淺析OA辦公系統(tǒng)中的發(fā)文管理
——以河南省疾病預(yù)防控制中心為例

2022-11-01 15:16:40河南省疾病預(yù)防控制中心孔帥蕾任華馬稱蘇佳郭大城

辦公室業(yè)務(wù) 2022年13期

文/河南省疾病預(yù)防控制中心孔帥蕾任華馬稱蘇佳郭大城

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展以及疾病預(yù)防控制（以下簡稱“疾控”）業(yè)務(wù)量的不斷增加，辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)已普遍應(yīng)用于疾控機(jī)構(gòu)。疾控中心的職責(zé)決定了其發(fā)文具有較強(qiáng)的專業(yè)性、指導(dǎo)性、科學(xué)性，與政府機(jī)關(guān)相比，具有專業(yè)性強(qiáng)、篇幅長、術(shù)語多、附件多等特點(diǎn)。而省級(jí)疾控中心具有串聯(lián)中國疾控中心和市、縣兩級(jí)疾控中心的橋梁和紐帶作用。2020年突如其來的新冠肺炎疫情，河南省疾控中心緊緊圍繞新冠疫情防控開展工作，OA系統(tǒng)共發(fā)文505份，其與新冠疫情相關(guān)126份，占比達(dá)到24.95%，這使得中心OA系統(tǒng)的優(yōu)勢得到了充分的利用，但也暴露了一些問題。

一、中心OA系統(tǒng)發(fā)文管理現(xiàn)狀

中心OA系統(tǒng)自上線運(yùn)行以來，公文運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量及效率逐步得到提高，辦公成本有效降低，實(shí)現(xiàn)了發(fā)文管理的信息化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，電子公文的優(yōu)越性逐漸顯現(xiàn)出來。

中心發(fā)文主送機(jī)關(guān)對上多為中國疾控中心、河南省衛(wèi)生健康委，對下一般為各省轄、濟(jì)源示范區(qū)、省直管縣（市）疾控中心（結(jié)核病防治所、健康教育所）、中心各部門。送至河南省衛(wèi)生健康委的文件，由擬稿人或相關(guān)工作人員報(bào)送紙質(zhì)公文；報(bào)至中國疾控中心的，則通過中心行政辦公室，由專人（檔案管理員）專機(jī)（專門的計(jì)算機(jī)）專系統(tǒng)（中國疾控收發(fā)文系統(tǒng)）上報(bào)。下發(fā)至各地市相關(guān)機(jī)構(gòu)或中心各部門的公文，可在OA系統(tǒng)直接分發(fā)，十分高效便捷。在OA系統(tǒng)的發(fā)文均為非涉密文件，涉密文件則由專人（機(jī)要員）專機(jī)（涉密計(jì)算機(jī)）處理，以杜絕泄密事故的發(fā)生。

二、中心OA系統(tǒng)發(fā)文管理的優(yōu)勢

（一）流程清晰，增強(qiáng)公文管理規(guī)范性。擬稿人在OA系統(tǒng)發(fā)文管理板塊中的發(fā)文擬稿以發(fā)起流程，整個(gè)流程為開始→部門審批→處所審批→核稿人→辦公室核稿人簽字→辦公室主任審批→若需其他處所會(huì)簽，則為處所長會(huì)簽；否則中心主管領(lǐng)導(dǎo)審簽→辦公室流轉(zhuǎn)→中心領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→辦公室流轉(zhuǎn)（添加發(fā)文字號(hào)）→清稿人→文印室套紅→公章管理人→擬稿人分發(fā)→結(jié)束。2020年新冠疫情期間，中心緊急發(fā)文驟增，然而緊急與非緊急公文在OA系統(tǒng)的待辦欄無形式上的區(qū)別，當(dāng)發(fā)文量及待辦事項(xiàng)較多的情況下，還需擬稿人逐個(gè)催辦，極大影響效率。筆者提出在發(fā)文管理標(biāo)簽頁的最上一欄設(shè)置緊急程度，擬稿人可選擇是否緊急，若不選擇，則該流程標(biāo)題在流轉(zhuǎn)過程中全程為黑色；若選擇緊急，則為紅色標(biāo)題，且標(biāo)有“緊急”二字，在OA待辦欄中非常醒目，達(dá)到及時(shí)督辦的目的。

