淺談企業人員優化過程中如何做好用工風險管理

文/宋麗華（家利物業管理（重慶）有限公司成都分公司；和記黃埔地產（成都）溫江有限公司）

企業為應對經濟危機，提高市場競爭力，通過人員裁減人員，優化企業人力資源結構，但是在人員優化過程中，由于人員變動，企業容易出現用工風險，一旦出現用工問題，不僅對企業生產經營產生影響，也會增加企業壓力。近些年，我國對企業用工提出了更高標準，企業在進行人員優化過程中更需要做好人員管理，減少人員裁減、調動產生的用工風險損失，保護好勞動者權益，強化企業法律義務。

一、背景

當前，企業、員工、政府、社會等方面需要提前做好用工風險管理，具體體現在以下幾方面：

（一）企業層面

近些年，在全球經濟影響下，各國經濟受到影響，整體呈現下行態勢，發展趨勢不好。企業經營面臨巨大的壓力和沖擊力，盈利能力減弱，經營困難，為實現自保，各大企業紛紛采取精簡組織機構和優化人員的措施，以求降低運營成本，保持企業可持續發展。而作為社會個體的員工，生存壓力加大，更力求最大化地利用法律、輿論維護自身經濟利益。在此背景下，勞資矛盾加大，勞動糾紛增多，企業因勞動用工糾紛產生的用工風險成本呈指數增長。同時群體性勞資糾紛的發生，帶來企業負面社會輿論，使企業社會形象受損，品牌效應下降，導致部分客戶群體流失，在嚴峻的經濟形勢下，對維持企業獲利能力無疑是雪上加霜。所以從企業層面看，迫切需要提前做好用工風險管理[1]。

（二）員工層面

作為員工，雖然以弱勢群體的角色，獲得更多法律支持和斜傾，但大多數企業將有過仲裁案例發生的員工定為風險候選人，在作出是否錄用選擇的評估決定時，此項因素往往加入減分項，這類員工在職場求職難度加大，時間和機會成本同時增加。因此，提前做好用工風險管理，降低勞資糾紛發生率，也有利于降低員工求職難度。從員工層面看，也需要提前做好用工風險管理。

（三）政府層面

從政府層面看，仲裁案件急劇增加，導致政府各級仲裁部門工作人員工作不堪重負，造成社會資源的浪費，做好用工風險預控，有利于減輕政府工作人員仲裁庭審壓力。

（四）社會層面

勞資糾紛審判中，企業往往作為強勢方，獲得法律支持少，加大了企業政商環境壓力，降低了企業投資意向，一定程度上也會影響社會經濟良性發展。

綜上分析，在當前階段提前做好人員優化過程中用工風險管理，有非常重要的意義。

二、人員優化的形式

根據《勞動法》《勞動合同法》等相關法律、法規規定，當前企業常用人員優化形式有以下幾種：

（一）協商一致解除

根據《勞動合同法》第36條規定，用人單位需要與勞動者協商一致解除勞動關系，只要企業與員工能夠自愿達成一致即可解除合同。解除時，需要明確法律依據，保證程序合法，在此過程中，企業HR需要明確表示協商處理，就員工補償等方面作出商討，做好成本預算[2]。企業與員工達成一致后安排人員做好工作交接，之后結算支付薪資，并予以適當經濟補償，最后解除勞動合同，辦理檔案和社保關系轉移工作，備案合同文本和電子檔案。

（二）勞動合同到期企業不續約

根據《勞動合同法》第44條第1項規定，勞動合同期滿，勞動合同終止。用人單位若是在勞動合同到期不續簽則需要予以經濟補償，單位維持或提高勞動合同約定條件續訂勞動合同而員工不續簽則不予經濟補償，但是若單位降低勞動條件而員工不續簽則單位需要予以經濟補償。

（三）員工不勝任解除

根據《勞動合同法》規定，企業根據規章制度、員工考核結果和員工工作表現等支持認定員工是否能夠勝任崗位工作，若是無法獲得支持則認定勞動者不能勝任崗位工作，在培訓、調整后仍無法勝任則用人單位可以提前30日書面通知勞動者解除勞動合同，或是額外支付勞動者一個月工資后解除勞動合同。當前用人單位以勞動者不勝任工作而解除勞動合同的現象比較多，企業在人員優化中采取這種形式需要做好處理工作，保證雙方各自合法權益，避免勞動糾紛。

