人才流動背景下，醫院人事檔案管理研究

摘 要：人事檔案記載職工的全部相關資料，如個人信息、學歷、工作經歷等，能夠為人才培養提供依據。新時期，醫院人才流動頻繁，給人事管理工作帶來很多挑戰，提高檔案管理水平，助力人事管理，具有重要的意義。本文針對醫院人事檔案管理問題展開具體的論述，分析人才流動背景下的醫院人事檔案管理特點，結合實踐分析醫院人事檔案管理存在的問題，并提出優化醫院人事檔案管理的策略。

關鍵詞：人才流動；醫院；人事檔案管理

近年來，受到市場經濟發展以及醫療改革等因素的影響，醫療人才的流動性不斷增強，給人事管理帶來很多挑戰。在人事管理的新需求和新要求背景下，各個醫院都在積極探索將信息化技術手段、檔案管理新理念與醫院人事檔案管理相互結合，深度挖掘人事檔案的價值，為管理工作的開展提供支持，實現檔案資源利用高效化。

一、人才流動背景下的醫院人事檔案管理特點

新時期，醫療人才流動性增強。為了打破基層衛生機構人才引不進和留不住等問題，很多地區推進醫共體改革，打破行政壁壘和崗位編制限制，通過人才流動優化醫療資源配置，實現醫療人才的“逆向流動”，構建上下聯通、信息通、人才流動的醫療新體系，全面提高基層醫療水平，增強群眾就醫獲得感。

在人才流動的背景下，醫院人事檔案管理有以下幾個特點：一是人事信息采集信息化。實現醫院人事檔案信息化管理，離不開信息化技術的支持，需搭建完善的管理系統，實現人事信息有效采集和整理，為人事管理提供支持；二是檔案數字化。未來，醫院人事檔案管理信息化和智慧化水平不斷提高，搭建完善的數字化基礎設施，引入檔案大數據分析技術手段，深度挖掘數據信息的價值；三是檔案資源利用高效化。人事管理需要根據相關資料信息，完成崗位勝任評估等相應的工作，這些都需要檔案信息的支持。通過不斷提高醫院人事檔案管理水平，實現檔案資源高效化利用，創造更多的效益。

二、人才流動背景下醫院人事檔案管理問題

1.檔案管理思維具有局限性

新時期，醫院醫療服務需求大，服務隊伍也不斷壯大，每日產生的人事數據信息也不斷增多，這些都是寶貴的檔案資源，能夠為醫院人事管理和發展提供技術支持。大數據背景下，人事檔案管理需要積極創新檔案信息化管理模式，緊跟時代的發展步伐，實現數字化和信息化檔案管理，提高人事檔案信息的利用率，實現科學合理決策。

一直以來，醫院人事檔案管理都是采取傳統管理模式，注重檔案搜集和管理。但檔案數據信息的利用不足，究其原因，醫院人事檔案管理思維具有局限性，未能認識到檔案管理的價值。此外，醫院每日的病患接待量很大，更側重于醫療服務，幫助患者解決醫療問題，忽略了人事檔案管理。

2.人才流動與其檔案管理不匹配問題

從醫院人事檔案搜集的角度分析，需要記錄職工的工作信息，如出診、手術等，掌握完整的數據信息，為人事管理提供支持。在改革背景下，面對醫生下基層的情況，如何實現檔案信息的及時收集和整理，面臨很多挑戰，需要檔案管理信息化技術的支持和保障。

此之外，當人員崗位流動時應該做到檔隨人走，但受到很多因素的影響，常出現人檔分離的問題，造成“死檔”或者“棄檔”等問題，產生用人風險，影響檔案管理的目標實現。從人事檔案的生成方面分析，通常需要經歷編制、提交、審核、收集、整理、歸檔等過程。目前，很多醫院采取的是“被動提交、被動收集”方式，相關部門接收到檔案編制通知后，需按照時間要求按時提交檔案，檔案管理部門負責進行檔案接收與歸檔，難以保障檔案的質量，影響檔案資源的利用率。

3.檔案資源利用率低下

首先，采集的檔案信息不完整。每個人的職業生涯中都會產生很多人事檔案，完整記錄職工的人事檔案面臨很多挑戰，一方面，檔案信息散落在各個部門；另一方面，檔案生成量不斷增加，加大檔案信息采集的難度。此外，部分醫院人事檔案管理人員缺少職責意識，對檔案業務不熟悉，缺少檔案管理意識，影響了檔案收集工作開展的質量，使人事檔案信息不完善，導致人事檔案收集和利用不足。

其次，缺少完善的檔案資源管理和利用制度。醫院人事檔案管理涉及的內容很多，若想實現檔案資源的利用，需做好檔案搜集和整理等諸多工作，同時根據人事管理的需求挖掘數據信息價值，為檔案管理提供支持和保障。

