干部人事檔案專項審核工作中具體問題的探討與建議

文/南京醫科大學附屬南京醫院（南京市第一醫院）人事處 于婧

干部人事檔案是黨和國家的重要資源，也是組織人事的基礎工作。長期以來，衛生事業單位的工作重點都放在專業技術的提升上，對干部檔案管理工作不夠重視，導致干部人事檔案存在較多的“歷史遺留問題”。

2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，規范了干部人事檔案的工作內容和日常管理。2020年開展的干部人事檔案專項審核工作，不僅要著力解決2015年的遺留問題，更要將中、高層干部以及已聘任高級職稱的專業技術人員納入全覆蓋范圍，全面推進從嚴治黨。

自2020年7月布置干部檔案專項審核全覆蓋工作以來，筆者在近兩年的干部人事檔案專審工作中遇到了很多具體問題，在此提供一些切實可行的處理方式，供大家參考。

一、干部人事檔案專審工作的基本情況

筆者所在單位為市屬三級甲等公立醫院，截至2022年5月，共有員工3262人，納入審核人數共502人，占員工總數的15.39%。干部人事檔案專審雖然是一個階段性的工作，但是應該作為常態化工作來抓，夯實考察與選拔干部的基礎，為黨組織選賢用人提供助力。審核過程中，納入檔案專審的對象數據處于動態變化之中，要根據實際情況刪除離世和退休人員，增加符合專審條件的新進人員，比如新聘任副高級職稱的專業技術人員和新提拔的科、處級干部，后者是審核的重點關注對象。

二、干部人事檔案專審工作的組織實施和基本內容

（一）專審工作的組織實施。人事檔案專審工作的組織實施一般分為前期籌劃、審核認定、階段性報告三個階段。前期籌劃包括制定方案、編寫計劃、人員配備、工作培訓、健全制度；審核認定包括審核檔案、發現問題、調查核實、組織認定；階段性報告貫穿整個干部檔案專審全過程，主要是每3個月至半年向上級主管部門匯報已審核、未審核和已認定的人數，提出難以判定的問題，請示上級處理意見，推進審核工作順利進行。

（二）專審工作的基本內容。開展檔案專審工作的內容主要包括：1.檔案材料是否齊全、完整，檔案內容是否客觀、真實，干部信息是否準確；2.工作經歷材料是否完整、規范；3.檔案中有無錯裝、混裝的材料；4.核實“三齡兩歷一身份”等重要信息的真實性。

三、干部人事檔案專審工作中的具體問題

（一）填好兩張表。《干部（職工）基本信息審核表》和《干部人事檔案專項審核認定表》是此次干部人事檔案專項審核工作成果的重要體現，也是上級組織部門檢查工作完成情況的重點。表中所有信息必須做到正確嚴謹、具有組織認定的公信力和權威性，這既體現了干部檔案專審工作的嚴肅性，也是對干部本人切身利益負責。

“真實可信”是對人事檔案的根本要求，也是檔案專審工作的底層邏輯。這就要求《干部（職工）基本信息審核表》填寫的所有信息都能在檔案中有明確的材料支撐，換言之，沒有相關支撐材料的信息不能寫入《干部（職工）基本信息審核表》，包括“三齡兩歷一身份”、干部獎懲情況、培訓情況、職稱聘任、職務任免和年度考核情況等內容。

（二）對于出生日期的認定。出生日期是“三齡兩歷一身份”中審核的重點，也是最容易產生爭議的環節，關聯著干部身份的確認。個別干部日常填表時不注意個人信息填寫的一致性，檔案材料記載的出生日期前后往往不一致。尤其是資質較高、年齡較大的干部，年輕時填報的是農歷出生日期，到了工作單位又填報了公歷出生日期，甚至出現檔案記載與戶籍底根、身份證信息均不統一的情況。對此，人事部門應當始終堅持“公平公正、最先最早、全面取證”的原則嚴格審核，謹慎認定。可以讓干部本人提供早于檔案記載的戶籍材料或者組織派人外調的相關信息。若干部本人無法提供或提供的材料無法推翻檔案記載，根據組通字〔2006〕41號《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》“以干部檔案和戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據”，由人事部門出具《干部人事檔案專項審核認定表》對干部出生日期予以認定。即使干部本人放棄提供材料，口頭同意組織認定意見，人事部門仍應出具《干部人事檔案專項審核認定表》，完善檔案審核程序。

