信息時代文書檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑

文/西安市高陵區(qū)發(fā)展和改革委員會 劉莎

一、信息時代文書檔案管理概述

信息時代的文書檔案管理是指融合了信息技術(shù)的檔案收集、整理和分析等相關(guān)步驟。在文書檔案涉及的領(lǐng)域中，一般資訊比較廣泛，涉及的領(lǐng)域也很多，文書檔案管理要求能夠切實還原單位的檔案內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案記錄方法一般是文字、圖片或者影像，這些人工記錄方式比較繁瑣，需要大量的人力物力，不利于檔案管理的智能化，且使用某些檔案內(nèi)容時，查詢時間很長。查詢過程中精力投入比較大，為了發(fā)揮最大化管理優(yōu)勢，發(fā)揮管理效應(yīng)，提升管理工作的有效性，實施信息化檔案管理能夠開創(chuàng)文書檔案管理新格局，為單位提供一個操作便捷、工作方便、搜索快速的信息化檔案管理模式。同樣，在信息化技術(shù)的推動下，能夠創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)檔案信息共享平臺，發(fā)揮檔案管理的價值，助力文書檔案以及各單位更好地建設(shè)和發(fā)展。

二、信息時代文書檔案管理工作創(chuàng)新的意義

（一）促使文書檔案處理更加快速便捷。創(chuàng)新文書檔案管理工作促使文書檔案處理更加快速便捷。在信息化檔案管理過程中，不管是檔案采集還是檔案存儲或檔案檢索，只需要輸入關(guān)鍵詞就能夠進行，相比人為手動的大范圍逐一核對，信息化的檔案管理更為快捷和方便。同時，信息化檔案采集還能實現(xiàn)自動化，不需要人為盯著每一個文書相關(guān)的檔案收集，而是鏈接各單位的工作發(fā)布或者資源共享平臺，從而發(fā)揮檔案自動記錄的功能。另外，根據(jù)資源的優(yōu)化配置，在信息化的檔案中突出檔案重點，創(chuàng)建檔案資源共享平臺，給不同用戶提供方便使用的檔案環(huán)境。

（二）促使文書檔案傳遞更加快速安全。在信息技術(shù)助力下，文書檔案在管理過程中，數(shù)字資源安全性更強，相關(guān)信息在傳遞時具有一定的安全保障。落后的檔案傳遞方式只能通過書面形式，很容易因為傳閱出現(xiàn)紙張磨損或者內(nèi)容丟失。信息化檔案管理能很好地避免這種紙質(zhì)損壞的情況，單位只需要對可以共享的文書檔案內(nèi)容組建一個局域網(wǎng)，然后在局域網(wǎng)內(nèi)設(shè)有共享權(quán)限和分享密碼。就能確保在檔案資料傳閱中的保密性，以及檔案內(nèi)容的完整性和安全性。在互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)進行信息傳播，其傳播速度更快，突破了時間和空間的多個局限，能夠?qū)崿F(xiàn)用戶的及時共享，用戶使用起來更方便，使用完后不用做文檔再保存的動作。互聯(lián)網(wǎng)中的檔案內(nèi)容可以進行自動備份，一定程度上節(jié)省了人力和物力。不過在互聯(lián)網(wǎng)背景下的檔案資源共享要注意對信息的安全保護，防止信息丟失或者信息泄露的情況發(fā)生。

三、信息時代文書檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）文書檔案規(guī)范標準缺失。檔案資料作為傳播和使用的一項管理內(nèi)容，具備實用性與信息化的特點。在管理時需要按照國家的規(guī)范標準加以執(zhí)行。但是在實際的檔案工作中，很多文書檔案規(guī)范標準不明，難以保障檔案的準確性與安全性。規(guī)范標準問題具體表現(xiàn)為資料收集不全面、資料分類不明確等問題，同時信息系統(tǒng)中的網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)也不規(guī)范，以上問題導(dǎo)致了文書檔案管理工作難以得到更好的發(fā)展。

（二）文書檔案管理落后。當前文書檔案管理工作中，最大的問題是很多在職工作者以及單位管理層對文書檔案管理意識十分落后，缺乏創(chuàng)新意識。思想上的保守進而造成管理上的局限，管理形式不夠完善，只能繼續(xù)沿用傳統(tǒng)保守的管理模式，而老一套的管理模式在管理效率與管理水平上都比較落后，因此導(dǎo)致文書檔案管理的整體性難以提高，存在各種不同的問題，不利于文書檔案管理工作的進一步推進，也不利于文書檔案管理的綜合性提升。信息時代文書檔案管理的創(chuàng)新和改革已水到渠成，管理理念不與日俱增，會在出發(fā)點上制約檔案管理工作的正常運行。

