企業備品備件信息管理系統建設研究
——以卷煙廠為例

韓間坤 祝小瑛 潘志洪

（江西中煙工業有限責任公司廣豐卷煙廠，江西 上饒 334600）

一、引言

在卷煙廠的生產建設中，各種備品備件不僅種類豐富，規格型號不同，而且應用數量眾多，這就使卷煙廠的備品備件管理工作較為復雜麻煩。而傳統通過人員手動記錄的模式不僅工作效率低，且準確性也無法得到保證，同時也不能做到有效的監督和信息共享。備品備件信息管理系統的建設目的就是通過在管理中加入信息技術，有效提高卷煙廠工作效率，讓備件管理清晰明了，也避免了因人員操作而出現的誤差，達到了備品備件管理操作的工作效率及質量雙提升。

二、相關理論概述

（一）信息管理系統的概述

從管理系統控制論的層面來說，信息管理系統應該普遍存在于組織之中，為管理者做決策時提供信息收集、存儲、加工、檢索、傳輸和系統輸出，即任何組織都應存在一個信息管理系統。

從信息管理系統項目建設提出、計劃、調研、評估、可行性研究、決策、設計、架構到建設核驗等一系列活動中，涉及卷煙廠的備品物資管理、質量管理、時間管理、采購管理、費用管理、風險管理、溝通管理、人力資源管理以及綜合管理等多方面工作。

從管理者以及系統可以發揮作用的角度來看，可以將這些備件管理信息分為靜態信息和動態信息。其中，靜態信息就是指具有成果性、結論性屬性的信息，典型的如采購產品入庫驗收記錄、材料檢驗報告等，其關系到能否成為卷煙廠生產加工以及日后備品備件的維護提供足夠的數據依據。動態信息指的是具有階段性、指令性屬性的信息，典型的如通知發函，進度及其分析結論等，其關系到能否成為卷煙廠生產加工各階段的承上啟下，關系到卷煙廠管理內部與外部的溝通、協調與決策，由此得出大量的備品備件信息需要得到有效管理。

（二）備件信息管理系統架構的特點

卷煙廠備品備件信息管理系統除具有信息整合的特點外，還有以下六個特點：一是內容構成的繁復性。一項信息管理系統的完成往往是多部門數據信息溝通整合綜合成果。二是備品備件數據信息來源的廣泛性。信息管理系統涉及諸如設計、設備、物資、采購、財物、運營等各個單位或部門。三是備品數據信息形成的階段性。大致可分為前期準備階段、備件信息管理系統架構設計階段、備件信息管理系統架構施工階段、建設核驗階段和使用維護階段五個階段。四是備品備件信息管理系統產生時間的延續性。隨著整個備品備件信息管理系統的進展而逐漸產生，并一直延續到備品備件信息管理系統驗收后的使用、管理和維護階段。五是信息數據使用的頻繁性。備品備件信息管理系統各階段產生的信息都具有承上啟下的作用，各個部門、各個管理方面的信息都有其關聯性。六是信息管理的合法規范性。必須以現行資料管理的規范、標準為基礎，結合國家及地方的有關法律、法規和行政規章以及煙草局對卷煙廠備品備件數據信息的具體要求而開展。

（三）應用備件信息管理系統技術的必要性

目前，卷煙廠備品備件信息管理大都采用傳統的管理手段和方法，因而普遍存在以下三個方面的問題：一是卷煙廠各個部門在不同階段形成的備件數據信息不能及時共享，不能大量儲存、快速處理和傳遞信息，各部門之間缺乏數據信息的協調和溝通；二是大量動態數據質量，以及相關質量參數采集困難；三是備件數據信息檔案，文件整合、查詢、保存、重復利用管理不善，因而在工程質量管理過程中，必須用現代信息技術來緩解和解決這些問題。

（四）應用信息技術的意義

首先，卷煙廠備品備件信息管理是一個復雜的系統工程，各個環節都包含著大量的數據信息，從而通過信息技術對這些數據信息進行采集、存儲、分析，為卷煙廠備品備件數據信息質量管理提供充分的信息支持。

其次，企業的經營生產數據資料多為紙質形式，不利于數據資料的長久保存和查詢，而通過數據庫技術，可以建立備品備件數據資料電子文檔，以利于實現備品備件資料的及時歸類和快速檢索。

再次，卷煙廠備品備件信息管理系統的建設需要各參與部門建立良好的信息共享和傳輸機制，通過建立卷煙廠備品備件信息管理平臺，借助網絡實現各參與部門之間的數據信息通訊和傳輸，可以促進各部門之間的協調和溝通。

