新時期背景下加強(qiáng)醫(yī)院機(jī)要工作的研究

文/三六三醫(yī)院 鄢翎 鄭尚英 皇甫伊亭

機(jī)要工作是黨政工作的重要組成部分，擔(dān)負(fù)著要時刻傳達(dá)國家政策和大政方針的總體方向，貫徹落實(shí)黨的一系列安排的重要責(zé)任。醫(yī)院機(jī)要工作，首先要有一個正確的思想意識，與以習(xí)近平同志為核心的黨中央保持高度一致，這關(guān)系著醫(yī)院是否能夠滿足廣大人民群眾的根本利益，同時也涉及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)是否具備提供最優(yōu)決策或高效服務(wù)的能力。因此，醫(yī)院的機(jī)要工作往往具有信息量大、政策性強(qiáng)、責(zé)任重大、時效性強(qiáng)等特點(diǎn)。新時期對醫(yī)院機(jī)要人員提出了更高要求，不僅要嚴(yán)格遵循保密原則，還要充分了解領(lǐng)導(dǎo)的分工，為醫(yī)院提供更有效的信息。同時，還應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化督辦工作，完善文案處理檔案。

一、新時期背景下醫(yī)院機(jī)要工作的顯著特點(diǎn)

（一）信息量大、政策性強(qiáng)。新時期背景下的醫(yī)院機(jī)要工作，主要負(fù)責(zé)將上級機(jī)關(guān)以及同級機(jī)關(guān)單位所發(fā)的來文、通知、聲明、信件以及傳真等資料，進(jìn)行收集與整理，并加以利用。與此同時，醫(yī)院機(jī)要工作人員還應(yīng)負(fù)責(zé)各項(xiàng)機(jī)要文件或信件、函件的收發(fā)工作，將醫(yī)院可能用到的參考資料做好登記，并督促其傳送、傳閱以及日后的歸檔或銷毀工作。此外，醫(yī)院機(jī)要人員還應(yīng)加強(qiáng)對醫(yī)院公章的保管工作、督促公章規(guī)范使用。因此，醫(yī)院機(jī)要工作幾乎涉及醫(yī)院所有信息的傳遞工作，亦或者說醫(yī)院所有重要信息都集中在機(jī)要工作崗位之上，信息量巨大。此外，醫(yī)院機(jī)要部門日常所處理的各項(xiàng)文件，幾乎都是來自國家、省、市衛(wèi)健委出臺的有關(guān)醫(yī)院經(jīng)營管理的政策，是醫(yī)院所需遵循最直接的法規(guī)、規(guī)章，政策性極強(qiáng)。因此，在醫(yī)院機(jī)要工作過程中，機(jī)要崗位的全體人員以及領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)全面了解所接收的法規(guī)、規(guī)章。

（二）責(zé)任重大、時效性強(qiáng)。醫(yī)院機(jī)要人員不僅每天要處理大量的文件，而且還需要確保文件的發(fā)送與接收，整體的工作節(jié)奏較為緊湊。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院機(jī)要工作人員還要將部分文件進(jìn)行傳閱并做好保密工作，要時刻遵循保密規(guī)定、堅(jiān)守保密原則，確實(shí)做到不該說的絕不說、不該做的絕不做、不該印刷或傳遞的材料絕不印刷傳遞。因此，要求醫(yī)院機(jī)要人員不僅要嚴(yán)格按照規(guī)定和要求開展，還要做好醫(yī)院各科室以各部門之間的協(xié)調(diào)工作，責(zé)任重大，醫(yī)院機(jī)要人員必須具有強(qiáng)烈的工作責(zé)任心與社會責(zé)任感。醫(yī)院是救死扶傷的場所，有可能一秒鐘的猶豫，都會使病人喪失寶貴的生命。因此，醫(yī)院的整體工作最重要的就是“時間”二字。在醫(yī)院整體工作中，機(jī)要人員雖不用直接接觸患者，但其工作依然要求講究實(shí)效性。若遇到上級機(jī)關(guān)下達(dá)各項(xiàng)緊急文件時，機(jī)要人員需要像搶救生命一樣，毫不猶豫，立即處理或傳送文件。例如，在新冠病毒擴(kuò)散初期，上級機(jī)關(guān)下達(dá)緊急文件，機(jī)要人員一定要搶在第一時間，將此文件交與醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批閱，切實(shí)做到上傳下達(dá)，輔助醫(yī)院嚴(yán)格聽從上級指示，共同做好新冠病毒的防御工作等。

