流動人員人事檔案數字化管理探析

文/重慶市南岸區人力社保檔案管理中心 柏雪

隨著我國經濟社會的發展，社會流動人員的檔案存管、流轉等問題引發討論。傳統紙質檔案雖然存在安全性高、存儲時間久等特點，但在檔案保管轉接等方面流程復雜、效率較低，且易造成檔案遺失，因此流動人員人事檔案數字化管理勢在必行。目前，部分地區已實現流動人員人事檔案數字化管理，筆者所在單位已完成4.4萬余卷人事檔案的數字化工作，但在數字化管理過程中仍存在檔案信息不完整、轉接不暢、平臺建設滯后等各類問題，本文擬就這些問題展開討論。

一、流動人員人事檔案數字化管理概述

流動人員人事檔案數字化管理主要指運用掃描、計算機、大數據等技術，將傳統紙質檔案轉化為數字媒介，以實現數字化管理。隨著我國人才流動愈加頻繁及信息化發展不斷深入，將流動人員人事檔案管理工作及時納入數字化信息管理服務系統中，并開展相應技術創新和管理創新，是適應新時代檔案管理工作發展趨勢的必然要求。

二、流動人員人事檔案數字化管理的問題

（一）流動人員人事檔案信息不完整。電子個人檔案通常以紙質檔案為基礎，建立起一系列復雜的個人檔案信息數據庫。由于流動人員工作不穩定、流動性大、檔案意識薄弱等原因，流動人員人事紙質檔案本就存在著因未及時歸檔而導致部分內容缺失等現實問題。而基于紙質檔案建立的電子檔案，其信息內容不完整的問題較為突出。同時電子檔案主要以電子圖片形式存在，質量參差不齊，存在缺項、信息缺失、圖像歪斜失色、分辨率低等問題，不能夠全面有效反映個人工作業績水平、專業技術成就等基本信息，從而影響流動人員人事檔案的綜合管理和利用。

（二）流動人員人事檔案數字化流轉不暢。當前流動人員人事檔案數字化已取得一定成效，部分人事檔案管理機構為流動人員提供了相應的人事檔案數字化管理服務，但通常僅局限于人事檔案查閱、檔案相關證明出具等方面。因為技術限制、數據壁壘等，流動人員人事檔案在不同省市間的轉接仍主要通過傳統線下渠道，跨區域電子檔案轉接服務工作進展緩慢。由于檔案信息輸入延遲、信息檢索提取效率低、數據庫更新不及時等問題，線上線下檔案流轉不同步等問題長期存在。

（三）流動人員人事檔案數字化平臺建設滯后。目前，為規范檔案數字化管理，國家檔案管理部門已制定出臺《流動人員人事檔案管理服務規定》《干部人事檔案數字化技術規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關文件，推動各地區實現流動人員人事檔案數字化、規范化、標準化管理。但部分地區檔案數字化平臺建設滯后，系統功能不完善、安全措施不到位等問題依然凸顯。由于缺乏統一的管理規劃戰略，各地區檔案管理機構的應用軟件系統在數據庫、平臺、接口等方面存在較大的差異，運行的各個應用軟件系統無法適應整個人事檔案數字化管理網絡的配合需要，導致流動人員檔案信息得不到綜合利用和全面共享，信息出現嚴重“孤島化”。

三、流動人員人事檔案數字化管理的意義

（一）促進流動人員人事檔案管理提效。相較于傳統紙質檔案查找過程花費時間較多的情況，流動人員人事檔案數字化通過掃描上傳紙質人事檔案，創建與紙質檔案相匹配的電子檔案，并對人事檔案中的信息數據進行分類，通過數字化信息檢索，能夠實現快速查閱人事檔案、直接打印檔案資料、開具存檔證明、調函、統計檔案數據等功能，從而極大地提高了流動人員人事檔案管理效率。同時，對于社會流動人員，特別是各省市不同區縣間流動人才的檔案調動等服務事項，也能提高辦事效率，最大限度地方便辦事群眾，做到“讓數據多跑路、讓群眾少跑腿”。流動人員人事檔案數字化管理，將使社會流動人員、用人單位和人事檔案管理機構都能夠充分利用檔案人力信息資源，共享數字化服務成果。

