大數(shù)據(jù)時代高職院校檔案工作隊伍建設(shè)研究

文/天津職業(yè)大學(xué) 靳啟穎

大數(shù)據(jù)時代，越來越多的社會資源被網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化。檔案源頭泛化存在，檔案信息資源在時間和空間上分布的不確定性增強，要求檔案管理更加便捷化、智能化和智慧化。人才是科技進(jìn)步和經(jīng)濟社會發(fā)展最重要的資源，也是加快檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。2021年9月，習(xí)近平總書記在出席中央人才工作會議上強調(diào)，深入實施新時代人才強國戰(zhàn)略，加快建設(shè)世界重要人才中心和創(chuàng)新高地，為2035年基本實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化提供人才支撐，為2050年全面建成社會主義現(xiàn)代化強國打好人才基礎(chǔ)。新時代，檔案工作者將肩負(fù)更重的責(zé)任，承擔(dān)更新的使命，打造一支高質(zhì)量的符合現(xiàn)代化、信息化發(fā)展要求的檔案工作隊伍刻不容緩。

為建設(shè)一批引領(lǐng)改革、支撐發(fā)展、具有中國特色、達(dá)到世界水平的高等職業(yè)學(xué)校和骨干專業(yè)（群），我國于2019年啟動“中國特色高水平高職學(xué)校和專業(yè)建設(shè)計劃”（簡稱“雙高計劃”）建設(shè)工程，對標(biāo)“雙高計劃”建設(shè)總目標(biāo)和國家人才強國戰(zhàn)略的科學(xué)內(nèi)涵，建設(shè)與高等職業(yè)教育發(fā)展規(guī)模及發(fā)展目標(biāo)相適應(yīng)的檔案工作隊伍，同時還要找準(zhǔn)檔案工作隊伍建設(shè)的立足點、著力點和發(fā)力點。

一、高職院校檔案工作隊伍建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題

高職院校檔案工作見證著高職教育從無到有、從小到大和從弱到強的發(fā)展歷程，然而受歷史基礎(chǔ)條件、投入保障和認(rèn)識定位等各種主客觀因素的影響，檔案工作隊伍的建設(shè)與高職院校的發(fā)展曲線卻并不完全同步和契合，很多高職院校尚未配備或構(gòu)建完整的檔案工作隊伍。

（一）機構(gòu)設(shè)置方面。高職院校檔案工作部門存在著獨立設(shè)置、合署辦公、掛靠或隸屬等幾種形式，通常隸屬于學(xué)校某一內(nèi)設(shè)機構(gòu)（通常為校辦或黨辦），檔案部門在機構(gòu)設(shè)置上缺乏獨立性和自主性，部門存在感低。檔案工作隊伍缺乏頂層設(shè)計層面的領(lǐng)導(dǎo)、約束和保障，缺乏部門歸屬感和依附感，檔案工作隊伍的建設(shè)與學(xué)校總體建設(shè)現(xiàn)狀及發(fā)展需求存在差異性和滯后性。

（二）隊伍構(gòu)成方面。檔案工作隊伍來源復(fù)雜寬泛、專業(yè)人才短缺。高職院校檔案工作人員多來源于校內(nèi)輪崗、調(diào)崗、轉(zhuǎn)崗、引進(jìn)人才家屬安置、退休前短期過渡等人員。與學(xué)校其他教育教學(xué)和管理系列人才引進(jìn)工作相比，檔案專業(yè)人才引進(jìn)率偏低，甚至是零人才引進(jìn)。檔案工作隊伍主體專、兼職并存，一部分檔案工作人員承擔(dān)著辦公室日常雜務(wù)、統(tǒng)計、保密等事務(wù)性工作，兼職隊伍極具松散性和隨意性，檔案工作者身份從屬性嚴(yán)重，檔案工作具有明顯的被動性、階段性和突擊性。

（三）檔案工作隊伍的梯隊搭建和后續(xù)建設(shè)方面。檔案工作隊伍存在著不均衡性和割裂性。高職院校檔案工作隊伍專業(yè)技術(shù)層次分布不平衡，中級職稱人數(shù)居多，初級和高級職稱人數(shù)占比低，呈現(xiàn)出“兩頭小，中間大”的橄欖型分布狀態(tài)。既懂檔案業(yè)務(wù)知識，又精通相關(guān)知識的“全才”“通才”少之又少。受心理認(rèn)知、職稱待遇、發(fā)展前途等多種因素影響，很多專職檔案工作人員在工作一段時間后會選擇調(diào)離或轉(zhuǎn)崗。而有些兼職檔案員是受部門臨時性指派、強制性攤派或試用期頂崗實習(xí)要求而從事的檔案工作，一旦工作完畢、考核結(jié)束或約定時間結(jié)束后便立即撤離檔案崗位。檔案工作隊伍流動性大，各類人才流失嚴(yán)重，檔案工作隊伍的代際傳承和銜接存在中斷、撕裂或斷層等隱患，檔案工作隊伍梯隊建設(shè)后勁不足，人才儲備不充分。

