數字化背景下檔案“單套制”歸檔管理的優化及系統研發

文/濰坊醫學院附屬醫院 李曉雯

一、歸檔管理模式概述

（一）“雙套制”模式。對于“雙套制”模式來說，其強調的是紙質版與電子版一起保存，進而進行統一檔案管理，提高檔案管理質量。“雙套制”電子檔案歸檔管理較為復雜，具體表現在以下幾點：第一，管理模式的價值難以發揮。由于我國電子檔案法律政策不健全，導致對檔案的保護力度不足，無法發揮“雙套制”模式的價值。第二，存在安全缺陷。由于電子檔案可以復制，且被更改的可能性較大，難以實現檔案資源的全面保護，形成安全隱患。由此可見，“雙套制”歸檔管理模式的應用不可忽視，必須以安全為基礎，設計合理管理方案，進而延長文件的保存時間，滿足社會發展的實際需要。

（二）“單套制”模式。目前，隨著科學技術的不斷發展，電子檔案開始取代紙質文件。特別是“單套制”模式的出現，使得檔案管理過程發生了變化。“單套制”模式以信息技術為基礎，不僅可以有效掌握電子檔案的屬性，而且可以改善電子檔案的完整性，強化其真實性，最大化預防檔案信息被篡改的現象，為電子檔案歸檔管理的順利進行創造條件。近年來，電子檔案“單套制”發展迅速，對應的單軌制管理試點工作也順利開展。“單套制”模式的廣泛應用，使得電子政務功能得到充分發揮，確保了電子檔案歸檔與電子檔案管理工作健康穩步推進，國家賦予了電子簽名、電子檔案相應的法律效力。隨著檔案管理保護措施的制定，電子檔案擁有了與紙質檔案一樣的法律效力，特別是《會計檔案管理辦法》出臺以后，電子會計資料可用電子形式進行歸檔保存，進一步實現了檔案管理質量的提升。

二、電子檔案“單套制”歸檔管理的優化策略

隨著科技的進步，網絡信息技術突飛猛進，電子檔案“單套制”歸檔管理模式有著諸多的優勢，是未來發展的必然。盡管如此，電子檔案“單套制”歸檔管理仍然困難重重，無法實現管理理念的革新，相關管理制度與法律法規也不完善，影響了電子檔案“單套制”歸檔模式的推廣。要想有效解決上述問題，相關單位需要制定合理的策略，加大對電子檔案“單套制”管理模式的推廣力度。

（一）保障電子檔案的真實性和安全性。要想將檔案資源模式變為電子模式，就必須考慮安全因素，確保檔案資源足夠安全與真實。由于網絡信息環境復雜多變，電子檔案的安全性與真實性容易受到干擾，形成錯誤的信息，給管理工作帶來壓力。因此，相關單位在落實電子檔案“單套制”歸檔管理時，必須高度重視安全問題。第一，結合電子檔案的形式對其實施分類，尤其是選擇高質量的存儲介質，確保文件的安全性。另外，電子檔案收集方式必須合理，進而確保檔案信息更加真實、全面、系統。第二，提高存儲介質的安全性。在電子檔案歸檔時，要想有效預防病毒和黑客的影響，必須利用安全介質，一旦出現安全問題，可及時轉移電子檔案。影響存儲介質安全性的因素較多，為此，不僅要考慮介質的質量、效率因素，還需要考慮防磁、濕溫度等因素。第三，不斷提高網絡信息的安全性，盡可能強化電子檔案登錄認證系統，根據用戶的需求制定差異化的登錄權限。與此同時，研究加密技術和防火墻技術，并廣泛應用于歸檔系統中，避免病毒侵入，從而使得電子檔案數據的安全性大幅度提升。

（二）加強電子檔案數字化轉型和規范化建設。隨著電子檔案“單套制”歸檔模式的廣泛應用，檔案管理數字化轉型在所難免。隨著時代的發展，電子檔案歸檔模式會發生巨大改變，且相關流程也會出現重大變動。由此可見，數字化管理方式必然會永久貫穿檔案文件中。而現在，我國的電子檔案“單套制”歸檔模式還不完善，因此，在實踐中，相關部門必須給予政策與制度方面的協助。第一，國家必須結合電子檔案“單套制”歸檔的實際情況，頒布對應的法律法規，促進業務的發展。第二，基層單位和檔案管理部門任務繁重，必須結合當地的實際需求，以國家法律法規為前提，設置有效的電子檔案“單套制”歸檔文件與準則，同時就電子檔案“單套制”歸檔的內容進行規定。與此同時，根據電子檔案“單套制”歸檔相關工作的實際需要，構建合理的考核制度，從而充分調動相關工作人員的工作積極性，確保檔案管理工作能夠保質保量完成。