（三）對于工作情況的認定。根據《干部檔案工作條例規定》規定，工齡的認定同時需要社保繳納證明和勞動合同兩個要件，但筆者在檔案專審過程中發現，部分干部參加工作較早并曾就職于多家單位，其中有些企業沒有設置正規的人力資源部門，缺乏完善的人事檔案管理制度，甚至沒有給員工繳納社保。在企業工作期間，干部檔案多保存于當地的人才市場，檔案中僅有和企業簽署的部分勞動合同，干部本人既不接觸檔案也不重視檔案材料的收集整理。事實上，檔案中既沒有辭職報告也沒有當地人社部門蓋章認可的終止合同手續，這段工作情況類似真空狀態。如果發現這種情況，人事部門需要重新確定干部工作時間，可以將干部博士研究生入學時間作為確定參加工作時間的依據，或者以干部和本單位簽訂勞動合同并開始繳納社保的時間為參加工作時間。由于相關用人單位及組織部門未嚴格遵循干部人事檔案管理文件的要求填寫相關表格并及時歸檔，干部檔案中缺少與原單位的勞動合同或《轉正定級表》《工資變動審批表》等材料。此種情況通常需要通覽整卷檔案，從其他的支撐材料中找到線索對工作時間予以推測，如高校畢業生派遣證、工資定級表等，或請干部本人打印社保繳納記錄作為連續工作時間的佐證，如無法提供相關證明則需本人寫情況說明，自愿放棄該段無法證明的工齡，由人事部門重新確定其工作時間，并對工資標準作出相應調整。

按照上級部門關于薪資的規定，除了當年新入職人員和長病假人員年度考核為“不定等次”，個別人員年度考核為“不合格”之外，其余年度考核為“合格”的人員均應調整一級薪級工資。上文中提及，筆者所在單位總人數為3262人，工資測算和檔案資料歸檔的工作量無疑是巨大的。人事部門僅有一名人員負責工資測算工作，負責檔案管理的人員也尚未達到“千卷一人”的要求，因此很多干部缺少多年的《工資變動審批表》，從2007年機關事業單位工資標準改革后，檔案中僅有一張《工資套改表》，此后再也沒有更新補充過。按照此次干部人事檔案專審的要求，人事部門需要補齊1993年后的干部工資材料，保證材料的連續性，且2006年后的工資材料必須齊全。值得注意的是，在補齊上述工資材料的時候要扣準《干部（職工）基本信息審核表》個人簡歷中職稱和職務變化的時間節點，如職稱晉升須有聘書、聘文，職務任免須有《干部任免表》并寫明文號作為支撐材料。同時要注意所屬單位的任免文件形成時間、職稱聘任起算時間，依據實際情況進行工資變動，數字間的邏輯關系應注意前后銜接。

（四）對于入黨時間的認定。關于入黨時間的差異多見于不同時期入黨時間計算方法的不同，有的干部登記的是成為正式黨員的時間，而有的干部登記的是成為預備黨員的時間，此類錯誤一般與實際入黨時間誤差不大。根據黨章的最新規定，“預備黨員的預備期，從支部大會通過他為預備黨員之日算起。黨員的黨齡，從預備期滿轉為正式黨員之日算起。”如果《入黨志愿書》中填寫的黨員預備期起算時間和召開支部大會時間不在同一天，則將召開支部大會時間認定為入黨時間。

