現代供電企業行政辦公工作精細化管理探析

文/國網甘南供電公司 鄭永剛

現代供電企業的業務類型包括電能傳輸、電能變換、電網管理、電能分配、電能銷售與用電服務，不僅具有技術密集性和用電連續性等特征，還具有社會服務性和集中管理性，需要高技能電力人才負責電網運行、維護與調度；又需要行政辦公人員綜合管理公司運行中部門協作、稽查審核、文印資質、信息發布、會務外聯等事宜，根據不同部門的業務特點有序協調、統籌全局，確保供電企業穩健發展。因此，現代供電企業應通過精細化管理提升行政辦公協作效率，在成本、服務與速度等方面實現質的飛躍。

一、現代供電企業行政辦公工作精細化管理需求

（一）業務需求。供電企業主要從事發電、電力設備制造、電力設施建設與電力生產等業務，企業的領導管理體系分為國家、跨省區的電網公司和按行政區設立的各級供電公司三個層面。供電企業主營的數字變電站產品需要由調度部門、技術管理部門、生產運行部門、檢修維護部門與工程建設部門共同協調生產，各個部門分別負責不同的生產與維修環節，需要由行政辦公人員統一、有序、協調安排各部門的業務活動，承擔各部門信息傳導和交流的職責，以此確保業務鏈條的正常運轉，實現對企業業務信息資源和業務活動的標準化管理。同時，行政辦公部門能夠維護企業與政府部門、上級電網公司等機構的良好公共關系，及時掌握最新的行業政策和經營管理準則，準確識別、監測與評估企業經營業務與合作項目的財務風險，為企業合法合規進行業務推進提供行之有效的方案與建議。

（二）信息需求。行政辦公部門是供電企業的信息集成中心，企業的業務信息、設備信息、用戶關系信息、設施建設信息、部門調度信息都需要行政辦公部門進行規范化采集、傳遞、整理、存儲、發布、保存與保密。供電企業的項目管理、客戶關系、規劃設計、燃料管理、系統技術、物資管理都配備了相應的信息庫和數據庫，而信息庫的運維都需要專門人員管控，因此需要行政辦公部門開展對企業范圍內信息的應用集成，形成對信息的規模化和集中化管理，以便為企業各部門在資本分析、資產管理、物流傳輸等方面提供擴展應用、趨勢預測、實時跟蹤等服務，提升各部門與各環節的信息整合效率，優化配置、聯動重組企業資源，減少信息傳導成本，提高信息互通的規范化和流程化水平，提供完善的業務分析、預測功能和決策支持，實現資金流、物流和主要工作流等信息的同步流轉。

（三）管理需求。在供電企業的持續發展中，企業規模和員工數量正不斷增加，所以需要實行更完善和高效的精細化管理，保證企業組織之間、人員之間、業務之間的分工明確和配合密切。供電企業的物資、項目、設備、技術、客戶、燃料等環節需要行政辦公部門的協調組織與統籌管理，財務、審計、人力資源、運行、數據等環節需要行政辦公部門的集中、直接管理。由行政部門的集成管理能夠促進企業整體管理目標的實現，規范與優化企業運行模式和業務流程，有效彌補各部門的業務功能缺失，成為企業服務管理的“指揮中心”。

二、現代供電企業行政辦公工作的主要內容

（一）會務外聯管理。供電企業行政辦公部門的會務外聯管理主要負責與上級電網公司和社會各界的建立與維護公共關系、建立企業外部聯系、搭建交流平臺，提升社會外界對企業的好感度與企業的知名度。行政辦公部門還需要承擔企業內部的各部門與各階層的聯系，負責制定公共活動計劃和支出預算方案，規范重大活動的組織、協調與接待工作，協助業務部門積極維護與客戶的合作關系，及時處理企業的重大風險與經營危機。行政辦公部門還需審核企業待批準與待簽發的管理制度和各類文件，督促與檢查企業各部門的業務活動進展，協助開發相關行業市場，高效處理對外關系。

（二）資產采購管理。供電企業的資產采購管理是一項復雜、多變的工作，通常由財務部門和使用部門聯合管理。財務部門負責物資資產的投入、增減值變動、物資報廢等價值化管理；使用部門負責資產的對接和維護管理，根據業務部門的生產需求對資產進行修理與改造。行政辦公部門需要站在企業全局角度嚴格開展資產采購管理，協同各部門人員正確分辨資產性質和資產價值的增減變動，及時處理折舊的固定資產、易耗品與周轉件。

（三）文印資質與會議管理。供電企業行政辦公部門負責公文的草擬、審核、核稿、呈批、提交批閱、蓋印與發文，需要嚴格保密與管理企業的文印材料，每個部門都要單獨開展公文報送，并要保證發文效率和質量，確保文印資質管理的嚴肅性和權威性。此外，行政辦公部門還要負責企業內部事務性會議，協調與配合會議申報部門編制會議計劃和會議實施方案，維護與推進會議秩序和會議進程，檢查與完善會議紀要與決議，并評估會議決議的執行情況，針對實施工作的評估總結改進會務工作。

（四）稽查審核管理。行政辦公部門要確立企業內部需要被稽核的項目和內容，主要為總務支出和業務賬目，避免企業資產的外流和浪費；針對存在的問題向管理層遞送業務核查表和業務稽核建議書，形成稽核報告，協同各部門負責人強化核查糾錯和即時監督效能。因此，行政辦公部門開展稽查審核必須實事求是、有錯必糾、維護正當權益，保證稽查審批的合法性與實效性；針對重大事件請示上級領導和相關部門負責人，提升行政監督的全面化、深入化和細致化，幫助企業構建良性的質量控制和監督保障體系，維護企業運行的規范化和有序化。

