數字化背景下公共圖書館檔案管理工作探索

文/浙江圖書館 趙琛

數字化背景下，檔案作為人們在社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的原始記錄，其管理工作利用數字技術實現了從傳統管理向現代管理的變革，檔案工作的數字化轉型是必然趨勢。

一、公共圖書館檔案數字化管理的含義

公共圖書館檔案管理數字化，就是以網絡、計算機信息處理技術為支撐，利用掃描、數據壓縮、數據庫技術等數字化手段，對圖書館各類檔案信息資源進行數字化收集、存儲、管理與開發利用的處理過程。將傳統檔案管理向數字化轉型意味著從以“打印歸檔”為主的分段式管理轉向以“數字方式”為主的持續管理，即數字方式的管理涵蓋電子文件生命周期全過程。

公共圖書館檔案的數字化管理是檔案管理技術和計算機信息技術結合下的產物，是圖書館檔案信息化發展的重要形式和主要發展方向。大數據時代下的數字化技術能實現檔案信息資源的管理智能化、存儲數字化、傳輸網絡化、服務人性化，從而實現檔案的長期保存和充分利用。

二、公共圖書館檔案數字化管理的意義

作為公共圖書館各個階段工作和發展軌跡的原始記錄，圖書館檔案推行數字化管理不僅能夠提升工作效率，為圖書館建設與發展提供參考依據，還可通過檔案信息資源共享，促進圖書館整體事業發展，具有非常重要的現實意義。

（一）時代發展的需求。黨的十九屆五中全會指出，要加快數字化發展。中央經濟工作會議指出：要大力發展數字經濟。推動互聯網時代的數字中國建設是加快實現現代化、促進黨和國家事業發展的重要舉措。檔案工作是黨和國家事業中的基礎性重要工作，《中華人民共和國檔案法》明確指出：“各級各類檔案館，機關、團體、企業事業單位和其他組織的檔案機構，應當采用先進技術，實現檔案管理的現代化”。因此，公共圖書館實現檔案數字化管理是有效適應黨和國家事業發展、助力數字中國建設的必然要求。

（二）能有效提升檔案管理工作效率。傳統的檔案管理模式中，紙質檔案在歸檔整理、查閱利用時需要耗費大量的時間與精力，隨著社會信息化不斷發展，人們對于檔案信息的完整性、準確性、高效性提出了更高要求，通過網絡技術高效快捷地提取檔案資源信息是發展的必然趨勢。數字化技術應用能生成各類型載體檔案的信息檢索編碼，同時能在遠程實現對電子文件的收集、存儲、分類、查閱等操作，不僅節約了大量人力、物力、財力，也大幅提升了檔案管理的即時性與有效性。

（三）能有效提升檔案信息利用率。加快檔案信息數字化建設是提高檔案利用效率的前提和基礎，傳統檔案管理模式缺乏系統化處理與數據化管理，不利于檔案資源價值體現。隨著云計算和大數據的應用，檔案數字化管理能夠多維度、多類型地掌握海量館藏檔案資源的數量及情況，便于檔案管理者定位追蹤，實現精準服務，最大化發揮檔案價值，有效提升檔案信息資源利用率，使圖書館檔案管理走上標準化、規范化的科學軌道。

（四）能實現檔案信息資源共享。基于互聯網信息技術的快速發展，檔案數字化管理通過傳統載體檔案數字化建設、電子檔案管理系統建設、數字檔案室建設以及檔案信息資源共享服務平臺建設等諸多方式，構建交互查詢、共融共通的信息共享運行機制，盤活傳統管理方法下的閑置資源，實現整個網絡內部的檔案信息共建共享，促使公共圖書館檔案資源利用率得到進一步提升。

三、公共圖書館檔案數字化管理面臨的問題

隨著信息技術的迅速發展，傳統檔案管理體系的弊端逐漸顯現出來。具體表現在：

（一）管理意識淡薄。管理層對檔案管理工作不夠重視是一些公共圖書館的通病，還有不少檔案員觀念陳舊，局限于傳統的圖書館檔案管理方式，手工整理文件材料，采用人工的方式檢索、登記借閱記錄等，資源信息利用率低，對信息化管理的重要性沒有深刻認識，缺乏工作積極性，這一觀念直接制約了大數據時代檔案數字化發展進程。

