城市建設檔案數字化管理存在的問題及對策

文/福建省邵武市城市建設檔案館 葉惠

城建檔案資料屬于社會財富，同時具有極為重要的歷史價值與社會意義，因而對其進行管理至關重要。信息化時代以來，信息資源已成為各領域中的核心資源之一，城建檔案數字化管理就是將現有的城建檔案轉換為信息資源予以保管，并形成簡便、系統的管理模式。與傳統城建檔案管理方式相比，數字化檔案管理具有不可比擬的優勢，是適應時代發展的新潮流與新趨勢，更容易被廣大群眾所認可。

一、新時期加強城市建設檔案管理的價值

城市建設檔案是城市建設過程中各方面活動的相關資料與記錄文件的總合。我國傳統的城市建設檔案只包括建筑內容，隨著城市規模增大以及城市歷史文化的不斷積淀，城市建設檔案涵蓋的范圍不斷延伸，不僅包括傳統的建筑檔案，還包括建筑、經濟、政治、文化等內容。因此，新時期的城市建設檔案覆蓋面更廣，內容更為全面，管理難度也相應增加。

從目前城市建設檔案的特征來看，隨著檔案覆蓋面的增大，城市建設檔案除了具有傳統檔案的特征，還呈現出一些新的特點。一是動態性。隨著一座城市從無到有、從簡單到繁華、從小到大，各個階段的發展都是日新月異的。因此，城市建設檔案呈現出顯著的動態性特點。二是類型多樣。城市建設檔案因為涉及各個學科領域，因此包含多個類型的內容，如建筑特征、制度建設、經濟形勢、文化發展等等，具有多元化的特點。三是利用價值高。城市建設過程中會牽涉到多種大大小小的決策，這些檔案是科學決策的重要依據。

基于以上對新時期城市檔案概念和特征的理解，從中歸納出加強城市建設檔案工作的價值。一是記錄功能。城市建設中的很多合同、文件等，對城市各部門管理與運行具有重要作用。比如，存在城建糾紛的時候，這些檔案就能夠作為可信的證據，對于維護政府的公信力至關重要。二是參考功能。隨著城市建設項目增多，城建檔案有助于決策的創新性與前瞻性，為城市發展提供科學依據。三是文化功能。所有城市在持續建設過程中所積累下來的政治、經濟、文化、民俗等，最終都會熔鑄于城市的文化體系中，城建檔案本質上就是城市文化的載體，對其進行良好管理，有利于豐富城市內涵、凸顯城市形象，滿足新時期城市精神文化建設的需求。

二、數字化對于新時期城建檔案管理工作的作用

（一）數字化有利于滿足信息時代城市發展的需求。信息時代已然來臨，在城市建設檔案管理中融入現代數字技術，不僅可以提升檔案管理的科技水平，而且有助于檔案的及時、準確與完整歸檔，還能實現原始信息與館藏量的進一步擴展與豐富。在市場經濟背景下，將城市建設檔案管理工作劃歸信息產業予以管理、經營與開發，利用現代信息科技手段創建檔案信息，有利于隨時隨地查詢檔案數據，從而更好地實現檔案資源共享，促進城建檔案價值的最大化。

（二）數字化是實現檔案異地備份的基本前提。城市建設檔案在保障居民生命財產安全、應對突發事件等方面發揮著不容小覷的功能，一旦城市遇到洪水、地震等自然災害，又或者煤氣泄漏等各種緊急事件，城市建設檔案資料就可以為對策制定、實施營救等提供關鍵信息。鑒于部分地區發生自然災害的頻率較高，住建部提出了城市建設檔案異地備份的創新思路，即將某地城建檔案予以全面數字化加工之后，與地理空間相離較遠的另一地區相互備份存放。由此可見，城市建設檔案數字化管理勢在必行。

（三）數字化是提高檔案可用性的關鍵技術。從宏觀領域來看，數字化管理實質上是對傳統檔案管理模式的進一步發展，傳統檔案從紙質檔案轉化為信息化資料，能夠大大豐富檔案內容的存儲方式，并賦予檔案信息更多的可用性。比如，信息的存儲、檢索、查閱的便捷性大大增加，檔案流通的速度加快，實現充分共享成為可能。在社會各界對城市建設檔案利用需求量增大時，數字化管理有利于實現更開放的服務體系，為廣大市民、各機構、企事業單位等提供高質高效的檔案資源，增強檔案資料的可用性。

