基于人工智能的智慧化檔案管理體系的構建與優化

文/濰坊醫學院附屬醫院 張珺

一、概念定義

（一）人工智能。人工智能，即計算機模擬人的思維來進行工作的一種智能化模式，最初是一種構思，直到17世紀研發了高速計算設備之后，才慢慢成為可能。進入20世紀50年代，人工智能技術得到了飛速發展，這受益于大數據的出現和云計算的廣泛應用。人工智能發展到今天，慢慢成了一種融合性、交叉性學科，不僅涉及計算機科學領域，在哲學和生理學等領域也掀起了廣泛研究熱潮。

（二）智慧服務。智慧服務，即以人類智慧為前提，分析個體數據、發揮群體智能，為用戶的知識應用與創新提供技術支持的一種服務類型。其概念的提出得益于互聯網時代“智慧地球”“智慧城市”等理念的出現。當“智慧城市”理念下的“智慧交通”“智慧醫院”等戰略規劃項目映入眼簾時，“智慧服務”的概念也應運而生。

二、人工智能背景下智慧化檔案管理體系的構建過程

智慧化檔案管理融合了人工智能技術和智慧服務理念，目的是提供以人工智能技術為基礎的管理思維，將傳統的檔案服務模式升級為智能化服務模式，保留檔案索引與借閱、資源整合與共享、用戶信息與數據、知識圖譜與虛擬空間服務等功能，屬于智慧化知識型服務模式。主要構建過程如下：

（一）構建基礎設施層。基礎設施是研發新型技術的物質保障，智慧化檔案管理體系在構建之初，就需要優先考慮基礎設施層的構建問題，主要包括機房設施和軟硬件設施兩大類。機房中的基礎設施較為復雜，首先，是溫度和濕度控制設備，并且要滿足智能操控的要求，突破時空局限；監控設備也很重要，要對檔案管理進行有效監督。其次，還包括實體資料存儲設備、庫房管理機器人等。軟硬件設施同樣重要，包含著多樣化的網絡設備，要確保能夠順利接入政務網、機構內部網，還包括采用了RFID技術或人臉識別技術的感知設備，以及存儲基本設備、數字化處理設備、安全保障設備等。上述都是基礎設施層得以構建的基本保障。

（二）構建檔案資源層。資源和數據是進行檔案管理的內容載體，因此，必須構建起全面的、規范的檔案資源層。要構建文獻資料庫，也就是館藏資源，可分為實體和電子兩大類并進行細化管理，比如檢索類數據庫和專業性數據庫以及影像資料數據庫等。還要構建業務管理資源，主要包括設備錄入數據和人員考核數據，詳細的數據有利于對設備工作性能進行評價，以及對人員績效和薪資的考核等進行統計；此外，計劃總結類數據以及樓宇管理數據能夠評估工作目標達成與否；辦公場所產生的基礎費用也需要進行統計；還有用戶使用數據，也就是用戶在平臺上進行注冊、瀏覽、下載、復印等操作時產生的數據；用戶共享數據，即用戶的一些開放性數據同樣重要，這一類數據要注重保護隱私。基于這幾類資源，智慧化檔案管理體系的檔案資源層得以構建起來。

（三）構建技術處理層。技術層的構建至關重要，其主要指在檔案管理體系中的人工智能技術，涉及檔案的收集、整理、鑒定、檢索、存儲和服務六大環節。收集環節中，利用智能感知錄入設備和智能搜索引擎設備實現數據的收集和記錄，如檔案智錄儀等；整理環節中，利用文本自動識別和信息智能提取等技術手段，通過智能機器人和OCR識別等設備進行數據和資料的分類和歸檔；鑒定環節中，利用自然語言處理技術等手段進行；檢索環節中，智慧化主要體現在自動識別等智慧化技術的應用上，如智能Agent等；存儲環節中，利用云盤進行電子存儲，當然也包括實體存儲；服務環節中，智慧化主要體現在采用人工智能提供精準知識服務的效果上，立足于用戶需求，智能分析用戶數據、深度挖掘用戶喜好得以實現。六個環節的智能化處理，構建起了智慧化檔案管理體系的技術處理層。

（四）構建服務應用層。服務應用是構建智慧化檔案管理體系的終極目的，直接關系著智慧化檔案管理體系的使用效果。主要涉及服務資源多元化、服務空間虛擬化、服務精準智慧化和服務優化自動化四個層面。服務資源多元化主要體現在借助人工智能技術對用戶需求進行深度分析，為用戶提供相關、遞進、因果等關系的多元化信息以及智慧化服務和檢索；服務空間虛擬化指依托人工智能技術，為用戶提供的服務從線下轉到線上，突破了時空局限，提高了信息檢索和利用的效率，比如云平臺和網上檔案館提供的服務等；服務精準智慧化借助人工智能自動歸類和聚焦的優勢，憑借語義關系挖掘等技術對用戶需求進行精準分析，實現了定制興趣知識圖譜、需求自動推薦等服務；服務優化自動化是對用戶所需信息進行過濾篩選，結合使用反饋進一步優化服務品質的過程，也是通過人工智能的精準算法實現的。四個層面環環相扣，共同構建服務應用層和提升服務質量。

