談談檔案的征集范圍、征集方式和征集線索

■張 倩

征集工作是《中華人民共和國檔案法》賦予檔案館的一項重要職能，是豐富和擴大館藏的重要手段，也是檔案資源建設的重要途徑。近年來，隨著綜合檔案館傳承民族記憶、弘揚中華文明的重要功能不斷提升，征集工作豐富館藏、改善門類、優化結構的作用也日益凸顯。那么在實際工作過程中，究竟怎樣把握征集檔案資料的范圍，通過什么方式進行征集，怎樣搜集征集線索，并將線索最終轉化為征品入藏，就成為檔案征集工作的重點。

一、確定征集范圍要在固定框架下兼顧靈活

2021年，我館（辦）制定了《河北省檔案館（河北省方志辦）檔案方志資料征集工作規范》（下稱《工作規范》），將十大類檔案資料納入了征集范圍?？梢哉f，《工作規范》中所劃定的征集范圍已經較為全面地涵蓋了我們所要征集檔案資料的主題和內容，為檔案資料的征集范圍搭建了一個大的框架。但是在實際開展工作的時候，我們則不能簡單照抄照搬《工作規范》，而是需要根據所征集對象不同的情況和所需檔案不同的作用，而對征集范圍進行有針對性地調整和細化。今年我們發布了多個征集公告，其中有面向我黨光輝歷史的，如紅色檔案資料和團史資料；有面向人民的，如我省杰出婦女代表、全國勞模、退役軍人及駐村第一書記；有面向重大事件的，如2022年北京冬奧會、冬殘奧會；還有面向一整個文化產業的，如非物質文化遺產。每一次在擬定公告時，我們都要對征集的內容和范圍進行認真的調研和討論，在征求各方意見的基礎上，針對征集對象的不同，梳理出各門類載體的檔案資料內容，建立相關類目和條目，最后再根據所需檔案發揮的不同作用進行取舍，從而形成最終的征集范圍版本。如為了配合我館冬奧檔案展，在征集冬奧檔案資料時，我們將征集范圍和對象主要劃定在實物檔案中；而面對駐村第一書記和全國勞模的時候，我們的征集范圍又主要關注他們工作中的筆記、日記、獲獎的證書和工作照。應該說，每一次征集范圍的調整真實體現了征集工作的復雜性和多樣性，需要我們在工作中不斷摸索規律，總結經驗。