三、目前城建檔案數字化管理工作存在的不足

（一）缺乏頂層設計，數字化管理體系不健全。將大量紙質檔案成功轉化為數字化檔案，是一項復雜的系統性工程。只有初期做好規劃，做足準備，后期工作才能有條不紊地開展。當前，諸多城市在建設數字化檔案的過程中并未做好頂層設計與規劃，缺乏總目標與總指導。城建檔案數字化管理中，服務對象以政府部門、相關機構為主，如設計單位、建筑、施工等。由于數字化管理體系不夠完善，導致這些單位的建設水平仍在低位徘徊，特別是一些部門仍以紙質材料作為檔案管理的主要手段，對數字化檔案的認識不足，數字化檔案利用率較低。

（二）基礎設施建設乏力，影響數字化管理的推進。城市建設檔案數字化管理必須依托網絡基礎設施改造與空間數據集成設施，打造相應的空間數據庫，并逐步形成應用服務系統，從而更好地為城市建設與發展提供強勁支持。尤其是城市建設檔案數字化管理的前提與基礎是網絡建設，同時網絡環境又包含公眾網、政務網、局域網等一系列基礎設施。但由于目前相當一部分城市對城建檔案數字化建設缺乏足夠重視，導致一系列基礎設施建設不到位。

（三）專業人才匱乏。檔案數字化管理需要多個管理方式與多個部門之間的協作運行，同時，數字化管理工作的實現需要網絡技術與計算機應用技術的支持，這對工作人員的復合型知識與能力要求相對更高。目前，從事城市建設檔案管理工作的專業人員匱乏，信息技術熟練、理論知識扎實、實踐能力較強、創新素質高的人才十分稀缺，這在很大程度上限制了我國城市建設檔案數字化管理的發展。

（四）資源庫建設不足，檔案應用價值受限。城市建設檔案數字化管理的最終目的都是為檔案的更好利用而服務的，即滿足城市建設部門、規劃部門與管理部門的資料查詢與借鑒需要，同時也向社會公眾提供網上資料查詢與利用服務。因此，充足的檔案資源庫是發揮城建檔案數字化應用價值的重要條件。但從整體視角來看，目前多數城市建設檔案館的數字化資源庫建設還十分薄弱。

四、加強城市建設檔案數字化管理的對策——以邵武市城建檔案館為例

（一）做好數字化轉型規劃，分步實施推進。首先要做好城市建設檔案館藏的實際調研工作，按照現有檔案的信息化、載體、類型等情況切實做好數字化規劃工作。從軟硬件設備的采購，到信息系統的具體使用，再到規范操作文件的合理制定等，這一系列工作并非一蹴而就所能達成的，既要做到重點突出，又要按計劃分步實施。

以邵武市城建檔案館為例，該館在2018年著手實施數字化轉型工作，為了確保相關工作穩步有序推進，建立了紙質檔案和數字化檔案“雙套制”的工作機制。頒布制定了《邵武市住房城鄉建設局關于加強建設工程檔案管理的通知》（邵建建〔2019〕19號），要求建設單位嚴格按照《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）與《建設電子文件與電子檔案管理規范》（GJJ/T117-2017）的要求提供工程資料，確保檔案進館質量，為數字化檔案管理建立頂層規劃指導。

綜合現有案例可以發現，城市建設檔案數字化管理工作開展之前，一定要制定規劃，用以指導信息化建設工作。比如，可以遵照《全國城建檔案信息化建設規劃與實施綱要》，明確指導思想、基本原則、主要任務、建設目標、建設重點、實施步驟與保障措施等。這是數字化轉型成功的關鍵。

（二）加強軟硬件設施建設，奠定基礎保障。系統軟件、網絡環境與硬件環境是城建檔案數字化基礎設施建設的核心。其中，軟件系統包括系統軟件平臺、操作系統與數據庫管理系統，借助數據庫管理系統的有機聯系，讓數據錄入與傳輸實現全過程運用；網絡環境包括城設檔案館的內部局域網與互聯網、政府網有鏈接的公眾網，通過內外部網站辦公有機聯系，強化檔案館與相關部門的協作；硬件環境包括服務器、計算機設備與網絡通信設備等等。

