行政事業單位固定資產內部控制分析

文/王芳（江西省萍鄉市上栗縣人力資源和社會保障局）

行政事業單位的固定資產是單位推動各項工作正常開展的物質基礎，固定資產管理水平一直受到國家重視，單位只有健全固定資產的管理流程，推動固定資產管理機制正常開展，才能保障固定資產實現保值與增值的目標，促使固定資產發揮應有的效益。

長期以來，很多單位存在重資金、輕資產的問題，固定資產沒有得到有效管理，還存在固定資產流失、使用效率低下等一系列問題，甚至滋生腐敗。當前我國不斷強調加強對單位固定資產管理的重要性，再加上新政府會計制度明確固定資產管理與核算要求，單位在未來需要進一步優化固定資產管理流程，確保固定資產管理各環節得到有序管控，從而提高單位的管理水平。

一、行政事業單位固定資產的重要性

固定資產內部控制是一個動態的過程，行政事業單位通過固定資產內部控制體系的實施，能夠保障單位在固定資產管理的各環節更加規范。在采購流程，確保采購活動按照單位實際開展，滿足單位發展需求。在使用流程，保障單位的維修管理標準符合單位要求，促使資產達成管理目標。在資產處置流程，防范資產處置不規范產生的問題，促使處置更加合理。通過固定資產內部控制機制建立，能夠保障固定資產實現保值與增值目標，避免舞弊問題發生影響單位管理水平的可能性。

二、行政事業單位固定資產管理的問題

（一）采購管理不完善

首先，在采購之前很多單位沒有針對固定資產使用的必要性進行分析，在采購之后可能閑置或使用效率低下，部分單位甚至在采購過程中存在違規操作的問題。其次，在采購驗收環節很多單位的驗收工作流于形式，沒有針對驗收全過程建立完善的管控流程，也沒有成立專門的驗收小組開展驗收，容易導致驗收不規范的問題產生。

（二）日常管理不完善

首先，很多單位不重視固定資產的清查機制，沒有針對固定資產管理工作具體要求進行細致分析，也沒有建立專門的清查小組，在固定資產清查的過程中沒有針對清查發現的問題制定處理對策，容易導致單位的管理體系不合理。其次，部分單位沒有針對固定資產加強維護，沒有健全固定資產的維修計劃，可能存在固定資產提前報廢的問題。

（三）處置報廢不完善

首先，部分單位固定資產處置環節不規范，在處置時沒有明確處置的具體要求與處置責任，沒有針對處置的必要性和合理性進行細致分析，不利于改進固定資產管理工作的效果。其次，部分單位的固定資產處置不及時。部分單位固定資產存在大量閑置且堆積的問題，無法滿足單位管理工作開展的需求。

三、行政事業單位固定資產內部控制對策

（一）固定資產內部控制目標與原則

第一，明確固定資產內部控制目標。固定資產內部控制目標是對單位的各項固定資產管理流程進行全面梳理，并在此基礎上發現存在的不足之處，從內部控制的視角對固定資產管理各環節存在的問題進行優化與完善，提高單位內部人員的責任意識與專業素養，改進人員管理機制。

第二，明確固定資產內部控制原則。單位的固定資產作為單位資產中的重要組成部分，需要通過明確內部控制原則，保障固定資產發揮應有的效果。首先，權威性原則。單位的固定資產遍布于各部門，各部門的工作都離不開對固定資產的使用，單位需要對固定資產進行全過程管理，對各項資產進行全方位的清查與登記。同時對于固定資產的采購、驗收、使用、處置等各環節需要進行全面管控，健全管理活動的規章制度，防范管理不當產生的風險，并要求全體成員都主動參與到其中，發現管理風險并化解風險，提高內部人員的資產管理意識[1]。其次，重要性原則。固定資產管理涉及單位內部的各管理環節，單位需要針對重點的環節進行重點管控，針對采購、使用、處置等環節進行重點管理。再次，制衡性原則。單位的固定資產內部控制貫穿于單位管理的各環節，任何一個環節出現問題都可能產生巨大的風險，因此固定資產管理需要滿足制衡性原則，確保各環節實現相互制約、相互監督，防范風險發生的可能性。