（三）文書檔案人才隊伍建設(shè)落后。隨著檔案管理內(nèi)容越來越豐富，文書檔案管理人員的技能與綜合水平應(yīng)該有相應(yīng)的提升。實際上絕大多數(shù)人員的技能水平與信息化時代要求依然有很大差距，很多人未及時改進自己的傳統(tǒng)觀念，導(dǎo)致自己的綜合水平與新時代的要求難吻合，對自己的業(yè)務(wù)技能把握不夠。很多單位缺少相應(yīng)培訓，在招聘檔案管理人員時，沒有對從業(yè)人員進行考核，因此對人員的專業(yè)水平不太了解。從管理層到檔案從業(yè)人員，對檔案管理都抱以比較簡單的認識，在實際工作中以應(yīng)付為主，未從專業(yè)的檔案管理角度最大化發(fā)揮檔案管理的作用，從而出現(xiàn)文書檔案人才隊伍建設(shè)落后的問題。此外，相關(guān)部門對檔案管理人員的待遇難以提升，因為待遇不足，工資水平不高，很難吸引更多的人才加入。所以要想建設(shè)一支更加專業(yè)的隊伍，提高檔案人才的綜合水平，組建檔案人才隊伍，各部門要加大檔案人員的工資待遇，提供項目研究經(jīng)費，為檔案管理技術(shù)的提高做足后勤準備。同時，還有很多人對檔案管理觀念不強的原因是對檔案的了解不夠。當下，不管是高校還是其他企業(yè)，對檔案作用的宣傳力度都比較小，沒有特別出彩的例子。因此，檔案管理水平的高低與當?shù)氐男麄飨⑾⑾嚓P(guān)，宣傳力度不夠，群眾普遍認識不夠，自然人才隊伍的建設(shè)無法體現(xiàn)出優(yōu)勢來。

（四）基礎(chǔ)設(shè)施不完善。信息的載體多樣化、工作方式的現(xiàn)代化以及管理對象的數(shù)字化等因素，想促使館藏不斷增加，需要結(jié)合實際發(fā)展情況，逐漸改革和解決現(xiàn)有的不足。比如設(shè)施設(shè)備老化等問題，需要更新和完善技術(shù)設(shè)備、發(fā)掘與整合現(xiàn)有的資源，以便提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。當今社會發(fā)展的速度越來越快，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯得越來越吃力，不僅成效不足，其價值也難以得到發(fā)揮。在面對越發(fā)復(fù)雜的檔案管理背景下，除了提高檔案管理的人員的技術(shù)，組建技術(shù)團隊外，還要對基礎(chǔ)設(shè)施不斷補充。從成效上看，檔案管理的最大問題是對優(yōu)勢資源的浪費。很多單位的檔案管理目前僅停留在對信息的編輯和收納上，至于信息能夠帶來什么價值，往往沒有引起足夠的重視。在當今云數(shù)據(jù)時代，信息化代表著方向。因此，檔案管理需引起對信息化的重視，讓信息化發(fā)揮更多作用。目前檔案管理雖然融入多媒體技術(shù)，但是在信息處理方面效果并不明顯，很多搜索過程比較漫長，不能快而準確地獲得結(jié)果，這是檔案管理需要提升的一方面。為了跟上快速發(fā)展的社會節(jié)奏，檔案管理在資源整合與重復(fù)使用過程中，要體現(xiàn)數(shù)據(jù)處理的智能性，一般要求計算機要有龐大的運算體系和足夠容量的內(nèi)存硬盤，所以設(shè)施是否準備齊全，是此項工作能夠順利開展的基礎(chǔ)。除了強調(diào)信息處理和編輯的數(shù)據(jù)設(shè)施外，還有數(shù)據(jù)管理與數(shù)據(jù)使用的多方面數(shù)據(jù)功能。為了提高數(shù)據(jù)綜合使用效率，提升設(shè)備的使用效率是擴展數(shù)據(jù)價值的重要方向。

四、信息時代文書檔案管理工作的創(chuàng)新對策

（一）對思想觀念進行創(chuàng)新。首先，文書檔案管理工作中，我們要注意思想觀念的創(chuàng)新。要調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，讓各單位、各管理層以及檔案管理工作者明白檔案管理工作創(chuàng)新的意義。同時，還要樹立檔案信息化管理理念，加強信息化技術(shù)的推進。信息技術(shù)的普及對于不少檔案管理人員來說，無疑增加了工作難度，但是與之后工作效率的提升相比，要鼓勵職工去克服，要增強相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，要學會合理運用信息技術(shù)進行檔案管理的成果演示，發(fā)揮信息化時代檔案管理的各項優(yōu)勢，提升大家對檔案信息管理的重視度，做好檔案信息管理的前期鋪墊，為今后檔案管理工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。各普通事業(yè)單位的文書檔案管理部門要起好帶頭作用，起到表率，在思想上達成一致，最終將檔案信息化管理落到實處，發(fā)揮效果。相關(guān)人員只有思想上出現(xiàn)轉(zhuǎn)變，才能在實際行動中有所提升，樹立起文書檔案管理改革的意識后，各單位才能在檔案管理方面投入大量資金，投入更多的人力，從而提升檔案管理的水平。檔案管理人員應(yīng)該從自己做起，從專業(yè)性提升做起，為檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新作出貢獻。