三、推進現代供電企業行政辦公工作精細化管理的有效路徑

（一）搭建行政辦公管理體系，形成橫縱貫通的組織格局。現代供電企業行政辦公管理體系構建的目的就是與各部門保持高效、密切的溝通聯系和信息對接關系，所以應建立跨職能部門，使其成為行政部門和其他部門相互聯通的信息管理組織，由行政部門負責人領導以及其他部門的主管共同參與，以此有效解決企業管理和運營體系中的“孤島”問題，要通過既定的業務流程有效統籌行政業務中復雜繁瑣的管理手段、理念與措施；而流程規范制度的建立需要收集財務、業務、采購、物資、生產等部門涉及的行政類表單，梳理各部門的管理需求，以此搭建行政辦公管理體系的框架。

為確保數據信息的可追溯性，行政辦公部門應建立符合現代化供電企業發展實際、結構完善的綜合流程平臺，將制定完成的規范、流程與框架錄入流程平臺中。行政辦公管理部門需將各部門崗位職責和工作目標進行分解與優化，并有機融入管理體系和流程中，嚴格按照實效、動態原則及時督促各部門按照流程進度和時限快速完成業務對接，提高部門協同運轉效率，形成橫縱貫通的組織格局，不斷提高行政辦公業務的整體工作成效。

（二）建立政策研究機制和信訪工作制度，提升相關工作能力。針對現代供電企業的決策需求，行政辦公部門應建立以專家智庫為引領的政策研究機制，建設由電力生產技能專家、電網文庫審核專家、省級電網專家人才等組成的多元智庫體系，為決策提供智力支撐。行政辦公部門還應基于政策研究機制，構建外部交流和縱向溝通平臺，與上級電網公司、省級檢修公司的專家開展信息交流，學習并引進先進管理政策，以此提升決策服務能力。為保證企業內部的和諧穩定、防范勞動爭議糾紛，行政辦公部門還可建立多維度的“大信訪”工作格局，根據各部門的信訪責任鏈條，由部門負責人共同成立信訪工作組、勞動糾紛管理委員會和應急指揮機構，統一協調與管理企業內部的一切勞動糾紛事件。行政辦公部門應協同人力部門共同制定供電企業信訪管理工作流程和實施細則，科學處理勞動糾紛上訪事件，保障企業職工的基本權益，創設良好的內部運營環境。

（三）構建督辦工作閉環式管控流程，凝聚督辦合力。行政辦公部門應建立立體式的督查督辦體系，制定完善的決策督辦管理細則，全面提高決策執行的監督水平。為充分落實督查督辦管理體系，行政辦公部門還需構建閉環式管控流程，形成以“企業+部門+業務”三個維度的督辦工作清單，將清單中的督辦任務進行細化分解，通過線上實時監控的方式捕捉工作進展情況和異常，明確每項督辦任務的責任人、時間節點、完成實現和預期效果，切實做到“下達一件、跟蹤一件、辦成一件、考核一件”。針對督查督辦任務的落實進度，應以周報的形式向管理層報告與反饋決策的執行情況，及時解決阻點與卡點，確保上級決策部署和交辦事項充分落實到位。在督辦工作任務最后的結項審核環節中，要將督辦任務的結項遞送各部門負責人，由負責人確認后呈送給管理層完成批準，并將領導批示結果納入行政辦公評價指標，為企業各項決策部署的有序落實凝聚督辦合力。

（四）完善公文輔助和保密管理機制，提升行政辦公精細化水平。現代供電企業的電能分配、安全生產與管理運營都需要以文檔形式明確記錄與入檔，而行政管理部門作為文檔管理的核心部門，應完善公文管理和輔助保障機制，提高文檔管理的精細化水平。行政管理人員應從文檔全生命周期的角度出發，確保公文管理全過程的透明化和規范化，在文件形成與審批的重要節點進行排查，綜合評估“平均待辦時長”“領導審批時長”等指標，組織與督促各部門文件管理員第一時間處理本單位文件，確保當天完成文件審辦，提升公文經辦效率。同時，行政管理部門可與各部門管理層開展“雙向監督評價”，定期評估公文質量，實現公文管理的源頭把控，提升公文的精細化管理水平。

針對企業內部的重要文件應構建嚴密的保密管理體系，圍繞保密工作完善領導責任制和部門協同制，明確保密級別和保密期限，根據不同保密需求實施差異化保密措施，在保密管理過程中需定期分析保密級別，謹慎開展對重要檔案的升密、降密與解密，充分配合管理層的評估與審查，及時補齊保密工作短板。保密工作一旦出現問題，需要及時向管理層報告問題發生的時間、地點、泄露程度、造成后果、原因等情況，與安保部門、技術部門聯合追查，情節嚴重的需上報公安機關，并加強企業文件的加密權限管控。

四、結語

行政辦公部門是服務和支撐現代供電企業發展的重要部門，發揮著橫縱貫通和承上啟下的作用，其工作的整體效能和精細化水平也代表著企業的發展能力和外部形象。供電企業對行政辦公部門具有極大的業務、信息和管理需求，行政部門應根據企業的運營和業務特點建設規范、貫通、集中、精益的現代化行政辦公工作體系，圍繞部門協同、決策執行、信訪、稽查審核、公文管理等模塊不斷完善行政辦公機制，不斷提升自身組織協調、決策執行、信息支撐和風險防控的能力，以全面提升行政辦公管理工作質效。