二、新時期加強(qiáng)醫(yī)院機(jī)要工作的路徑

（一）進(jìn)一步了解領(lǐng)導(dǎo)分工，提供更有效的信息。在新時期背景下加強(qiáng)醫(yī)院機(jī)要工作，首先應(yīng)該使機(jī)要人員進(jìn)一步了解領(lǐng)導(dǎo)的分工，將領(lǐng)導(dǎo)所分配的任務(wù)落實(shí)到人，且每人都應(yīng)堅(jiān)決完成自身的任務(wù)。與此同時，醫(yī)院機(jī)要人員還應(yīng)了解醫(yī)院工作基本內(nèi)容，進(jìn)而能夠在最短的時間內(nèi)抓住領(lǐng)導(dǎo)所分配的時段性工作任務(wù)。如此，機(jī)要人員便可以掌握工作的主動權(quán)，進(jìn)一步提高工作水平。此外，醫(yī)院機(jī)要人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊要做到勤想、勤記，將領(lǐng)導(dǎo)所觀察的事物記在心中，將領(lǐng)導(dǎo)說的重點(diǎn)及時進(jìn)行記錄，在領(lǐng)導(dǎo)做決策的時候，幫助其將重點(diǎn)信息集中在所要處理的文件上。通常情況下，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)除了承擔(dān)醫(yī)院行政管理等職責(zé)，還需要做好教學(xué)任務(wù)，并承擔(dān)一些臨床分配工作，時間與精力非常緊張。機(jī)要人員應(yīng)切實(shí)做好自身本職工作，將領(lǐng)導(dǎo)需要處理的文件先做一個初步處理，使領(lǐng)導(dǎo)在處理文件時，第一時間看到工作重點(diǎn)，以此減輕領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)。此外，醫(yī)院機(jī)要工作人員應(yīng)每天閱讀網(wǎng)絡(luò)刊物或與醫(yī)學(xué)相關(guān)的熱點(diǎn)新聞，上至中央所公示的醫(yī)學(xué)動向以及下發(fā)的文件，下至各個省、市或區(qū)衛(wèi)健系統(tǒng)的動態(tài)情況，并將所收集到的材料反映、傳遞給各部門，逐步形成醫(yī)院自身的信息數(shù)據(jù)庫。醫(yī)院機(jī)要工作人員嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鞣绞剑粌H適應(yīng)醫(yī)院日常工作需要，更是知識積累的需要。醫(yī)院機(jī)要工作人員要不斷提升自身工作能力，可為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供有效支持。身為醫(yī)院機(jī)要工作人員，只有平常不斷積累，才能夠在關(guān)鍵時刻充分發(fā)揮自身作用，為領(lǐng)導(dǎo)提供詳細(xì)、準(zhǔn)確的資料信息以及醫(yī)學(xué)背景材料，如此才能在醫(yī)院機(jī)要工作中得心應(yīng)手，推動醫(yī)院整體服務(wù)水平逐漸前進(jìn)。至于醫(yī)院機(jī)要工作人員所應(yīng)閱讀的材料來源，本文推薦《人民日報(bào)》《光明日報(bào)》等。此外，醫(yī)院機(jī)要工作人員還可以適當(dāng)閱讀一些與醫(yī)學(xué)有關(guān)的拓展書籍，不斷提升自身工作水平。

（二）大力抓好督辦工作、完善文案處理檔案。

在醫(yī)院管理過程中，上傳下達(dá)是極為重要的，關(guān)系著醫(yī)院所接收或發(fā)出文件的有效性。因此，需要醫(yī)院機(jī)要工作人員開展緊密督辦，一份重要文件的批示與承辦，通常情況下是環(huán)環(huán)相扣的，只有醫(yī)院機(jī)要工作人員將文件中所包含的各項(xiàng)細(xì)則之間的關(guān)系理清，才能夠準(zhǔn)確無誤地將文件中的重要信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)，并輔助領(lǐng)導(dǎo)文件中所涉及的相關(guān)細(xì)則落實(shí)，并將上級以及下級的反饋情況，及時反映給領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院機(jī)要工作人員除了要正確有效處理收發(fā)文件，做好各項(xiàng)文件資料、材料的復(fù)印工作之外，還應(yīng)盡可能做到勤思考、多實(shí)踐，運(yùn)用自身專業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)，建立并完善文案處理檔案。與此同時，做好各項(xiàng)文件的追蹤以及記錄。對領(lǐng)導(dǎo)的批示或指令，以及主辦部門或承辦部門各項(xiàng)文件審查結(jié)果或辦理結(jié)果，做到詳細(xì)記錄、登記、整理。如此不僅有利于醫(yī)院后續(xù)工作的開展，而且便于醫(yī)院各項(xiàng)文件系統(tǒng)管理工作的進(jìn)行，還可在此基礎(chǔ)上為領(lǐng)導(dǎo)查詢相關(guān)事項(xiàng)保留一定的資料基礎(chǔ)，從而使領(lǐng)導(dǎo)所查詢的資料準(zhǔn)確、無誤，節(jié)約時間，從而達(dá)到精準(zhǔn)服務(wù)。

