公立醫院規范合同管理探析

文/北京市海淀醫院 武海萍

合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。醫療合同因為涉及醫療、教學、科研、采購、信息、基礎設施建設等環節，相對而言比較復雜。合同管理規范與否將直接影響醫院的正常運營。本文對我院合同管理中存在的主要問題進行分析，進而探討如何提高公立醫院合同管理水平。

一、公立醫院合同管理中存在的主要問題

公立醫院合同具有種類繁多、涉及范圍廣、管理部門多等特點。當前公立醫院合同管理工作主要存在如下問題。

（一）未完善合同管理制度。公立院合同管理體系中存在權限不明晰、對合同履行過程管理不明確、未設置歸口管理部門等問題。由于我國現行合同管理程序體系不完善，可能導致公立醫院合同管理發生潛在風險，例如未經批準，以單位名義簽訂對外合同，導致非法簽訂擔保、投資、借貸、欺詐等行為，會造成醫療機構損失或因法律糾紛損害醫院利益和聲譽。同時，由于醫療協議未明確歸口管理機構，會出現多個機關共同負責協議編號歸檔管理工作的現象，導致存檔不準確。此外，還存在未建立由紀委和國家審計機關主管的醫院經營合同管理責任追究機制，或是有關人員未按程序執行或者未經上報審批、未經領導同意而私自變更或者簽訂經濟合同等問題。

（二）未完善醫院合同事前控制及醫院合同會簽審批制度。個別醫院對外簽訂的合同由經辦部門擬定后，未經過相關業務部門（醫務、科教、醫學裝備、后勤保障、基建、審計、財務、資產管理、紀檢等）的審核；重大經濟類合同未經法務部門審核以及未經院長辦公會和黨委會集體討論并形成科學的決策機制。

（三）合同審核內容不全。對于如資金保障、簽訂依據、資質和能力、法律法規規定、內容和條款、執行和維護雙方合法權益、雙方權利與義務合理、平等、明確合同標的數量、質量、價款、履約方式、合同期限以及支付方式恰當、違約責任、解決爭議等重點內容審核不全。

（四）缺少對執行過程的監管。醫院合同缺少審計部門對合同執行過程的監管。在合同履行過程中，缺乏持續的監督，無法及時發現損害醫療機構利益的問題并采取相應的對策。部分合同履約監督程序缺乏可量化指標，合同履約監督記錄也并未實現信息化和標準化，缺失的內容無法及時補充和完善，合同條款無法切實落實，合同履行情況未得到跟蹤記錄和監督。

二、公立醫院規范合同管理的措施

做到“事前預防”“事后控制”“事后補救”是合同管理的目的。公立醫院應優化合同管理水平，建立和完善合同管理制度。有效控制醫院合同管理內部和外部風險點，降低醫院決策風險、經營風險、財務風險。可以優化醫院內部控制制度，保障醫院合同的順利實施。

（一）建立健全醫院合同管理制度，實行“三級歸口”管理。醫院合同管理方法主要包括合同簽訂、合同會簽、合同簽字、合同履行監督、合同管理、招聘、招標、拍賣等。醫院合同管理分為三級合同集中、二級業務集中和合同集中。醫院的合同管理組織是指醫院的總承包單位。管理內容主要包括合同法律審查、合同簽訂流程管理、合同電子備案、編號管理、重大合同糾紛管理；歸口業務管理部門主要負責合同業務審核、會簽、履約監督、爭議處理、合同備案；合同主管部門是合同的具體實施單位，主要負責合同的起草、簽訂、日常履行和異常監管；集中業務管理部門則配合醫院一級合同管理部門設立兼職人員進行業務對接，并將兼職人員納入醫院績效考核。通過實施“三級歸口”管理，既能滿足統一的管理需要，又能保證管理的規范性與專業性。

