醫院人事檔案管理中的PDCA實踐探索

摘 要：社會的進步和發展，給人們思想帶來很大轉變，尤其是在醫院管理工作中，人們越來越重視人事檔案管理工作，將PDCA循環法則使用在醫院人事檔案管理工作中，不僅可以提升醫院的整體管理水平，對醫院未來發展也有著一定的積極作用?；诖?，本文主要對PDCA循環的相關概念進行闡述，說明醫院人事檔案管理中的PDCA實踐意義，探索醫院人事檔案管理中的PDCA實踐應用，希望對相關人員提供指導和幫助，進一步增強醫院管理工作水平。

關鍵詞：醫院；人事檔案管理；PDCA；實踐；探索

信息化水平提升，給醫院發展帶來一定的挑戰，標準化建設已經成為大勢所趨，為了及時順應時代發展潮流，醫院管理人員要重視精細化管理方式，提升醫院管理質量。人事檔案管理在醫院管理中扮演著重要角色，其中涉及教學、歷史數據和科研工作等內容，對于人才選拔和考核有著一定的借鑒價值。然而，任何事物都具有雙面性，醫院人事檔案管理中也存在管理不規范的問題，這就需要將PDCA法則應用到具體的實踐中，進行重點研究。

一、PDCA循環的相關概念

PDCA循環最早是由美國的質量管理專家沃特·阿曼特·休哈特提出，最后由戴明采納和宣傳，在全世界獲得了普及和應用。PDCA作為全面質量管理的方法依據與思想前提，發揮著重要作用，它將質量管理分為四個階段，分別是“P”“D”“C”和“A”，這四個字母分別是“Plan”“Do”“Check”和“Act”的英文縮寫，代表的意思是“計劃”“執行”“檢查”以及“處理”?！坝媱潯敝饕菍δ繕撕头结樀拇_定，通過活動規劃加以制定；“執行”是在信息基礎上，對方案、計劃和方法進行布局設計，進行實踐操作，將計劃內容加以實現；“檢查”是對執行計劃結果進行概括和總結，判斷其正確與否，并找出問題所在；“處理”是將檢查的總結結果加以處理，肯定成功經驗，總結失敗教訓，將沒有實現解決的問題，再次進入下一個PDCA循環中進行解決。以上過程并非一蹴而就，是不斷循環和階梯式上升的趨勢，貫穿于質量管理的整個過程，對醫院人事檔案管理有著一定的促進作用。

二、醫院人事檔案管理中的PDCA實踐意義

1.有利于為工作查考提供有效依據

醫院人事檔案管理中應用PDCA循環，有利于為工作查考提供有效依據。檔案是對過去工作的一種記錄，是歷史情況的真實憑證。作為管理工作中第一手資料，有著重要意義。一方面，是在社會實踐中不斷形成，對歷史情況進行了客觀記錄，這種憑證最為可靠和真實。另一方面，還能將真實的歷史痕跡進行保留。比如，部分材料屬于當事人親手所寫，還有一些材料是由領導簽署和批示的，對于部分印信和文件都有制發機關，還有一部分材料是以錄像、照片以及錄音帶的形式保留的，加之合同和契約等資料。這類檔案作為歷史憑證發揮著重要作用，可以為后期工作查考提供重要依據。

2.有利于滿足現代社會發展要求

大數據時代的到來，醫院人事檔案管理也逐漸朝著信息化發展。PDCA實踐對醫院信息化建設有著一定的促進作用，可以解決檔案管理中雜亂無章的現象，也可以依靠現代科學技術，實現人事檔案管理朝著無紙化發展，將相應的檔案信息數據納入信息化系統中，防止檔案出現丟失等現象，有利于簡化醫院人事檔案管理流程，實現有序發展。同時，還能將檔案查詢過程加以簡化，通過對某一階段進行查詢和了解，就可以掌握相應數據信息，在一定程度上可以提升醫院人事檔案管理的工作效率和工作質量。另外，將PDCA應用在醫院人事檔案管理工作中，可以為其他部門的管理工作提供重要保障和管理依據，對醫院整體發展有著促進意義。

