事業單位辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合模式研究

文/福建日報社 曾凌

優化和集成辦公自動化系統及檔案管理系統是單位檔案管理的重要部分。為了實現辦公自動化系統和檔案管理系統的最佳集成，有必要在辦公自動化系統和檔案管理系統的集成過程中研究和革新優化方法和集成模式，提高其綜合優化和集成水平。因此，本研究對控制辦公自動化系統的優化、集成和歸檔管理系統的模式修改具有重要意義。

一、辦公自動化系統和檔案管理系統的優化和集成功能

（一）推進文檔綜合管理。當前，隨著信息技術的發展，各種信息資源迅速增長，產生了越來越多的電子檔案數據。電子檔案管理朝著文檔管理一體化的趨勢發展。辦公自動化系統與檔案管理系統的優化整合，可以促進檔案的全面管理。在實際應用中，可以有效減少檔案工作中的一些環節，安全地確認各個環節中電子檔案的收集、分類、存儲和歸檔。這兩個系統的有效集成，既保證了檔案管理中所有數據的可靠性和一致性，又全面控制了電子文件歸檔的過程，達到了檔案綜合管理的目的。

（二）實現檔案數據資源的整合。目前，檔案信息管理的核心業務是收集、整理、存儲和提供利用，靈活開發和利用檔案資源的價值。大多數文件管理系統要求文件管理員手動將電子文件和數據信息上傳到系統中，不僅工作量大，而且容易出錯，影響檔案的歸檔質量。通過對辦公自動化系統和檔案管理系統的優化集成，實現了辦公自動化系統分布式文件的自動接收和人工接收，有效提高了編目質量，減輕了人工負擔，縮短了檔案數據資源的收集和整理時間，提高了檔案管理的效率。

（三）提升檔案管理部門工作效能。通過優化和集成辦公自動化系統及文檔管理系統，可以獲得文檔管理所接受的相關鏈接，提高文檔管理的效能。例如，在電子文檔注冊階段，會在文檔描述中添加其他字段，以確保文檔描述的完整性。經過兩次優化和有效集成，文件分類周期縮短，文件利用率提高。完成電子文檔循環后，可以通過排序、保存、分類、編號和編目直接進入到存檔的過程。同時，系統方便了輔助文件的記錄、修改、任務、返回、分發、改編、存儲和打印，最大限度地減少了數據錄入工作量，減少了數據傳輸錯誤。

二、推進自動化辦公系統與智能化檔案系統有效融合

（一）資源整合的規范性。想要在事業單位辦公系統中融合智能檔案管理系統，存在著一定的困難。事業單位常用的辦公自動化系統中格式轉換和數據存儲需要一個合并過程，但兩個系統的內容完全不同。因此，當辦公系統與智能檔案管理相結合時，就需要將兩類系統中的儲存標準、程序算法等進行統一標準的設置，確保兩系統中的程序具有統一的運行規范標準，從而為各個部門之間的融合奠定基礎。

（二）信息處理的安全性。要想在事業單位辦公系統中融合智能檔案管理系統，首先需要實現兩系統中數據、信息等的共享，確保所有的信息與資源都能夠得到科學的調整與合理的分配。而在這一過程中，事業單位的信息安全不容忽視。機構為關鍵信息和基礎數據定義特定的安全配置，并對信息和檔案進行不同級別的分類。需要提高事業單位辦公系統與檔案知識管理整合過程中的安全防護水平，確保機密信息和檔案的安全。

（三）服務功能的針對性。在事業單位辦公系統集成和智能檔案管理過程中，事業單位應根據辦公系統和文檔管理知識的需求，構建信息集成服務平臺，使資源集成的實施更快、更有效。例如，為了使辦公室員工和文檔管理員在具體設計中順利、舒適地工作，需要考慮辦公室任務和文檔管理的現狀，以及辦公系統和文檔管理知識的技術支持條件。

三、辦公自動化系統與檔案管理系統優化整合過程中面臨的問題

（一）操作系統較為復雜。雖然各事業單位的工作內容不盡相同，但復雜性卻多少相似。因此，事業單位的辦公軟件需要定期進行更新與優化，才能確保辦公人員工作的高效性。辦公系統與檔案管理系統的融合系統，不論是操作規范還是操作流程抑或者應用技術，都存在著一定的差異，讓剛剛接觸的工作人員難以快速掌握與熟練操作。這就造成了融合系統的優勢得不到應有的發揮，甚至還會出現效率倒退的情況。同時，事業單位也存在著員工隊伍素質不一、員工信息素養參差不齊的情況，為融合系統的操作再增困境。此外，辦公系統與檔案管理系統的不同，也凸顯出兩種辦公人員的技術方向的不同，想要短時間內培養同時掌握兩種操作技術的復合型人才，存在著一定的困難。

（二）基礎硬件設施不完善。在信息化的建設中，事業單位的成績斐然，已經取得了初步的成效。然而，事業單位的辦公部門與檔案管理部門仍然處于兩種不同的工作領域之中，互不統一、甚至互相矛盾。雖然，辦公部門與檔案管理部門都會使用計算機設備、掃描等，但是二者設備的型號、功能等都存在著較大的差異。容易產生分歧。尤其是事業單位檔案管理部門，其對信息的分類和歸類屬于保密范疇。因此，有必要確保信息交換、交互的安全性和機器設備的可靠性。