（三）完善機構職能和對檔案管理人員的教育培訓。在新時代發展進程中，為了能夠使得電子檔案“單套制”歸檔管理工作順利開展，每一個部門與單位應該盡職盡責，加大對相關檔案管理人員的培訓力度，定期開展相關的培訓活動。第一，明確劃分辦公室和檔案管理部門的相關責任，要求檔案管理部門擔負起責任，負責電子檔案“單套制”管理的基本內容，確保電子檔案“單套制”管理工作的合理性，進而能夠高效率地完成工作。第二，嚴格貫徹落實檔案管理人員的教育培訓工作。制定科學合理的培訓計劃，完善培訓要求，從而確保管理人員的專業素質不斷強化，尤其是實現服務理念的及時革新，以滿足時代發展的需求。此外，構建高質量的檔案管理團隊，強化檔案管理人員的專業能力，使其滿足電子檔案“單套制”歸檔管理工作發展的實際要求。

三、電子檔案“單套制”歸檔管理的系統研發

目前，電子檔案“單套制”檔案管理辦法已經得到了廣泛的應用，再加上人工智能技術的引入，使得管理效率不斷提升。另外，我國重視辦公自動化技術的研究，其可與“單套制”歸檔管理相結合，建立一種全新的電子檔案自動單套歸檔管理系統，該系統內包含了辦公自動化和電子檔案管理兩個子系統，并具有其所有的特點和功能，不僅能夠將原有的電子檔案自動化歸類，而且能保護檔案的真實、完整性，并給予安全保障，實現永久保存。另外，該系統還能生成一套科學的電子檔案自動歸檔流程，確保檔案管理的標準化。“單套制”歸檔管理系統的運行需要數據庫的支持，其可確保電子檔案的安全、真實，提高電子檔案的可信度、可靠度，從而為查詢者、調取者等多種客戶提供真實有效的記錄，便于他們對檔案資源的再利用。在這個系統中，會應用到許多新型的科學技術手段，并在人工智能的輔助下，實現系統運行的全自動化。

（一）“一”個規范的系統流程。“單套制”歸檔管理流程必須規范，其不僅要加快電子檔案的自動化建設，還要具備檔案的自動整理、分類和有效存儲、調取功能。管理流程既要符合電子檔案管理的信息化、自動化要求，還要滿足檔案的完整性和安全性，確保適用于各大綜合信息管理的企事業單位，特別是黨政部門等。

1.發文流程。首先，對于各企事業單位的文件管理來說，要經過審評后蓋章發文，形成正式的發文文書。其次，紙質的文書檔案可直接形成電子檔案，這個過程需要人工智能和辦公自動化技術的幫助。另外，電子檔案的版面中將自動生成電子印章，以通用格式作為標準歸檔格式。最后，通過“四性”檢測成為標準的電子文書檔案，然后進行專業封裝保存并進行檔案管理。

2.收文流程。本系統直接鏈接省級政府部門的電子檔案交換平臺，公文交換平臺通過自動化辦公接收所有公文。首先，外部來源的電子文件在平臺被接收之后，可進行自動化辦公處理，生成標準格式，報送上級等待批示。其次，外部來源的紙質文件，通過辦公自動化的自動掃描，先生成電子版文件，應用發文流程，制成標準化電子文書，報送上級等待批示。最后，經過批示、承辦、傳閱后進行自動歸檔，生成標準的電子文件檔案，在經過格式轉換、分類保存和“四性”檢測之后，進行專業封裝保存并進行檔案管理。對于電子檔案的歸檔，借助智能輔助功能計算保管期限，并進行期限值的科學預測，通過具體的線上審核、確認后，傳輸至電子檔案管理的一體化辦公系統，開展有效的檔案管理工作。

（二）“一”個可行的歸檔管理系統。本研究系統與文檔一體化管理技術相結合，根據具體需求完善電子歸檔管理系統，從而將檔案轉換為標準的電子檔案數據。電子檔案的辦理和歸檔過程復雜，有標準的數據管理特點，主要體現在背景、結構、內容等數據上，檔案數據必須完成“四性”檢測，然后予以封裝歸檔，這樣的電子檔案管理與數據處理模式一樣，確保了信息的真實性、完整性。另外，電子檔案歸檔管理系統在原有的基礎上增加了查詢功能，管理人員只需要輸入所需檔案的基本信息，就可以在短時間內獲得檔案。歸檔管理系統基本實現了電子檔案管理模式的革新，尤其是拓展了管理范圍，符合檔案管理的要求。電子公文擴展元數據至關重要，其包含著復雜的內容，既包括軟硬件環境，又包括信息處理技術，擔負著信息的處理和分析任務。從宏觀角度來看，信息處理功能有5部分，即處理類型、處理者、處理部門、處理時間、處理結果，必要時可根據需求進行調整，也可以增加功能項目，讓檔案管理系統更加完善。

