提高榮譽實物檔案管理水平的途徑

文/湖南雜交水稻研究中心 黃婧

2022年3月印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出，檔案作為黨和國家各項工作和人民群眾各方面情況的真實記錄，是促進我國各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。在我國社會經濟建設中，不斷涌現出先進機構、先進個人，成為引領改革發(fā)展的突出貢獻者，其所獲得的不同形式的榮譽實物既是機構或個人榮譽的憑證，也是相應時期歷史發(fā)展的縮影，是新時期檔案工作的重要組成部分。與紙質檔案相比，榮譽實物檔案具有突出的原始性、直觀性和生動性，在科普教育、形象展示、激勵鼓舞、信息宣傳等方面更具開發(fā)利用價值。新形勢下，提高榮譽實物檔案管理水平，是建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系、開啟檔案工作新格局的重要內容。

一、榮譽實物檔案的定義與特性

榮譽實物檔案是機構或個人在從事各項活動中獲得的以物質實體為載體的標識貢獻榮譽的物品檔案。榮譽實物檔案屬于實物檔案中的一類，除了原始性、憑證性、價值性等檔案資源的共同屬性外，還具備有不同于其他實物檔案的典型特征。一是唯一性，榮譽實物檔案從產生之初，就具有了唯一性，并且難以復制。二是直觀性，榮譽實物檔案本身就是所獲成就與榮譽的直觀的、集中的表現，在展示過程中具有突出的生動性，對宣傳和展示歷史具有很高的價值。三是多樣性，榮譽實物載體形式包含獎狀、證書、獎杯、獎牌、獎章、錦旗、獎盤、文書、手稿等，不同載體的規(guī)格不同、形狀各異、材質豐富，同種載體中，每件個體的差別往往也很大。四是關聯性，榮譽實物檔案是榮譽檔案中的一種類型，與之相關的還有文書檔案、聲像檔案等，它們共同構成一個完整的榮譽檔案體系。五是時代性，榮譽實物檔案不僅能夠反映機構和個人在不同歷史階段的貢獻，載體本身也凝聚了具有鮮明的時代文化與藝術特征。

二、榮譽實物檔案管理實踐中存在的問題

隨著我國物質文明和精神文明建設深入融合發(fā)展，各級各類機構越來越重視榮譽實物檔案的保存、展示與價值挖掘，并推動榮譽實物檔案與技術檔案、文書檔案等有機融合，實現檔案資源的“一體化”保存與利用。政府、高校、科研單位、醫(yī)院、企業(yè)及專業(yè)檔案機構廣泛開展了榮譽實物檔案的收集與利用工作，并積累了重要經驗。然而，由于榮譽實物檔案獨特的屬性，在其收集管理實踐中，仍然存在突出的問題。

（一）權屬問題影響收集，統一管理難度大。榮譽實物檔案資源主要來源于個人或者集體獲得榮譽衍生的各類材料。由于其產權歸屬于個人、部門或者機構，進行統一管理必須有效解決權屬問題。其中個人榮譽實物收集與保存的難度最大，成本最高，歸檔材料原件少、復印件多、標志性實物分散保存等問題突出。部分個人榮譽實物，往往因工作崗位調動、個人保存方式不當等原因流失、損毀。由于統一管理成本問題，個人榮譽實物在保存過程中出現損壞，也會產生權屬問題，誰保存、誰維護、誰利用的機制不完善。另外，由于榮譽實物檔案往往是由審批、刊印表彰的文件、證書、獎杯等材料構成的統一體，進行統一收集和管理的難度遠較常規(guī)的文書檔案要高。

（二）缺乏整編規(guī)范，著錄保管粗放。榮譽實物檔案類別層次多，按獎勵性質分類，包括科研獎勵類、非科研的其他獎勵類；按獎勵層次分類，包括國家級、省部級、廳局級及其他級別；按獎勵評選歷史分類，有曾經評選現已停止的和目前仍在評選的；按獲獎地域來源分類，包括省內外、國內外等。對于一項榮譽，除了相關的文書檔案和聲像檔案，僅榮譽實物檔案就有不同載體形式的多件實物，比如既有獎狀又有獎章和證書，或者既有證書又有獎杯和獎牌等等，涉及2～3種載體形式。因此，一項榮譽會關聯到多種載體形式，分屬于不同的檔案類別，緊密相關的檔案實體，往往不得不分散保存。由于缺少收集、鑒定、整編的規(guī)范和制度，榮譽實物檔案著錄的字段設置簡單，除了題名、責任者、形成時間幾個字段，沒有其他能對檢索、統計和利用起到幫助的字段。字段著錄粗放，比如題名字段包括載體形式、獲獎級別、等級等，且常常著錄不完整、不規(guī)范，重要信息提取難度大。