二、確定征集方式要在嚴格流程中兼顧靈活

目前，我館征集檔案的方式主要有以下幾種：

（一）無償捐贈。鼓勵和接受公民、法人和其他組織將其所有或持有的對國家、社會具有保存價值的檔案資料無償捐贈給省檔案館。

（二）有償收購、征購。有較大商品和文物價值且屬個人所有的檔案資料,持有者愿意出售給省檔案館的,經雙方協商,可進行有償收購、征購。

（三）原件復制。有較大收藏保存價值但持有者不愿意捐贈和出售的珍貴資料,在征得持有者同意后,可采取數字化掃描或者對原件仿真復制的方式進行征集。

（四）檔案資料寄存。在不便收購和征購的情況下，鼓勵持有者采取委托保管的方式將具有較大研究利用價值的檔案資料寄存進館。

在近幾年的工作中，我們征集的檔案資料主要采取的是無償捐贈的方式，這種方式相對在捐贈流程上比較簡單，一是簽訂《捐贈協議》，明確雙方權利義務；二是將捐贈檔案資料接收入館；三是向捐贈者頒發收藏證書。也有寄存這種方式，如衡水饒陽的抗戰老兵尹永勛將他兩枚珍貴的紀念章寄存我館，在捐贈流程上唯一不同的是簽訂《寄存協議》，雙方權利義務有所不同，檔案資料的所有權歸捐贈方所有。而其他諸如有償收購、征購和原件復制等方式在實際工作中還沒有實施過。其實，不論采用哪種方式，征集工作的最終目的都是將檔案資料征集進館為“我”所用，在嚴格按照征集流程規定的步驟完成相關工作的過程中，我們會根據捐贈人的不同情況和要求來適時調整確定征集方式。有些捐贈人對檔案館有很高的認同感，具有很強的檔案意識，對于將個人財產轉化為國家記憶感到無尚的榮幸和光榮，他們在捐贈檔案資料時，往往傾向于無償捐贈；有的捐贈人，非常珍惜自己手中的檔案資料，這些資料承載著他們的榮譽，飽含著他們對父母兄妹的情感，記錄著他們的過去和經歷，原件捐贈萬分不舍。這時我們就改換策略，建議以復制或者寄存的方式將這些檔案資料征集入館，捐贈人既能保有對原件的所有權，捐贈品有良好的保管條件，同時檔案館又能對這些檔案資料進行最大限度地開發利用，一舉多得；有的捐贈者手中的檔案資料具有較高的文物和商品價值，需要支付一定的資金進行購買。對于這種情況，我們就更加審慎，需要引入第三方專家對所征購檔案資料進行價值鑒定，再通過出具審核意見和相關審批手續才能最終完成。

三、確定征集線索要在明確思路中兼顧靈活

尋找和搜集征集線索一直是征集工作中比較難的一環。雖然同為館藏檔案資源的兩個入口，與接收相比，征集工作一個顯著的不同就是缺乏檔案來源的確定性和穩定性。可以說，接收這個“輸入”持續而穩定，而征集則來源目標分散，資源數量難以估算。為了攻克這個難題，我們在工作中也進行了一些探索，如發動身邊的同事、朋友和親戚提供征集線索；利用新聞媒體，將我們的征集需求“廣而告之”，擴大全社會的知情面，讓社會大眾提供征集線索；聯合相關單位，特別是一些我們關注的工作或群體的主管單位，幫助我們提供征集線索；通過我們工作人員多聽、多看，主動去發現征集線索。以上這些探索，為我們今年的征集工作收獲了諸多線索，通過這些線索，我們也征集到了很多珍貴的檔案資料。但是從一條線索被我們知道，到它最終轉化成征集入館的檔案資料，還是要經過一段曲折的歷程。

今年我館開啟了名人檔案的征集工作，我國當代著名作家、劇作家，《小兵張嘎》的作者徐光耀先生成為我館首位進行征集的名人。當我們剛一接觸這條征集線索時，心里也有些茫然，征什么，怎么征，按照一條什么思路把線索轉化成現實，是擺在我們面前迫切需要解決的問題。在館領導的親自部署下，我們明確了工作思路，即征集徐光耀所有檔案資料，逐步建設徐光耀檔案資料庫，為建設名人館摸索方法，總結經驗，提供示范。在這條工作思路的指導下，我們靈活調整工作方法，一步步將線索轉化為征集的檔案資料。如從開始將征集的目標只聚焦于徐光耀先生的各種書籍、筆記、日記、書法作品等，擴展到包括征集徐先生親人、朋友、研究者等與他相關的各種檔案資料；從開始只滿足于收集徐先生的紙質檔案資料擴展到對他進行口述檔案的采錄和制作；從開始只采錄徐先生第一手音像資料擴展到采錄他的朋友、親人等講述和評價徐先生的音像資料；有時到現場去征集，擴展到邀請相關人員到單位進行座談。這一步步的改變是針對工作的改變所作出的積極主動的回應和調整，正是這些回應和調整讓我們不斷豐富著徐光耀先生的檔案資料，也正是這些回應和調整，讓我們將一條條線索轉化成了征集的成果。

征集工作的復雜性體現在工作的每一個環節，怎樣在合法合規的前提下，最大限度地將體現河北歷史根脈和文化風貌的珍貴檔案資料征集進館，豐富館藏內容，調整館藏結構，建設具有河北特色的檔案館，是我們一直要追尋的。