二、高職院校檔案工作隊伍存在的問題分析

（一）檔案工作隊伍角色定位偏差。受傳統(tǒng)認(rèn)識影響，檔案工作經(jīng)常被排斥于核心工作圈之外。檔案工作中存在的片面認(rèn)識和誤解造成人與檔案工作、檔案工作與其他工作之間的割裂與對立，檔案管理工作滯后甚至中斷。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作普遍不夠重視，給予的關(guān)注較少，檔案工作人員長期處在一個難以提拔重用和職業(yè)前景黯淡的尷尬位置。檔案工作隊伍在開展工作過程中既無動力又無助力，遲遲無法打開局面，久而久之，檔案工作人員的工作信心和工作激情亦被消磨殆盡。

（二）檔案工作隊伍考核機制不成熟。社會對檔案人才的評聘與考核缺乏政策性文件，缺少用人標(biāo)準(zhǔn)的約束、支持和保障。很多高職院校對檔案工作隊伍的考核存在考核制度執(zhí)行不到位、考核震懾力不足、考核內(nèi)容寬泛等現(xiàn)象，不能切實有效地進(jìn)行動態(tài)考核和實時評價，對人才的考核評聘缺乏全面性和高效性。不成熟、不客觀的考核機制最終導(dǎo)致檔案工作考核流于形式，檔案工作隊伍缺乏職業(yè)認(rèn)同感、榮譽感及滿足感，檔案工作隊伍的凝聚力和向心力被大大削弱。

（三）檔案工作隊伍人才建設(shè)與培養(yǎng)機制不健全。盡管各高職院校都把人才強校作為戰(zhàn)略發(fā)展方向，但不可否認(rèn)的是，很多院校在不同程度上存在著重形式輕內(nèi)容、重方案輕部署、重口號輕行動的現(xiàn)象，人才培養(yǎng)與建設(shè)工作的切實可行性大打折扣。在大數(shù)據(jù)時代，各行業(yè)領(lǐng)域知識更新速度加快，傳統(tǒng)的檔案理論知識與具體工作實踐存在脫節(jié)，面對新知識、新技術(shù)和新問題，即使是具有檔案專業(yè)教育背景的工作人員亦會出現(xiàn)短暫的不適應(yīng)，非檔案專業(yè)人員要實現(xiàn)檔案知識與工作實踐高效、快速融合更非易事。而各高職院校在對檔案工作隊伍的建設(shè)中缺少人、財、物上的投入與統(tǒng)籌規(guī)劃，缺少科學(xué)、系統(tǒng)、規(guī)范的檔案知識培訓(xùn)與繼續(xù)教育。檔案工作人員在入崗前沒有或很少接受系統(tǒng)規(guī)范的專業(yè)知識教育和崗位實踐操作能力的培訓(xùn)，工作過程缺乏新理論、新知識和新技術(shù)等職業(yè)技能繼續(xù)教育的持續(xù)跟進(jìn)與保障，跨學(xué)科、跨行業(yè)學(xué)習(xí)與交流的機會少之又少，導(dǎo)致檔案工作隊伍對新專業(yè)知識或行業(yè)前沿信息的汲取速度放緩甚至停滯不前，科學(xué)研究和技能創(chuàng)新能力大大降低。

三、高職院校檔案工作隊伍建設(shè)對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念，構(gòu)建立體化的檔案工作隊伍網(wǎng)絡(luò)。大數(shù)據(jù)時代，檔案工作正經(jīng)歷一個從紙質(zhì)檔案到電子檔案、從檔案資源分散利用到檔案信息資源整合共享利用的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型期。高職院校檔案工作不再局限于檔案部門或某個部門的工作范疇之內(nèi)，也不再是由一個部門獨立承擔(dān)，更不再是單憑某個人或某幾個人就可以推進(jìn)展開的工作，檔案工作的改革創(chuàng)新與可持續(xù)發(fā)展需要多個部門的共同參與才能得以實現(xiàn)。

高職院校檔案工作部門應(yīng)從實際行動著手，通過具體工作內(nèi)容的設(shè)定和工作行動的執(zhí)行來反向推動思想態(tài)度的轉(zhuǎn)變和檔案意識的植入。基于全員響應(yīng)和參與學(xué)校“雙高計劃”建設(shè)這一契機，高職院校要在全校范圍內(nèi)宣傳普及和樹立“人人都是檔案員”的觀念，以人才儲備和培養(yǎng)為目標(biāo)、以崗位職責(zé)為抓手、以全員聘任工作為節(jié)點、以任務(wù)認(rèn)領(lǐng)和考核測評為依據(jù)，打造一支縱橫聯(lián)結(jié)的、長效的、穩(wěn)定的、立體化的檔案工作隊伍，構(gòu)建由“分管校領(lǐng)導(dǎo)+檔案館（室）領(lǐng)導(dǎo)+立卷部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)+立卷單位專/兼職檔案工作人員+檔案形成者”組成的層級分明的金字塔式檔案工作隊伍網(wǎng)絡(luò)。在縱向上明晰學(xué)校管理層、檔案部門及各立卷部門之間的隸屬關(guān)系和權(quán)責(zé)義務(wù)，在橫向上開辟出各平行部門間進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通與交流的空間與渠道，為檔案工作的協(xié)同辦公和實時聯(lián)動提供可能，進(jìn)一步促進(jìn)和提升檔案工作隊伍綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)處理能力。