（二）建立合同簽署前的會簽制度。醫院合同在簽署之前必須嚴格遵守會簽制度。每份合同由各主管部門和經理負責。責任科室是合同主要工作內容（醫院科室或臨床科室）的執行單位，負責其日常工作；經理是由負責合同的部門任命的業務人員，負責起草、會簽和履行合同。公立醫院應聘請合格的法律顧問為醫療機構提供合同法律咨詢和審計。

執行會簽制度時，代理人應將起草的合同、其他資質證書等相關材料提交至業務管理部，初審合格后，業務部門在合同管理系統（財務一體化服務平臺）中輸入相關信息并提交合同草案，輸入信息顯示由代理人集中管理，合同部門、業務部門對合同進行簡要說明，以供會簽部門了解和審核。業務歸口管理部門應根據業務緊急程度，將合同會簽流程進行分級，緊急合同需標注“緊急”字樣，會簽部門應優先審核。醫院的合同管理部門負責對業務歸口管理部門提交的合同會簽信息進行審核，通過后合同正式開始流轉會簽。

（三）完善醫院合同重點審核內容。合同部主要負責審核項目的合理性、商務條款是否符合要求、對方資質是否合法有效。業務歸口管理部門負責合同立項審查、業務內容審核、對方資質審核、合同文本的審核、各會簽部門意見匯總并提出會簽意見。合同管理機構對業務相關條款進行審核。財務科對合同收付款條款及涉及醫療服務價格的相關內容進行審核。醫院層級合同管理部門負責審核合同法律條款和合同會簽流程。行政長官負責檢查各部門的合約，監督完成工作的目標和程序，以及簽署同意書。法律顧問對合同的訂立提供咨詢和指導，并對合同內容涉及的法律問題進行審核。審核完畢后形成修訂后的合同文本并出具律師意見。

合同簽訂時，合同主管部門和業務集中管理部門應說明合同中存在的問題，經合同各方同意后，取得會簽部門出具的意見。如雙方不同意修改，應匯總雙方意見及各部門意見，報上級領導決定。合同簽訂過程中，會簽部如拒絕，合同部可將合同、各部門意見、資質證明等文件提交院長，“三合一”合同則需會議審議。院長辦公會對有爭議的合同進行審核，經院長辦公會討論通過的合同，準予簽訂。涉及“三重一大”事項的合同，需同時提交黨委會討論，院長辦公會、黨委會并經討論通過，方能簽訂。

簽署合同前，經辦部門應在“業財一體化服務平臺”合同管理中填寫合同申請單，包括合同類別、合同名稱、合同標的額、會簽科室、律師意見、院長辦公會/黨委會意見，關聯的預算項目名稱，并上傳草擬的合同文本等。文本擬定后，非重大經濟事項合同，經主管領導審核同意、審計或財務部門審查提出意見、法律顧問審閱并簽署意見，由法定代表人或委托人簽訂，加蓋醫院公章；涉及醫院重大經濟事項的合同，合同歸口管理部門要組織財務、審計、紀檢等部門和有關專家或有資質的中介機構對合同內容進行分析和論證，提出建設性意見，經院長辦公會/院黨委會討論通過后，法定代表人或委托人方可簽署合同。同一業務內容與多個合作方分別簽訂合同時，應統一使用合同模板。需單獨擬定的合同，合同標的、數量和質量、合同價款、幣種以及大小寫、履行的期限、地點和方式、雙方權責、違約責任、解決爭議的方法等合同主要條款必須完備。

（四）加強合同履行過程中的監管。醫院應建立針對合同履行情況的監督檢查制度。同時應按照國家相關規定，經評審、會簽流程，在獲得醫院主管領導批準后方可補充、變更、終止合同。合同歸口管理部門應通過業財一體化服務平臺的合同管理系統控制和監督合同執行情況，設置線上監控預警，進行預算控制實時預警設置及超預算提醒設置。醫院審計部門應不定期抽查各類合同的履行情況。