（三）“一”套歸檔管理一體化系統。本系統的文檔一體化管理模式屬于“單套制”電子檔案管理的革新，不僅要求體現檔案的真實性和安全性，還要求電子檔案結構管理方案的一致性，確保符合文檔一體化系統的要求，為檔案數據價值的發揮提供保障。

1.系統業務邏輯架構。文檔一體化系統內容復雜，可分為辦公自動化系統和電子檔案管理系統兩種，為兩種模式提供了信息連通的渠道，確保分支平臺與總平臺的聯系。另外，文檔一體化系統配套數據庫和管理平臺、應用平臺，可開展具體的電子文書管理工作。本系統的業務邏輯架構從上至下分為三層。首先，在接入層接收不同用戶的服務要求；其次，在資源層進行相應的服務內容查詢；最后，通過應用層和服務層操作，根據客戶要求，對查詢的內容進行相應的傳送、調取等服務。通過這個業務邏輯流程，為不同客戶提供個性化服務，并進行有效的監管和安全監督，實現業務邏輯，并確保各層級的獨立，協調各層級的有效溝通，最終實現系統要求和系統目標。

2.系統功能設計。在文檔一體化系統的幫助下，生成標準電子檔案，實現檔案資源的有效管理。從功能角度來看，文檔一體化系統表現在多個方面。第一，辦公自動化子系統。辦公自動化系統是一個綜合的平臺，在運行正常的文書、文件自動化辦公后，生成分類的標準化電子文書，包含多個系統管理模塊。第二，電子檔案管理子系統。電子檔案管理系統與辦公自動化系統相互連通，通過統一賬戶進行登錄并運行工作，最終實現文檔一體化管理。本系統包括多個管理系統和多個模塊，共同參與電子檔案的生成和管理，從而實現電子檔案“單套制”管理。通過文檔一體化系統，可以對電子文件從形成、歸檔到電子檔案管理全生命周期進行閉環管理，確保各流程環節程序規范、過程可溯，實現文檔一體化規范標準的實際應用。

文檔一體化系統有著諸多的優勢，尤其是便捷了檔案的形成流程，最大化節約了檔案資源的歸檔時間。文檔一體化系統的特點是實行閉環管理，此時，各個部分的管理必須按照規范進行，降低了失誤的發生。一般來說，文檔一體化系統對檔案資源進行了處理，形成了規范化的圖像資料，再加上科技手段的融入，使得電子信息的真實性得到保障。另外，正是由于歸檔資源以圖像的形式儲存，所以，檔案資源的可視化屬性不斷增加，滿足了檔案的查閱和管理需求，也為檔案信息的比對創造了條件。由此可見，圖像檔案管理實現了檔案資源的“微縮”，不僅提高了資料信息的真實性，而且推進了“單套制”管理的應用，符合時代的發展需求。

（四）成果推廣應用情況。2016年，A省檔案局（館）正式引入了單套單軌制管理模式，推動了電子檔案管理的發展，使得電子檔案的管理更加高效。2017年，單套單軌制管理模式不斷推廣，成了省內常見的電子檔案管理方式。在試點中，相關部門就提出了“文檔一體化”思路，要求不斷完善電子檔案形成流程，優化檔案管理制度，尤其是提升檔案資源的歸檔管理質量。2019年，A省檔案局對“文檔一體化”思路進行了完善，并開始應用在檔案管理實踐中，提出了《黨政機關電子公文歸檔一體化管理技術規范》，要求電子檔案管理必須在規范下開展。2020年11月24日，文檔一體化系統順利實施，并得到了廣泛認可，此時，“三包兩結構一體化”理念全面應用。“三包”強調的是信息的內容包、查包和管理包，可改善檔案管理工作的效率；“兩結構”代表的是擴展元數據和基本原數據，該部分是系統運行的基礎，屬于系統的核心技術；“一體化”即實現文檔一體化管理。“三包兩結構一體化”理念完全融合了檔案管理的基本要求，并完善了管理流程，使得管理效率顯著提升，確保了檔案管理過程的安全性。“三包兩結構一體化”管理模式的出現是時代發展的必然，而其與A省檔案局（館）的結合屬于大膽的嘗試，在一定程度上推動了檔案管理模式的轉變，彌補了電子檔案的不足。

四、結語

綜上所述，隨著網絡信息技術高速發展，過去的電子檔案“雙套制”歸檔模式早已經無法滿足現在社會發展的實際需要，而廣泛應用“單套制”歸檔管理模式是未來發展的必然趨勢。因此，相關部門與單位的相關工作人員必須及時革新檔案管理理念，既要廣泛采用現代化的“系統管理”理念，同時要在制度、人才、資金以及技術四個方面為電子檔案“單套制”管理模式的應用提供基礎保障，使電子檔案“單套制”管理質量得到全面提高。