（三）相關工作人員的自動化技術運用水平較低。當前，由于信息化技術的水平日益提高，對有關人員的信息技術水平要求也愈來愈高，不僅要掌握傳統文檔的管理方法、基礎知識和原則性的內容，還要熟練掌握當前各種現代辦公自動化系統以及先進科學技術的運用方法。目前，由于大部分電子檔案保管工作人員僅限于檔案管理經驗，而缺乏相應的自動化技術，從而在電子檔案管理的實際工作中有較大的局限性，也妨礙了電子檔案保管效率的提高。

（四）檔案數據的安全性與利用率低。檔案能夠反映和體現單位的重大決定和各項工作的具體實施狀況。通過運用智能化技術手段進行檔案管理工作，能夠更有效提升數據資料整理的工作效率和準確度，提高檢索檔案的效果。不過，目前在自動化管理系統的使用過程中還是面臨著保密性不能被充分注意的問題。例如難以確保電子文檔不會被盜用篡改。此外，檔案系統內的電子文檔間沒有聯系，借閱人僅可以利用名稱來檢索，查詢利用率低下，資源共享協作困難，影響了文檔的使用率。

四、辦公系統與智能檔案管理融合策略

（一）為二者融合改革夯實客觀基礎。智能檔案管理在事業單位的信息化建設中不斷得到完善與壯大。然而，想要更好地進行辦公系統與智能檔案管理的融合，還需要強化信息建設，通過對各類辦公設備與存儲設備的升級與優化，為辦公系統與智能檔案管理系統的融合奠定堅實的基礎。同時，事業單位還需要針對辦公程序與智能檔案的特點進行全面的考慮，并根據這些特點設定二者融合平臺的功能，確保二者在該平臺中可以得到有效的融合與使用，提高辦公與檔案管理的工作效率。

（二）打造專業化的工作隊伍。辦公系統與檔案管理系統中所要求的工作人員的技術方向不同。而在新時代的發展過程中，要求工作人員不僅需要掌握信息技術、辦公技術、檔案管理技術，還需要掌握法律知識，才能更好地勝任融合工作。因此，事業單位在人才選拔時，需要著重考慮復合型人才的引進，并不斷完善人才培養機制，提高復合型人才的培養效率，切實打造專業化的工作隊伍。

（三）完善技術操作、信息管理標準。當下，事業單位已經對辦公與檔案的數據信息、文件格式等進行了統一標準的融合操作。然而，這些統一標準的范圍卻過于廣泛，缺乏針對性與全面性，使得各個部門間的信息融合依然出現了雜亂無章的局面。因此，事業單位應更加全面地進行統一標準的制定，并建立與完善監督系統，讓各個部門之間在實現融合統一的過程中更加標準化。

（四）創新信息資源融合管理的安全防護觀念。事業單位無論是辦公系統還是檔案管理都有需要嚴格進行保密的文件與信息。因此，在二者融合時，需要注重安全防護機制的建立，提高交互與共享過程中信息的安全性。同時，在進行融合時，還需要根據信息的重要性與保密等級進行嚴格的劃分與整合。事業單位需要進行防火墻的設置，通過高級別的防火墻設置來對惡意訪問、病毒、黑客等進行有效的攔截，以此來確保保密信息交互與共享的安全性與可靠性。同時，在信息技術日新月異更新的情況下，事業單位還需要注重防護軟件與硬件的升級與維護，從而持續保證保密信息在交互與共享中的安全性。

五、檔案管理自動化系統未來發展方向

在辦公自動化的基礎上，檔案保管自動化將是未來發展方向。而檔案保管自動化的實施，可使檔案的查閱、管理工作變得更為簡單，人們也可以在檔案保管自動化的實踐平臺上快速查詢所需的信息，不但節省了大批人員、物資的耗費，還使檔案管理與服務方式更為個性化。如大專院校每年夏季都會有大批的大學畢業生檔案，不但需要校方耗費大批時間和人員梳理，還要重視對檔案的管理與保護，而檔案保管自動化的實施就很好地解決了這一問題。學生只需在管理平臺注冊自己的用戶名即可完成對文檔信息的檢索，不再受時間與空間的束縛。而對中小企業來說，檔案管理自動化系統也讓公司在招募人員的時候有了更多的選擇，招聘公司只需登錄檔案管理平臺便可以直接了解所要錄用人員的獲獎狀況等信息，從而可以對人員做出全面綜合的評估。

檔案管理自動化系統還能使管理工作變得更為具體，從而提高檔案管理工作的品質以及文檔的安全性。可對檔案進行分類，使歸檔工作有序開展。同時檔案管理人員的工作壓力也受到了一定程度的緩解，服務水平與質量大大提高。

六、結語

辦公自動化管理系統和檔案管理系統優化的整合模型，是促進文檔保存系統全面發展的最有效技術手段，可以提高企業檔案保護的綜合管理水平。隨著時代的發展，會不斷涌現出各種優化方案和更高效的集成管理模式，而身為檔案綜合管理人員，應關注企業檔案管理能力的提高，為文檔保護和辦公自動化管理系統提供更優質的集成服務。