最后，檔案資源利用手段落后。人事檔案數據信息豐富，若想發揮檔案資源價值，需借助相關技術和手段進行深度分析，了解數據信息背后的“信息”，為人事管理提供支持。目前，醫院人事檔案管理方面檔案資源利用是薄弱點，主要原因是缺少有效的檔案資源利用手段，影響到資源的利用價值。

三、人才流動背景下醫院人事檔案管理策略

1.積極轉變檔案管理思維認識

醫院職工層級多，科室分門別類，人事管理難度大。從醫院人事檔案管理的內容分析，涉及技術培訓和評級考核，覆蓋職工信息管理和行政管理以及流程管理等內容，繼續采取傳統的醫院人事檔案管理模式，難以適應管理新形勢和新要求，應采取標準化、規范化、信息化管理手段，提高人事檔案資源管理水平，創造更多的管理效益。首先，要積極梳理“數據化”管理意識。在人事管理需求方面，對人事檔案數據信息的需求很大，通過數據信息的有效分析，做到人事科學合理的決策，保障人力資源得到合理利用。在未來，醫院人事檔案管理的信息化水平不斷提高，為檔案管理和利用提供了技術支持，但若檔案工作人員和人事管理人員的數據意識不強，未能做好檔案數字化與檔案數據分析，則無法發揮檔案數據信息的利用價值。

從人事檔案利用方面分析，需采用大數據技術手段深度挖掘檔案資料的數據信息，為管理者提供多元化和個性化的信息支持；其次，樹立標準化思維。醫院人事檔案管理中涉及檔案數字化內容，需要按照技術標準和要求完成信息的采集和制作，形成高質量的數字檔案，滿足應用的實際需求；最后，增強規范化管理意識。醫院人事檔案管理必須按照規章制度執行，做好檔案資料采集和整理等各項工作，保障檔案資源的利用價值得以實現。

2.明晰檔案管理職責與辦法

目前，醫療改革持續推進，人員流動會出現一定的增加變動，為保障檔案管理目標實現，需創新管理體制，助力改革的發展。從人事管理的角度分析，明確管理職責和任務，結合人事檔案管理的內容，制定完善的管理制度和辦法，保障各項管理工作高效化開展和利用。

（1）組織保障。醫院檔案管理工作人員不僅要承擔檔案管理工作，還要控制檔案的質量，面臨諸多的挑戰，很容易出現混亂的情況。為保障檔案資源管理高效化開展和落實，檔案管理部門可以設置檔案質量管理小組，負責對人事檔案信息進行檢查以及評估，同時對發現不規范問題做好部門間的溝通，為檔案編制標準和提交時間等提供指導，強化各個環節的檔案工作質量控制。

（2）技術保障。醫院人事檔案管理工作開展，信息化水平會不斷提高，通過數據分析實現檔案資源利用，為保障各項管理工作高效化開展，需確定檔案信息化管理制度。除此之外，還要積極引入信息化技術手段，構建完善的數據信息采集系統，利用自動化辦公軟件與信息處理系統，實現檔案信息的智能化提交和收集、歸檔。

（3）制度保障。根據醫院人事檔案管理的新形勢和新特點，構建人事檔案收集機制，搭建標準的檔案信息庫，實現檔案數字化存儲。與此同時，需要規范檔案格式，積極鼓勵醫院人員按照規定的格式上傳檔案。此外，在檔案信息化服務機制方面，需要構建完善的檔案管理標準。日常工作中由相關負責人及時上傳數字化檔案，使用者可以利用網站在線查詢功能獲得檔案資源。同時，貫徹精細化管理理念，圍繞各個細節和要點，做好全面嚴格控制，保障檔案資源高效化搜集、管理及利用，有效挖掘檔案資源的價值，為人事管理和醫院持續化發展提供支持，創造更多的效益。

3.提高檔案資源利用率

（1）做好檔案數據信息采集

人事檔案管理工作中信息收集、整理、鑒定、歸檔等為重要內容，必須做好嚴格控制。作為人事檔案管理負責人，必須要認真履行自身的職責與任務，做好實時采集，整理各類檔案資料，形成完善的檔案資料。根據人事檔案的類型和特點，制定相應的管理辦法，保證信息可以及時被收集和應用，為人事管理工作提供支持與幫助。為了保證人事檔案的質量，對采集的數據信息必須要進行核實和檢查，保證檔案信息的價值。結合檔案智慧化管理的特點，積極推廣使用信息化技術，輔助檔案信息采集和整理工作的開展，提高管理工作水平，創造更多效益與價值。工作人員需要掌握相關的工作標準、要求以及技術應用方法，全面提高檔案信息采集水平，保證檔案數據信息的質量。通過全面嚴格控制，避免出現質量不達標的問題。