經辦人是合同履行和監督的第一責任人，主要負責對合同的支付和驗收環節進行監督和管理；合同經辦部門建立合同履行臺賬，主動跟蹤和監督合同履行情況；業務歸口管理部門負責將合同異常情況上報醫院的合同管理部門。如合同經辦人中途變更，科室負責人需指定新的經辦人，并通知業務歸口管理部門，新的經辦人、科室負責人和業務歸口管理部門處級領導共同對合同承擔責任。

合同開始履行后，經辦人應對另一方履行過程進行監督。在合同執行過程中發現任何異常情況，經辦人應當以書面形式通知主管單位。合同執行不正確時的警告、交涉、通知、答復等文件經業務歸口管理部門和主管院級領導審核，并由醫院層級合同管理部門備案，重要合同須經律師和主管領導審查，重大合同須經黨委審查。合同的集中主管機關應當對合同的履行進行監督和審查，在合同履行期間應當簽訂、變更或者終止補充合同。合同履行過程中需要變更或解除的，應簽訂補充協議，并按規定辦理審核手續。財務部門的付款以及接收款項應該以合同作為依據。付款或接收款項時，對方應該是合同的相對方，避免將款項支付給第三方或由第三方支付。如果是現金往來，應該確保由合同相對方的本人簽收；如果合同相對方是單位，則應由特定人持單位的委托書作為收款的依據。補充協議原件在醫院層級合同管理部門歸檔。

（五）合同糾紛解決。在履行合同過程中發生的爭議，應及時向醫院合同主管部門報告，由醫院合同主管部門進行協調。重大合同糾紛還應由醫院指定的法律咨詢公司進行審查。這樣可以避免醫院內部各部門之間出現信息不對稱現象，從而實現各部門間的協調。

（六）合同檔案管理。醫院三級合同管理部門采用醫院合同管理系統構建全院合同管理臺賬，對已經生效的合同統一編號、逐項登記，滿足醫院管理和查詢的需求。業務歸口管理部門負責重要紙質文件的保存，履行完畢的合同應按規定歸檔。合同檔案包括法律顧問文字材料、采購相關資料、院長辦公會決議、黨委會決議、資質證明文件、合同履行產生的文件資料等。在合同簽訂前和履行過程中雙方的來往信函、傳真、票據、履約憑證（如交貨單）等合同附屬文件及相關資料由經辦人存檔保管。因提供給相關管理部門而不能保留原件的資料，經辦人應記錄原件存于何處，做到資料齊全并可追蹤。自合同失效之日起，合同檔案保存期限應符合相關法規。合同及相關資料不得隨意借閱、復印、處置、銷毀、遺失。合同會簽參與部門可調閱該合同的相關記錄，非本部門參與會簽的協議，借閱時需經該合同的業務歸口管理部門審批，重大合同需經主管院級領導審批。各業務歸口管理部門的合同檔案應依據檔案管理的相關規定保存，保證資料的完整與安全；不具備檔案儲存條件的，可存放于院辦檔案室。

三、結語

筆者所在醫院合同管理系統于2019年12月正式投入使用，共完成1420件合同的簽署，至今未發生合同糾紛，合同簽署時間從6～7天提高至4～5天。通過建設合同網絡管理平臺，對合同的簽訂、會簽、履約監督等關鍵環節進行控制，實現了全過程閉環管理，規范合同管理模式和管理流程。該系統與財務、辦公系統的信息同步，可以對每個員工的權限、審批等方面進行細致的管理，從而有效發揮合同控制的作用。醫院合同實行“三級歸口”管理制度，保證合同內容、合同管理、合同執行的規范化。各職能部門形成合同辦理、財務、審計、司法等有機結合，使醫療機構的重要經濟活動得到有效規范。通過以上舉措，整理了合同管理流程，規范了合同條款，并定期進行檢查和評價，提高了合同管理的有效性。