（三）嚴(yán)格遵循保密原則。醫(yī)院機(jī)要工作人員，在工作過程中應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)自身的保密自覺性。醫(yī)院機(jī)要部門是醫(yī)院重要的組成部分之一，眾多收發(fā)的緊急文件都匯集在此處，醫(yī)院機(jī)要工作人員也是了解醫(yī)院機(jī)密最多的工作群體。新時期，醫(yī)院機(jī)要工作人員應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)自身的保密意識，嚴(yán)格遵循醫(yī)院保密原則。這就要求醫(yī)院機(jī)要工作人員具備良好的職業(yè)素養(yǎng)與道德素質(zhì)，無論是否在上班時間，有關(guān)于醫(yī)院機(jī)密的事情一定要做到絕口不提，不說不問，更不可隨意對機(jī)密文件進(jìn)行其他方式的記錄。與此同時，醫(yī)院機(jī)要工作人員還應(yīng)該主動學(xué)習(xí)機(jī)密保管的相關(guān)知識，提升自身保密職業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守我國與保密相關(guān)的政策、法規(guī)。為此，醫(yī)院應(yīng)該為所有機(jī)要工作人員配備專門的電腦以及通信設(shè)備、U盤等，并在此基礎(chǔ)上設(shè)置獨(dú)立的醫(yī)院機(jī)要工作科室，使醫(yī)院機(jī)要工作人員擁有獨(dú)立、專屬的工作空間，進(jìn)一步提高醫(yī)院機(jī)要工作人員的保密意識。另外，醫(yī)院還應(yīng)以年為單位，與相關(guān)部門人員簽訂明確的責(zé)任書，進(jìn)一步明確科室以及個人的保密義務(wù)。在醫(yī)院的整體工作中，機(jī)要工作人員手中所掌握的許多材料都可稱之為機(jī)密，例如：上傳下達(dá)的緊急文件、大型會議所使用的筆記本、備用文件、用于儲存各項(xiàng)文件的電腦或是固定儲存文件的U盤等。若醫(yī)院機(jī)要工作人員缺少防范意識或是保密意識不強(qiáng)，則很有可能為不法分子創(chuàng)造可乘之機(jī)，不僅嚴(yán)重影響個人信譽(yù)，而且還會為整個醫(yī)院乃至與之相關(guān)的上級、下級部門帶來不利影響，其后果是醫(yī)院機(jī)要工作人員無法承受的。在日常醫(yī)院機(jī)要工作中，機(jī)要工作人員應(yīng)該盡量養(yǎng)成用完電腦及時關(guān)閉、設(shè)置好電腦開機(jī)密碼鎖、將用完的各項(xiàng)文件資料按照順序放在資料柜中鎖好、將開會所使用的筆記本或存放會議記錄等機(jī)密文件的U盤放在保險(xiǎn)箱內(nèi)，盡量避免機(jī)密文件長時間使用的習(xí)慣，最大程度上做好機(jī)密文件的保密工作。另外，醫(yī)院機(jī)要工作人員應(yīng)該盡可能掌握現(xiàn)代機(jī)密防范技術(shù)。例如：1.重要機(jī)密可雇傭?qū)I(yè)的安保人員進(jìn)行看守；2.備份機(jī)密系統(tǒng)以及存有機(jī)密的主要設(shè)備信息、軟件或數(shù)據(jù)電源等，確保能夠在短時間內(nèi)進(jìn)行機(jī)密恢復(fù)；3.開啟計(jì)算機(jī)保密系統(tǒng)。在此過程中，醫(yī)院機(jī)要工作人員應(yīng)注意，自己的電腦不能聯(lián)網(wǎng)，并且做到定期掃描、殺毒，以防不法分子通過互聯(lián)網(wǎng)惡意盜取或篡改醫(yī)院機(jī)密。在具體醫(yī)院機(jī)要工作進(jìn)行中，醫(yī)院機(jī)要工作人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)安全知識，并按照規(guī)定開展一系列網(wǎng)絡(luò)工作，必須達(dá)到醫(yī)院所規(guī)定的保密要求。與此同時，若是工作需要在與社會公眾信息網(wǎng)絡(luò)相連的系統(tǒng)或信息設(shè)備上開展，則不應(yīng)在此設(shè)備或系統(tǒng)中存儲任何有關(guān)信息，并對自動化的辦公網(wǎng)絡(luò)開展一定的攔截和數(shù)據(jù)加密，而醫(yī)院機(jī)要工作人員自身所運(yùn)用的網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)做到嚴(yán)格的數(shù)據(jù)加密與終端加密，一定程度上防止不法分子闖入醫(yī)院信息防御系統(tǒng)。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院機(jī)要工作人員工作較為繁瑣，同時是一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作。因此，醫(yī)院機(jī)要工作人員應(yīng)該自覺樹立正確的政治立場，并將所需信息及時、準(zhǔn)確、無誤地進(jìn)行接收與傳遞并做好保密工作，如此才能在新時期背景下加強(qiáng)醫(yī)院整體機(jī)要工作。