簡析加強企業檔案資源開發及利用對策

摘 要：隨著社會主義市場經濟不斷發展變化，各企業的經營形式與經營戰略也隨之發生了變化，檔案資源在企業日常運轉中應用越來越寬泛，對提升企業經濟效益與市場競爭能力具有重要的作用。因此，各企業必須進一步轉變檔案資源管理工作模式，加強自身檔案資源地開發及利用工作，最大限度地挖掘企業檔案資源潛藏的價值，促使企業經濟穩步發展。

關鍵詞：企業檔案資源；檔案資源管理；開發及利用；有效對策

企業的檔案資源主要是指企業在各項生產、銷售、管理等經營活動過程中，直接產生的對企業自身發展、對社會進步具有研究留存意義的各類不同形式的歷史記錄。基本內容包括企業生產產品的設計圖紙以及技術文件、經營決策項目的各種文件及合同、有關產品銷售的各種材料、機器設備的出入憑證及維修記錄、企業發展的規劃性文件、財務管理中的各項報表及賬目、人事管理中的員工信息、企業政務工作中的各類宣傳文件。由此可見，企業的檔案資源從始至終貫穿于企業發展的各個階段，在企業的經營活動中發揮著舉足輕重的作用。因此，企業必須從自身的實際情況出發，真正做好并實現檔案資源的開發以及利用。

一、目前企業檔案資源開發及利用工作存在的問題

1.企業檔案資源的管理方式比較落后

現階段仍有少部分企業還沿用傳統的檔案資源管理方式，保存檔案資源信息的形式以紙質檔案為主，采用信息技術手段來保存檔案資源的情況不多，主要原因在于企業傳統的檔案資源管理理念及落后的檔案資源管理方式。采用紙質檔案致使檔案資源在保存時間上受到了一定限制，不能夠將資源保留很長時間，在借閱使用過程當中還非常容易丟失。

另外，隨著企業經營領域和生產規模的不斷擴大，導致檔案資源的類型也越來越多，傳統的檔案管理方式無法對全部的檔案資源進行有效管理。從以上兩個方面來說，企業檔案資源的管理方式落后嚴重制約著企業開展檔案資源開發及利用工作的腳步。

2.記錄檔案資源缺乏全面性、及時性

企業檔案資源是在企業不斷發展中而隨之產生的，能夠真實客觀地記錄并反映企業的實際經營情況。就當前各企業發展狀況來看，絕大多數企業領導人員更加關注企業經濟效益提高，而在檔案資源開發利用方面有所忽略，因而，企業發展所產生的很多檔案資源信息都沒有被記錄下來，檔案資源信息缺乏全面性，以至于在檔案資源使用者使用檔案時就無法及時獲取，不利于檔案資源開發及利用工作的進行，還會阻礙企業檔案資源價值發揮。

3.檔案資源管理人員缺乏專業性

檔案資源管理是一項嚴密復雜的工作，具有較強系統性，因此，決定了這項工作對操作人員地要求相對較高，需要檔案資源管理工作人員具備專業的工作能力與極高的綜合素質。但是，大部分企業檔案資源管理部門人員都不夠專業，優秀檔案資源管理人才非常稀缺，造成這一現象的原因主要有兩個方面。一是企業對于檔案資源工作重視程度不高，在選人用人上極為隨意，員工根本達不到企業的用人標準，甚至無法勝任自己所在的工作崗位，對于企業檔案資源沒有掌握，極易造成檔案資源信息錯漏、損壞等失誤；二是很多企業的檔案資源管理工作部門中，老員工所占比重較大，新員工十分稀缺甚至沒有，而老員工受傳統檔案資源觀念的影響比較深，對待檔案資源的開發及利用工作缺乏積極主動的態度，因此，抑制了檔案資源開發與利用的工作進程。

4.企業檔案資源的開發工作欠缺整體思考

在現代化的企業檔案資源管理工作中，檔案資源信息有著全面、系統的特征。我國企業目前的檔案資源開發及利用工作欠缺對于整體性的把握，在檔案資源開發模式及手段、檔案資源服務、檔案資源宣傳、培養檔案資源開發的專業性人才等方面，并沒有做到統籌全局，分層管理，檔案資源的開發及利用工作具有較強的無序性。

5.企業檔案資源的信息化水平有待提高

首先，企業檔案資源信息化管理技術跟不上企業發展進步的速度，其中的原因有很多，最主要的原因有檔案資源開發沒有先進軟件及硬件作為支撐、檔案資源信息難以向數字化方向轉化、檔案資源開發及利用工作的宣傳技術手段不夠成熟，以上這些原因都暴露了在企業檔案資源開發及利用工作中對于信息技術手段的應用還有待提升，導致企業的檔案資源開發與利用工作做不到充分的信息挖掘。

