干部人事檔案專項審核中存在的問題及要點分析
——以“三齡”為例

文/中國船舶集團有限公司第七一二研究所 王越 李子曄

一、干部人事檔案的意義

干部人事檔案是組織人事等有關部門，按照黨的路線、方針、政策，在培養、選拔和任用干部等工作中，形成的反映員工個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實際等內容的文件材料。具有提供干部選拔依據、史料價值、憑證信息以及保障個人權益的意義。

提供干部選拔依據，指的是干部人事檔案在組織推薦選拔和使用干部的過程中形成，是干部德、能、勤、績、廉等情況的綜合記錄，能夠全面了解干部個人及家庭情況，為挑選干部、選拔人才提供依據。

提供史料價值，指的是干部人事檔案以獨特的方式記載了個人成長的軌跡、生平事跡、涉及軍工科研歷史的重要時刻與事件，具有“時代痕跡”和史料價值。能夠為發掘軍工科研院所歷史、傳承軍工精神提供教材。

提供憑證信息，指的是干部人事檔案中收集的材料形成于不同的歷史時期，材料上留有組織公章、當事人手跡或印鑒等具有法律效力的標志，能為落實政策、解決個人歷史遺留問題提供可靠憑證。如：筆者單位近期啟動了職工住房不動產權證的辦理工作，由于涉及房產的繼承問題，需要向公證處提供大量去世或退休老同志的干部履歷表及家庭成員相關材料。

保障個人權益，指的是隨著社會保障制度的建立與完善，在社會保險及退休保險金的發放問題上，人事檔案記載的工齡、工資待遇、職務、職稱等信息都能作為重要依據，保障員工個人權益。隨著國家機關事業單位社會保險改革的實施，部分地區（如湖北地區）的退休人員薪資待遇不再由機關事業單位自行核算，而需交由當地社保機構查驗人事檔案后確定。

二、干部人事檔案專項審核中發現的問題及成因

根據中共中央組織部要求，自2020年起，軍工科研院所開展了干部人事檔案專項審核工作，審核人員范圍覆蓋了副高級及以上職稱專業技術人員及中層干部。由于此前的檔案專項審核主要針對單位中層干部，本次審核第一次明確將專業技術人員納入審核范圍，人數多、范圍廣、難度大、要求高。作為專項審核的工作要點，在對員工“三齡”（出生日期、參工日期、入黨時間）的審核過程中發現了一些具有代表性的問題，具體如下：

（一）出生日期記載不一致或存在涂改。在專項審核中，筆者發現大量員工的干部人事檔案存在出生日期記載不一致或有涂改的情況。在單位452名審核對象中，有78人出生日期記載不一致，4人出生日期存在涂改。主要原因有陰陽歷混淆使用、為獲利修改出生日期、他人代填材料寫錯出生日期等。

存在陰陽歷混淆使用的員工大多在大學及之前的學籍材料中填寫的是陰歷出生日期，大學后為與身份證上日期保持一致，或因使用環境變化等客觀原因改用陽歷出生日期。此類檔案大多以員工的《大學入學登記表》作為切分點，前后出現兩種不同的出生日期，時間跨度一般在2個月以內。

部分員工為獲利，在入學、入伍、入黨、招工時修改了原有的出生日期。此類情況一般為改大出生日期，兩種出生日期的時間跨度一般在1年以上。

由于人事檔案中填寫出生日期的材料數量多，部分員工將個人年度考核登記表、換屆聘任評審表等材料交由他人代填或代交，因他人錯誤記憶導致填寫錯誤的出生日期。此類存在出生日期不一致的材料一般時間形成于員工工作后，與整本檔案中其他材料記載的出生日期有較大出入，較容易鑒別。

（二）參工時間記載不一致或工作經歷存疑。在專項審核中，發現大量員工的干部人事檔案存在參工時間記載不一致或工作經歷存疑的情況。筆者單位452名審核對象中，有91人參工時間記載不一致，14人工作經歷存疑。主要原因有員工自行填寫錯誤、原工作經歷缺少佐證材料。

員工自行填寫錯誤的情況較為常見。大量員工將全日制在校學習期間在單位的實習起始時間作為參工時間，填寫的參工時間早于全日制學習畢業時間。另有一定數量的員工將入職后的試用期轉正時間與參工時間混淆，填寫的參工時間晚于入職時間3～6個月。

部分員工在入職我單位之前存在工作經歷，但無法提供原單位的勞動合同、離職證明、年度考核材料、工資材料、單位社會保險繳費憑證等有效支撐材料，參工時間為員工自述，無法驗證。

（三）入黨時間記載不一致。在專項審核中，入黨時間記載不一致的主要原因為員工混淆預備黨員時間與轉正時間，自行填寫錯誤，導致出現與《入黨志愿書》記載時間不一致的情況。筆者單位452名審核對象中，有48人入黨時間前后記載不一致。

