財(cái)務(wù)共享服務(wù)下企業(yè)內(nèi)部控制研究

●李 昂

服務(wù)共享是指把需要多次投入、重復(fù)性高以及標(biāo)準(zhǔn)化的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，借助信息技術(shù)，根據(jù)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范化處理規(guī)則進(jìn)行流程優(yōu)化以及再造處理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)降本增效目標(biāo)。財(cái)務(wù)共享不僅會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)內(nèi)控環(huán)境，同時(shí)還會(huì)影響內(nèi)控活動(dòng)。所以，研究基于財(cái)務(wù)共享的企業(yè)內(nèi)控策略具有重要作用。

一、基于財(cái)務(wù)共享的企業(yè)內(nèi)控問(wèn)題分析

1.人力資源管理存在風(fēng)險(xiǎn)。職工極易出現(xiàn)職業(yè)倦怠感，存在離職率較大問(wèn)題。財(cái)務(wù)共享在員工任用方面具有嚴(yán)格要求，需要綜合考慮專業(yè)水平、業(yè)務(wù)技能以及其他因素決定是否任用，所以組織能力以及學(xué)習(xí)能力等均是合格職工所需素質(zhì)。然而財(cái)務(wù)共享模式所具有的標(biāo)準(zhǔn)化以及高效率標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化。共享中心人員日常工作和車間流水線工人類似，職工擔(dān)心自身專業(yè)技能可能因?yàn)殚L(zhǎng)期從事重復(fù)工作受到影響，因此不愿意長(zhǎng)期從事這項(xiàng)工作。同時(shí)，一些人員在財(cái)務(wù)部門工作了較長(zhǎng)時(shí)間，具備良好素質(zhì)，也具有晉升機(jī)會(huì)，然而進(jìn)入共享中心之后，其原有業(yè)務(wù)優(yōu)勢(shì)喪失，同時(shí)由于管理經(jīng)驗(yàn)不足，導(dǎo)致晉升機(jī)會(huì)不足，其在發(fā)展過(guò)程中可能會(huì)感到無(wú)法實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展，進(jìn)而會(huì)重新規(guī)劃職業(yè)生涯，導(dǎo)致共享中心存在嚴(yán)重的人員流動(dòng)問(wèn)題。

另外，部分職工工作量較大，并且身兼數(shù)職。財(cái)務(wù)部門一部分人員會(huì)分流至共享中心以及其他部門，使得原財(cái)務(wù)部門人員減少。這些繼續(xù)留在財(cái)務(wù)部門的工作人員不僅需要確保企業(yè)日常財(cái)務(wù)活動(dòng)的有序開(kāi)展，同時(shí)還要向其他部門工作人員解釋各種與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的問(wèn)題。因?yàn)橐胴?cái)務(wù)共享機(jī)制后，一些企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員與其他部門人員錯(cuò)誤地認(rèn)為財(cái)務(wù)部門工作量減少，進(jìn)而向財(cái)務(wù)部門攤派臨時(shí)性工作，使得基層財(cái)務(wù)人員需要處理大量工作業(yè)務(wù)，經(jīng)常發(fā)生身兼數(shù)職問(wèn)題，嚴(yán)重影響企業(yè)內(nèi)控工作。

2.信息科技造成信息安全風(fēng)險(xiǎn)。構(gòu)建財(cái)務(wù)共享模式過(guò)程中，需要科學(xué)技術(shù)提供保障。互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算平臺(tái)以及人工智能等技術(shù)充分保證財(cái)務(wù)共享。通過(guò)匯聚各項(xiàng)數(shù)據(jù)，讓共享中心變?yōu)閿?shù)據(jù)信息匯聚中心，對(duì)于原單位部門的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，基于財(cái)務(wù)共享可以變?yōu)槠髽I(yè)核心信息。在財(cái)務(wù)共享中信息技術(shù)具有重要作用，在減少會(huì)計(jì)人員狀況下，能夠高質(zhì)量開(kāi)展核算工作。但是隨著信息化程度的提高，企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、IT硬件設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的技術(shù)水平也應(yīng)該相應(yīng)提高。若是未嚴(yán)格落實(shí)異地備份、定時(shí)備份以及其他安全措施，則會(huì)給企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失。

