堅持公文處理工作原則 提升公文處理工作質量

文/國際關系學院 沈希安 姚竹

2012年，中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《工作條例》）規定：公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。這16字原則是黨政機關開展公文處理工作的總原則、總要求，是衡量公文處理工作成效和質量高低的標準和依據。高校在公文處理工作中要結合自身特點落實好16字原則要求，提升工作效率和質量。

一、16字原則是對原有公文處理原則的繼承和發展

《工作條例》是在1996年《中國共產黨機關公文處理條例》和2000年《國家行政機關公文處理辦法》的基礎上，為適應經濟社會發展和實際工作需要進一步修改完善而制定的，是黨政機關首次實現公文處理工作規范標準的統一。原有的公文處理原則是黨政機關根據各自的公文處理工作特點和要求提出的16字原則，是為適應新的工作需要，深刻把握公文處理工作的內在規律，在繼承的基礎上，對原有原則進行綜合、提煉、發展，內容更全面、邏輯更清晰、內涵更深刻、語言更簡潔，既凝聚著公文處理工作的優良傳統，也體現著新時代公文處理工作的本質特性和作風要求。16字原則是一個有機的整體，貫穿于公文處理工作的全過程。

二、16字原則是一個相互銜接的統一體

（一）實事求是是開展好公文處理工作的基本要求。實事求是出自東漢班固《漢書》：“河間獻王…，休學好古，實事求是。”毛澤東同志用其對馬克思辯證唯物主義和歷史唯物主義世界觀和方法論進行高度概括，成為中國共產黨長期堅持的思想路線。習近平總書記強調：“堅持實事求是，就要深入實際了解事務的本來面貌……我們要自覺堅定實事求是的信念、增強實事求是的本領，時時處處把實事求是牢記于心、付諸于行。”在公文處理工作中堅持實事求是，是由黨政機關公文的屬性決定的。黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的工具，因此，公文的擬制、辦理和管理等一系列活動必須從工作實際情況出發，容不得弄虛作假，否則，不僅不利于工作的開展和推進，甚至會帶來嚴重的不良后果。

公文處理每個環節都要堅持實事求是，重點在發文環節。首先，要從實際工作需要出發，從是否切實有利于推動工作開展的角度出發，決定是否需要發文。其次，對于確有必要發文的，公文擬制和審核簽發也要秉持“不唯書、不唯上、只唯實”的態度和理念進行起草、審簽。無論是對上請示報告，對下通知部署工作，還是對同級單位商洽工作函告情況，都應以事實為基礎，實事求是地分析和研究，做到不隱瞞、不虛報、不瞎指揮、不誤導。發文能否體現實事求是的精神，不僅是衡量公文質量高低的重要標志，同時也能反映出公文制發機關的思想政策水平和工作作風。公文擬制要做到實事求是，關鍵要做好調查研究，沒有調查就沒有發言權，只有從實際出發，深入調查研究，做到底數清、情況明，才能擬制出水平高、效果實的公文，才能更有利于推動工作的開展，順利實現預期目標。

（二）準確規范是開展好公文處理工作的根本屬性。公文是具有特定效力和規范體式的文書，從其定義可見，體式規范是公文的根本屬性。《現代漢語詞典》對“體式”解釋為：一是文字的式樣，二是體裁。可見，公文是迥異于一般文學作品的一種具有規范式樣的文體，其表現形式是相對固定的。

南朝劉勰在《文心雕龍》中指出，“詔策”具有“其出如紼，不反若汗”的特點。詔策是古代公文的一個種類，在一定程度上具備現代公文的某些特性。這個比喻非常形象地指出了公文準確規范的重要性：一旦發出就像汗水一樣不能收回。因此，準確規范是對公文處理全過程、全要素的要求。首先是文種的使用，《工作條例》列出15種文種，每個文種都有自己的適用對象和適用范圍，應嚴格按照規定使用，不能混用錯用。在文種的錯誤使用上各種情況表現不一，較常見的是請示和報告混用以及函的錯用。請示和報告都屬于上行文，但適用范圍和使用時間節點不同。請示適用于向上級機關請求指示、批準；報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。要在工作開展前請示，而在工作結束后進行報告。上級機關批示情況也不一樣，對待請示事項，無論是否同意，上級機關都應有明確意見；而對于有些報告就有可能沒有明確批示意見，所以不能在報告中夾帶請示事項。但在實際工作中，往往出現請示報告混用，或者在報告中夾帶請示事項的錯誤現象。函是一種平行文體，適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項，應用廣泛。但實際工作中，函的使用范圍變小了，發文機關有些工作需要對方批準或審批，感覺使用函不足以表達敬意，怕行文效果不理想，往往就會出現用請示代替函的錯誤現象。其次是公文要素使用和格式標識。公文的每一項要素都有固定的使用要求和標識規范，應該有的要素不能缺失，每項要素的位置、字體、字號都必須合乎規定，不能任意設置。再次是公文用語。公文中的句式和語言不同于一般文學作品，一般多使用陳述句和祈使句，不用或少用疑問句和感嘆句；語言要客觀準確、表述規范。此外，公文的審核簽發、收發文辦理和整理歸檔等環節也應該按照規范的程序和要求進行操作，程序規范是避免失誤出現的最好手段。