三、干部人事檔案專項審核的原則與流程

（一）出生日期的審核判斷。出生日期的主要認定依據為2015年中共中央組織部下發的《組工通訊》（2015-10號，總2764號）及《干部人事檔案工作條例》。審核流程主要分為信息比對、邏輯鑒別、審核判斷三個階段。

1.信息比對。指的是根據干部人事檔案專項審核要求，出生日期的認定需要核對員工整本檔案中記載的出生日期，重點比對檔案中最早形成材料與最新材料記載的出生日期是否一致、有無涂改，根據“最早最先”原則與“不重復得利”原則綜合研判。檔案中最早形成的材料主要包括入團志愿書、初高中學籍材料、個人自傳、應征入伍登記表、招工登記表等。最新材料包括但不限于干部任免審批表、干部履歷表等。

2.邏輯鑒別。指的是需要根據檔案中記載的出生日期進行推算，判斷員工入學、入伍、入黨、參工等年齡是否合理。如：員工入學時是否已年滿5周歲，入黨時是否已年滿18周歲等。也可與檔案中其他材料進行互比印證，如：部分員工在個人自傳、干部履歷表中填寫了兄弟姐妹的年齡，根據推算，員工自己的出生日期卻比哥哥姐姐年紀大、或比弟弟妹妹年紀小，屬于存在邏輯問題。

3.審核判斷。審核判斷是干部人事檔案專項審核中最為重要的部分，根據在專項審核中的工作經驗，出生日期的情況主要分為最早出生日期存在涂改、非最早出生日期存在涂改、出生日期前后記載不一致但時間跨度在2個月之內、出生日期前后記載不一致且時間跨度在2個月以上、出生日期前后記載一致但存在邏輯問題五類情況。以下分別具體進行說明：（1）最早出生日期存在涂改。排除明顯筆誤情況（如：1990年出生寫為1890年），無論是否與檔案中其他材料記載的出生日期一致，均需組織調查取證，獲得比人事檔案中最早記載出生日期的材料年份更早的材料。單位需派2名及以上人事檔案工作人員，前往員工出生地或戶籍所在地查找公安部門戶籍登記信息、出生證明、小學中學報名表或學籍材料、員工親屬檔案中填寫的家庭成員出生日期等材料。取得更早的出生日期證明材料后，在確定員工入學、入伍、入黨、招工等未獲利的情況下，認定員工出生日期。（2）非最早出生日期存在涂改。非最早出生日期存在涂改，但檔案中最早形成材料與最新材料記載的出生日期一致的，在確定員工入學、入伍、入黨、招工等未獲利的情況下，一般按照“最早最先”原則認定員工出生日期。（3）出生日期前后記載不一致但時間跨度在2個月之內。主要原因為陰陽歷的混淆使用。檔案中已明確填寫陰陽歷、農歷字樣的，可依據陰陽歷換算確認是否為同一天。在確認員工入學、入伍、入黨、招工等未獲利的情況下，尊重員工個人意愿與使用習慣進行認定。（4）出生日期前后記載不一致且時間跨度在2個月以上。需審核全卷人事檔案。若發現員工存在入學、入伍、入黨、招工等獲利的情況，按照“不重復得利”原則進行認定，不再恢復真實年齡。若確認員工不存在入學、入伍、入黨、招工等獲利的情況，一般按照“最早最先”原則，以整本人事檔案中最早形成材料記載的出生日期進行認定。如通過組織調查取證取得更早的出生日期證明材料，按照新取得的最早材料認定為員工出生日期。還有一類特殊情況，即由于檔案管理單位的工作失誤，錯將部分他人材料放入員工檔案，恰巧兩人同名同姓，導致員工檔案中出現出生日期前后記載不一致的情況。如：筆者單位在開展干部人事檔案專項審核時，發現某位員工存在1980年4月及1978年11月兩個不同的出生日期，除大學學籍材料全部記載出生日期為1978年11月以外，員工高中學籍材料及工作期間材料均記載出生日期為1980年4月。經仔細甄別，發現員工大學學籍材料中填寫的院系、所學專業與員工畢業證及學士學位證記載的院系、所學專業不一致，因此判斷檔案中的學籍材料不屬于員工本人，而是屬于同名同姓的另外一位同學。經與學校溝通聯系，學校為該員工出具了證明并補充了部分學籍材料。（5）出生日期前后記載一致但存在邏輯問題。此種情況，由組織調查取證后經過綜合研判進行確認。

（二）參工時間的審核判斷。參工時間的審核需重點比對員工入伍、退伍、入職等關鍵佐證材料，具體包括職工登記表、招工（頂崗）登記表、招工審批表、知識青年上山下鄉證明、員工錄（聘）用登記表、應征入伍登記表、退出兵役（轉業安置）登記表、畢業生轉正定級審批表、報到證、新員工工資確認表、勞動合同等。