3.有利于推進檔案數據資源的有效利用

醫院人事檔案管理相關數據信息，只有將最大應用價值體現出來，才能為醫院的整體發展創造有利條件。PDCA應用在醫院人事檔案管理過程中，通過不同階段的管理工作，能夠實現資源的有效利用。由于信息化的發展，給醫院管理帶來一定的發展機遇，部分醫院面臨管理轉型，將PDCA循環與信息化技術進行有機結合，在確保醫院人事檔案信息數據安全的同時，還能實現數據資源的有效利用，促進醫院人事檔案資源共享，實現安全存儲。此外，還能對醫院人事檔案數據資源各個管理環節進行優化和完善，節約更多的時間和成本，從而讓工作人員致力于有價值事務中，避免醫院管理失誤對決策造成的不良影響，從而將醫院人事檔案管理工作的價值發揮到最大。

三、醫院人事檔案管理中的PDCA實踐探索

1.制定醫院人事檔案管理計劃

在對醫院人事檔案管理計劃進行制定過程中，應明確這幾點：（1）為什么要制定這種管理措施？（2）為了達到什么樣的目的？（3）在哪里進行？（4）由誰負責？什么時候完成？怎樣完成？在計劃編制時，不但要涉及原因和目的、時間與地點，而且應重視負責人和方法措施等內容，這樣能夠確保計劃具有可操作性和實踐性。在人事檔案管理工作中，將管理計劃的制定作為工作起點，這就需要對當前醫院人事檔案管理中的問題，進行仔細研究和探討，找出科學有效的管理方法。

比如，某醫院在人事檔案管理工作中，組織人員共有8人，其中主持人和記錄者各一人，其他成員可以利用“頭腦風暴”進行討論，將醫院人事檔案管理中存在的問題進行總結和概括，經過討論之后，發現主要問題有：（1）重視程度不夠。（2）缺乏完善的規章制度。（3）人事檔案管理工作者專業性不足，缺乏管理經驗。對于以上問題進行詳細分析和討論，得出問題最重要原因是，人事檔案管理出現混亂包含三個方面，分別是“管理層面”“檔案保管人員”“硬件條件”，最為主要的原因是醫院管理者對人事檔案管理的重視程度不足，得到問題的原因之后，就可以對解決方法進行探討。

首先，面對重視程度不足這一問題，就需要成立專業問題清理小組，分配組長以及副組長，并且在各個科室安排相應負責人，從而將醫院人事檔案管理的工作重視起來。

其次，面對管理層面出現的問題，就要發揮領導人員的監督作用，對管理者進行有效監督，讓其在規定時間內進行工作整改，整改期限可以設置為3個月。

最后，面對檔案管理工作者，不僅要選派專職人員進行指導和幫助，還應定期對其進行業務培訓，讓其掌握扎實的理論基礎和實踐技能，為醫院人事檔案管理工作提供人才支持。

此外，面對職工問題，可以定期開展相應的講座，組織專業人員來院宣傳關于檔案知識的相關內容，對職工進行全面培訓教育。同時，還需要完善基礎設施建設，根據醫院實際情況，引入檔案信息系統等，如利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時準確、全面地提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。確定好目標和具體措施之后，就需要安排相應的負責人，在規定時間內采用有效的方法進行落實。

2.醫院人事檔案管理計劃的有效實行

在實行計劃這一過程中，應根據計劃實際情況，建立專業組織機構負責該項工作，不僅要明確相應的制度和工作流程，還要確保各項工作順利開展。一般來說，醫院人事檔案管理出現的問題，在改進過程中責任部門是檔案管理部門，為了實現管理更加科學有效，就要實現統籌兼顧，將責任劃分到個人，促進分工明確，一旦出現問題就可以找負責人進行詢問，找出原因，并及時解決和處理。在這個過程中，想要確保工作人員能夠高效完成任務，應對現有工作人員進行培訓教育，通過專業培訓，讓工作人員把握相應的知識和技能。

首先，工作人員要具備高尚的職業責任感，樹立正確的政治立場，提升工作人員綜合素養。比如，工作人員具備熟練的信息技術操作能力，就可以熟練運用人力資源管理的相關軟件，規范地將各類人員信息錄入系統中，確保各項工作有效進行，從而將人員組織和隊伍建設工作做好。