（二）全程跟蹤，及時(shí)提醒，提高辦公效率。擬稿人發(fā)起流程后，含擬稿人在內(nèi)以及與整個(gè)流程相關(guān)的辦公人員均可在OA系統(tǒng)中的已辦模塊進(jìn)行全程追蹤，包括流程標(biāo)題、發(fā)起時(shí)間、完成時(shí)間、發(fā)起人、當(dāng)前任務(wù)、當(dāng)前處理人、流程狀態(tài)等，即時(shí)查閱到公文的流轉(zhuǎn)狀態(tài)，以便于及時(shí)催辦。在當(dāng)前處理人完成工作提交時(shí)，OA系統(tǒng)均通過手機(jī)短信第一時(shí)間提醒下步處理人有待辦任務(wù)，短信提醒格式為“【河南疾控】：xxx（上步處理人姓名）：xxx（發(fā)文標(biāo)題）”，若為緊急公文，則在短信開頭標(biāo)有“緊急”二字。上述兩個(gè)功能的運(yùn)用，均顯著提高了協(xié)同辦公效率。

（三）實(shí)行雙核稿和清稿人制度，提高發(fā)文質(zhì)量。為保證發(fā)文質(zhì)量，中心實(shí)行雙核稿和清稿人制度，雙核稿即先后兩人梯次核稿，分別為文秘科工作人員和主管文秘工作的辦公室副主任，核稿人需要從行文方式、政策法規(guī)、內(nèi)容、文字等角度做好發(fā)文審核工作。中心發(fā)文常見錯(cuò)誤如缺少落款日期、使用口語化語言、文種使用不當(dāng)、有錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用等。在中心領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由清稿人對整個(gè)文件再次核對，確保高質(zhì)量發(fā)文。

（四）保留痕跡，實(shí)現(xiàn)高效檢索，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。中心OA系統(tǒng)的發(fā)文管理默認(rèn)修訂模式，不同處理人的修改痕跡按照不同的顏色、字體顯示，并顯示出修改者、修改內(nèi)容、修改時(shí)間。該流程的相關(guān)人員可直接查看各處理人對文檔所做的修改痕跡，逐步提高公文寫作水平。按照中心發(fā)文管理制度，對擬制公文出現(xiàn)差錯(cuò)的工作人員實(shí)行問責(zé)制度。若出現(xiàn)差錯(cuò)，可通過查看修改痕跡的方式，快速查到出錯(cuò)環(huán)節(jié)及相關(guān)責(zé)任人，有利于增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，從嚴(yán)把關(guān)。中心所有發(fā)文在相關(guān)工作人員的OA系統(tǒng)中，均可快速高效檢索到相關(guān)信息。

（五）對接移動(dòng)和電腦終端，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。中心工作人員使用智能手機(jī)在中心辦公平臺(tái)登錄界面掃描下載APP“河南疾控OA”登錄該系統(tǒng)直接提交該流程，或在家用電腦下載和安裝SV獨(dú)立客戶端登錄該系統(tǒng)進(jìn)行公文修改審核，打破空間和時(shí)間的限制，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公，為快捷、高效處理公文提供極大方便。

（六）加蓋電子簽章，確保公文的唯一合法性和安全性。《中華人民共和國電子簽名法》第十四條規(guī)定：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。”文印室套紅結(jié)束提交至公章管理人，由公章管理人在落款處加蓋電子簽章，加蓋后，無法對公文進(jìn)行任何修改，既避免了電子印章被修改，同時(shí)也避免公文內(nèi)容被篡改，保證了公文的唯一合法性和安全性。電子簽章由專人負(fù)責(zé)，只可在指定辦公電腦使用，且需插上USB KEY，使用時(shí)需輸入密碼，不可在移動(dòng)設(shè)備和其他電腦及家用電腦使用，有效保障信息安全。