二、企業加強檔案資源開發及利用的有效對策

1.轉變檔案資源的服務意識

一是企業在開展檔案資源的開發及利用工作過程中要形成主動服務意識。企業要實現最大化檔案資源開發及利用，就要轉變檔案資源的服務意識，變被動為主動。經濟發展水平不斷提高，使企業檔案資源轉化為信息的依托，并有比較重要的地位。企業檔案資源管理工作人員必須抓住這一機會，充分利用檔案資源信息化，從傳統檔案資源管理模式中突破出來，積極轉變現在的工作方式，踴躍參加企業各項經營活動。通過主動服務工作，最大限度地開發及利用企業檔案資源，進而提升檔案資源的價值與使用程度。

二是企業檔案資源開發及利用工作要具備超前服務意識。企業在開發與利用檔案資源進程中，要真正做好超前服務工作是比較困難的，需要檔案管理工作人員在確保專業能力與工作素養的同時，還要有適時地預測能力與分析能力，必須足夠了解所在企業的實際發展情況，還要及時掌握國際經濟發展的動態變化，正確的服務態度與服務意識更是必不可少的要素。除此之外，檔案管理人員也要積極履行企業領導的工作決策與要求，明確檔案資源使用者對檔案信息的實際需求，以便為他們及時準確地查找檔案資源信息。

三是企業檔案資源開發及利用工作還要具備優質服務意識。對于企業來說，檔案資源開發利用工作進行的好壞，將直接關系企業自身的正常運轉。提高檔案資源服務質量與服務水平的關鍵是人員能力。因此，企業應積極引導檔案資源管理工作人員轉變以往的觀念，創造性地進行檔案資源開發及利用工作，增強對于工作的責任心，在實際檔案資源開發工作中，打造細心真誠的服務態度，以嶄新的服務觀念與態度幫助企業做好檔案資源開發利用的服務工作。

2.健全檔案資源開發及利用的形式

一方面，檔案資源管理部門要加強檔案宣傳工作，保證檔案資源開發及利用工作在企業內部全面普及，促使全體工作人員了解檔案資源的重要意義。可以采用設置企業宣傳欄、開展講座與報告會議等形式，加深員工對于檔案資源價值的認識，引起員工對于檔案資源的關注。通過合理宣傳工作，提高檔案管理工作人員專業能力，增強各部門人員檔案意識，從而使檔案資源可以更好地為企業發展提供服務。

另一方面，依據新時代發展變化，企業檔案資源管理工作要注重對信息技術的應用。檔案資源管理部門要借助先進的大數據技術手段，設立檔案資源電子查閱室，為檔案資源使用者提供便捷、快速的資源查閱平臺。還要注意，檔案資源的開發及利用工作要充分發揮網絡技術優勢，進一步加強檔案資源的開發及利用工作，將企業檔案資源信息系統與自動一體化服務工作相融合，給企業的經營水平與發展帶來更好的保障。

3.建立多元化的檔案資源收集平臺

過去的檔案資源管理工作，檔案使用者要想獲取并使用資源信息，運用最多的方式就是紙質檔案，檔案資源信息收集來源非常有限。快速發展的信息技術水平，豐富了企業獲取信息的手段以及方式，檔案資源管理部門的管理人員應當以檔案資源使用者的實際需求作為出發點，建立多元化信息收集平臺，真正意義上實現數字化檔案，從而能夠有效化解現階段企業檔案資源內容不集中、形式不多樣的問題。

4.進一步優化檔案資源開發及利用的方式

企業檔案資源管理人員的工作內容必須面向檔案資源的使用者，積極挖掘檔案資源信息，為他們及時分享可公開的檔案資源信息，大力支持企業各部門的工作進展。依托網絡技術背景、信息網站等平臺，對檔案資源信息及時、精準共享，增加檔案使用者對檔案資源的利用率。之后，檔案資源管理人員還要注意跟進使用者利用檔案資源的近況，并做好統計工作，方便之后根據使用變化來實時調整并優化檔案資源開發利用方式。

5.增加現代化信息技術的廣泛應用

隨著互聯網技術、云計算、大數據等新興技術的不斷發展，企業檔案資源管理工作應做出變革。通過對現代化信息技術的廣泛應用，將傳統紙質版文件向電子文件、圖片、視頻、音頻等形式轉變，增強檔案信息查閱的便捷性。對此，企業可以從以下的幾個方面入手：

