高校照片檔案管理問題與建議

摘 要：照片檔案作為高校檔案建設的重要組成部分，以形象生動的方式記錄了學校辦學過程中的重大事件，發揮著傳承高校歷史文化的特有價值。如何充分開發和利用好高校照片檔案是檔案人員的使命。本文通過分析高校照片檔案管理中的不足，對新時期的照片檔案管理給出新的建議。

關鍵詞：照片檔案；檔案規范化；管理建議

一、照片檔案的重要意義

照片檔案是學校檔案的重要組成部分，是學校全體師生員工在各項活動中直接形成的以影像為主要反映方式的歷史記錄。隨著科學技術的不斷發展，照片檔案由傳統的底片形式轉變為運用數碼影像技術與計算機技術形成的新型照片檔案，而這兩種類型的照片檔案都是專門性的檔案，都具有保存價值的歷史憑證與依據，其社會價值不容忽視。它不僅保留了事物本身的狀態，更生動形象、圖文并茂地記錄學校的每一個歷史精彩瞬間，是修訂校史、舉辦校展、檔案宣傳日的重要素材。

照片檔案管理工作本身是有一定技術要求的，是學校檔案管理部門發展到一定層面的客觀需求。照片檔案的形式、途徑越來越豐富，隨著數碼照片的普及，照片數量在不斷增多，人們對照片檔案要求也越來越高，再加上照片檔案載體特殊，對于收集、整理、保管與利用都有標準化的要求和管理辦法。國家檔案局早已出臺了《照片檔案管理規范》，并規定了照片檔案收集要求、整理程序和保管條件。檔案管理人員應按照規范采取各種措施，提升管理工作水平，制定針對性應對策略，利用照片信息資源，充分發揮照片檔案服務社會的作用，提供更好、更系統的檔案服務。

二、照片檔案管理中存在的不足

1.照片檔案制度制定問題

由于不少學校注重文書檔案的歸檔而忽略了照片檔案，致使盡管有的單位制定了照片檔案的歸檔要求，但沒有逐年修訂其管理辦法，有的仍然沿用之前的管理制度和管理模式，制度建設相對滯后。沒有細化實施細則，甚至標準、范疇、時間等內容不統一，導致歸檔材料不齊全，形式五花八門，久而久之，造成照片檔案收集管理成為一句空話，下降了照片檔案管理的質量與效率。此外，有一些十分重要、非常有紀念意義的活動照片都是由不同人員拍攝，這些人員對照片檔案的歸檔既沒有意識，又沒有相關制度制約，導致沒有相關人員對這些照片進行收集、匯總、整理、歸檔，給照片檔案帶來遺失風險。可見，缺少嚴格的制度監督管理，會使檔案人員對照片檔案管理責任模糊，降低了工作熱情，不利于照片檔案的規范化管理。

2.收集問題

所有檔案的最終價值在于利用，照片檔案也不例外，如何，有效利用，首先在于收集的齊全，其次在于保管的完好，因此照片檔案的收集要以有效利用為導向，不能盲目收集。目前在高校收集工作中普遍存在的是：第一，由于照片檔案載體特殊，保管條件也比較嚴格，對于傳統照片檔案和數碼照片檔案保存方式也有所不同，所以，不少部門的檔案管理員往往比較重視文字檔案而忽略了照片檔案的收集，使得他們在思想上認識不足，沒有認識到收集照片檔案的重要意義，再加上檔案管理員不太重視參與各種重要活動事件，收集環節也主要依托檔案管理部門進行催收，有些重大活動、重要會議一般都會安排人員攝影，形成許多有價值的照片，其中一些照片還用于新聞簡報等對外宣傳，但由于缺乏自主收集移交的思想，收集工作始終處于相對被動狀態，使一些原始照片無法收集齊全；第二，檔案管理人員的流動性較為突出，尤其是民辦高校，往往上一任檔案管理人員沒有將重要的照片檔案材料移交清楚，使檔案管理部門也很難維護照片檔案的完整性與準確性；第三，不少部門檔案管理員缺乏專業的鑒定能力。隨著高校的事務活動不斷增多，各類教學科研等大型活動的照片也不斷增加，再加上數字化技術日新月異的發展，為照片檔案的甄別工作提出了更高的要求，加大了鑒定的難度，使得照片材料雖多，但各部門檔案員沒能梳理出真正有價值的照片材料，甚至有大量重復的照片材料沒有剔除，不僅降低了檔案質量，還大大影響了照片檔案的使用率。

3.照片檔案的整理與存放問題

由于照片檔案與其他歸檔文件有著關聯性，使歸檔整理和保存條件與一般檔案材料有所不同。

首先，在整理方面需要特殊管理，但是各部門對照片資料的整理缺乏專業知識，很多照片檔案就隨便放在辦公室的某個角落里，有些傳統老照片由于年代過久，又經過多年的不規范存放，照片載體已經老化，畫面質量受到不同程度的影響，這樣的檔案材料幾經周轉再移交給檔案管理部門時早已出現了腐蝕、霉變、褪色、畫面模糊、褶皺等現象，難以長久保存，其價值也大大降低。再加上有些照片檔案時間間隔長，中間幾乎沒有進行過整理，有的活動拍攝人員是臨時委派，由于缺乏檔案意識，也沒有及時培訓，往往沒有對底片和照片進行相應的分類整理，有些照片檔案沒有編號、粘連嚴重，底片和照片放在同一個檔案袋內，甚至有些重要的活動照片還保存在個人手中，后期因人員變動及設備更替而丟失、散落，這樣不科學的整理與保管，大大縮短了照片檔案的壽命，嚴重影響了照片檔案的利用價值。