（二）促進流動人員人事檔案流轉提速。區別于傳統紙質人事檔案流轉時易出現檔案遺失、私自篡改檔案內容等問題，流動人員人事檔案數字化管理轉接存在明顯優勢，即檔案信息傳輸的快速、準確和安全性。依托全市統一的流動人員人事檔案數學化管理平臺，開展檔案服務事項“一網通辦”，可推動實現市區數字人事檔案信息庫共建共享，讓流動人員人事檔案查詢更加便利、流轉有跡可循，使檔案轉遞步入“快車道”、跑出“加速度”。雖然目前不同省市尚未實現人事檔案網上“一鍵轉接”，但網上直接出具調函等功能的實現提高了檔案流轉效率。隨著數據共享進一步發展，流動人員人事檔案數字化服務功能更加完善，人事檔案流轉效率也必將進一步提高。

（三）促進流動人員人事檔案利用提質。在人事檔案系統管理服務領域積極運用優質的數字化管理理念和數字化工作模式，打破了原有的時空限制，通過數字化管理，可以確保人事檔案管理系統能夠在滿足社會各行業領域的人事管理和調配需求的基礎上，為社會流動人才就業和個人發展提供便利的服務條件，并及時將人才資源的工作經驗、職業選擇等個人信息納入人事檔案信息系統中，保障社會流動人員的相關權益，有效促進流動人員人事檔案利用全面提質。

四、流動人員人事檔案數字化管理的實踐探析

（一）健全完善流動人員人事檔案數字化管理制度。目前，我國檔案管理法律法規及各地檔案管理制度主要針對實體檔案，因流動人員人事檔案數字化工作起步稍晚，對收集、存儲、管理、利用等相關制度尚不完善。2020年6月修訂通過的《中華人民共和國檔案法》新增“檔案信息化建設”一節，為檔案數字化提供了根本遵循并產生了積極影響。基層檔案管理機構應參照《中華人民共和國檔案法》及我國其他法律法規和有關政策，建立流動人員人事檔案數字化管理制度，不僅應包括人事檔案的數字化掃描、電子檔案保管及利用服務、檔案數據庫管理等方面，還應對電子檔案信息安全管理做出詳細明確的規定，全面保障檔案信息安全。

首先，筆者所在單位根據《流動人員人事檔案管理服務規定》《干部人事檔案數字化技術規范》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等相關文件，結合工作實際，研究制定了流動人員人事檔案數字化管理工作制度，作為所有檔案數字化管理工作的基本遵循。其次，根據日常工作中遇到的人事檔案管理問題，不斷健全完善數字化管理工作細則，保證能更好滿足日常檔案管理的實際需要。嚴格按照具體的制度細則，規范日常中的流動人員人事檔案工作，做好檔案的源頭管理和過程管理，即做好單位現存流動人員人事檔案中年齡、學歷、工作經歷等重要信息的核對，認真審核檔案增補資料，確保檔案無涂改、真實有效。在檔案查詢、流轉等環節，保證審批手續齊全，認真做好登記，保證信息安全。最后，研究制定針對性的數字平臺具體業務操作規則。根據該規則，檔案工作人員運用數字化檔案管理系統對單位管理區域內流動人員的電子版人事檔案進行管理工作，配備相應人員進行數字檔案的數據核查和存儲，協同查缺補漏與整理。按照工作制度規則，基本完成了管理的所有流動人員人事檔案數據整理與核查工作，助力人事檔案數字化管理的推進落實。

（二）建設流動人員人事檔案管理的信息網絡平臺系統。當前，在大數據、人工智能、區塊鏈等信息技術快速發展時期，流動人員人事檔案管理部門應積極運用信息技術，開發建設人事檔案數字化管理系統。面向內部的檔案管理工作人員，開發局域網應用平臺來完善現存流動人員人事檔案歸檔、流轉等功能，促進工作人員在人事檔案管理和服務上的完成質量、辦事效率“雙提高”；面向所管轄區內的所有群眾，開發互聯網應用平臺，開展“零次上門”檔案服務，方便群眾“一鍵查檔”。在確保檔案信息安全保密的前提下，開發“跨區域”流動人員人事檔案管理系統，使全國各地區的人事檔案管理機構能夠加強工作聯系，高效協同合作，快速安全地轉接相關流動人員人事檔案，推動多地關聯共享，從而助力流動人員人事檔案管理全國一體化的實現。

