淺談機關文書檔案管理中存在的問題及其優化措施

摘 要：機關文書檔案管理工作是一項兼具綜合性和實用性的系統工作，需要機關單位對文書檔案管理工作予以足夠的重視，嚴格按照相關規定要求高效化、科學化開展文書檔案管理工作，以保證機關文書資料的真實和安全。本文結合機關文書檔案管理的特點和重要性，以及機關文書檔案管理存在的問題及其優化措施等方面進行探究，以期為機關單位高質量落實文書檔案管理工作提供參考和建議。

關鍵詞：機關文書；檔案管理；存在問題；優化措施

文書檔案管理是機關單位重要的基礎性工作之一，對機關單位文書資料保存管理的完整性和有效性具有關鍵的影響作用。文書檔案是具有保存及管理價值的文件資料，是機關單位在日常及重大事項管理過程中形成的重要資料，也稱為管理性檔案。落實好、執行好機關文書檔案管理工作，既是工作任務，也是使命責任，同時，對于機關檔案管理工作水平和能力的提升，也具有極其重要的影響。

因此，開展機關文書檔案管理工作時，應嚴格按照文書檔案管理的規定和要求予以落實，持續深化機關文書檔案管理的規范性，促使機關文書檔案管理發揮出應有的作用和價值。

一、機關文書檔案管理的特點

1.豐富性特點

機關文書資料是對機關工作情況的真實記錄，包含機關工作的全部內容，如黨群管理資料、行政管理資料、會計檔案資料等，覆蓋范圍較為全面。文書資料載體形式同樣具有豐富性特點，隨著信息化技術的廣泛應用，文書資料載體形式包含了紙質文件資料、影像視頻資料、電子檔案資料等多種形式，并且不同載體形式所適用的文書資料內容不盡相同，如上級及本級機關印發的重要文件，通常以紙質資料形式保存管理。

2.緊密性特點

文書檔案管理與文書工作關系緊密，換言之，文書工作全過程即為文書檔案形成過程。文書工作包含文件的登記轉辦、催辦承辦、文件收集與整理、文件立卷與歸檔。文書檔案管理是在文書工作完成后進行的接續保存和管理，在文書工作基礎上對檔案進行系統的收集整理、鑒定統計、編制保管、使用管理等。因此，文書工作是檔案管理的重要來源之一，文書檔案管理工作須以文書工作為必要前提和基礎。

3.功能性特點

文書檔案管理通過對各類文書資料的保存管理，如人事資料、工作資料、流程資料等，來保證機關資料信息的完整和真實。在需要對機關以往情況進行了解時，可以通過對文書檔案的檢索查閱，掌握機關不同階段的工作情況。檔案管理的功能性即對真實情況的如實記錄，不僅便于后期對相關資料信息進行查找使用，了解當時機關工作的實際情況，同時也可在文書檔案中找尋相關的佐證依據，為機關工作開展提供重要資料支持和保障。

二、機關文書檔案管理的重要性

當前，我國正處于高質量建設與發展的新時期，機關單位應勇于擔當、敢于作為，為高質量建設與發展的有效落實作出應有的貢獻和支持。在這樣的背景下，文書檔案管理對機關單位穩定且良性的發展顯得尤為關鍵。

首先，為機關單位工作提供重要資料參考。文書檔案管理是一項長期的資料保存管理工作，兼具一定的歷史性和連續性，文書檔案資料時間跨度較大，機關單位工作人員能夠從不同階段的資料信息中了解到機關建設和發展的有關信息，明確機關以往各項工作的開展與落實，從有關的歷史情況和事實記載中，歸納總結機關建設和發展的經驗，為當下及以后機關建設和發展提供重要的資料參考。文書檔案所記載的資料信息都是以往機關從各項實踐中得出的成果和產物，有關資料信息可作為機關制定各項措施辦法的重要依據，機關單位能夠從以往的文書資料中汲取相關的經驗和教訓，便于對當下工作情況進行調整和變化，同時持續性優化和完善機關當前的工作模式和工作方法。

其次，為深化機關單位內控管理提供重要參考依據。進入新發展階段，機關單位應持續深化內控管理，促進機關單位內部良好工作作風早日形成。文書檔案管理工作能夠為機關單位內控管理的深化改革提供重要參考依據。通過文書檔案管理信息化，促進機關單位信息化建設和發展，進而為內控管理營造較好的發展條件。在文書檔案管理工作中，對于以往內控管理的資料信息能夠較好地保存和管理，在現階段機關單位進行內控管理改革和優化時能夠起到一定的參考作用，有助于保證內控管理改革和優化的全面性和針對性。落實并執行好內控管理需要相應地增加這方面的宣傳和教育，文書檔案資料就是極好的宣傳資料和教育工具。因此，機關文書檔案管理工作對機關內控管理具有極其重要的影響作用。