（2）制定完善的檔案利用制度

人事檔案資源利用方面需要相關的制度和技術支持，在實踐中需要根據人事檔案管理工作的需求和特點，制定完善的檔案數據信息管理辦法，保障檔案信息的安全。制定人事檔案信息利用管理制度時，需要結合信息安全和利用等多方面需求，提出針對性的保障措施。一方面，需要保證檔案利用環節的安全性。通過編制管理制度，明確檔案調閱人的資格，強化檔案信息調閱管理，保障信息安全，避免出現信息泄露問題；另一方面，可以結合人事檔案管理的環境進行分析，針對網絡安全提出完善的管理辦法，通過規范人員的操作，減少檔案信息的安全風險。日常管理工作中，嚴格落實各項管理措施和辦法，全面提高人事檔案管理水平，創造更多的效益與價值。作為管理工作人員，需要認真履行自身的職責與任務，做好每個細節和要點的控制，保障檔案信息得到科學合理利用，同時達到安全管理的要求。

（3）引入信息化技術手段

根據人事檔案管理工作的需求，加強信息化建設力度，促進檔案資源數字化管理與高效化利用。利用檔案管理信息化系統，提高醫院管理水平。目前，很多醫院都在積極探索智慧檔案室建設，可在傳統檔案室和數字檔案室基礎上進行升級和優化。通過建設智慧檔案，實現檔案資料的智慧化采集和管理以及應用，將檔案實體或者數字化圖像內容錄入計算機，實現檔案信息數據化，使檔案內容可以被全文檢索和任意組合以及全部關聯，進而在實際應用中可以發揮更大的價值。

一般來說，智慧檔案室的建設需要打造檔案管理平臺，實現和醫院OA辦公系統以及HRP運營管理系統對接，做到互聯互通，搭建檔案全文數據庫，實現對檔案的有效收集以及全周期管理。同時，根據檔案信息利用的需求，積極推廣應用數據挖掘和主動推送技術，深度挖掘人事檔案數據的價值，實現數據關聯，并且生成相應的信息，實現智慧化管理和主動推送，能夠滿足人事管理的多樣化需求。除此之外，利用檔案物聯平臺實現人、信息和環境的有效連接，做到檔案自動化提取和跟蹤監控，實現保管環境的自動化監控和自主調節，全面提高管理效益水平。需要注意的是，智慧檔案室的建設前提和基礎為檔案全文數據化，關鍵和要點是實現數據挖掘和主動推送，通過構建物聯網系統輔助各項工作的開展。根據檔案管理工作的需求，為了能夠實現檔案資源科學合理利用，建設智慧檔案室必須具有接收和存儲以及管理利用等多樣化功能，以滿足管理工作的需求。

4.提升檔案管理人員綜合素質

在醫院人事檔案管理工作中，管理人員的思想觀念、業務能力都是高質量檔案管理工作的保障，是促使醫院人事檔案管理轉型發展的動力。第一，對人事檔案管理人員進行專業知識方面培訓，使工作人員意識到人員流動對檔案管理工作的影響，并做好相關檔案信息的更新與完善，保證檔案信息的完整性。在專業知識培訓活動中，做好現代化思想觀念、人事檔案管理的滲透工作，端正工作人員的責任意識與檔案管理意識，為全身心投入管理工作做好鋪墊。培訓結束后，可以組織考核評價活動，對工作人員參與培訓情況進行考核，了解其學習狀態，為人事檔案管理工作開展提供基礎保障。

第二，對人事檔案管理工作進行信息技術方面培訓，提升其信息素養，為高質量檔案管理工作開展提供支持。信息技術是人事檔案管理工作的方法之一，是提升人事檔案管理效果的關鍵。在日常培訓活動中，可以組織關于信息技術方面的培訓活動，為工作人員提供學習機會，使其在針對性培訓活動中掌握信息技術操作方法與運用方法，將此運用在人事檔案管理工作中，提升人事檔案管理工作效果，促使醫院檔案管理工作改革。

四、結語

綜上所述，醫院人事檔案管理工作的優化，需要針對當前思維認識不強、人員流動與檔案不匹配等問題，結合具體特點和原因，提出針對性的管理措施，提高人事檔案管理的水平。實踐中應嚴格按照檔案管理的標準和規范，引入數據化技術手段，深度挖掘檔案數據信息的價值，使人事檔案管理工作順利開展，提高人事檔案管理水平，促進醫院持續化發展。

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（作者單位：濟寧市公共衛生醫療中心）

作者簡介：林海（1977—），男，漢族，山東梁山人，本科，中級館員，研究方向：檔案管理。