檔案工作隊伍的成員要相對固化，從上至下壓實主體責(zé)任，將職責(zé)、權(quán)利和義務(wù)具化至人，明確工作對象和工作內(nèi)容。通過立體化檔案工作隊伍網(wǎng)絡(luò)的搭建與運行來實現(xiàn)對高職院校檔案工作的扁平化、高效化管理，實現(xiàn)全校、全部門、全員、全過程的交流與互動。

（二）夯實基礎(chǔ)，建設(shè)智慧型檔案工作隊伍。高職院校檔案工作者具有職業(yè)性與教育性雙重屬性，其不僅是傳統(tǒng)定義上的各類檔案信息資源的收集者和保管者，更是具有時代特色的檔案知識的開發(fā)者和創(chuàng)造者。

第一，檔案工作人員必須走出工作舒適圈。檔案工作人員首先要積極進(jìn)行角色轉(zhuǎn)換，化身為網(wǎng)格員，對全校檔案工作進(jìn)行整體指導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)和專門跟進(jìn)，通過人為干預(yù)來促進(jìn)和實現(xiàn)檔案資源的精細(xì)化管理與精準(zhǔn)化服務(wù)。檔案工作隊伍要在主動下沉基層的過程中了解和熟悉各立卷部門的工作內(nèi)容與流程細(xì)節(jié)，以網(wǎng)格員為圓心來進(jìn)行工作隊伍的擴容，增強人與人之間、人與檔案工作之間的黏性，以問題為導(dǎo)向，磨煉檔案工作隊伍的專業(yè)技能，提升業(yè)務(wù)處理能力。

第二，加大檔案工作隊伍選拔與培訓(xùn)力度。高職院校需站在戰(zhàn)略發(fā)展高度對學(xué)校檔案工作隊伍進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與規(guī)劃設(shè)計，嚴(yán)把來源關(guān)。為保障用人質(zhì)量，學(xué)校在組建檔案工作隊伍過程中可執(zhí)行內(nèi)部人員選拔與外部人才引進(jìn)相結(jié)合的策略，嚴(yán)格篩選與檔案工作崗位適配的人員入職入崗，建立人才儲備庫。以檔案工作崗位的專業(yè)性和職業(yè)性為切入點，把控檔案專業(yè)人才及其他相關(guān)專業(yè)人才的比例調(diào)配，著力培養(yǎng)專業(yè)技術(shù)骨干及新生力量，加強對現(xiàn)有檔案工作隊伍培訓(xùn)的力度、廣度和深度，將培訓(xùn)工作做到常態(tài)化和周期化。高職院校可以采取校內(nèi)自培與校外研習(xí)相結(jié)合、請進(jìn)來與送出去相結(jié)合、專家講座與現(xiàn)場觀摩交流相結(jié)合、集中培訓(xùn)與個性化點對點業(yè)務(wù)指導(dǎo)相結(jié)合等多種培訓(xùn)方式，注重和強調(diào)專業(yè)理論知識與崗位技術(shù)技能實踐的統(tǒng)一。

第三，提升專業(yè)技術(shù)能力與綜合素質(zhì)，打造智慧型檔案工作隊伍。大數(shù)據(jù)時代，檔案工作逐步實現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向數(shù)據(jù)管理的轉(zhuǎn)變，幾乎每個人都不斷接收著新的信息資源。對檔案信息進(jìn)行高效控制和優(yōu)質(zhì)管理是檔案工作發(fā)展的客觀要求，也是檔案工作存在的價值與意義。因此，高職院校檔案工作隊伍要特別注重檔案信息處理能力和知識管理能力的培養(yǎng)與應(yīng)用。一方面，檔案工作隊伍要積極吸收和借鑒“云大物智移”等新信息技術(shù)手段與新知識內(nèi)容，及時將新理念、新技術(shù)和新方法嵌入檔案信息資源的智慧化管理與服務(wù)之中；另一方面，檔案工作隊伍要不斷激發(fā)內(nèi)在求知欲和創(chuàng)造力，以檔案信息資源為核心，以高新技術(shù)為支撐，努力實現(xiàn)對檔案信息資源的智慧管理和智慧服務(wù)的目標(biāo)。

四、結(jié)語

建設(shè)素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、技能強的檔案工作隊伍是高職院校檔案工作發(fā)展的客觀要求和根本保障，高職院校應(yīng)牢固樹立“人才資源是第一資源”的理念，將檔案工作隊伍建設(shè)納入學(xué)校戰(zhàn)略發(fā)展進(jìn)程之中，持續(xù)推動，不斷優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)，改善檔案工作隊伍環(huán)境，為高職院校檔案事業(yè)的持續(xù)、快速、健康發(fā)展提供堅實的人力支撐。