企業(yè)信息安全體現(xiàn)在以下方面：丟失以及疏漏關(guān)鍵信息，未具體獲得操作權(quán)限條件下，向外部自動(dòng)傳播信息。此類風(fēng)險(xiǎn)關(guān)鍵原因就是未及時(shí)備份數(shù)據(jù)信息，部分關(guān)鍵文件未開(kāi)展加密處理，信息平臺(tái)出現(xiàn)安全漏洞、黑客惡意攻擊等。開(kāi)發(fā)共享系統(tǒng)之后，平臺(tái)中儲(chǔ)存企業(yè)各類信息，尤其是向平臺(tái)導(dǎo)入或是導(dǎo)出數(shù)據(jù)過(guò)程中，更應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)安全加以重視。同時(shí)，若是企業(yè)與銀行連接系統(tǒng)發(fā)生問(wèn)題，則可能無(wú)法按時(shí)支付應(yīng)付款項(xiàng)，企業(yè)可能需要承擔(dān)銀行罰息、違約等責(zé)任。

3.未合理清晰劃分職責(zé)。部分企業(yè)構(gòu)建共享中心之后，共享技術(shù)平臺(tái)主要涵蓋自主系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)，和一些管理系統(tǒng)進(jìn)行集成處理，同時(shí)規(guī)定共享中心屬于唯一信息入口。然而，為了保證共享系統(tǒng)在上線時(shí)即有效銜接各業(yè)務(wù)單位，保證原單位人員可以快速了解共享系統(tǒng)，同時(shí)為了工作便利，原財(cái)務(wù)部門會(huì)保留相應(yīng)審核權(quán)限。就是原單位財(cái)務(wù)人員能夠在未經(jīng)過(guò)共享工作人員審核條件下對(duì)整個(gè)流程直接審批，進(jìn)而繞開(kāi)中心監(jiān)管。導(dǎo)致業(yè)務(wù)單位的財(cái)務(wù)人員與共享中心未清晰劃分職責(zé)，業(yè)務(wù)人員獲得共享中心權(quán)限，嚴(yán)重威脅內(nèi)控工作。比如某企業(yè)資金管理人員借助企業(yè)共享系統(tǒng)上線之后，在AIC、ERP系統(tǒng)中還可以開(kāi)展財(cái)務(wù)處理工作，通過(guò)調(diào)整銀行存款與相關(guān)往來(lái)賬目之后，掩蓋私自付款行為，給企業(yè)造成嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失。

另外，對(duì)于應(yīng)收賬款來(lái)講，職責(zé)劃分過(guò)程中出現(xiàn)主體不統(tǒng)一問(wèn)題。銷售業(yè)務(wù)借助子公司以及分公司進(jìn)行，相應(yīng)催收工作主要是由各公司相關(guān)部門開(kāi)展，然而構(gòu)建共享中心之后，由中心負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款清賬以及財(cái)務(wù)核算等工作。在客戶方面，需要面對(duì)共享中心與業(yè)務(wù)部門兩個(gè)主體，嚴(yán)重影響客戶與企業(yè)之間的溝通效果，增加應(yīng)收賬款回收風(fēng)險(xiǎn)。

二、基于財(cái)務(wù)共享的企業(yè)內(nèi)控策略

（一）優(yōu)化人力資源政策

1.積極建設(shè)企業(yè)文化。企業(yè)文化屬于企業(yè)軟實(shí)力，能夠?qū)T工進(jìn)行有效凝聚。提高企業(yè)文化宣傳力度，對(duì)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行有效落實(shí)，引導(dǎo)共享人員對(duì)共享中心工作目標(biāo)以及工作模式逐步認(rèn)同，并產(chǎn)生責(zé)任感與歸屬感。對(duì)職工需求進(jìn)行充分考慮，盡可能解決職工工作與生活中遇到的問(wèn)題，營(yíng)造健康氛圍。構(gòu)建滿足共享中心要求的文化，比如，定期舉辦財(cái)務(wù)部門趣味知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)，促使職工精神生活更加豐富，對(duì)枯燥、單一的工作進(jìn)行充分調(diào)整，同時(shí)使職工在參加競(jìng)賽活動(dòng)過(guò)程中，也能夠進(jìn)一步提升自身文化素養(yǎng)以及業(yè)務(wù)技能。