最后，為強化機關文書資料管理提供重要的現實依據。文書資料管理與檔案管理工作是互相支撐、相輔相成的，利用文書檔案管理進一步強化機關單位對文書資料管理的重視程度，促進機關單位文書資料管理工作質量和水平的有效提高。在對以往文書檔案資料進行使用管理的過程中，通過對不同文書檔案資料的學習和了解，調整現階段文書檔案管理的工作模式和工作制度，同時推進機關文書檔案管理工作信息化建設，為機關文書檔案管理工作提供一個更加精準化、高效化、科學化的管理服務平臺。

三、機關文書檔案管理存在的問題

1.文書檔案管理意識不足

文書檔案管理工作是一項基礎性工作，也正是因其基礎性的工作特點，導致機關單位內部對于文書檔案管理工作難以形成正確的認知和理解，部分機關單位工作人員片面地認為文書檔案管理工作應屬于檔案管理的工作內容之一，與自身工作毫無關系，因此，未能正確樹立文書檔案管理意識。同時，機關文書檔案與其他檔案通常被混在一起管理，并未對文書資料與其他檔案資料進行較為明確的區分管理，導致文書檔案管理工作人員對于文書資料保存和管理的重要性難以形成全面且系統的理解，也就難以落實并執行好機關文書檔案管理工作，對文書資料信息作用和價值的發揮也產生了一定的影響。文書檔案管理意識不足，是一種長期穩定工作狀態下的選擇性遺忘，因為文書資料的收集整理一般是按階段進行，如按月、季度、年度等，文書資料收集整理時間間隔較長，極易導致機關工作人員在日常工作中忽略了文書檔案管理的重要意義。

2.文書檔案管理銜接度不足

文書工作與檔案管理是兩項不同的工作，但是文書工作與檔案管理具有一定的相似性，所以文書工作與檔案管理的關系是既有聯系，又有區別。文書檔案管理是將兩者相似部分進行有機結合的產物，并將兩者在文書檔案管理工作中形成有效的銜接配合，同時形成一定的管理機制體系。開展文書檔案管理工作時應注重文書工作與檔案管理的銜接，避免出現分頭管理的情況，導致文書資料與檔案管理在銜接時出現問題，如未能及時有效地將文書資料進行收集整理，導致文書資料移交到檔案管理工作階段時出現問題，影響文書檔案管理的銜接度，難以達成文書檔案管理工作的預期目標。

3.文書檔案管理部門配合度不足

機關文書檔案管理需要所有部門的配合，來保障此項工作的順利開展。現階段，機關內部仍存在個別部門配合程度不高，逾期上交文書資料的情況，長此以往，將大大影響機關文書檔案管理的質量和效率。機關文書檔案管理是機關單位所有部門的共同職責，若部門配合度不高，則會使得文書檔案管理工作落實困難重重，如文書檔案管理人員協調各部門提交文書資料，各部門未能在規定時間內將真實有效的文書資料提交，就將導致機關文書檔案管理工作被迫暫停，影響文書檔案管理工作效率。

4.文書檔案管理信息化程度不足

信息化程度不足體現在未能及時重視信息化建設，對于信息技術發展與應用敏感不夠，仍然用傳統的固化思維看待信息化建設和發展工作。對于信息化軟硬件設備的配備力度不夠，雖有一部分計算機系統和相應軟件，但由于信息技術發展快速，導致部分系統和軟件已經喪失了一些功能，現有的信息化軟硬件設備難以滿足實際的文書檔案管理工作。對于信息技術使用效率較低，未能將文書資料形成電子文書檔案，信息化技術合理運用程度不足，未能將信息化優勢全面體現在文書檔案管理工作之中。

5.文書檔案管理工作人員專業能力不足

文書檔案管理工作人員專業能力直接影響著此項工作的質量和效果，由于機關單位未將文書檔案管理工作放在重要位置，文書檔案管理人員也通常由機關人員兼任，在工作人員專業能力方面未進行過多要求，導致機關人員在實際開展文書檔案管理工作時難以保證工作質量和效果。現階段，文書檔案管理工作專業程度越來越高，需要工作人員具備相應的專業知識和技能，同時還要學習運用計算機開展文書檔案管理工作，對于文書檔案管理工作人員的要求愈加嚴格，需要機關單位在文書檔案管理工作人選上多加用心，避免因文書檔案管理工作人員專業能力不足，導致機關文書檔案管理水平難以提高，進而影響機關單位整體管理能力的全面提升。

