正向結果導向的項目管理制度設計與實施

■ 孟艷 逯益夏 馬超飛

因同時承擔著項目管理和制度建設的職責，嘗試把項目管理思想寫進制度管理中，于無形中融合了項目管理的內在要求，提升項目管理效率，取得了積極成效，談幾點體會如下：

一、項目管理與制度建設的重要性與必要性

（一）項目管理的重要性

項目管理作為組織運營的細胞級管理，發揮著重要作用，通過高效的項目管理，不僅實現單項目、多項目、組合項目的效率，并且實現組織級運營目標。多個項目的績效影響著整個組織的績效。

（二）制度建設的重要性

如何讓管理基于組織運行的正常規矩而不是人為要求，需要制度的保證和約束。制度建設不是一成不變的，需要根據內外部發展變化而變化，“廢改立沿”是促使制度建設保持活力的持續性工作，廢止不相適宜的制度，修改不相適應的條款，確立新的制度，保持沿用執行良好的制度。“蕭規曹隨”是我們老祖宗留下來的重要經驗。同樣的理論在不同的企事業單位中，因不同的發展歷史和現實環境，也需要因地制宜制定相應的制度。以項目管理為例，在傳統制造業和新興互聯網企業，有著不同的管理重點，相應的制度內容也會有所不同。

（三）正向結果導向的項目管理制度的必要性

制度獎懲要求是管理的風向標，樹立明確的正向結果導向，對于引導行為規范起到重要作用。獎懲措施一般是相呼應的，但可以通過強化正向獎勵行為，樹立正向激勵導向作用。這是心理學正強化理論在實踐中的有效應用。

二、項目管理制度的設計思路

作為制度的基本要素，從總則、對制度中專用名詞的界定、適用范圍，管理條款約定到項目管理的重點要求都需要明確。結合項目管理知識體系的五大過程組，即啟動過程、規劃過程、執行過程、監控過程、收尾過程；十大項目管理知識領域即項目整合管理、項目范圍管理、項目進度管理、項目成本管理、項目質量管理、項目資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理、項目相關方管理，和原有項目管理重點相結合，在術語中兼顧知識體系理論和管理實踐的習慣用語，重點在立項管理（整合管理）、成本管理（經費管理）、團隊管理（資源管理）、采購管理、考核激勵等方面提出明確要求，用制度流程的規范要求形成項目管理的執行力，不需要人為地強調管理，實現制度流程有效落地實施。

（一）PDCA 閉環設計

在項目管理中，啟動過程、規劃過程、執行過程、監控過程、收尾過程五大過程組構成閉環管理。任何項目必須考慮如何確立、如何策劃、如何監控過程執行和調整以及如何驗收，所以在制度規范中，針對不同類型項目的確立和驗收，明確不同的標準，過程管理比如預算管理、采購管理等有共性的要求，就統一提出要求。

（二）分類管理

項目分類的出發點：把現有項目通過適合的不同分類標準進行分類，以建立適應更靈活的項目類別要求。把項目按照性質和經費分類，直接對應后續管理措施。在共性和個性的要求中，既貫徹通用要求，也兼顧不同類別項目特點，分而治之，讓所有的項目都能找到管理的歸屬領域。

（三）全過程管理

主要管理要素在項目過程全覆蓋，不僅考慮進度管理和成本管理這樣的重點因素，而且對于立項前后的延伸管理也做出相應的規定。在實際執行中，立項前管理往往被忽略，但又影響后續過程，因此做出相關規定。項目驗收后評價和獎懲是項目管理的有效調節手段，作為項目管理的重要因素納入管理中。

（四）正向結果導向

項目管理目的是為了實現項目預期目標，包括做出好產品、突破新技術、實現成本目標以適應市場需求等都可能是項目重要目標。對于新產品開發，滿足市場需求的產品是重要目標。項目驗收后評價和獎懲是項目管理的有效調節手段，所以通過正向結果激勵導向有利于明確要求，實現積極效果。

（五）多制度的融合性，形成有主線有支線銜接的制度體系

財務方面的成本和預算管理要求，采購管理要求，團隊人力資源管理的要求，都在項目管理制度中應有體現和銜接，既要體現項目管理的主線，也要和現有的制度建立無縫銜接。

三、正向結果導向的項目管理要素分析

確立正向結果獎勵基本原則，倒推每個管理環節要求，包括立項、經費、團隊、采購、質量等多個方面，明確執行規范，具體如下：

（一）明確項目獎勵措施和標準

通過目標導向，確立完成較好的民品項目可以獲得獎勵的基本原則。設置獲得獎勵的幾個必要條件，包括要求收款尾款必須到帳、質量保證期結束無質量問題、要求客戶滿意度評分在85 分以上等，有效提高了項目完成質量。

不同類型的項目設立針對性的獎勵，包括科研項目的立項獎和結題獎、橫向項目提取項目創造凈利潤的一定比例獎勵、產業化項目的分紅獎勵等，就像商鞅“南門立木”一樣。項目一旦確立，每年年底，在項目團隊申報基礎上，通過會議評審的方式確立相應的獎勵等級和獎金，并及時兌現。