（二）管理制度、體系不夠健全。許多公共圖書館現行的檔案管理制度制定的時間比較早，陳舊的規定已經不適應現階段檔案管理工作需求，制度內容與實際工作脫節，與數字化發展形勢脫節，有關數字管理的規章制度普遍缺乏。受制度滯后的影響，數字化建設過程經常出現問題。同時，檔案管理人員對數字化建設工作缺乏足夠的重視和支持，沒有積極完善數字化管理制度，檔案數字化管理標準得不到執行和落實，最終難以形成信息化的檔案管理工作體系。

（三）設備陳舊，軟硬件基礎薄弱。檔案數字化轉型升級，主要基于強大的硬件基礎與軟件系統，這些都需要充足的經費作保障。傳統檔案管理模式下，很多公共圖書館并沒有投入太多的設備與資金，很多應用程序與電腦都已經處于老化狀態。或者在部分圖書館的建設與發展中，受經費缺少的制約，檔案管理系統軟件沒有及時更新，硬件設施跟不上數字化建設所需，影響了圖書館檔案管理數字化的進程。

（四）缺乏具備綜合素質的專業人才。圖書館檔案管理員是檔案管理的直接參與者，當前大多公共圖書館配備的檔案員所具備的專業能力有限，缺乏數字化技術能力，而實際的檔案數字化建設工作，要求管理人員應當同時具備計算機應用能力和檔案專業管理能力，對從業者的知識結構和工作技能提出了更高要求。一旦管理員綜合素質無法滿足數字化及信息化管理要求，對新型檔案管理模式和技術不能快速掌握，就會給圖書館檔案管理的升級轉型帶來困難。

同時，每年檔案主管部門主辦的檔案從業人員繼續教育培訓的內容大多側重檔案專業理論知識，即使涉及檔案數字化應用內容，也停留在書面講解層面，極少有實操培訓。凡此種種，導致了檔案管理工作無法順應大數據時代發展需求。

四、數字化技術用于公共圖書館檔案管理的建議與策略

數字化技術采用數字化掃描、數據庫技術、智慧圖書館建設等方法，通過互聯網、圖書館管理系統等平臺的整合，實現對圖書館檔案管理的轉型升級。與傳統的檔案管理方式相比，數字化管理具有便捷、高效、安全、儲存量大等優勢。從公共圖書館檔案管理的目前現狀及發展趨勢來看，只有在人才培訓、硬件建設、理念轉變等方面予以創新，才能不斷推進圖書館檔案管理邁上新的臺階。

（一）重視人才建設，提高管理意識。人才是圖書館檔案管理的主體，優秀的檔案管理員可以嫻熟、高效運用數字化技術，實現對圖書館檔案的精準管理。從當前的檔案管理隊伍看，需要確定專業化、年輕化、科學化的目標，打造一支專業高效的檔案管理隊伍。

要從源頭把關，確定檔案管理人員的準入制度。按照年輕化、專業化、科學化的要求，將年富力強、專業精湛的人才充實到圖書館檔案管理隊伍中，更新和優化管理隊伍結構。

要重視專業培訓，促進檔案管理人員的專業發展。圖書館應有針對性地進行專業人才培訓，側重數字化檔案管理的模式、系統、操作要領、注意事項等方面的技術要求，采用理論與實踐相結合的原則，推動檔案管理人員向專業化的境界邁進。

要實施激勵機制，提供良性競爭的環境。促進檔案員的自我成長，給予政治保障與經濟支持，增強檔案管理員的職業榮譽感和工作積極性與自覺性。

要建立交流聯系制度。采用“走出去、請進來”的方法，為圖書館檔案管理人員搭建成長的平臺，借鑒數字化檔案管理先進經驗，化為我用，提高圖書館智慧化程度。

（二）強化制度保障，創新工作機制。針對傳統圖書館檔案管理存在的弊端，要確定創新管理的工作機制，在圖書館檔案管理中引進新技術、新模式，打造管理的新亮點。領導層面要重視檔案管理工作，要將檔案管理納入整個圖書館管理工作體系，將檔案信息化納入圖書館信息化總體規劃，明確領導責任和相關部門職責，與圖書館事業發展同部署同落實，不斷提高對圖書館檔案數字化管理的重視程度。