四、機關文書檔案管理的優化措施

1.正確認識文書檔案管理

樹立正確的文書檔案管理意識是高效開展文書檔案管理工作的必要前提。機關單位全員應對文書檔案管理樹立正確的認知和理解，積極配合文書檔案工作的開展與落實。機關內部應健全文書檔案管理方面的機制，為高效開展文書檔案管理工作提供必要的機制支持，同時，能夠對機關全員落實文書檔案管理工作起到一定的約束作用。機關單位領導應對文書檔案管理工作定期進行安排部署，適時強化機關全員對文書檔案管理的重視程度，強調日常工作與文書資料的有效銜接，避免因日常工作忽略了對文書資料保存管理的落實，實現機關全員對文書檔案管理工作態度和作風的積極轉變，促進機關文書檔案管理工作的有效落實，從而實現機關文書檔案管理工作水平和質量的全面提升。

2.強化文書檔案管理有效銜接

強化文書工作與檔案管理的有效銜接是提升文書檔案管理質量的重要基礎。文書工作階段需注重對各類文書資料的收集整理、分類管理、有效整合，實現對機關各類文書資料的精細化管理，為后續檔案管理奠定良好基礎。檔案管理階段需將各類文書資料按照文書檔案管理規定要求，并結合機關單位內部實際情況，對文書檔案資料進行分類管理、整編入冊、歸檔保存，并嚴格按照文書檔案使用管理規定，進行有關文書檔案資料的借閱使用。需要注意的是，文書檔案管理全部流程應進行必要的記錄管理，包括文書資料的收集整理、檔案管理的移交接收、文書檔案的借閱管理等，全部落實記錄管理，在每一項工作前進行必要的文書檔案審核，確保機關文書檔案安全可靠。

3.加強文書檔案管理部門配合度

在正確樹立文書檔案管理意識的基礎上，進一步加強機關所有部門對文書檔案管理工作的配合度，實現機關文書檔案管理質量和水平的切實提高。文書檔案管理人員應加強與各部門之間的溝通聯系，了解和掌握各部門文書資料類型，指導各部門按照規定要求進行文書資料的保存和管理，既能提高機關全員對于文書檔案管理工作的重視程度，又可為文書資料收集整理打好前期基礎，促進文書檔案管理工作效率的進一步提升。機關內部應對各部門落實文書檔案管理工作提出相關要求，對未按時提交文書資料的部門或是人員進行適當處罰，進一步壓實責任，加強機關各部門對文書檔案管理工作的配合度，確保文書檔案管理工作在機關內部得以真實有效的落實。

4.提升文書檔案管理信息化程度

利用現代化信息技術開展文書檔案管理工作，可有效推進機關信息化建設的全面落實，實現文書檔案管理信息化程度的進一步提升。首先，摒棄固化思維正確看待信息化建設工作，借助全面推行信息化建設的契機，提高機關信息化建設水平，將信息化應用在機關多項工作之中。其次，在文書檔案管理工作中配備相應的軟硬件設備，利用信息技術手段開展文書檔案管理工作，將文書資料逐步轉為電子資料檔案，并按照文書檔案管理規定要求對電子資料檔案實施管理，同時加強信息化技術網絡安全的健全完善，進一步保證機關電子文書資料的安全可靠，實現文書檔案管理工作信息化程度的有效提高。最后，對文書檔案管理人員信息化技術水平進行相應的提高，確保信息化技術手段能夠發揮出應有的作用和價值，為機關文書檔案管理提供必要的信息技術支持。

5.提高文書檔案管理工作人員專業能力

首先，提高工作人員文書檔案管理理論知識水平。機關文書檔案管理工作人員應具備相應的理論知識儲備，對文書資料分類、檔案管理規定要求、檔案管理工作流程等都能有一個全面且系統的理論認知，從而促使工作人員規范化開展文書檔案管理工作。其次，提高工作人員文書檔案管理工作專業技能水平。文書檔案管理不僅僅是理論知識工作，同時也是檔案管理專業技能的具體體現，工作人員在完成文書工作階段的各項工作后，需對文書檔案管理進行相應的歸檔，在歸檔過程中需要建立相應的文書資料目錄，因此工作人員需要具備檔案管理方面的專業技能。最后，提高工作人員信息化運用水平。

五、結語

綜上所述，機關文書檔案管理工作是一項綜合性的復雜工作，需要機關全員對文書檔案管理有正確的認知，機關工作人員積極配合文書檔案管理工作落實，同時實現文書工作與檔案管理的有效銜接，確保文書檔案管理工作的真實性和有效性。

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（作者單位：福建省三明市外商投資服務中心）

作者簡介：齊宏（1980—），女，漢族，山東東平人，本科，館員，研究方向：檔案管理。