對退伍轉業、安置的員工，一般以退出兵役（轉業安置）登記表及招工審批表記載的時間確認參工時間；對頂崗或學校畢業后直接工作的大中專畢業生，一般以招工（頂崗）登記表、畢業生轉正定級審批表、報到證確認參工時間；對先前存在工作經驗的員工，一般以報到證、原單位勞動合同、離職證明、年度考核登記表、工資表等材料確認參工時間。員工無法提供上述材料的，可要求提供《基本養老保險參保繳費憑證》與《社會保險繳費明細查詢單》。相關社保材料上記載了繳費單位名稱及參保時間的，可予以認定參工時間。能夠提供《基本養老保險參保繳費憑證》，但憑證上未注明繳費單位名稱的，可讓員工在流動窗口自行繳費，不予認定參工時間。員工無法提供有效證明材料，但在干部履歷表或其他材料中填寫了先前工作經歷的，不予認定參工時間，但可記錄“該段經歷為員工本人自述，暫未找到支撐材料。”

值得一提的是，員工參工時間不得早于全日制學習畢業時間。筆者單位在開展干部人事檔案專項審核中發現，個別員工全日制碩士在校期間將個人檔案存放至檔案管理機構，檔案管理機構為員工出具了工資定級表、工資介紹信、行政介紹信等材料，但材料中描述的工作時間段與全日制碩士在校時間段重疊。此類情況需要首先依據畢業證與學士學位證的記載判斷員工全日制學習的起止時間，再比對員工報到證、勞動合同等材料，認定員工全日制學習畢業后第一份工作的入職時間為參工時間。

（三）入黨時間的審核判斷。《入黨志愿書》是證明黨員身份與入黨時間的重要材料，入黨時間應以《入黨志愿書》記載的“支部大會同意接受為預備黨員時間”為準。

四、干部人事檔案專項審核帶來的啟示

（一）夯實干部人事檔案管理基礎工作。干部人事檔案管理工作是一項長期性、基礎性的工作，檔案中的材料時間跨度長、涉及范圍廣，越是時間久遠的材料追溯難度越大。尤其是在組織調查取證員工出生日期的環節中，需要投入大量的時間與精力。如筆者單位在調查取證某員工出生日期的過程中，先后前往當地街道派出所查詢戶口信息，前往當地街道政府查詢人口普查信息，前往員工弟弟單位查詢人事檔案家庭成員信息，前往村委會查詢員工父親的《入黨信息表》及村民信息，最終憑借村委會衛生科查閱到的員工就診記錄確認了員工的出生日期。整個調查取證過程由兩名人事檔案管理工作人員參與，花費將近一周的時間。應當吸取本次專項審核的工作經驗，夯實干部人事檔案管理基礎工作，盡可能提前發現員工檔案中的缺失材料，及時進行組織認定。如：在新員工入職時，要求有工作經歷的員工主動提交原工作單位勞動合同、離職證明（需注明入職時間與離職時間）、基本養老保險參保繳費憑證、職工社會保險繳費明細查詢單（須有繳費單位名稱，員工在流動窗口個人繳費的不予認定）等個人信息。及時對新員工的人事檔案進行審查，對出生日期、參工時間、入黨時間等關鍵信息審核認定，并及時告知員工所缺的材料以便進行補充。

（二）加強干部人事檔案工作人員隊伍建設。人事檔案管理人員作為干部人事檔案管理與審核的主要工作人員，其專業素養將直接影響單位人事檔案管理的規范性。一方面，事業單位需加強干部人事檔案工作人員的專業知識培訓，通過開展人事檔案管理實務培訓、學習《組工通訊》等方式提高其專業知識儲備與實操能力；另一方面，應當合理配置人事檔案管理人員隊伍，盡可能通過“以老帶新”的方式將原有的工作經驗傳承下來。人事檔案管理的難點之一就在于材料形成于不同的歷史時期，檔案中材料跨度久、歷時長，且不同時期檔案的類別、樣式、要求各不相同，為鑒別檔案內容真實無誤，更需要依靠豐富的人事檔案工作經驗與大量的知識儲備進行判斷，因此工作經驗的傳承更加寶貴。

五、結語

干部人事檔案在軍工科研院所的人才選拔與隊伍建設等方面發揮著重要作用，是黨要管黨、從嚴治黨的重要體現。干部人事檔案專項審核作為干部人事檔案管理工作的重要組成部分，對員工的出生日期、參工時間、入黨時間及其他關鍵信息要進行組織確認。作為干部人事檔案管理工作人員，應當充分了解專項審核的原則與流程，汲取經驗與教訓，夯實干部人事檔案管理基礎工作，提高自身專業技能，讓干部人事檔案工作在保障、助力軍工科研院所的建設發展中貢獻更大的力量。