中的許可證號(hào)、開(kāi)工日期、竣工時(shí)期、建筑面積、建筑類型進(jìn)行整理、分析；3）參照以上的幾個(gè)指標(biāo)完成對(duì)檔案信息統(tǒng)一匯編；4）對(duì)各項(xiàng)檔案資料的分類更加具備規(guī)范性、完整性，確保在查閱相關(guān)檔案資料時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各類信息數(shù)據(jù)更加高效地提取使用，提高醫(yī)院檔案管理水平。

2.完善建設(shè)項(xiàng)目的工程檔案收集工作

公立醫(yī)院在開(kāi)展建筑工程的檔案管理工作期間，具體工作做到：

需要確保檔案管理部門(mén)收集到的各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息，具備全面性、完整性、代表性。簡(jiǎn)而言之，檔案收集人員需要熟悉建筑工程在各個(gè)時(shí)期的經(jīng)營(yíng)運(yùn)作情況。同時(shí)還需要具備一定的建筑工程專業(yè)知識(shí)，能夠明確建筑工程檔案資料的收集范圍，以及建筑工程檔案信息收集工作的起始點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目更加高效地管控。

1）建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理人員，需要制定出分期實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施方案，并且與工程項(xiàng)目技術(shù)人員進(jìn)行交流溝通，加強(qiáng)對(duì)工程項(xiàng)目檔案的收集管控力度，制定好相應(yīng)的工程檔案管理范圍，提高建設(shè)項(xiàng)目歸檔資料的質(zhì)量。2）工程檔案的管理人員可以參考?xì)w檔時(shí)間，完成對(duì)檔案分解圖表的編制，嚴(yán)格參照分解圖表來(lái)完成對(duì)基礎(chǔ)檔案信息的收集整理。3）在對(duì)建筑檔案資料進(jìn)行收集管控的過(guò)程中，檔案管理人員也需要做到事前、事中、事后體系化地管控，盡可能發(fā)現(xiàn)檔案信息中存在的問(wèn)題，并且及時(shí)解決相關(guān)問(wèn)題，確保檔案收集工作能夠穩(wěn)定有效地進(jìn)行。4）醫(yī)院建筑檔案的管理人員在收集檔案資料時(shí)：一是需要與建設(shè)項(xiàng)目的施工方資料員、預(yù)算員進(jìn)行溝通，二是與工程的設(shè)計(jì)單位、勘察單位、檢測(cè)單位等進(jìn)行對(duì)接，三是與監(jiān)理單位及造價(jià)人員進(jìn)行交流，四是與政府部門(mén)（住建、質(zhì)檢等）進(jìn)行必要聯(lián)系；進(jìn)一步明確各項(xiàng)資料文本的收集范圍，完成對(duì)工程圖紙、工程造價(jià)清單、施工計(jì)劃、施工合同等各類合同協(xié)議的有效管控，在各個(gè)環(huán)節(jié)明確工程資料收集工作的重點(diǎn)和要點(diǎn)。

在對(duì)工程檔案資料進(jìn)行收集的過(guò)程中，檔案管理人員也需要在各個(gè)時(shí)期明確各項(xiàng)工作管理指標(biāo)、管理要素。1）在工程項(xiàng)目前期的立項(xiàng)階段，檔案管理人員需要側(cè)重收集工程項(xiàng)目的可行性評(píng)估報(bào)告；2）在工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)階段，則應(yīng)當(dāng)對(duì)工程圖紙、工程預(yù)算、工程估算等相關(guān)文本資料進(jìn)行收集；3）在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段，則需要對(duì)招投標(biāo)文件、工程設(shè)計(jì)、工程量清單等進(jìn)行合理收集整理；4）在工程項(xiàng)目的施工階段，則需要對(duì)工程期間的各項(xiàng)成本支出，工程建設(shè)質(zhì)量以及各項(xiàng)工作的開(kāi)展情況進(jìn)行對(duì)比；5）在竣工驗(yàn)收階段，檔案管理人員則需要對(duì)驗(yàn)收的評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行比對(duì)分析，完成對(duì)各項(xiàng)資料更加高效地收集管控。

3.完善檔案的規(guī)章制度，建立科學(xué)合理的管理體系

（1）摒棄傳統(tǒng)工程項(xiàng)目管理過(guò)程中，只重工程質(zhì)量而忽視工檔案資料管理的觀念，積極構(gòu)建科學(xué)體系化的檔案管理工作機(jī)制。

（2）明確檔案管理的工作職責(zé)，確保檔案管理人員具有明確的工作指導(dǎo)方向，增強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，使其能夠參照建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展需求，落實(shí)檔案管理的體系化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，進(jìn)一步提高工程項(xiàng)目建設(shè)的管理效率。

4.提高檔案人員的專業(yè)技能以及業(yè)務(wù)能力

新時(shí)期，公立醫(yī)院在建筑工程檔案管理工作中，需要提高相關(guān)專項(xiàng)人員的工作素養(yǎng)，提高其信息化的管理水平、管理意識(shí)，使工程項(xiàng)目在檔案管理工作中，能夠參照現(xiàn)行的規(guī)章制度和建筑法、檔案法來(lái)開(kāi)展高質(zhì)量、高效率的工程檔案管理工作。

醫(yī)院需要加大對(duì)工程檔案管理人才的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高其綜合素質(zhì)，促進(jìn)醫(yī)院工程項(xiàng)目管理的可持續(xù)發(fā)展。1）首先，需要側(cè)重增強(qiáng)工程項(xiàng)目管理人員的專業(yè)技能，檔案管理人員需要精通各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)；同時(shí)也需要掌握專業(yè)化的知識(shí)理論，檔案管理人才需要借用知識(shí)武裝頭腦，才能開(kāi)闊自身的眼界，盡可能在醫(yī)院基建工程的檔案管理工作中提高自身的工作效率；掌握現(xiàn)代化的管理技巧、管理技能，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔更加高效地管理。2）現(xiàn)階段，在醫(yī)院基建檔案的管理工作中，結(jié)合使用到越來(lái)越多的電子文檔，如：三維設(shè)計(jì)圖紙、磁性庫(kù)存資料，那么工程檔案管理人員需要學(xué)會(huì)使用IT技術(shù)，來(lái)高效完成對(duì)各項(xiàng)檔案信息的現(xiàn)代化管理；同時(shí)也需要提高工程檔案管理人才的組織能力、協(xié)調(diào)能力，能夠與政府部門(mén)等進(jìn)行高效率地交流合作，提升工程檔案管理工作的效率。

三、結(jié)語(yǔ)

總體來(lái)說(shuō)，在公立醫(yī)院建筑工程檔案管理工作中，建設(shè)項(xiàng)目的管理人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合內(nèi)部精細(xì)化的管理思路、管理措施，明確各項(xiàng)、各類檔案的管理指標(biāo)及管理要素，提高工程檔案的管理水平，確保建筑工程項(xiàng)目管理工作能夠正常穩(wěn)定地進(jìn)行。