重構全面性的檔案管理體系。在原有的檔案管理制度與傳統模式的基礎上，按照國家、省市級數字化建設的標準規范，結合圖書館自身實際，建設完善的檔案管理制度。例如電子文件歸檔制度，信息系統與檔案數據資源安全保密制度、保管維護制度，數字化工作制度，檔案數據上網發布審查制度等，確保檔案數字化管理的健康可持續發展。

實行檔案數據全流程管理。從數據收集、整理、存儲、利用到管控等各個業務環節完善檔案數字化管理流程，明確需要執行的內容與過程，落實崗位職責，嚴格貫徹制度、遵循流程，努力實現檔案數字化管理的規范化、程序化、科學化。

加強對圖書館檔案管理的評價與考核，設置相應的考核評價準則與獎懲機制，加大對檔案管理數字化建設的監督和檢查，促使圖書館數字化管理實踐在制度規定約束內有序運轉和良性發展。

（三）促進有效銜接，夯實軟硬件基礎。圖書館數字化檔案建設主要包括硬件與軟件建設。在硬件建設中，主要有基礎設施、網絡環境、服務器終端、存儲、數字化設備等，軟件系統包括操作系統和數據庫系統。二者相輔相成，互相統一，組成數字化檔案建設的重要內容。

在硬件建設方面，要實施圖書館檔案建設經費保障制度，引進先進的圖書檔案管理硬件設備，定期對服務器、檔案管理系統等進行更新，及時對檔案管理系統進行升級殺毒，確保硬件與軟件相結合，為檔案管理服務。

在軟件建設方面，要在優化硬件配置的基礎上，增強精致化管理意識。在傳統檔案管理向數字化檔案管理的過程中，要確定保護與傳承并重的原則。對年代久遠、歷史悠久、內涵厚重的圖書館珍藏的歷史檔案，做好紙質載體的保護措施，通過掃描方式留存備份，彰顯圖書館的內涵底蘊。按照分布推進、逐步實施的原則，實現由傳統檔案管理向數字化檔案管理方式的轉變。

（四）堅持發展理念，凸顯教化功能。圖書館檔案管理體現著文化的進步與傳承，承載著學習教育的功能。采用數字化檔案管理方式，除了提升圖書館檔案管理的效率之外，還要重視發揮圖書館的學習與教育功能，明確檔案數字化管理系統的建設目標，打造科學、規范、高效的管理系統。

檔案數字化管理系統的建設目標主要涵括實現檔案數據的快速采集、存儲海量的數據、檔案信息化管理、檔案數據共享及安全保護等。在使用數字化技術進行檔案管理的過程中，要針對目標選擇數字技術。如加強數字化圖書館的建設工作，打通實體圖書館與數字圖書館之間的壁壘。數字化圖書館可通過導航瀏覽和閱讀數字資料，實現足不出戶就可以借閱圖書的需求。在數字圖書館的功能發揮上，要通過宣傳，提高群眾對數字化圖書館的認識，自覺使用數字化圖書館的素材，接受思想教育和文化熏陶。

要凸顯數字圖書館的教化功能，與黨史學習、大學生思政建設、中小學生實踐學習、農民學校等結合起來，在數字圖書館中植入生態文化、紅色文化、鄉土文化等元素，讓數字圖書館發揮突出的學習教育功能。

五、結語

采用數字化技術提高圖書館檔案管理的水平，是文化事業發展的必然趨勢和正確方向，有利于幫助檔案管理員從繁重的檔案建設中解脫出來，打造高效、快捷、科學的圖書館檔案管理新模式。

數字化技術涵蓋硬件和軟件兩個方面，要強化圖書館檔案建設經費保障機制，保障數字化硬件設施處于高端水平。在硬件建設中，要強化風險意識，做好系統升級工作，經常性開展設備維護運營工作，為順利進行數字化檔案管理提供硬件支持；在軟件建設中，要健全和完善管理機制，做好宣傳、學習與教育工作，推進硬件與軟件的有機融合。

要堅持“以人為本”的原則，重視優質人才的建設工作，通過思想教育和業務培訓，提高圖書館檔案管理人員的綜合素質。要自覺采用數字化技術進行圖書館檔案管理工作，確保圖書館檔案建設為時代服務，為文化服務。