產(chǎn)業(yè)變革背景下企業(yè)檔案管理能力提升探索

文/山東省臨清市人力資源社會保障綜合服務(wù)中心 郝兵

企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展離不開檔案管理能力的提升，企業(yè)可以從“人”和“技術(shù)”兩個(gè)方面入手提升檔案管理能力：從人的角度來講，企業(yè)需要組織檔案管理人員定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技能學(xué)習(xí)，進(jìn)而不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，企業(yè)借助有效的監(jiān)管機(jī)制對檔案管理工作進(jìn)行有效監(jiān)督，可以推動企業(yè)的檔案建設(shè)與管理趨向科學(xué)化，滿足企業(yè)發(fā)展需要的同時(shí)，應(yīng)符合國家的法律制度。從技術(shù)角度來講，企業(yè)可以利用大數(shù)據(jù)，推動檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化，持續(xù)優(yōu)化檔案管理的整個(gè)流程，而人工智能技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的逐步滲透，也能有效提升企業(yè)檔案管理的能力。新型技術(shù)手段的有效運(yùn)用，對優(yōu)化企業(yè)檔案管理起到了顯著的作用。

一、產(chǎn)業(yè)變革背景下的企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

“十四五”以來，我國產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)得到了進(jìn)一步的優(yōu)化，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)發(fā)展進(jìn)入了高質(zhì)量發(fā)展階段。受現(xiàn)代科技的影響，國內(nèi)的企業(yè)檔案管理正發(fā)生著前所未有的變化。大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響持續(xù)加深。因此，產(chǎn)業(yè)變革背景下的企業(yè)檔案管理出現(xiàn)以下特征：

（一）檔案管理相關(guān)崗位銳減。企業(yè)的檔案管理對企業(yè)建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮著重要的作用。重視檔案管理的企業(yè)，發(fā)展態(tài)勢會更好，員工招聘、人事管理、人才引進(jìn)，事實(shí)上都離不開檔案管理的有效支持。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，促使企業(yè)檔案管理趨向于智能化，數(shù)據(jù)安全成為檔案管理智能化的需求。成熟的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，使得企業(yè)內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)開始變得安全可靠，推動企業(yè)檔案管理朝著智能化邁進(jìn)，顯著減少了企業(yè)檔案管理工作人員的工作量，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理相關(guān)崗位銳減。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)對企業(yè)檔案管理發(fā)揮出數(shù)據(jù)支撐作用。在大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用之前，企業(yè)檔案管理難度大，使用效率低。而大數(shù)據(jù)技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的有效使用，推動了檔案管理的變革，檔案從錄入、整理、調(diào)用到修正整個(gè)流程變得更加便捷高效，實(shí)現(xiàn)了動態(tài)管理，滿足了企業(yè)對檔案管理的多樣化需求。

（三）人工智能技術(shù)受到企業(yè)檔案管理的青睞。黨的十九大以來，人工智能上升為國家戰(zhàn)略，人工智能技術(shù)成為新時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新引擎。而人工智能技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用，使得企業(yè)檔案管理的模式再次發(fā)生變革，為集團(tuán)企業(yè)的檔案管理提供了更加人性化的智能服務(wù)，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理精準(zhǔn)化，減少了不必要的紙質(zhì)辦公。

二、產(chǎn)業(yè)變革背景下企業(yè)檔案管理發(fā)展整體趨勢走向

產(chǎn)業(yè)變革背景下，國內(nèi)催生了大量的新興產(chǎn)業(yè)。現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理迎來了全新的發(fā)展環(huán)境，企業(yè)檔案管理的整體發(fā)展趨勢有以下方面：

（一）注重相關(guān)崗位人員素質(zhì)的持續(xù)提升。產(chǎn)業(yè)變革背景下，國內(nèi)的企業(yè)類型經(jīng)歷了大規(guī)模的洗牌，而優(yōu)勢企業(yè)的檔案管理發(fā)生了很大變化。檔案管理智能化為企業(yè)帶來了顯著效益，而企業(yè)更加注重檔案管理人員素質(zhì)的持續(xù)提升。