（二）固定資產內部控制思路

1.改進采購管理

第一，優化采購前的管理。首先，行政事業單位的固定資產必須要按需采購，不能片面追求資產的更新以及資產的配置，需要全面分析單位實際，在申請固定資產采購時需要對各類設備的性價比進行分析，在確定資產用途的情況下選擇恰當的資產，避免采購之后閑置導致資產浪費的問題。需要分析資產使用的價值以及是否能夠在單位內部持續使用，若僅在單位內部短期使用而后期沒有較大的使用價值，則應該考慮租用設備或和其他單位借用設備。同時對于打印機等設備，應該在單位內部由不同部門之間共享，從而節約資源。其次，在采購固定資產的過程中，單位需要確保固定資產的采購工作得到有序審批，通過完善審批制度對固定資產采購的必要性細致分析。在采購過程中，采購工作要經過部門負責人、單位管理層逐級審批之后，分析采購是否具有必要。對于大額的固定資產采購，還需要開展集體決策。對于審批過程不嚴肅而產生的違規采購行為，應該及時制止并進行問責[2]。再次，在采購的招投標過程中，需要確保采購程序合規，并促使采購環節得到審計、紀檢等部門的有效監督。對于招投標的相關文件需要由專人保管，若信息泄露需要追究保管文件人員的責任。在招投標過程中，對于違規行為需要建立舉報制度，對于舉報查實的要對舉報人員進行獎勵。

第二，完善固定資產的采購驗收工作。固定資產在采購之后，單位需要加強驗收，防范驗收流于形式的問題。在驗收時可以成立專門的驗收小組，確保驗收小組的人員具有專業素養，由驗收小組對招標文件進行分析，并判斷設備規格、型號等方面的情況，確保驗收小組的人員具有專業能力，避免驗收之后固定資產閑置的問題。在驗收時，需要對固定資產的各類參數進行分析與判斷，檢查設備性能是否達到要求，驗收通過后驗收人員需要在驗收報告上簽字，防范隨意驗收的問題，確保簽字完整且正確，保障驗收單填寫規范，如果后期發現問題需要對驗收人員予以問責。

2.完善日常管理

第一，重視固定資產的清查。首先，定期對固定資產進行盤點。很多單位的固定資產規模大、種類多，固定資產分布在不同的部門，在每年單位應至少組織一次全面盤點，在全面盤點過程中需要對盤點工作進行監督，產生應有的清查效果。在盤點之前，單位需要成立固定資產的清查小組，由財務部等部門的成員參與到其中，檢查各項固定資產使用情況以及是否閑置，并判斷固定資產是否存在賬實不符的問題。清查小組的成員需要相互監督，明確工作職責，并針對盤點過程中發現的問題探討改進對策[3]。其次，完善盤點前的計劃及盤點后的處理。固定資產在盤點工作之前需要由使用部門自查，分析固定資產的使用情況，根據固定資產的自查情況列出表單，部門負責人核對之后提交給單位的固定資產管理人員，之后盤點小組再次核對與檢查。固定資產進行清查包括小范圍檢查與大范圍盤點，單位對于小范圍的盤點需要制定計劃進行，不能影響單位正常的工作。小范圍檢查是各部門自查后，對重要固定資產重點核查。大范圍的檢查需要對所有的固定資產進行全面檢查，細致分析設備型號、規格等是否相符，并判斷是否存在限制或損壞的問題。在盤點結束之后，對于所發現的問題需要制定有針對性的解決措施，并加強問責，防范檢查發現問題之后管理不到位的可能性。再次，優化對固定資產的盤點流程。在固定資產盤點之前，單位的固定資產管理崗位和財務部應聯合各部門組成固定資產清查小組，明確盤點計劃，在盤點時需要重點關注資產閑置狀態，對閑置但未申請處置的資產要求使用部門的負責人說明原因。在盤點工作結束之后，需要召開結果討論會，探討盤點過程發現的問題并制定解決對策。例如A行政事業單位在固定資產清查的過程中，通過梳理各部門的工作職責，讓各部門在工作過程中能夠有效落實自身的工作要求，并結合各項工作的重要性進行評分，分數為1至5分，分數越高代表越需要相關部門予以重視（表1）。

表1 A行政事業單位資產清查任務表

第二，重視固定資產的維修。首先，加強對相關崗位人員的培訓。部分單位在工作過程中可能會使用精密儀器設備，這類設備的操作較為復雜，操作人員在操作之前必須加強專業培訓，規范設備操作方式，促使其能更為熟練地操作設備，并且聘請專業人士或廠家到單位內部進行專門的指導，對于相關操作人員操作情況開展考核，以保障精密儀器設備得到正確操作與使用，防范操作不當導致設備故障或提前報廢的問題。其次，優化對固定資產的維修流程。單位需要針對固定資產健全維修管理機制，對于精密的設備需要建立設備檔案，逐日填寫使用情況與設備狀況，設備出現問題時需要查明原因并進行統計。針對精密設備需要進行定期與不定期的檢查，結合設備的使用情況對操作人員開展考核。在相關設備交接的過程中，需要完善交接制度，并做好對交接過程的監督，以便設備出現問題時能夠及時明確責任。同時，單位需要完善固定資產的維護計劃，建立固定資產執行過程的監督分析機制。單位需要將固定資產的故障以及可能出現的問題梳理成清單，當故障發生之后需要明確成因并采取對應的措施，避免未來同樣問題再次發生的可能性，針對不可控的故障應該制定應急預案。此外，在固定資產大修時需要上報單位的管理層，對于大修的可行性進行論證，不僅需要關注大修的經濟效益，還需要關注社會效益，選擇恰當的方式實現對大修的管理。