最后，備品備件信息化是卷煙廠管理信息化的一部分，也是卷煙廠管理的基礎，通過建立備品備件信息管理系統，可以有效地推進卷煙廠管理信息化工作的完善。

三、卷煙廠構建備品備件信息管理系統的實施路徑

卷煙廠加強內部的管理信息交換和信息資源共享，就需要建立更加高效快速的信息管理系統，具體可以從以下幾個方面入手。

（一）建立供應商管理體系

建立供貨商檔案。對供應商信息進行處理，通過大客戶信息與本廠備件管理信息的交叉對比，建立供應商評價體系，從供貨商的價格、質量、服務等多方面多角度多維度的綜合分析，為價值比價提供依據。

對于供應商管理系統應該以為企業充分服務為前提，可以從質量、技術、價格、服務等各個方面進行認證考核。并且，在認證之前，卷煙廠相關各部門必須進行交流溝通。

想要建立完善的供應商管理信息系統，就需要制定明確的操作準則、操作目標、操作流程，以便于及時更新信息，這樣才能充分地提高企業的工作效率。

（二）健全數據垂直的庫存信息系統

備品備件庫存管理的主要功能是記錄入庫、出庫盤點等物資數據庫存詳細信息。要明確統一管理備品備件庫存的每一次出入庫及盤點情況，提高備品備件庫存管理效率。根據市場需求，確定生產和加工過程中經濟合理的備件儲存量的管理工作。備品備件庫存管理通過信息聯網管理對下屬各個部門備品備件庫存進行分散管理統一調配。通過建立各個備品備件供應商協調關系，實現備件超市的管理思路，以便達成節約采購成本，優化平衡備件數據庫存資金。

（三）完善備品備件產品編碼標準化管理

備品備件存貨編碼是卷煙廠備件數字化管理的基礎，是供應鏈系統中各種數據信息最主要的標識和特征。同時，備品備件數據管理是備件信息的供應管理、信息化建設以及標準化建設的基礎工作，其編制是否科學，直接影響企業生產所需備品備件管理的安全性、及時性。

備品備件的采購、驗收、盤點、儲存等工作極為反復，若以備件數據存貨編碼代替文字的記述，可使備件數據系統的管理簡便又省事，工作效率大為提高。在此基礎上可以進一步利用數據信息化進行標準化管理，可使各部門提高工作效率，各種備件數據資料傳遞迅速、各部門意見溝通更加容易而且所有備件數據編碼可以查核。因此數據更加正確，以此達到高效工作的效果。

（四）對備件工作鏈實施全覆蓋

卷煙廠備品備件的數據管理工作信息量大，牽涉管理層面廣，業務流程復雜，通過備品備件信息管理系統，有機地整合數據，可形成全面覆蓋備件工作鏈的信息管理系統，全面跟蹤生產業務流程，使卷煙廠日常生產工作效率得到充分提升。

（五）構建備品備件信息系統

如何構建這個備品備件信息管理系統，從而實現信息管理系統管理目標的有效運作，可以參考以下方式。

信息管理系統采用b/s+c/s混合體系結構，同時結合php等數據技術。信息管理系統實現的主體部分可采用c/s結構，信息管理系統前端開發工具可選用Powerbuilder 10，信息管理系統后端數據庫系統選用Oracle 9i enterprise，集傳統的主機集中是體系結構和微機文件數據服務器的長處，同時具有前端豐富開發平臺的支持和強大的后端數據庫服務系統，針對日益復雜的數據信息系統，充分發揮了數據系統結構在安全性、保密性和響應速度等方面的工作優勢。

備品備件信息管理系統服務器配置可為apache2.4.1+php5.4.6，后端聯機的數據庫為了和與c/s部分實現數據共享，可使用同為Oracle 9i enterprise數據庫，以此達到利用其數據訪問范圍廣、操作簡單的特點。備品備件信息管理系統采用b/s+c/s體系結構既彌補了二者的不足，又充分發揮了b/s與c/s體系結構的優勢。并且充分考慮到卷煙廠各個部門方便操作的同時，也使得數據系統更新簡單，維護靈活。

四、卷煙廠構建備品備件信息管理系統的模塊分析

（一）系統模塊構建

備品備件信息管理系統，運用先進的信息整合處理技術，通過對卷煙廠備品備件采購管理出庫全過程中的信息采集、加工和分析，為卷煙廠日常生產管理工作提供依據，實現各部門之間的信息共享。備品備件信息管理系統的開發和數據應用主要部分包括：立項、設計、架構、驗收使用、后期維護以及過程中的信息數據采集和存儲，同時建立完善的備品備件資料信息庫，實現卷煙廠各部門信息快速查找和更新；實現各部門之間的信息傳輸和分享；完成各部門工作數據資料的歸類，實現備件數據資料的輸出及打印，為卷煙廠管理提供決策支持。