（二）紙質(zhì)辦公將與線上辦公有效密切融合。紙質(zhì)辦公一直是檔案管理工作中重要的辦公模式，也是相當(dāng)一部分機(jī)密文件的存儲方式。伴隨著智能化辦公的進(jìn)一步發(fā)展，紙質(zhì)辦公大幅縮減的同時(shí)，與線上辦公有效融合，為企業(yè)的健康發(fā)展發(fā)揮更加關(guān)鍵的作用。

（三）注重檔案管理的數(shù)據(jù)安全與靈活運(yùn)用。“大數(shù)據(jù)技術(shù)”在企業(yè)檔案管理中的運(yùn)用，使得海量的檔案內(nèi)容以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行存儲，為檔案管理提供基本的數(shù)據(jù)支持。因此，企業(yè)檔案管理應(yīng)更加注重?cái)?shù)據(jù)安全與靈活運(yùn)用，以滿足企業(yè)對檔案管理的動態(tài)需求。

三、產(chǎn)業(yè)變革背景下企業(yè)檔案管理能力提升的有效舉措

（一）借助培訓(xùn)及督導(dǎo)提升企業(yè)檔案管理能力。產(chǎn)業(yè)變革背景下，企業(yè)的檔案管理需求朝著即時(shí)性、多元化和智能化的方向發(fā)展。但是，部分企業(yè)檔案管理模式較為落后，檔案管理模式單一，管理難度較大，檔案的使用效率低，甚至還存在違規(guī)操作的情況。目前，檔案管理工作主要存在三點(diǎn)問題：其一，檔案管理人員的責(zé)任意識薄弱，導(dǎo)致檔案管理工作存在漏洞，影響檔案管理質(zhì)量，而部分檔案的丟失與泄露，嚴(yán)重威脅到了企業(yè)的生存。其二，檔案管理工作人員業(yè)務(wù)模式較為落后，檔案管理效率有待進(jìn)一步提升。其三，企業(yè)的檔案管理工作人員的整體素質(zhì)偏低，使得檔案無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

因此，企業(yè)可以借助培訓(xùn)提升檔案管理能力，可借助檔案相關(guān)法律制度對員工進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理工作人員的責(zé)任意識，利用《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容保障企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。同時(shí)，需要定期開展檔案管理業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，促使檔案管理的工作人員在業(yè)務(wù)能力方面得到提升。檔案管理工作包括制作、收集、整理、保管、鑒定、檢索、編研、利用及補(bǔ)充等多項(xiàng)流程。檔案管理工作注重細(xì)節(jié)處理，業(yè)務(wù)能力欠缺，不利于檔案管理質(zhì)量的提升。另外，企業(yè)需要通過檔案培訓(xùn)提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。企業(yè)在發(fā)展過程中，人才引進(jìn)與流失、生產(chǎn)技術(shù)的革新、業(yè)務(wù)的拓展與縮減、工作流程的優(yōu)化過程等重要信息，都需要直接反映在檔案當(dāng)中。借助檔案培訓(xùn)，持續(xù)提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，有利于自身檔案資源的靈活調(diào)用，對開展企業(yè)改革起到積極的數(shù)據(jù)支撐作用。此外，企業(yè)需要逐步優(yōu)化和改革檔案管理的督導(dǎo)檢查工作。幫助檔案管理者及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并且制定有效舉措完善檔案管理的流程，促使企業(yè)的檔案管理工作得到進(jìn)一步優(yōu)化，提升企業(yè)檔案管理能力。