3.優化處置工作

固定資產處置是固定資產管理的最后一環，固定資產處置環節存在問題將產生較大風險，甚至發生不必要的舞弊行為。首先，針對未經審批的報廢或處置不及時導致資產大量閑置的問題，需要查明原因并追究責任。對于處置獲得的資金需要及時提交國庫，避免私設小金庫的問題。同時單位的領導層需要加強對處置工作的管理，在處置環節需要召開會議，針對處置工作的必要性和合理性進行探討。對于待處置的固定資產需要指定專人進行管理，并針對處置不及時、處置不規范的問題加強監督力度，完善舉報渠道，針對舉報的問題及時追究相關人員責任。對于處置效果較好的主體需要予以一定獎勵，從而提高管理的規范性。其次，加強對固定資產處置的審計。單位需要提高審計力度，針對不合理的設備出售或非常規的設備報廢等需要加強專項審計，對于處置或報廢不當的需要追究責任，通過加強審計力度，能夠在一定程度上規范處置合規性，減少處置過程中舞弊的問題。再次，提高處置的時效性。單位在開展固定資產管理中，對于沒有繼續使用價值的固定資產需要及時處置，防范由于單位人為處置較為麻煩而將大量沒有使用價值的固定資產堆積的問題，對于沒有及時處置的需要追究責任。單位領導要發揮帶頭作用，針對處置環節加強管理，確保處置工作的要求得到有序執行。

（三）固定資產內部控制優化建議

第一，提高單位員工對固定資產管理的重視。單位要讓全體員工認識到固定資產管理工作的重要性，才能在管理環節落實管控的具體要求。因此單位需要加強對人員的培養和教育，通過建立一套完善的培訓機制，促使固定資產內部控制的活動得到嚴肅執行。單位員工需要認識到固定資產管理和自身工作息息相關，只有全體成員都主動參與到其中，才能保障固定資產管理的要求有效落實。因此單位需要提高固定資產管理水平，加強對全體員工的培訓與教育，促進固定資產管理的要求有效落實。

第二，優化人員管理機制。行政事業單位在內部要加強對人員的管理，由專人負責對固定資產管理，要求固定資產管理人員具有專業的管理知識和職業素養。長期以來，很多單位認為固定資產管理崗位是二線崗位，僅由臨近退休的老員工負責開展，其固定資產管理專業素養不足。在未來需要加強固定資產管理崗位的配置，讓具有工作能力的年輕員工參與到其中，保障固定資產管理的各環節得到嚴肅落實，并且要求固定資產管理人員定期到單位的各部門輪崗了解各部門工作的實際，促使固定資產管理工作更加細致。

第三，完善固定資產內部控制的預算管理。單位在開展采購之前，需要通過預算加強控制，確保固定資產采購得到有效規劃。單位在開展固定資產預算時，不得以增量預算進行編制，必須要以零基預算編制，充分分析固定資產采購的需求及單位的實際情況，在此基礎上編制預算，防范固定資產預算管理不嚴肅導致固定資產采購計劃不合理的問題發生。

第四，加強風險控制。單位需要認識到固定資產管理的風險，對于單位固定資產價值較高、數量較多的區域需要換結實的防盜門，嚴格限制人員進出，防范設備丟失的問題。同時單位需要由財務部、資產管理崗的成員組成風險評估小組，針對固定資產管理工作存在的風險以及使用的安全隱患進行全面排查，分析哪些環節可能存在風險以及風險成因，并結合風險制定風險管理系統，實現對風險的有效防范。風險評估小組需要對單位的資產使用部門開展培訓，包括風險分類標準、風險應對策略等方面，要求相關人員了解固定資產管理風險，認識到風險管理不當可能導致的危害，并針對所存在的問題進行匯總，結合風險的影響程度以及嚴重性制定完善對策，并針對不同風險采用降低、規避、解決等方式實現對風險的應對。

四、結語

固定資產在行政事業單位的管理體系中發揮著不可替代的作用，但是很多單位的固定資產管理體系還存在不完善之處，內部控制機制也不夠合理，在固定資產內部控制流程中存在一系列不足之處有待改進。行政事業單位在未來發展中，需要認識到固定資產管理的具體要求，結合內部控制理論體系，針對固定資產管理機制進行分析，保障固定資產得到有效管控。在未來發展中，除了本文所研究的理論，相關單位還需要不斷改進固定資產管理的問題，制定更為科學的管理機制。