（四）勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化致使勞動合同無法履行

《勞動合同法》第40條第3項規定，勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化，致使勞動合同無法履行，經用人單位與勞動者協商，未能就變更勞動合同內容達成協議的用人單位提前30日以書面形式通知勞動者本人或者額外支付勞動者一個月工資后，可以解除勞動合同。

這也是當前經濟情況下企業用得比較多的一種人員優化形式。實踐中“客觀情況發生重大變化”很不好把握，很多企業因法條標準把握不當，在以此條為依據優化人員后發生仲裁、法院訴訟案件敗訴，付出高昂的雙倍賠償金。所以實踐中我們一定要特別留意，重點把握是否“客觀”“勞動合同是否能夠履行”以及企業是否存有惡意等因素。

（五）經濟性裁員

根據《勞動合同法》第41條規定，企業實行經濟性裁員，需要裁減20人以上或不足20人但占企業員工總數10%以上的，需要提前30天向工會或全體員工說明情況，聽取工會或全體員工意見后，裁減人員方案報勞動行政部門備案。裁減方案包括裁員原因、裁員名單，明確時間、流程以及補償方式等內容。[3]。

以上形式人員優化，都需要企業按《勞動合同法》第47條、第97條規定支付經濟補償金。

三、企業人力資源部門可以做哪些工作

（一）熟悉法規，準確掌握法律依據

作為人員優化工作的執行部門，人力資源部門工作人員需要具備非常專業的勞動法律法規知識，精通《勞動合同法》《勞動法》等相關法規，便于在人員優化溝通中熟稔運用法律支持。

（二）提前與仲裁、法院、勞動行政部門溝通，獲得支持

企業人力資源部門應積極參與政府仲裁、法院、勞動行政部門組織的各種法律學習與培訓，適時學習其裁案依據，檢討修訂企業內部員工管理制度，同時借此契機，與政府部門建立良好關系，以獲得員工優化過程中專業部門專業指導，使人員優化工作獲得法律權威支持，執行過程中也更容易被員工接受和理解。

（三）與業務部門溝通，取得一致支持

在此過程中，需要做好兩方面的工作，一方面是持客觀公正、專業的態度，準確審核判斷業務部門所提出的優化崗位及優化人員是否是企業當前發展階段確需裁減的部門、崗位及人員，保留企業后續發展的核心部門和核心人才，防止業務部門利用此機會拉幫結派，結造貪污受賄或損害企業利益的人員網絡，為企業造成更大的經濟損失[4]。另一方面，與業務部門溝通，掌握擬優化員工當前情緒狀態，工作績效實際情況，為后續溝通準備令員工可接受的理由。

（四）準備書面證據，包括員工信息、解除文件、補償文件、離職結算文件

掌握充足全面的書面文件，溝通過程中更能應付自如，增強在與員工溝通過程中的主動權，降低溝通難度。同時，也便于與員工快速地簽署相關法律協議文件，縮短員工猶豫期。

（五）提前做好公司資料信息安全管理，包括電腦文件備份、郵箱鎖定準備等

此項工作主要為防止員工情緒失控，刪除影響公司核心業務的電子文件、數據，或利用公司郵箱向社會公眾發布負面信息，或在公司內部造成負面輿論效應，為公司造成重大經濟、名譽損失，或為管理者造成精神、身體傷害 。

（六）確定面談地點、場地、面談參與人員、面談思路及沖突應對方案

面談地點一般為獨立于辦公區域的會議室，面談場地有錄音監控、場地為封閉的小型會議室，會議室以木質圓桌、皮椅為佳，備有一次性紙巾、紙杯或小瓶塑料瓶裝水，燈光柔和。

面談參與人員通常為業務部門負責人、員工直接上級，人力資源負責人或人力資源工作人員。面談人員在事前要對面談內容作溝通和分工，確定一位溝通主持人員，探討員工可能的疑問，預先做好準備，對員工可能出現的情緒和過激行為做好應對方案。溝通主持人員必須為參與整體方案準備人員，熟悉法律法規，接受過員工溝通技巧專門培訓。

（七）面談

面談過程是面談人員專業知識、法律知識、心理學知識、談判知識、溝通技巧等綜合技能充分展現和博弈的過程，直接決定著人員優化工作的最終成果，也是人員優化工作中最難圓滿完成的一個環節。也正因如此，行業內有很多對此過程專門研究的方法和專業書籍，例如采用柔性溝通方式，面談時需要避免被干擾，選擇咖啡廳等良好面談環境，避免發生沖突，影響其他員工，根據面談時間長短和深入程度調整談判技巧，積極傾聽員工意見，并咨詢不清楚情況，適當保持沉默讓員工自助思考。在了解員工情況的基礎上注意離職員工性格特征，從小細節之處把控對象心理，預期反應，選擇面談切入方式，并避免過程冷場、激化等。為提升面談成功率，作為人力資源工作者可參與學習和訓練，在此不做過多闡述[4]。