其次，照片檔案占用存儲空間大，如數碼照片依賴計算機系統閱讀、處理，因此，需要足夠的硬盤和每年進行維護。傳統照片由感光材料制成，在存儲中不僅要求底片與照片相對應，而且對溫度、濕度的環境要求也不同，需要獨立庫房。但有些高校由于檔案庫房空間和設備不足，將照片檔案與文書檔案同空間保存，這樣不僅縮短了照片檔案的壽命，也難以保持其真實性和完整性。

4.照片檔案拍攝與歸檔問題

照片檔案的拍攝與歸檔中都存在著各種各樣的問題，影響了檔案最終使用。其中較為突出的問題：第一，照片的質量不高。由于高校大型活動的拍攝人員不夠專業，拍攝技術往往不過硬，導致拍攝出來的照片存在對焦不準、畫面模糊、畫面主體不突出等情況；第二，照片著錄的信息不完整。照片檔案的歸檔不同于文書檔案，需要對其進行文字說明，這些說明成分包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。但照片拍攝者或兼職檔案人員在歸檔時沒有認真撰寫照片記錄，對日后檔案的編研利用造成了阻礙；第三，歸檔工作不規范。部分拍攝者或檔案工作人員不重視歸檔工作，由于高校各部門兼職檔案人員有部分不屬于檔案專業人員，而且又身兼數職，他們對檔案的認識往往只停留在文書檔案，對于照片檔案的拍攝和歸檔不太關注，甚至認為只要整理好紙質檔案就行，致使照片檔案很難規范入檔。再加上大型活動的拍攝人員也非檔案專業人員，他們只關心現場的拍攝情況，對活動結束后的事情就不在管了，沒有嚴格按照照片檔案歸檔標準認真填寫歸檔條目，對檔案安全性重視也不夠，工作方式不科學，最終影響照片檔案的原有價值。

三、照片檔案的管理建議

1.建章立制，加強照片檔案管理工作

首先，照片檔案的管理工作離不開制度的保障，如果缺少制度保障，檔案收集管理也將成為一句空話。因此，檔案部門不但要建立一套規范的照片檔案制度，還需要隨著信息化技術的變化而不斷修訂完善歸檔制度。可根據《中華人民共和國檔案法》《照片檔案管理辦法》《高等學校檔案管理辦法》等作為依據，結合本校實際情況，制定完善規范的照片檔案整理歸檔制度，細化照片檔案的收集管理制度、歸檔整理制度、安全保護制度等。其次，對于檔案管理人員來說，規章制度要做到心中有數，讓制度真正具有指導性與約束性，隨時提醒和鼓勵檔案工作人員依法、依規努力工作，良好的管理制度對檔案崗位責任的發揮和檔案管理程序的規范有十分重要的作用。

2.加強收集，豐富資源

俗話說“巧婦難為無米之炊”。檔案收集的質量直接影響了其后期的工作，因此，照片檔案管理工作的關鍵環節，不僅僅是對照片檔案的認識，還要看到照片檔案形成過程中的特殊性，同時要了解收集中的困難環節。照片收集的特點之一是照片分散、容易遺漏，再加上照片拍攝人員未能及時移交歸檔而造成丟失，所以在照片收集時，應做到：

（1）明確照片檔案收集范圍

制定照片檔案的收集范圍是征集照片材料的關鍵，因此，在制定征集范圍上應盡可能考慮得全面些，因為這是收集工作的依據，也是衡量照片檔案齊全完整的標準。首先，檔案部門要根據歷年的工作情況，對照國家有關規定，分別列出業務部門照片檔案的范圍，便于采集人員對號入座，增強收集工作的可操作性。其次，重點征集反映學校在不同時期發展變化情況的照片。比如，早期的建校、辦公室舊址、歷屆領導、學校開學典禮、教代會開幕式、各項專題活動的照片等。在征集時需要注重大事件，重要節點，收集有保存價值的照片檔案資料，對今后的利用和宣傳有重要作用。

（2）促進照片檔案專題化收集

除了高校內部形成之外，還可以從老干部、老員工手中獲得。一般來講，學校工作多年的老同志都會了解一些與本單位有關的照片或者故事。首先，檔案人員可以主動征集這些照片，還可以對他們進行專題訪談，為之后的編研收集資料。其次，檔案管理人員可以直接參與各重要會議和活動的拍攝，隨后進行分類、整理、歸檔，這是最為積極穩妥的一種方式。另外，還可以通過舉辦一些征集活動或拍攝專題活動，調動個人積極性，吸引廣大師生員工參與到征集照片資料的活動中，從而促進照片檔案的收集多元化。