（二）規(guī)范文書檔案管理。要想對文書檔案進行規(guī)范管理，必須要制訂一個完整規(guī)范的標準體系。第一步，要注意歸檔。歸檔過程中需要保證文件材料齊全，文件材料除了主要內(nèi)容外，還包括附件內(nèi)容。根據(jù)文件材料的形成時間，按照先后順序排列，在排列過程中除去廢稿、重稿等，做排列前的第一次篩選。另外，會將文件材料進行再次歸檔，對于重要文件或者可以再次利用的文件，可以根據(jù)部門的具體情況適量增加歸檔數(shù)量，對材料進行復(fù)制和合理保存。在歸檔過程中，當事人要對檔案內(nèi)容進行仔細檢查，如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有問題，可以拒收，或者要求重新處理。第二步，對文書檔案進行整理。整理通常以宗卷為單位，零散文件要根據(jù)分類立卷，有保密性的檔案則由單位處理，遇到文件破損時要注意及時修復(fù)。第三步，對文檔進行綜合檢查。檢查包括對檔案的整理情況以及檔案的借閱情況等，根據(jù)檔案的統(tǒng)計情況對檔案的收進、提取做好詳細記錄。如果出現(xiàn)特殊情況要及時上報。第四步，檔案的利用。根據(jù)檔案的類型與檔案的使用性質(zhì)，文書檔案在調(diào)閱時要先提出申請，在檔案資料復(fù)制時要先得到批準。

（三）對技術(shù)管理進行創(chuàng)新。除了理論的創(chuàng)新外，還要注重對技術(shù)管理的創(chuàng)新。技術(shù)創(chuàng)新主要是指檔案管理所涉及的方式方法。比如軟硬件的開發(fā)，還有檔案采集的信息技術(shù)，以及檔案資源在共享中所搭建的網(wǎng)絡(luò)平臺。對于檔案管理工作中的每一步都要有相應(yīng)的技術(shù)標準。在檔案分享方面，要充分考慮檔案使用的權(quán)限問題，這里可以設(shè)置上下級的使用權(quán)限限制。基于不同用戶的檔案使用申請，根據(jù)不同用戶使用目的與影響提出不同要求，進一步保障檔案信息的安全性。信息環(huán)境下的檔案資源分享要區(qū)別于傳統(tǒng)模式下的檔案信息，更加靈活、更具創(chuàng)新觀念。技術(shù)管理內(nèi)容在創(chuàng)新過程中要注意結(jié)合檔案管理的實際情況，從實際情況出發(fā)，將設(shè)計內(nèi)容切實體現(xiàn)在檔案管理的價值中，最大化發(fā)揮檔案管理的作用。通過該方式，建立檔案技術(shù)管理體系，讓每一個檔案管理人員能夠根據(jù)體系穩(wěn)定開展。

（四）對隊伍建設(shè)進行創(chuàng)新。在檔案管理水平提升過程中，還要加強隊伍建設(shè)的創(chuàng)新。注意對檔案管理工作人員進行定期教育培訓，強調(diào)檔案管理人員將理論知識與實際情況進行巧妙結(jié)合，能夠根據(jù)當下單位的實際情況對自身文書檔案管理進行改善。同時，可以設(shè)立獎懲機制，提高管理人員工作的積極性。單位要通過提高薪資或者增加培訓交流機會，提升職工的專業(yè)素質(zhì)。要注重隊伍的創(chuàng)新，打造一只高素質(zhì)的人才隊伍。在每部門中做好工作之間的銜接和交流，加強各個部門的合作和溝通，積極推進整體管理。此外，在隊伍建設(shè)中，要突出對信息技術(shù)的重視，要在所創(chuàng)建的人才隊伍中充分體現(xiàn)信息技術(shù)的作用。

（五）建立良好的創(chuàng)新環(huán)境。在文書檔案的環(huán)境創(chuàng)新中，需做到如下幾點：首先，要注意對基礎(chǔ)部門的建設(shè)，從基礎(chǔ)設(shè)施中的硬件方面著手，注意對工作環(huán)境的改善；其次，對設(shè)備和儀器進行及時更新檢查，對涉及管理的所有軟件做好升級，保證在新環(huán)境下檔案管理能夠穩(wěn)步展開；再次，要加強團隊建設(shè)，注意對檔案管理人員進行定期教育培訓，強調(diào)檔案管理工作人員將理論知識與實際進行巧妙結(jié)合，能夠根據(jù)單位的實際情況對自身文書檔案管理進行改善。同樣，還可以設(shè)立獎懲機制，提高職工工作的積極性。上級管理層要注意通過提高薪資或者增加培訓交流機會，提升職工的專業(yè)素質(zhì)，打造一支高素質(zhì)的人才隊伍。在部門中做好工作之間的銜接和交流，加強各部門的合作和溝通，從而推動管理工作有序開展。

五、結(jié)語

信息時代文書檔案管理工作存在一些問題，無論是相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)還是工作人員，對此一定要高度重視。雖然文書檔案管理工作存在問題，但我們通過一系列的努力，不斷解決問題，建立更加科學的管理機制，不斷提升文書檔案管理工作效率，推動單位快速發(fā)展。