（三）保存成本高，調取效率低。榮譽實物檔案的分類在初期往往是簡單的，比如，所有的榮譽實物檔案作為全宗檔案中的一個分類，各種載體形式的榮譽實物檔案混在一起不再細分，按時間排序。隨著榮譽實物檔案的種類和數量不斷增長，這種簡單的分類方式漸漸滿足不了管理的需要，在保管和利用時產生了矛盾，按流水號排序，不同載體的檔案相互交錯，造成空間嚴重浪費，且加大調取難度。由于實物檔案種類繁多，加之不同行業(yè)不同地區(qū)不同單位的實物檔案包羅萬象，甚至比博物館還豐富，同時由于各類實物對保管環(huán)境的光、溫、濕等條件的要求也各不相同，所產生的物品氧化、褪色等保管成本問題也需要妥善解決。

（四）編研水平低，利用效果差。利用是檔案工作的最終目標。榮譽實物檔案都是一個個的物體，檔案本身所載明的信息非常簡潔，甚至無法完整提供必要的基本信息，比如形成時間、責任者、獲獎者等等，這些信息以及相關的擴展信息，包括：背景、過程、結果等等，對于實物檔案的利用具有重要作用，沒有這些信息的輔助，榮譽實物檔案在利用時發(fā)揮的作用會受到很大的影響，甚至失去利用價值，給單位帶來損失。除了被廣泛提及的各種外部因素（如單位重視程度不夠、保管條件差、缺乏專門的人才、軟件和硬件差）之外，利用方式單一也限制了榮譽實物檔案的利用效果。

三、提高榮譽實物檔案管理的途徑

為進一步提高榮譽實物檔案的收集、整理、保管與利用水平，主要體現在以下方面：

（一）提高價值認知，奠定組織保障。當前，我國精神文明建設進入了守正創(chuàng)新、深化拓展的歷史新階段，榮譽實物檔案以其獨特的屬性，呈現出更加優(yōu)異的利用價值。挖掘榮譽實物檔案資源的新功能，是檔案部門落實好舉旗幟、聚民心、育新人、興文化、展形象使命任務的重要抓手。進一步提高價值認知，奠定收集、保存與利用的組織保障，是提高榮譽實物檔案管理水平的基礎支撐。

（二）強化制度管理，破解權屬難題。要探索多機構聯合機制，強化榮譽實物檔案資源綜合利用的頂層設計。建立健全多部門配套銜接機制，落實做細榮譽實物檔案的收集、保存、整理與利用等事項，保障相關工作順利開展。構建涵蓋個人與機構榮譽實物檔案所有權、保存權、使用權、解釋權、名譽權的權益體系，配套激勵制度，解決榮譽實物的源頭供給問題。實施榮譽實物與關聯檔案材料一體化保存方案，賦予榮譽實物檔案更高的完整性。

（三）建立規(guī)范標準，實施精細管理。通過實踐發(fā)現，基于載體形式的分類，是適合榮譽實物檔案的分類方法。對于科研單位來說，由于科研工作的重要地位，將科研類和非科研類榮譽進行分類，對于提高利用效率有很大幫助。其中，對榮譽的級別加以分類非常有必要。著錄的字段設置，除了題名、形成日期、責任者外，還應根據實際情況，增加獎勵類別、獎勵等級、獲獎編號、獲獎者及排名、互見號、存放位置、備注等。其中互見號體現的是同一獎項有多個榮譽實物載體的情況，備注欄里可以體現關聯的文書、聲像檔案及社會價值意義摘要等情況。

（四）結合時事需求，提高利用水平。時事熱點是激發(fā)檔案資源活力的重要驅動。以科技人才檔案為例，榮譽實物可以更加系統、真實、生動地呈現科學家個體成長的經歷、重要節(jié)點和影響因素。榮譽實物是成長過程中的標志性縮影，是成長與貢獻的關鍵實物載體。應緊密結合時事，挖掘榮譽實物檔案的教育屬性，提供生動的知識服務，將為激勵和引導持續(xù)創(chuàng)新提供重要動力。

四、結語

本文對當前榮譽實物檔案管理存在的問題進行分析，針對性地提出了改善途徑，有助于推動榮譽實物檔案在社會經濟發(fā)展中發(fā)揮更加重要和高效的作用。