其次，完善檔案管理制度。確保工作人員在工作中，能夠根據相應流程和規范進行。比如，在信息錄入過程中，保證工作人員能夠按照步驟進行，將各類檔案信息數據全面而系統地錄入軟件系統中。同時，站在歸檔管理角度，應不斷優化制度，綜合考慮人事檔案管理的影響因素，將組織以及個人提交的材料加以明確規定，不僅要包含任免、考核以及工資材料，還要涉及進修和學籍材料等，根據實際管理制度中的要求，進行檢查和審核，如果發現材料不規范或者不完整，應及時解決和處理，并且開展相應的責任追究活動，從而對問題的產生進行準確預防。由此可見，將檔案管理制度完善和優化，不僅可以確保檔案材料能夠有效收集和整理，還能為各項活動的有序開展創造有利條件。

最后，建立激勵機制和考核機制。在對工作人員進行教育培訓之后，要對其進行適當考核，符合考核要求的人員才能進入工作崗位，面對考核不通過的，應繼續學習，直到考核達標為止。對于考核優秀者或者在工作中表現優異人員，應適當給予一定的物質和精神獎勵。比如，表揚或者增加薪資待遇，從而將工作者的積極性加以提升，為醫院人事檔案管理工作計劃的落實提供有效支持。

3.檢查醫院人事檔案管理的實際效果

醫院人事檔案管理工作，在完成實際計劃執行工作后，就要開展相應的檢查工作，確保管理效果更加科學合理。通常情況下，可以進行不定期抽查，對工作進度重點掌握，如果在檢查時，發現實際信息與錄入信息不一致，或者格式出現不規范等問題，要對其原因進行分析，并做好相應記錄，為下一步改進工作奠定堅實基礎。在實際人事檔案管理中，我們可以發現，檢查出現的大部分問題，都是因為工作人員缺乏對檔案的正確認識，以及工作態度不認真，導致部分檔案材料填寫或錄入出現錯誤，還有一部分材料積壓時間過長，沒有及時入檔。

因此，在對醫院人事檔案管理效果進行檢查和監督時，既要從硬件配備方面入手，又要重視制度建設和人員培訓工作，綜合考慮各個方面影響因素，進而開展相應的檢查工作，確保計劃能夠得到完全落實。

同時，在總結相應的問題時，還應進行書面材料編寫，為考核機制的制定創造良好依據，讓工作人員全身心投入到人事檔案管理工作中，面對檔案管理的具體策略，為了促進管理朝著科學化、合理化以及高效化發展，就應重視效果評價，將考核指標與計劃實施的現實成果進行對比，對計劃落實情況進行分析，總結經驗教訓和實際問題。

4.促進醫院人事檔案循環改進處理工作的有效開展

在完成一個階段的醫院人事檔案管理工作后，為了實現管理工作的進一步提升，醫院還應組織相應的會議，對下個階段管理工作加以制定，如果計劃目標能夠順利完成，就要對前期工作中的經驗進行重點概括和總結，如果部分目標沒有及時實現，在考慮問題時，就要從多個角度進行分析，探討是否目標過高，或者在執行過程中出現問題。在會議討論工作中，相關科室和部門應及時交流和溝通，分享自己的建議和意見，在系統的討論基礎上，對下一步工作進行有效計劃，再次將存在疑惑的問題進行核實，構建與醫院自身情況發展相適應的工作程序，實現人事檔案管理工作者的合理分配和有效協調。面對遺留問題，可以放在下一階段PDCA循環工作中，與之前一樣，還要配置相應的工作和管理人員，為管理活動提供重要支持和保證。

比如，面對有些檔案缺失，除了考慮職工個人原因導致，在后續管理過程中，還應制定相應的職工教育宣講活動，進一步提升職工對檔案材料填寫的認識，讓其在工作中遵循認真填寫和核對的原則，利用循環改進這種方式，能夠從根本上將醫院人事檔案管理中面臨的問題加以解決。

四、結語

綜上所述，在醫院人事檔案管理中，為了實現PDCA的有效應用，將其有效進行實踐，相關人員應正確認識醫院人事檔案管理的重要性，對PDCA進行充分了解和掌握，對當前醫院人事檔案管理中面臨的問題進行探索分析，找出科學合理的解決措施，促進醫院人事檔案管理中的PDCA實踐應用，為醫院管理工作奠定堅實基礎，為社會主義現代化發展提供源源不斷的動力支持。

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（作者單位：桂林市口腔醫院）

作者簡介：韋丹麗（1978—），女，漢族，廣西靈山人，本科，館員，研究方向：?？漆t院人事檔案管理、文書檔案信息化管理。