（五）對于學習經歷的認定。一些干部學籍檔案中缺少《入學登記表》《畢業生登記表》或學校授予學位的決定等材料，但因時間久遠有的學校已撤銷或與他校合并等，又或者因為疫情原因封校無法補齊材料；另有因參加的是成人教育或在職教育，缺少相應的成績單或者學籍材料。人事部門可以在核對完原件后，將干部本人的畢業證、學位證復印件蓋章簽字歸入正本，或者請干部本人在官方的學歷、學位網站上進行認證，再將認證材料歸檔。如原學校檔案館可查到干部學籍材料，則可復印學籍材料歸檔。此外，審核中發現有些學校的個別批次學生是沒有《入學登記表》的，對這種特殊情況可在卷宗最后的《檔案備考表》中予以注明。《干部（職工）基本信息審核表》“學歷學位”一欄的填寫，本科學歷應填寫“大學”，碩士研究生與博士研究生的學歷均應填寫“研究生”，各個受教育階段應注明學習形式如“夜大”“函授”“網絡教育”等，黨校學歷另需注明。

（六）家庭成員及主要社會關系的填寫。《干部（職工）基本信息審核表》中家庭成員和主要社會關系由個人填寫，多數干部填寫的時候順序主次不清，信息模糊。正確填報順序應以配偶、子女、父母為序，不管退休與否都要明確工作單位及部門職務，如沒有工作單位則應寫明家庭住址（含去世人員去世前的住址），子女還在受教育階段的應寫明具體學校。

（七）材料排放順序。在材料的排序方面，第九大類包括工資、任免、出國材料。其中第一小類為工資材料；第二小類為任免材料、勞動合同；第三小類為出國、出境材料；第四小類為參加會議材料。第一、三、四小類須按照時間順序排放，第二小類的干部任免材料和勞動合同不必再細分為任免類和勞動合同類，而是按照干部本人經歷的時間順序擺放，作為《干部（職工）基本信息審核表》個人經歷部分的支撐材料。此外，關于《高校畢業生見習期鑒定表》究竟是放在第九大類第一小類還是第二小類，在實際工作中較有爭議。因為見習期鑒定材料既明確了干部的工作時間，轉正定級時間，又通常帶有定級時的工資信息，無論放在第一小類還是第二小類都有道理。經過上級組織部門的培訓和討論，如不涉及工資信息則將《高校畢業生見習期鑒定表》歸入第九大類第二小類，作為工作經歷的開端；如涉及工資信息則歸入第九大類第一小類工資材料為宜。

四、干部人事檔案專審工作的建議

（一）提高認識，加強保障。衛生系統的中高級人才較多，專業技術干部的流動性強，要抓好干部人事檔案專審工作的難度很大。

以筆者所在三甲公立醫院為例，自2012年至2022年，因辭職、調動、行政職務調整離院的人員共計236人，其中本科學歷109人，占比46.17%；碩士研究生學歷41人，占比17.37%；博士研究生學歷31人，占比13.14%。以上離院人員中聘任中級職稱23人，占比9.74%；聘任副高級以上職稱31人，占比13.14%。人員的流動去向呈現出三種狀態：一是去往本市同級的新興醫院以尋求更大的平臺，例如入職部分有民營資本參與的三級醫院；二是流入二線城市的三級醫院獲得更高的職務或者降低職稱晉升的困難程度；三是回到家鄉醫院就業解決生活困難，例如照顧家里病重老人。無論是以上哪種狀態，都不能保證新入職的衛生事業單位擁有完善的人事檔案管理制度，因此檔案材料不完整幾乎是普遍現象。衛生事業單位的領導應把干部人事檔案專審納入年度計劃，認真聽取人事部門的匯報和意見，充分認識到人事檔案專項審核工作對人才選拔、優化干部隊伍的重要性，積極為專項審核提供有力的支撐，為培養優秀專業技術人才創造良好的環境土壤。