2.為職工提供晉升機(jī)會(huì)。優(yōu)化職工晉升機(jī)制，對(duì)晉升渠道進(jìn)行擴(kuò)寬，為職工制定清晰職業(yè)發(fā)展模式。對(duì)于財(cái)務(wù)共享來(lái)講，可以熟練操作運(yùn)營(yíng)機(jī)制以及業(yè)務(wù)能力突出的職工，應(yīng)該獲得企業(yè)重視以及培養(yǎng)，條件滿足規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)后，給予優(yōu)先晉升資格，開(kāi)展考核晉升活動(dòng)時(shí)，重點(diǎn)關(guān)注其專業(yè)能力，摒棄論資排輩思想。對(duì)于優(yōu)秀職工可以推薦到集團(tuán)總部或是上級(jí)公司進(jìn)行鍛煉，為職工提供學(xué)習(xí)交流機(jī)會(huì)，充分提升職工綜合素質(zhì)。

3.將培訓(xùn)作用發(fā)揮出來(lái)。優(yōu)化培訓(xùn)制度，對(duì)實(shí)際培訓(xùn)效果加以重視。收集不同年齡、部門職工實(shí)際需求，開(kāi)展針對(duì)性與差異性培訓(xùn)。定期化、常態(tài)化開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，在傳統(tǒng)業(yè)務(wù)方面，年初開(kāi)展培訓(xùn)計(jì)劃制定工作，按照計(jì)劃組織職工培訓(xùn)。在新制度、新政策以及新業(yè)務(wù)等方面，結(jié)合工作內(nèi)容科學(xué)組織培訓(xùn)。對(duì)培訓(xùn)方式以及手段進(jìn)行豐富，對(duì)傳統(tǒng)培訓(xùn)方式與APP培訓(xùn)、培訓(xùn)網(wǎng)站與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)培訓(xùn)等線上培訓(xùn)方式進(jìn)行有機(jī)結(jié)合。根據(jù)防疫要求，防止人員大規(guī)模聚集，一些線下培訓(xùn)活動(dòng)難以有序開(kāi)展，企業(yè)可以借助釘釘平臺(tái)、微信以及其他“云會(huì)議”手段開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，充分保障相關(guān)業(yè)務(wù)有序進(jìn)行。引導(dǎo)職工自主學(xué)習(xí)，在企業(yè)中形成重學(xué)習(xí)、愛(ài)學(xué)習(xí)氛圍，鼓勵(lì)職工對(duì)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)進(jìn)行深化，以提高其職業(yè)素養(yǎng)以及工作技能。

（二）積極建設(shè)信息團(tuán)隊(duì)，保障信息安全

1.積極建設(shè)信息團(tuán)隊(duì)，為共享系統(tǒng)有序運(yùn)行提供保障。信息團(tuán)隊(duì)主要涵蓋企業(yè)內(nèi)部相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)、運(yùn)維人員，同時(shí)涵蓋硬件設(shè)施安裝、運(yùn)維人員。企業(yè)部分應(yīng)用系統(tǒng)由第三方公司提供，此時(shí)應(yīng)該積極和供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)建立聯(lián)系，認(rèn)真開(kāi)展售后運(yùn)維以及培訓(xùn)等工作。

2.強(qiáng)化系統(tǒng)安全功能。對(duì)于職工登錄共享系統(tǒng)采用分級(jí)管理模式，針對(duì)不同用戶合理設(shè)置級(jí)別，各級(jí)別職工僅可以查看權(quán)限范圍內(nèi)信息。若是某職工臨時(shí)查閱數(shù)據(jù)信息，應(yīng)該讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給予臨時(shí)授權(quán)，同時(shí)合理設(shè)定時(shí)效，時(shí)效過(guò)后授權(quán)即失效。在登錄過(guò)程中，尤其對(duì)共享系統(tǒng)進(jìn)行遠(yuǎn)程訪問(wèn)過(guò)程中，可以利用將指紋結(jié)算、人臉識(shí)別等其他新型方式與口令、密碼等傳統(tǒng)方式進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，對(duì)訪問(wèn)者身份以及等級(jí)進(jìn)行確認(rèn)，針對(duì)重要數(shù)據(jù)應(yīng)該設(shè)置限制，以提高數(shù)據(jù)安全性。