邵武市城建檔案館從2018年開始，加大了對數字化轉型的軟硬件設施投入。在硬件方面，擴建城建檔案館面積，有效改善館藏條件；投入專項資金50余萬元，購置富士施樂DW6057EP大幅面藍圖掃描，工程復印一體機，配置2臺涉密電腦等設備，其他還包括檔案密集架、聲像拍攝、辦公設備等等，滿足檔案查詢、復印、統計功能。在軟件方面，以南平市城建檔案館工程電子檔案標準為依據，采用南平市城建檔案電子檔案管理系統，規范電子檔案歸檔移交工作，已錄入86個項目檔案，3368條目錄。

從以上實踐可以看出，軟硬件基礎設施建設必須要結合工作實際，加大投入，在數字化加工、數字資源管理、信息開發利用等方面發力。這是城市建設檔案數字化管理的重要推力，也是數字化轉型成功的重要基礎保障。

（三）注重員工隊伍建設，培育數字化專業人才。與傳統城市建設檔案管理不同，數字化管理所需人才是復合型的，既要具備基本的知識結構，還要擁有創新意識與能力，這樣才能滿足城市建設檔案數字化管理的發展趨勢。

邵武市城建檔案館針對數字化專業人才匱乏的問題，采取了一系列的積極措施。一是加強信息化服務技能的培訓，包括數字檔案管理標準與要求、檔案信息研究與咨詢、檔案采集處理與數據加工等等，提升員工對電子載體檔案管理、保管、利用的技能。二是建立起學習型的組織文化，鼓勵全體工作人員保持學習新技術的心態，保持對檔案管理數字化應用的熱情，以積極、主動、負責的態度做好服務工作，更好地履行向利用者提供優質信息服務的職責。三是全體工作人員每年都要參加福建省檔案繼續教育信息專業網絡遠程培訓。

總體來說，城建檔案數字化建設，需要打造一支復合型的人才隊伍。全體員工要具備專業知識儲備和綜合業務技能，共同完成城市建設檔案數字化管理。這需要檔案館和相關部門遵循培育復合型人才的基本宗旨，加強數字化管理體系服務能力等綜合素養的培訓，做好人才儲備，為城建檔案數字化管理提供更優質更充足的人才支撐。

（四）強化資源庫建設，提升檔案應用效率。城建檔案數字化資源庫建設通常包括：多媒體數據庫建設、檔案目錄數據庫建設、檔案全文數據庫、檔案目錄中心建設。為進一步發揮數字化技術的功能與價值，各種特色資源庫建設成為發展新風向，如基礎地理信息數據庫、地下綜合管線數據庫、聲像資料數據庫、規劃審批成果數據庫、城市規劃方案數據庫等專題數據庫。

以邵武市城建檔案館為例，在資源庫建設方面，該檔案館取得的初步進展包括以下幾個方面：一是整合以往檔案信息，補充現有不斷增加的檔案信息，加快推進存量檔案數字化任務。截至2022年2月底，已經完成館藏紙質檔案數字化1600余萬頁。二是積極構建檔案信息數據庫，形成城市重要竣工項目檔案數據庫，為城市建設和檔案應用提供可靠的數據支持。三是提高利用效率，推出電子檔案證明出具服務，實現“紙質證明”轉向“電子證明”，以館藏竣工圖證明件為例，制作時間從每幅5分鐘降至30秒，制作成本從每幅5元降至零元，制作成本與時間縮減，不僅減輕了群眾負擔，還有利于運營商環境優化。

通過城建檔案館特色數據庫建設，大幅提高了該城市城建檔案的歷史價值、文化價值與利用價值。在城建數字資源庫構建完善的情況下，進一步提升檔案應用效率，更有助于城建檔案價值的充分實現。

五、結語

城市建設檔案管理作為城市建設歷程中文化精神的主要保持路徑，也是城市建設的基礎數據源，可以為城市建設提供相關檔案資料參考與依據。近年來，隨著信息技術的迅猛推進，城建檔案管理中逐漸引入了數字化檔案信息管理系統，有效促進了城建檔案管理的信息共享，實現了初步的自動化處理。檔案數字化管理是新時代背景下城建檔案發展的必然趨勢，因而要樹立城建檔案數字化管理思維與意識，切實推動城建檔案數字化良好發展。