（三）精簡高效是開展好公文處理工作的核心要義。公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的重要工具，要打造精簡高效的政務生態環境，展示黨政機關的優良作風，必須精簡高效做好公文處理工作。首先，要在精簡上做文章。一要精簡公文數量。堅持確有必要才發文，對于沒有實質內容、可發可不發的公文一律不發。二是控制公文篇幅。公文要開門見山談問題、直奔主題說工作，避免穿靴戴帽、官話套話，不能以字數多少衡量發文機關水平高低、不能以篇幅長短判斷工作重要與否。在充分表達發文機關意圖的前提下，公文篇幅力爭做到能減不增、能短不長，提倡寫短文、辦實事。三是簡化流程。公文處理的全過程應該有清晰完整的工作流程，要做到完整不繁瑣、簡便無遺漏，以提升公文處理工作的效率。其次，要在高效上下功夫。一是要養成良好的工作習慣。公文處理工作人員都應該強化時效觀念，對待當前需要處理的公文不等待、不拖延，特別是對于有明確辦理時限要求的緊急公文，更要在第一時間處理。二是要加強協調溝通。對于涉及面廣、情況復雜的事項，或者需要請示上級、協調其他部門處理的工作，應當先與對方充分溝通，爭取理解支持，達成一致意見后再行公文，確保工作暢通，效率提升，避免出現“公文來回轉、事情沒人辦”的問題。三是要充分運用新科技新技術。當前，現代化的信息技術發展日新月異，對辦公自動化工作產生了巨大而深遠的影響，在嚴格做到安全保密的前提下，應該加強信息化技術手段在公文處理工作中的推廣應用，實現“讓數據多跑路、讓人員少走路”，用新科技新技術促進公文處理工作效率的提升。

（四）安全保密是開展好公文處理工作的切實保障。《周易》中說：“君不密則失臣，臣不密則失身，幾事不密則害成。是以君子縝密而不出也。”韓非子在《說難》中也強調：“事以密成，語以泄敗。”漢代孔光有“口不言溫室樹”的故事，成為古代公職人員嚴守職業機密的典范。毛澤東同志強調：“保守機密、慎之又慎”。《中華人民共和國保密法》明確規定：一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保守國家秘密的義務。公文有時候會涉及國家秘密和工作秘密，要全程做好安全保密工作，不能隨意擴大知悉范圍，以免給工作帶來不利影響。

要想做好安全保密，一是強化安全保密責任意識。要充分認識到當前安全保密工作的嚴峻性和復雜性，明確認識安全保密工作的重要意義，堅定理想信念，提高責任意識，始終做到不懈怠、不放松。二是要完善安全保密規章制度建設。在遵循執行黨和國家保密法律法規的基礎上，進一步完善健全本單位、本部門安全保密規章制度和業務流程，確保有規可依、有規必依。三是提升安全保密工作能力。要通過加大安全保密工作宣傳、開展安全保密知識和業務培訓等方式，不斷提升公文處理人員的安全保密工作能力。四是強化監督檢查。要做到日常檢查與重點檢查相結合、綜合檢查與專項檢查相結合，加強對公文處理工作中的重點領域、重點人群、重點場所的檢查力度，消除安全隱患，筑牢安全保密防線。同時，要正確處理好安全保密與信息公開的關系，只有保守真秘密，才能實現真保密。

三、高校公文處理工作落實16字原則的建議

高等院校不同于一般的黨政機關，主要承擔人才培養、科學研究、社會服務、文化傳承創新的職能和任務，在公文處理工作中要結合自身特點和工作實際落實好16字原則及具體要求。

（一）完善制度建設，規范處理流程。《工作條例》出臺后，教育部和各地教育主管部門都據此制定了本機關和本工作領域公文處理工作制度，高校也要以此為依據，修訂完善本校原有公文處理工作的規章制度，特別是對其中的一些新規定、新要求要及時修訂和明確。同時要以新修訂的規章制度為基礎，結合工作實際，進一步梳理規范工作流程，做到“公文處理有制度依據、具體操作有流程規范”，用科學的制度和程序來確保提升本校公文處理工作的效率和質量。

（二）加強知識培訓，提升工作能力。高校的中心任務是人才培養和教學科研，部分高校的教學院系和科研部門，沒有相對固定和專業的人員從事公文處理工作，往往由新入職同志、臨近退休的老同志或負責其他工作的同志兼任。從某種程度上來講，部分高校，特別是一些規模較小的高校在公文處理隊伍建設方面還有一些不足，對公文處理工作的重視度不夠，工作人員專業開展公文處理工作的能力還有待于進一步提升。要充分利用新入職教師培訓、中層領導干部培訓、文秘隊伍專題培訓等機會，采用多種形式和途徑加強開展公文知識培訓，提升高校專兼職公文處理工作隊伍的能力和水平，做到“在思想上重視，在業務上熟悉”，為高校科學履職、規范履職、高效履職發揮促進作用。

（三）開展公文教學，加強公文研究。相關高校，特別是開設公文寫作、秘書寫作等通識課、專業課的高校應充分發揮自身在師資和教學科研方面的優勢，結合黨政機關公文處理工作的新規定和新要求，積極開展公文處理教學工作，優化課程設計，創新教學方法，夯實復合型人才培養基礎，為社會培養一批具備高水平、專業化公文處理工作能力的高素質人才。同時，要加強對公文處理工作的理論研究和應用研究，實現“教學促進科研、科研反哺教學”的良性互動，深化公文處理研究成果的轉化運用，提升本校公文處理工作水平，并在服務社會方面發揮輻射、帶動作用。