在信息網絡系統高效運行的基礎上，雙向暢行的數字化平臺有利于對社會流動人員以及廣大用人單位進行檔案管理與服務。面向內部檔案管理工作人員，筆者所在省市已開發流動人員綜合服務平臺等線上管理服務系統。在此平臺上，檔案管理工作人員可開展檔案查詢、檔案轉遞、檔案證明開具等一系列服務，核對訂正年齡、工作勞動關系、表彰獎勵近況、崗位職務變化、相關學歷更新等基本信息，極大地提升了檔案管理服務效率。同時，打破不同地區間信息壁壘，通過統一集成門戶網站，實現全市檔案轉遞網上經辦。筆者所在單位已完成4.4萬余卷的檔案掃描上傳工作，開展檔案查詢、轉遞等各類線上檔案服務1萬余次。面向廣大群眾，運用大數據、智能化等技術手段，上線人力社保網上辦事大廳、人才公共服務網上辦事大廳、人力社保APP、人才APP等一系列網上服務平臺，方便群眾辦理檔案相關事項。流動人員可通過手機、電腦等終端設備，直接查詢個人檔案存檔機構、進行檔案轉入和轉出申請、開具調檔函、開具存檔證明等，實現足不出戶享受檔案管理服務。

（三）提升流動人員人事檔案管理人員的專業能力。據中國檔案局公布的數據來看，截至2019年底，各級檔案行政管理部門和綜合檔案館現有專職人員中，碩士研究生以上學歷占比5.4%，本科占比63.9%，大專占比23.8%。人事檔案管理機構招聘錄用的檔案專業對口人員占比較小，計算機和網絡應用技術人才更是鳳毛麟角，檔案復合型人才缺乏，檔案專家較少，大部分數字化工作采取了外包的形式。因此，提升檔案管理人員的專業素養和能力迫在眉睫。首先，要完善檔案專業人才培養體系。對于檔案專業的學生要增設大數據、智能、云計算相關的專業課程，提高信息化檔案管理工作能力。其次，檔案管理機構應招聘引進不同知識結構的人才，不僅應提高檔案專業人員的占比，還應引進計算機網絡等技術人才，助力流動人員人事檔案數字化工作提質增效。最后，要加強檔案管理人員的業務培訓。定期開展專家講座、專業實操等培訓，采取在崗學習和脫崗培訓相結合的方式，普及檔案管理及大數據知識與技術，切實提升人事檔案管理人員數字化管理能力。

筆者所在單位從以下幾方面來提升管理人員數字化工作業務能力：一是優化工作人員結構。通過提前擬定工作人員招聘計劃表，提高檔案專業及復合型人才招聘比例，從根本上解決工作人員業務能力素質欠缺等問題。二是參加內部業務培訓。邀請檔案專業人才開展業務培訓講座，單位內部業務骨干以“傳幫帶”的方式，通過工作實操，提升業務能力。三是派遣員工外出學習先進經驗。單位應派遣員工學習借鑒先進檔案管理中心推動檔案數字化工作的各項理念和創新做法，并重點派遣業務骨干到市人才服務交流中心觀摩學習，就檔案數字化建設工作所需的基礎設備和人員配置、數字圖像掃描處理技術、圖文影像標準化處理環節和質檢環節重點事項、檔案數字化服務外包工作規范等多方面展開交流探討，為單位更好地開展檔案數字化工作積累了寶貴的實踐經驗，助力提升單位人事檔案管理和服務水平。

五、結語

數字化時代，社會人才流動越發頻繁，流動人員人事檔案數字化管理已成為時代必然趨勢。隨著分類明晰、材料透明、數據真實的數字化人事檔案管理服務平臺的建立及管理制度的逐步完善，人事檔案管理機構、流動人員和用人單位有效溝通交流的渠道將進一步擴展，檔案管理將更加現代化、科學化、規范化，推動流動人員人事檔案數字化管理高質量發展，真正實現人事檔案管理的服務意義和實踐目的。