1.系統模塊架構

系統管理模塊架構是為了實現對數據信息的管理，所以可以對各個部門設置不同的權限和狀態，比如設置可以進行增加、刪除編輯相關負責的備件數據等操作，用戶登錄系統后可以修改密碼。重點是系統后臺管理人員可以通過系統發布通知或公告，從而提升了相關部門聯合應用系統提高工作效率。

2.基礎數據管理模塊

第一，可以對各種備品備件信息進行數據編碼，為每一類備件生成唯一編碼，就可以在系統數據庫中對卷煙廠備品備件進行添加、刪除、編輯和形成表格等操作。

第二，可以打印備件條碼，以此對備品備件庫存位置進行編碼，為每一個庫存位置指定唯一編碼，就可以在系統數據庫中對卷煙廠備品備件進行添加、刪除、編輯和形成表格等操作，以此方便后續備品備件快速的出入庫管理。

第三，可以打印供應商貨位條碼。對卷煙廠備品備件供應商進行編碼，為每一個供應商指定唯一編碼，可以在系統數據庫中對卷煙廠備品備件進行添加、刪除、編輯和形成表格等操作。

3.備件領用申請模塊

備品備件的維護維修人員可以通過系統提交生產領用申請，系統自動生成相對應備品備件數據條形碼標簽。通過打印標簽給備品備件貼上條形碼標簽以方便后續進行出入庫信息的管理。

4.出入庫信息管理模塊

可增加出入庫信息管理模塊，可以設置以下功能：掃描備品備件的條碼入庫，庫存數據自動增加。有領用申請時，掃描備品備件的條碼出庫，庫存數據自動減少，可以對備品備件的出入庫信息進行查詢、統計及形成表格等操作。同時可以區分備品備件的正常生產使用出庫，以及備件的損毀退貨出庫及報廢出庫等不同的出庫方式。

（二）相關模塊管理

可設置對于備品備件進行生產領用確認，同時增加系統自動化提醒功能，確保日常生產備品備件維護更換的及時性。

對于價值較高備品備件的平均使用周期、平均生命周期、平均庫存周期，能將查詢結果形成相應數據報表。對于庫存查詢，也可以根據備品備件基本信息以此方便查詢卷煙廠備品備件的實時庫存情況，并能同時將查詢結果形成相應報表?？梢詫丛陆Y轉的備件庫存數據，可通過生成月度出庫報表和生成月度報廢報表，以方便日常生產管理。

五、卷煙廠備品備件信息管理系統建設的實踐效果

（一）信息數據層面實踐效果

備品備件信息管理系統通過對備品備件系統數據采集器的數據進行實時記錄、匯總和統計，以及通過網絡能夠及時地反饋給相關管理人員，實現生產數據的信息共享。

（二）備品備件信息管理系統實踐效果

通過對卷煙廠備品備件信息管理系統的使用，可以追蹤備品備件的生產使用周期，對于備品備件使用情況做出統計結論，并能為備品備件新的采購計劃、維護保養提供數據支持；通過備品備件信息管理系統提交備品備件生產領用申請及系統自動提醒更換備品備件的確認，以此避免生產管理漏洞，縮短維護維修時間，為卷煙廠日常的管理服務提供有效保障。

（三）系統實踐效果優化思考

可以引入備件編碼電子化條碼技術，實現卷煙廠備品備件各個管理環節的數據采集自動化，從而提高工作效率，為加大資金流動性、合理的管理備品備件庫存提供數據支撐，使備品備件管理流程更加合理化，以及為企業日常的備品備件管理人員提供決策依據。

六、結語

綜上所述，卷煙廠通過建立備品備件信息管理系統，可以實現生產過程跟蹤，同時優化備品備件采購成本，及時準確了解備品備件采購動態，從而更好地完善備品備件采購流程。建立備品備件供應商體系，健全垂直的庫存備件數據信息系統，可以有效獲取備品備件庫存領取數據，加大資金流動性。

建立卷煙廠備品備件的存貨編碼電子化系統，可以提高各部門工作和使用效率，使得各部門之間的工作配合更加迅捷高效。根據備件消耗數據定額制定合理的備品備件消耗指標，利用卷煙廠備品備件的消耗對比手段使生產計劃更加精細化，從而使得生產定額指標不斷優化。

備品備件信息管理系統化管理是卷煙廠高質量發展的路徑之一，應充分利用卷煙廠的現有資源，不斷完善，將企業日常備品備件管理規范化、制度化。提高生產管理透明度，從而加快資金流動，使卷煙廠管理工作向著更優的方向發展，最終實現卷煙廠的利潤最大化。