三、檔案管理智慧化服務體系的優化措施

（一）完善倫理制度建設。要想完善人工智能技術，構建合理檔案智慧服務體系，就必須從解決道德倫理問題的層面入手，其中最核心的步驟是加強立法，明確利益劃分。2017年，《新一代人工智能發展規劃》由國務院發布，提出了人工智能倫理規范，要求智慧體系的建設必須遵循三步走戰略指導思想，從倫理規范的角度出發，完善法律法規建設，有針對性地解決人工智能技術的不足，避免出現責任意識不明、主體規范不到位等問題。同時，加強法律法規等制度建設，有效保護公眾利益。除強化制度建設外，還要加強監督、管控和引導，政府主體部門可出臺相關舉措，加強對技術采用機構運營行為的監管，增強安全性能評估，凈化人工智能平臺網絡環境。同時技術應用部門還應時刻關注服務動態，就發現的問題提前做出詳細預案，在行業內部制定統一的技術標準，加強應用程序的規范使用，使其符合人工智能倫理道德的要求。同時完善其他制度建設，如用戶隱私安全保護制度、網絡安全維護定期排查制度、用戶文明用網制度等，共同構建穩健的倫理制度基礎，促進智慧化管理體系的順利實施，營造良好的輿論氛圍。

（二）優化數據標準體系。該措施可解決檔案智慧化服務中的數據壁壘問題，以實現數據資源最大程度上的開放和共享，避免數據標準和規范不統一的問題，減少各部門和不同機構間資源分享不均的現象，尤其是解決數據壁壘或數據“孤島”等問題，促進資源的有效利用。建立統一的大型智慧服務平臺，對檔案資源的跨區域、跨學科廣泛應用有著重要意義。我國2019年啟動的“互聯網信息戰略保存項目”目的是在全國范圍內構建一個標準統一的互聯網信息采集與資源保存體系，取得了不錯的成績。數據標準體系的優化，不僅能夠規范業務行為，促進交流溝通和數據共享，提高數據資源利用率，還能為用戶提供更為全面、精準和高效的服務，提升智慧化資源管理體系的服務水平，保證良好的服務體驗感。除建立標準統一的平臺外，還要提升技術手段，促進技術革新，實現用戶的統一管理，以技術手段提升數據質量，強化區域間的信息共享和部門間的業務協同。具體來說，可以統一思想、協同安排、建設代碼三措并舉，為檔案管理提供統一的數據元和數據代碼，提升信息的跨區域搜集和跨學科整合效率，提升服務體驗和服務質量。

（三）推動技術創新發展。技術層面的創新主要還是從推動人工智能技術的自身發展入手，雖然短時期內無法改變人工智能現有的局限性和有效突破技術瓶頸，但可以通過時刻關注人工智能技術發展動態和加強與人工智能技術研發項目的溝通和合作來獲得最新的數據資料，將精力用在人工智能與檔案服務的深度融合機制研發上以完善和創新人機互動模式，不斷優化人工智能技術在檔案服務中的應用，提前預測和采取相應行動，節省智慧化檔案管理服務體系的構建成本，推動技術層面的創新發展，還可以從強化網絡信息安全維護技術入手。比如完善網絡安全漏洞監測技術，通過加強人員培訓、實時監督和用戶的安全教育等輔助措施來提高對網絡風險預測與管控的重視程度，有效規避安全風險，提高系統安全水平。技術研發是保障智慧化管理服務體系構建和實施的根本力量，推動技術的創新發展在大數據時代背景下顯得更加緊迫和重要。

四、依托社交媒體，拓寬檔案智慧服務方式

（一）引入移動互聯網，改善檔案服務質量。檔案管理可引入互聯網技術，為人們提供優質的服務。例如：設計科學化的小程序，與微信服務相結合，實現信息交互性的改善。據不完全統計，微信程序覆蓋了95%以上的手機用戶，有著極高的活躍度，覆蓋的國家和地區達到200多個。微信公眾號的數量達到900萬個，每季度的支付金融超過了4億元。由此可見，微信平臺已經與人們的生活相融合，要想改善智慧化檔案管理效率，需要設計以微信為核心的服務平臺，提升檔案管理的服務質量。再如，微博同樣有著龐大的客戶群，其在用戶互動上表現出了顯著的優勢。在微博的協助下，智慧化檔案管理將更加便捷，可以有效挖掘海量檔案資源的潛在信息，做好信息類型的管理，即文本、圖片、視頻等。與微信不同的是，微博并不能直接面對面交流，但卻實現了信息的實時共享，為檔案資源的傳輸和查閱帶來了便捷，促進了高校檔案資源的學術交流。正是由于移動互聯網的融入，才使得智慧化檔案管理質量不斷提升，用戶可用手機進行檔案資源的接收，及時將意見進行反饋，改善了檔案管理效率。

（二）重視“互動多媒體技術”的研究，拓展檔案展覽方式。智慧化檔案體系建設中，需要結合多媒體技術，重視用戶與多媒體間的互動，通過絢麗的色彩和視頻去吸引用戶，培養其學習精神。受檔案資源形式的約束，其展覽方式以實物為主，隨著多媒體技術的融入，紙質檔案逐漸向電子檔案形式轉變，此時，用戶可在網絡環境中查閱檔案資源，其展覽方式也發生了巨大的變化。面對科技的發展，智慧化檔案展覽過程更加多樣化，以動態展示加深了用戶的認知。

（三）匯集檔案資源，開發對應的APP軟件。APP即我們所謂的應用程序，在移動設備中較為常見。智慧化檔案實現了海量檔案資源的匯集，而APP是檔案信息傳播的重要途徑，滿足用戶的檔案資源查找和閱讀需求。我國重視檔案管理APP的研究，在遼寧省檔案局中推行了安卓系統的APP項目，用戶在手機端就可以查閱檔案信息，進行相關業務的辦理，為高校的教學和學生的學習帶來了便捷。