（八）離職手續辦理

優化員工離職手續辦理，包括失業保險待遇領取指引等，需指定專門人員陪同，快速辦理，盡可能縮短優化員工在公司滯留的時間，如果可以，可為優化員工作新工作的引薦。

四、案例分享

（一）案例一

2015年，某地產公司因工程項目逐漸竣工交付，需優化現場工程師10人。公司以“勞動合同訂立時所依據的客觀情況發生重大變化致使勞動合同無法履行”與員工協商解除勞動合同。

2015年政府已開始對房地產市場啟動調控，該公司已減少地產行業的投入，在當地無新項目，原有工程項目陸續完工。人力資源部與管理層和工程部仔細溝通后達成共識，優化工程人員已為該公司此階段組織發展必須開展的工作。接下來，人力資源部與工程部負責人，就每一位工程人員的工作內容、在組織架構的貢獻及個人綜合技能進行分析，以保留核心員工和最合適員工的原則，擬定了優化員工名單，并就優化的法律依據和補償方案與政府仲裁部門討論，制定最終補償方案獲公司管理層批準。在部門主管會上，向各位主管公開透明地闡述公司工程進度及公司在當地市場的發展計劃，要求各主管向員工傳達，必使每位員工清晰地了解公司發展狀況。以上準備完成后，確定于2015年6月最后一周的周五與員工面談。

面談前一天，人力資源部完成所有文件準備，包括協商解除合同通知書、解除合同通知書、補償金、員工個人信息表、待崗文件等。周五上午9時，人力資源部和工程部主管經理攜所有文件前往預訂的辦公室準備面談，由工程部秘書按人力資源部要求逐一通知優化人員到場。面談過程中，人力資源經理及時將面談情況傳遞給下屬，根據面談情況決定是否通知IT關閉電腦系統。因準備充分，員工都可獲得法律規定的補償，整體人員優化面談均比較順利，唯有一位員工不接受協商方案，要求2倍補償方案。經反復溝通，該員工均不接受，人力資源部和工程部兩位主管經理立即啟動備選方案， 告知員工因生產經營變化，無法提供合適的崗位，員工只有回家待崗，領取待崗工資。后該員工經過周末兩天的考慮，于接下來的周一簽署了協商一致解除合同的協議，并接受公司補償方案。此案例實踐提示我們，做好充分準備，合法、有理、有序是保障人員優化順利達成目標、降低用工風險成本的關鍵。

（二）案例二

2022年，某物業公司因項目丟失，經營成本持續增加，公司各項目虧損，啟動人員優化項目，負責人向總經理提出，為減少虧損，建議以公司丟盤為契機，優化人員，并提出了優化名單。

人力資源部接到總經理和項目的意見后，未做仔細思考，便接受項目建議，優化人員以維修、秩序維護監管人員為主，甚至提到了專業負責經理。當人力資源部按法規給予第一批優化人員補償離開后，發現公司從上至下，以維修、秩序維護管理員工為主，紛紛申請被優化，未達成要求便消極工作，項目服務品質持續下降，業主意見越來越大，各項目虧損持續加大，負面信息愈傳愈多，丟盤風險越來越大。

面對以上現象，人力資源部開始仔細檢討。經仔細分析了解，發現人員確實有優化空間，但優化員工工作已變成了某些人排除異己、脫離公司監管的手段。人力資源部及時止住優化工作，向總經理提出了改善管理的措施，將人員優化調整為加強員工的考核、監督和管理，召開員工會議，闡明公司當前工作目標，提升員工工作效率，并組織供應商會議，要求供應商配合提升服務品質。經過一系列的強勢推進，現場服務品質明顯改善，業主滿意度亦獲得提升，公司也止住了支付大額補償成本的風險。

以上案例實踐提示我們，作為人力資源管理者，要想做好人員優化，必須要以全面、客觀、公正、專業的角度審視優化方案的利弊，錯誤的人員優化可能給企業帶來更大的用工風險損失。

五、結束語

綜上所述，企業發展過程中，需要認識到勞動者對企業的重要性，認識到企業違法違規的風險。在當前社會和經濟背景下，企業在應對經濟風險開展人員優化工作時，要做好人員安排，規范勞動用工管理工作，降低用工風險，促進企業發展。