3.積極開(kāi)展信息安全教育工作，對(duì)信息系統(tǒng)定期測(cè)評(píng)。針對(duì)職工應(yīng)該積極開(kāi)展信息保密以及安全教育工作，讓職工充分體會(huì)信息安全在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的作用，制定信息安全防范策略。對(duì)信息系統(tǒng)定期開(kāi)展安全測(cè)評(píng)工作，必要時(shí)應(yīng)該與第三方機(jī)構(gòu)建立合作關(guān)系進(jìn)行測(cè)評(píng)、出具報(bào)告，及時(shí)維護(hù)系統(tǒng)更新中硬件、軟件的運(yùn)行問(wèn)題。

（三）科學(xué)劃分職責(zé)，對(duì)各自責(zé)任進(jìn)行明確

1.對(duì)職責(zé)范圍進(jìn)行明確。對(duì)主體責(zé)任進(jìn)行確認(rèn)，企業(yè)法人主體的資產(chǎn)管理權(quán)限并不會(huì)出現(xiàn)變化，由本單位開(kāi)展資金、收入、成本、費(fèi)用以及審核、管理監(jiān)督等工作。法人單位的會(huì)計(jì)主體職責(zé)并不進(jìn)行調(diào)整，負(fù)責(zé)保證會(huì)計(jì)信息真實(shí)性以及合法性。

2.優(yōu)化財(cái)管構(gòu)架。引進(jìn)共享模式后，企業(yè)需要積極建立新型財(cái)管構(gòu)架，將企業(yè)戰(zhàn)略財(cái)務(wù)、經(jīng)營(yíng)財(cái)務(wù)以及共享財(cái)務(wù)進(jìn)行有效融合處理。共享中心的主要工作內(nèi)容就是會(huì)計(jì)核算，積極遵守服務(wù)協(xié)議規(guī)定，合理開(kāi)展資金核算、檔案管理、會(huì)計(jì)核算以及報(bào)表出具等服務(wù)，保障企業(yè)順利發(fā)展。企業(yè)進(jìn)行預(yù)算編制、效益預(yù)測(cè)與風(fēng)險(xiǎn)管控等工作，對(duì)經(jīng)營(yíng)管理較為重視。總部以戰(zhàn)略管理為主，總體把控宏觀政策。另外，對(duì)企業(yè)財(cái)管方式進(jìn)行優(yōu)化，重視分析評(píng)價(jià)、事前預(yù)測(cè)以及事中管控等工作，轉(zhuǎn)變以往事后管理的被動(dòng)局面。

3.遵守信息化統(tǒng)建原則。企業(yè)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)時(shí)，調(diào)整業(yè)務(wù)范圍以及迅速擴(kuò)大業(yè)務(wù)規(guī)模過(guò)程中，會(huì)發(fā)生重復(fù)投資或是重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象，損害企業(yè)利益，對(duì)信息化系統(tǒng)統(tǒng)一進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)，能夠有效避免此類問(wèn)題。同時(shí)，在確保資金安全基礎(chǔ)上，不斷提高使用效率，將業(yè)務(wù)公司制證以及其他權(quán)限取消，以充分提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)質(zhì)量，固化業(yè)務(wù)內(nèi)控點(diǎn)，所以需要保證共享中心是信息唯一入口。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，財(cái)務(wù)共享借助標(biāo)準(zhǔn)化、精簡(jiǎn)化以及優(yōu)化財(cái)務(wù)方法，充分提高財(cái)務(wù)工作的效率，大型企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中可以建立共享中心，促進(jìn)自身快速發(fā)展。對(duì)于基于財(cái)務(wù)共享的人力資源管理存在風(fēng)險(xiǎn)、信息科技造成信息安全風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題，可以通過(guò)優(yōu)化人力資源政策、積極建設(shè)信息團(tuán)隊(duì)保障信息安全等針對(duì)性策略，提高企業(yè)內(nèi)控質(zhì)量。