3.增強一線收集人員檔案意識，協調各部門關系

（1）檔案管理人員要改變工作理念，轉變坐等上門的思想，化被動為主動，及時掌握學校各活動、會議等情況，并及時與相關部門進行信息交流，事先對可能產生的檔案材料進行規劃，提前對拍攝人員明確拍攝標準。事后，應針對各部門提交的照片立即梳理歸檔并協調各部門關系。只有注重了照片檔案的采集工作，才能保障照片資料的完整性，確保照片的質量及價值。

（2）為了更好地提高照片質量，檔案管理人員可以到現場做好工作指導和質量監督，督促拍攝人員規范照片拍攝，并及時確認照片材料的完整性與準確性，使其自覺提高歸檔意識。照片從拍攝、加工到歸檔，經過的環節較多，每個環節都會影響到照片收集的齊全與準確。因此，檔案部門需要落實好各個相關崗位的責任，為收集工作提供保障。

4.重視照片檔案的整理工作

盡管照片檔案在檔案管理中門類小，但是它的價值卻越來越凸顯，想要發揮好照片檔案的價值，其整理工作是重要的一環。由于照片檔案的整理方式與其他檔案有所不同，從某種角度講，照片檔案的整理更具專業性，不只是將照片檔案保管下來，需要實現“收、管、用”并舉，從而為日后的照片檔案開發、利用、宣傳、編輯等奠定堅實的基礎。

（1）做好分類是照片檔案整理的前提

照片檔案與文字檔案的不同在于其零散性較強，往往獨立一張照片就可以形成一個單元，因此，合理的分類是揭示照片檔案內容的手段，也是整理照片檔案的前提。首先，分類要根據照片材料的性質和大小進行整理，把相同或相似的內容排放在一起。其次，為了今后檢索的快速與準確，還要對照片檔案進行文字說明，包括照片的題目、作者、時間、拍攝地點等，照片的文字說明需要在制作照片時同步進行，確保有圖有文，最大限度地展示照片的各種信息，這些都可以作為信息搜索的依據。

（2）做好檔案編號是照片檔案準確利用的基礎

檔案材料都需要根據不同類別進行分類編號，在照片檔案分類編號時需要實體與文字信息相互聯系，而相互之間的聯系主要依據檔案號。因此，在編制照片載體時需要同時對多個相關聯信息材料進行標記，確保各個載體之間的銜接。同時，在標記時要注意膠片載體在前，其他載體編制在后，這樣可以達到相互間的聯系，在今后的利用中只需要信息搜索便可以準確找到每件照片材料，保障照片檔案查詢的便捷與準確。

5.做好照片檔案的保管工作

照片檔案的保管和其他檔案的保管一樣，都是為了維護檔案的完整與安全，但由于傳統照片是光感材料制成，具有獨特性，存在易燃、易腐蝕、易霉變、易劃傷等問題。如果保管不當，就會造成照片檔案資料的損失，而這些資料一旦損失就不可挽回，因此，保管的基本任務就是為了延長照片檔案的壽命。

（1）建立獨立的照片檔案庫房

考慮到照片檔案的特殊要求，為了能更好地延長其壽命，獨立的庫房和專業的箱柜是必不可少的。因此，所購買的裝具一定要用國家統一標準的照片檔案冊、底片活頁本、防磁柜、磁帶架等照片檔案保管專用設備。此外，最好還能建立專用的照片檔案庫房，配備空調、抽濕機等控制設備，做好庫房防火、防盜、防潮霉、防蟲等工作。

（2）科學管理，定期檢查

為了確保照片檔案的安全耐用，除了選取合適的保管設備外，還要經常檢查照片資料。定時開窗通風，留意溫濕度的改變，采取科學的技術設施。對于使用較為普遍的照片，可以采用翻拍、掃描等方法復制樣片，以此對原件進行保護。另外，定期抽查照片質量，對在檢查中發現損壞的照片檔案要及時修復。對磁帶、光盤等定期翻錄、異地備份等工作，也可以把以往確實具有保存價值的紙質照片用現代化手段掃描后轉變為數碼照片或刻錄成光盤。努力確保照片檔案的信息安全，減少后期因載體損耗或讀取設備故障導致照片檔案的信息丟失，保證信息安全。

總之，目前，照片檔案管理還存在著諸多問題，檔案管理原本就是一項長期、復雜的工作，所以需要檔案管理人員和所有相關業務部門、二級單位相互配合，加強宣傳教育，提高檔案管理的認識，逐步完善照片檔案管理體制，最大限度地實現其利用價值。這不僅需要投入更多的設施建設，更要提高管理人員的專業能力，加快照片檔案管理的信息化建設，提高照片檔案的管理水平，才能保證照片檔案的完整收集及規范入檔。每一個檔案管理人員任重而道遠，只有不斷創新、學習，時刻把握時代機遇，有效利用照片檔案信息資源，才能滿足當下檔案發展需求，為高校檔案管理工作的不斷發展貢獻力量。

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作者簡介：祝家（1983—），女，漢族，上海人，本科，館員，研究方向：檔案管理。