（二）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)有效提升企業(yè)檔案管理能力。大數(shù)據(jù)運(yùn)用到企業(yè)的檔案管理過程中，推動了檔案信息數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)錄入和分類保存，提升了檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)調(diào)用。大數(shù)據(jù)技術(shù)支撐下的檔案管理發(fā)展將出現(xiàn)以下特征：一是檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，大部分檔案內(nèi)容以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行存儲、錄入、調(diào)用和管理，檔案管理者批量化錄入和管理海量數(shù)據(jù)信息，極大便利了檔案管理工作。現(xiàn)代的企業(yè)在發(fā)展過程中，檔案信息變化較以往更加頻繁，檔案信息的積累也會更加迅速。企業(yè)利用數(shù)據(jù)化檔案內(nèi)容開展檔案管理工作，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化處理，在短時(shí)間內(nèi)解決問題。二是實(shí)現(xiàn)檔案信息的動態(tài)化管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效運(yùn)用，減少了紙質(zhì)檔案的存量，幾乎不占實(shí)質(zhì)性的空間，使得檔案信息數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)動態(tài)化管理。三是檔案管理可視化。信息系統(tǒng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，使得信息模型也更加豐富，檔案可視化處理手段得到了持續(xù)性的創(chuàng)新發(fā)展。如PPT、Word和Excel是常見的檔案類型，在技術(shù)的加持下，可以實(shí)現(xiàn)可視化動態(tài)演示，極大方便了檔案信息的分析工作。

（三）利用人工智能技術(shù)有效提升企業(yè)檔案管理能力。依托人工智能技術(shù)的檔案智慧服務(wù)系統(tǒng)，使得檔案管理進(jìn)入了發(fā)展新紀(jì)元。對于體量較大、技術(shù)能力突出的集團(tuán)化企業(yè)來講，可以根據(jù)自身對檔案管理的需求，研發(fā)人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理能力的提升。傳統(tǒng)的檔案管理手段效率低，難以滿足企業(yè)的發(fā)展需求。在處理集團(tuán)化企業(yè)的檔案管理當(dāng)中，需要將檔案信息進(jìn)行分類，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案的管理與有效運(yùn)用。人工智能技術(shù)在檔案管理實(shí)踐中的運(yùn)用，可以促使檔案信息數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化，根據(jù)信息的關(guān)鍵詞進(jìn)行分級保密和管理，對使用權(quán)限也進(jìn)行了系統(tǒng)化操作。首先，企業(yè)需要推動檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)化。對于體量較大的集團(tuán)化企業(yè)，企業(yè)檔案管理工作是整個(gè)企業(yè)平穩(wěn)運(yùn)作的重要保障。但是，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無法適應(yīng)高頻率的檔案使用，更無法滿足集團(tuán)化企業(yè)頻繁且復(fù)雜的檔案管理需求。而人工智能技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的有效運(yùn)用，需要企業(yè)檔案的內(nèi)容實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化存儲，可以有效打破檔案內(nèi)容的孤立壁壘，為檢索引擎提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，進(jìn)而為檔案管理人員帶來便利。檔案管理工作者可以根據(jù)開放權(quán)限在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，通過分類檢索關(guān)鍵詞，快速找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)，使得檔案管理辦公實(shí)現(xiàn)智能化，更好地為企業(yè)提供檔案管理服務(wù)。其次，企業(yè)需要提升在崗人員的素質(zhì)。人工智能技術(shù)支持下的檔案管理環(huán)境與傳統(tǒng)檔案管理崗位的環(huán)境差異很大，企業(yè)需要對在崗的檔案管理工作者進(jìn)行持續(xù)性的崗位技能培訓(xùn)，使其能夠順利適應(yīng)崗位需求。最后，利用人工智能技術(shù)要有穩(wěn)定的環(huán)境及相關(guān)技術(shù)人員的長期維護(hù)。注重科技創(chuàng)新、財(cái)力較為穩(wěn)定的集團(tuán)化企業(yè)，需要強(qiáng)化對技術(shù)人員的培養(yǎng)，當(dāng)企業(yè)有足夠的實(shí)力持續(xù)研發(fā)人工智能技術(shù)時(shí)，就可以考慮引入人工智能管理技術(shù)，將其應(yīng)用在檔案管理領(lǐng)域，由此來保障企業(yè)檔案管理水平得到進(jìn)一步的提升。

四、結(jié)語

在產(chǎn)業(yè)化改革背景下，注重科技創(chuàng)新的企業(yè)正在崛起，而這些企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對檔案管理實(shí)際情況，采取相應(yīng)的舉措來進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作。對于小微企業(yè)而言，可以采取檔案培訓(xùn)及督導(dǎo)制度來完善企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作，而對于體量比較大的集團(tuán)化企業(yè)來講，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)和人工智能技術(shù)來優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，推動檔案管理能力的進(jìn)一步提升。