第一，加大計算機技術的應用力度，依據企業整體情況創設檔案自動化管理平臺，利用現代化加快信息存儲和傳輸，提高檔案信息資源循環使用率。

第二，憑借智能化設備加深對資源的開發和利用，構建檔案管理軟件或者管理系統，優化檔案檢索、審批、查閱、整理、歸納、歸檔等職能，提升工作人員的調檔速度和效率。

第三，創設檔案資源開發及利用反饋機制。針對企業當前資源利用率較低的情況，企業需不斷完善檔案資源的開發、利用的監督和控制工作。

首先，認真統計日常工作中各部門員工對企業檔案利用的情況和頻率，還要做好檔案資料的借閱和歸還登記，從根源上防止企業檔案資源流失和泄露，尤其是機密文件的安全，更加需要管理人員實時管控。其次，檔案管理人員還需要積極借鑒與參考先進管理模式和經驗，綜合考慮檔案資源使用過程中的紕漏和問題，然后采取多樣化解決措施予以改進，促使檔案管理資源能夠為企業發展起到一定推動作用。

6.完善檔案資源服務職能

為進一步加強檔案資源開發及利用，企業需要正確認識檔案管理工作的重要作用，不斷完善檔案資源服務職能，加強相關基礎設施建設和現代化管理水平。根據企業內部的實際情況，創新與改進檔案檢索工具和方式，并構建現代化檔案資源信息服務平臺，最大限度地提升檔案資源的共享與傳輸。

三、加強企業檔案資源開發及利用的重要意義

1.促進企業產業轉型和升級

面對日新月異的市場經濟環境，企業需要不斷加強對檔案資源的開發和挖掘，深入分析不同時期市場需求的發展趨勢和走向，制定科學、可行的戰略部署和工作規劃，以提高企業效益為目標，有針對性地改進與創新檔案管理模式與方法，以便能夠為企業領導提供有效的決策依據，加速企業內部資金流轉和資金運作，保證各項工作有序開展。若是發現運營模式存在滯后性，應根據檔案資源立即研究出現問題的原因，靈活進行產業結構變革或升級，切實保障企業可持續發展，從而為企業在激烈的市場競爭中占據一席之地。

2.提升企業文化軟實力水平

新時期，企業加強對內部檔案資源深度開發和利用，可以在反映企業經營、發展、成長的同時，提高企業文化軟實力水平。檔案資源作為一個企業活動和企業資產的重要憑證，是文化軟實力和經營狀態的重要載體。其能夠有效幫助管理人員正確分析近年來企業發展的整體勢態和客觀規律，在與其他企業或者行業對比之后，進一步提高決策的可行性和預見性。通過深入開發與利用檔案資源，一方面，能夠為企業帶來更好的經濟收益和社會效益，促進各項實力全面提升；另一方面，可以強化企業使命和責任，為國民經濟長久發展注入源源不斷的生命力。

3.提高企業的經濟效益

一般情況下，企業檔案管理部門掌握著內部各個層面的數據和信息，對企業的生產、運營和發展有著極其重要的意義。首先，檔案管理信息資源能夠正確反映企業生產、運營的主觀因素和客觀因素，對企業轉型、技術改進和制度創新起到一定的指導作用。而隨著市場經濟和科學技術的不斷滲透，有些管理機制已出現較為明顯的弊端和問題，甚至會制約企業發展與進步。對此，企業必須做好各部門信息跟蹤工作，不斷開發與挖掘內部深層次的檔案資源，提高檔案信息的完整性和全面性，從而精準洞悉新時期企業的發展方向，合理拓展發展范圍和發展渠道，確保企業經濟效益能夠實現最大化發展。

4.促進檔案資源信息共享

企業不斷加強對檔案資源開發和利用，可以促進信息資源的高效共享和實時更新。基于大數據的時代背景，企業想要保持在市場環境中的不敗之地，需保持較快的資金流和信息流，加快檔案資源信息化管理的建設進程，切實保證企業發展能夠與社會經濟水平步調一致。另外，檔案數據資源持續開發，有利于拓展檔案信息管理系統的存儲量，豐富企業運行中的各項信息類型，確保企業能夠結合市場經濟勢態，不斷完善內部管理制度和管理結構，持續提升自身管理水平。

四、結語

總而言之，加強企業檔案資源開發及利用工作能夠推動企業更好地進步與發展。企業發展的變革使得自身檔案資源管理工作暴露出很多問題，面對這樣的形勢，檔案資源管理部門要擺正態度，正視問題，在對檔案資源工作有一個全新了解的基礎上，積極探索并創新檔案資源開發及利用的有效對策，提升檔案資源開發利用的工作水平與工作質量，深入挖掘并有效發揮檔案資源內在價值，確保檔案資源開發利用工作能夠順利進行，促進企業穩健長足發展。

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（作者單位：陜煤集團神南產業發展有限公司）

作者簡介：高瑞琴（1989—），女，漢族，陜西神木人，本科，館員，研究方向：檔案資源開發及利用。