三、中心OA系統(tǒng)中發(fā)文管理的不足

（一）“雙套制”歸檔，與無紙化目標(biāo)相背離。2018年12月24日國家檔案局發(fā)布《關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》（國家檔案局第14號(hào)令），將第七條修改為：“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求。”這里的“可以”為非強(qiáng)制性的，故許多機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位仍采用“雙套制”管理，即電子和紙質(zhì)并存歸檔。中心采用“雙套制”歸檔，雖在一定程度上保證歸檔公文的完整、安全，但是易造成資源浪費(fèi)，增加成本，這與無紙化辦公的目標(biāo)不相適應(yīng)。

（二）系統(tǒng)的不兼容和不穩(wěn)定性，時(shí)有故障發(fā)生。由于各計(jì)算機(jī)使用的瀏覽器不盡相同，在文稿流轉(zhuǎn)的過程中容易出現(xiàn)格式、字體的差異，甚至出現(xiàn)部分內(nèi)容丟失的情況。且有的瀏覽器不兼容，出現(xiàn)擬稿人在系統(tǒng)下載已加蓋電子簽章的公文時(shí)，下載的電子公文缺失電子公章的現(xiàn)象。當(dāng)在系統(tǒng)中處理發(fā)文時(shí)，有時(shí)出現(xiàn)已修改的內(nèi)容未能及時(shí)保存且無法彌補(bǔ)的故障，這在一定程度上降低了工作效率，阻礙了工作的完成。

（三）擬稿人寫作水平參差不齊，增加工作量。由于中心工作人員多為衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員，未接受過系統(tǒng)的公文寫作培訓(xùn)，且部分人員缺乏一定的經(jīng)驗(yàn)，擬稿人的寫作質(zhì)量參差不齊，常出現(xiàn)數(shù)據(jù)、日期、文字、格式、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等方面的問題，甚至有的部門負(fù)責(zé)人未及時(shí)有效審核把關(guān)公文質(zhì)量，使核稿人的工作量增加，不利于工作的有效開展。

四、改進(jìn)中心發(fā)文工作的建議

（一）優(yōu)化管理，逐漸向“單套制”過渡。在信息化時(shí)代，為保證涉密文件的安全，嚴(yán)禁通過公用計(jì)算機(jī)、電子郵箱存儲(chǔ)、傳輸、處理涉密文件，在此情況下，使用涉密計(jì)算機(jī)或紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)成為比較安全可靠的方式。在信息化時(shí)代，公文歸檔的單套制應(yīng)該指的是非涉密文件、非敏感文件的全面電子化，逐漸擺脫對紙質(zhì)公文的依賴性，逐步向電子公文的“單套制”過渡，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。

（二）提供技術(shù)保障，簡化不合理流程。為了促使OA辦公系統(tǒng)發(fā)揮積極作用，中心信息部門應(yīng)加強(qiáng)硬件和軟件建設(shè)，及時(shí)處理解決發(fā)文過程中出現(xiàn)的故障問題，以督促檢查為手段，堵塞管理漏洞。由于加蓋電子簽章的公文打印出來公章不清晰，故在文印室套紅的步驟已將未加蓋公章的公文打印出來，由擬稿人將紙質(zhì)公文送至公章管理處加蓋公章，該流程造成人力、物力的浪費(fèi)。應(yīng)通過技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)加蓋公章的電子公文可直接打印，提高效率，節(jié)約資源。

（三）加強(qiáng)公文寫作及系統(tǒng)使用培訓(xùn)，設(shè)置兼職文書管理員。中心應(yīng)邀請專業(yè)人員對工作人員進(jìn)行公文寫作及系統(tǒng)使用等方面的培訓(xùn)，熟悉公文寫作格式，掌握公文寫作的一般規(guī)律和技巧，規(guī)范發(fā)文流程，提高公文寫作水平和質(zhì)量。核稿人應(yīng)將工作中遇到的問題進(jìn)行歸類整理，及時(shí)反饋給擬稿人，或建立定期通報(bào)制度，以避免再次出現(xiàn)類似的問題。各部門應(yīng)設(shè)置兼職文書管理員，對文書進(jìn)行統(tǒng)一草擬，進(jìn)一步提高公文質(zhì)量。

五、結(jié)語