建議組織人事部門牽頭成立專門的審核小組，定期召開會議，梳理審核中的問題并進行分析研判，及時提出針對性解決方案。同時加強組織保障，給予檔案管理工作足夠的硬件支持。設立專門的工作場所，制定明確工作規范，加強審核工作的嚴肅性和紀律性。

（二）完善制度、從嚴落實。由于衛生事業單位對人事檔案管理工作不重視，檔案管理人員配備薄弱，雖然有人事檔案管理制度但是落實不到位。借由此次干部人事檔案專審的契機，可以根據審核過程中遇到的各種問題提煉好的方案經驗，重新制定和完善相關管理制度，系統管理人事檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各個工作環節。嚴格手續，做到檔案的轉入、轉出、接收、查閱、借閱登記，及時準確提供各類資料，保障人事檔案材料的齊全、完整和真實可靠。

例如筆者在審核過程中發現，很多干部連續五年缺少年度考核表，經過查詢得知，由于申報職稱評審的時候需要連續五年的年度考核表拍照上傳，因此干部在申報時將這五年的年度考核表借出但使用完畢后一直沒有歸還。這充分暴露了檔案借閱和歸還這一制度的漏洞，以及管理人員責任心不強的問題。經過人事部門的研究，決定對檔案借閱制度作出進一步完善，即“原件不離室”。如遇到申報職稱、戶口遷移、財產繼承需要檔案材料的，應向人事部門提出申請，經過審批之后，檔案管理人員可以將其所需材料的復印件或掃描件發給本人。如某些事項必須出示原件才能辦理的，本人除了正常提出申請之外，還需填寫借條，并將其暫時歸入檔案，待歸還時再將借條取回，確保人事檔案的管理不出現真空狀態，材料的借閱和歸還必須能夠溯源，責任到人。

（三）嚴控質量、規范管理。檔案管理人員作為干部檔案的把關人，對每一份歸檔材料都要認真審核，確保真實。檔案審核過程中，審核人員需要保持耐心與細心，對檔案信息逐頁檢查。重點關注繼續教育、人事任免、黨團信息，一旦個人狀態發生改變立刻進行檔案信息更新，保障干部人事檔案的時效性。復印件歸入正本之前必須和原件進行比對，確保完全一致后蓋上人事部門章，并由經辦人簽字方可歸檔。

另外，人事部門需加強干部人事檔案材料的搜集工作，比如每年《工資變動審批表》《干部任免審批表》《年度考核登記表》等，并將這些信息及時歸入干部人事檔案中，進一步提升檔案的完整性。針對干部人事檔案中關于身份、任免審批、入黨審批等重要材料缺失者予以宣教，并給出適合的補充途徑的建議，始終將嚴控歸檔質量作為干部人事檔案管理的首要前提。

（四）統一標準，提升水平。要從上級主管單位組織人事部門的層面統一審核標準。在干部人事檔案專項審核近兩年的工作中，筆者發現關于上文提及的諸多具體問題各家單位的審核標準不一，審核人員缺少專業的培訓和實踐，一定程度上影響了審核工作的進度和效率。因此，應該定期對檔案管理人員進行業務培訓，使其熟練掌握人事檔案管理工作的基本技能，加強業務能力，提高管理水平。此外，應當著力提升檔案審核人員的溝通能力，在審核過程中對檢出問題的干部要做好解釋和答疑工作，介紹組織審核的原則和標準，提供有效解決方法，爭取圓滿完成審核任務。

五、結語

綜上所述，干部人事檔案工作是一項政策性、專業性、服務性很強的基礎性工作。伴隨著干部人事檔案專項審核工作的開展，暴露出很多亟待解決的突出問題，同時也體現了衛生事業單位解決人事檔案管理問題并進一步規范檔案管理的迫切需求。加強干部人事檔案管理的標準化、規范化，發揮干部人事檔案材料的參考價值，能夠提升人才培養規劃的科學性，加強對現有人力資源的再開發，夯實學科人才發展的基礎，促進衛生事業和諧發展。