（二）明確顧客滿意度標準

以客戶為中心如何體現？體現在項目設計策劃溝通中，體現在交付后的顧客滿意度調查反饋中，通過每個項目在交付后一定周期內，回訪調查顧客滿意度，保持客戶溝通的暢通，并要求顧客滿意度得分在85 分以上項目才可以參加年度項目評獎。這一要求有效解決了客戶合理反饋渠道和項目閉環管理，對客戶持續合作起到積極良好的作用。

（三）明確合同歸檔管理

在合同管理中，規定收付款合同必須及時歸檔，沒有歸檔的合同相應的項目不能參加評獎。曾有團隊對合同不夠重視，合同簽了，等項目執行完，還沒有及時收回合同，在雙方發生爭議時，存在很大風險。為規避相關風險，要求合同及時歸檔，完成審批流程和合同管理的閉環。明確這一要求后，杜絕了只重視項目執行，不重視合同歸檔的現象。

（四）明確收付款合同經費閉環

收款和付款合同在執行中，容易出現有尾款拖欠的問題，收款合同也不記得收尾款，造成賬齡逾期3-5 年的賬款待回收；付款合同也不付尾款，尤其有些民營企業，容易造成一些不良社會影響。在項目管理制度中，明確收付款合同尾款都必須完全履行完畢，實施三年來，逾期賬款條目數量明顯降低到個位數，有效解決了可以正常執行尾款而沒有及時執行的情況，減少了財務風險和不良社會影響。

（五）明確預算管理

所有項目年初都執行年度經費預算管理，對收入和成本進行大概估算。項目管理部門統一報送至財務管理部門，履行預算審批流程后納入預算管理。

對外簽訂合同的市場化項目，有預付款的項目，項目開支從預付款中列支。沒有預付款的項目，在年度預算額度內由所財務先期進行墊資，待產品交貨收回貨款或實現收入后進行結算。項目經費使用應當按照項目合同規定的開支范圍，實行專款專用，不得挪用。項目經費支出要嚴格按照所財務制度的相關規定履行審批手續，由財務管理部門監督、檢查。

（六）明確團隊管理

批準立項的項目根據需要成立專門的項目團隊，項目團隊由項目承擔單位負責組建。根據項目開展的實際情況，組建項目研發團隊。項目團隊成立設計師系統，一般設主任設計師、副主任設計師、主管設計師、一般參研人員。項目管理部門發函或發文確認民品項目團隊任職文件。

（七）明確采購管理

明確項目立項之初，提出采購策劃，包括采購主要內容、預計費用，預計采購時間、擬采用采購方式等，通過組織專家評審，對費用的合理性和采購方式的合理性進行評估，從管理角度實現統籌管理。

采購管理包括立項申請、議價、合同執行和驗收等環節。涉及招標、比質比價、價格談判等規定的需按照相關部門的制度規定執行。

（八）明確合格供應商管理

采購應從單位的合格供應商名錄內選擇，如果不是，應提交合格供應商外采購申請單獨說明。規范和減少從注冊資本多少和注冊時間過短的企業采購，避免采購風險。

四、項目管理制度實施效果

（一）提高項目團隊積極性和主動性

從管理機制上實現了立機制，即用制度和流程管理而不是人治管理。對項目團隊來說，能清晰看到有“木”立在那里，就有了承擔項目的積極性和主動性。以前可做可不做的小項目，有一點難度的大項目，需要加班的“人情”項目，不因小而丟棄，不因難而放棄，不因忙而推卸。通過實施，各團隊承擔新項目的積極性和主動性明顯提高。通過激勵實現了技術人員有積極性做民品開發和市場開拓。

（二）提高項目執行率，比如采購管理

從提高項目管理效率角度提出民品項目采購策劃要求，需要三個以上外協外購的項目，在立項后，結合預算提出采購策劃，明確整個項目的直接采購明細，采購方式，比如集團集采詢價還是單一來源采購，預計采購時間。目前大額的市場化項目、民品基金項目、科研項目都采用這種方式，通過試點在各個部門逐步開展。經過試行，各項目有效減少了申請流程時間，縮短了采購時間，綜合降低了采購成本，據統計，節約10%的采購成本，加快了項目執行進度，提高了效率。

（三）減少相關風險

從控制風險的角度看，對于可能造成的風險點，提出預防措施，包括要求收款尾款必須到賬，大幅減少了逾期應收賬款；付款全部付完，這個要求直接解決不會存在對民營企業拖延付款導致的一些社會問題；質保期結束無質量問題，這個要求項目組不僅保障交付，從全生命周期考慮質量成本；要求客戶滿意度評價85 分以上；這個要求給客戶提供了直接反饋產品使用意見的渠道，避免了溝通不暢的問題，總體上從制度上減少了項目執行風險。