大數(shù)據(jù)視閾下檔案工作研究

摘 要：隨著經(jīng)濟、政治、文化的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進步和普及，大數(shù)據(jù)時代對于檔案工作產(chǎn)生了一定影響，本文歸納總結(jié)了當(dāng)前檔案工作的基本現(xiàn)狀和大數(shù)據(jù)時代對檔案工作的影響，并指出了未來檔案工作的開展路徑。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案；檔案工作

隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展與人類文明的演進，人們的生活水平逐漸提高，思想文化素質(zhì)也在不斷提高，人們不僅追求物質(zhì)生活的完善，也會傾向于思想文化領(lǐng)域的追求及精神文明層面的提高。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進步與革新給社會帶來了很多的新名詞，如“云計算”“大數(shù)據(jù)”等。檔案工作在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的時代也發(fā)生了很大變化，受到了新技術(shù)和新手段的影響，本篇文章將通過對當(dāng)前檔案工作的基本現(xiàn)狀、大數(shù)據(jù)時代對檔案工作的影響以及發(fā)展建議等方面展開研究。

一、概述

1.相關(guān)研究綜述

筆者以“大數(shù)據(jù)”并列“檔案”作為關(guān)鍵詞在“中國期刊全文數(shù)據(jù)庫”以“篇名”作為檢索項進行高級檢索（檢索時間：2022年5月28日），共檢索出3225篇相關(guān)的中文文獻。從檢索出的學(xué)術(shù)文獻發(fā)表時間來看，我國專門針對“大數(shù)據(jù)”與“檔案”的文獻最早發(fā)表于2012年，主要探討了大數(shù)據(jù)背景下檔案的利用服務(wù)，這對于2012年來說是一個非常新穎并且非常具有前瞻性的課題。我國關(guān)于“大數(shù)據(jù)”與“檔案”方面的研究從2013開始逐年增長，呈現(xiàn)出迅猛的發(fā)展態(tài)勢，并在近三年屢創(chuàng)高峰。筆者認(rèn)為，科研者對于該領(lǐng)域的研究在未來很長一段時間內(nèi)會持續(xù)充滿熱情，未來該領(lǐng)域也會有很好的發(fā)展前景，值得學(xué)者們的持續(xù)關(guān)注和研究。

2. 大數(shù)據(jù)的概念與特點

大數(shù)據(jù)是一種非具體性的概念，目前，公眾對于大數(shù)據(jù)達成共識的概念是：大數(shù)據(jù)是指無法在可承受的時間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合。而大數(shù)據(jù)環(huán)境就是指現(xiàn)在處于互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的廣泛應(yīng)用之中。第一，大數(shù)據(jù)具有Volume，即海量。大數(shù)據(jù)具有海量的數(shù)據(jù)，并且它的數(shù)據(jù)庫基本是以GB、TB、PB為基礎(chǔ)單位，不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫以MB為基礎(chǔ)單位；第二，大數(shù)據(jù)具有Variety，即種類繁多。大數(shù)據(jù)可以為我們提供各種各樣的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)來源、類型復(fù)雜，主要包括結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、未加工的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)；第三，大數(shù)據(jù)還具有Velocity，即速度快。大數(shù)據(jù)所處理的是十分龐雜的海量數(shù)據(jù)，要為客戶提供準(zhǔn)確及時的信息服務(wù)就要求大數(shù)據(jù)具有非常強大的數(shù)據(jù)處理能力，并且大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)流動速度也是非常快的；第四，大數(shù)據(jù)還具有Value，即價值性。眾所周知，信息是21世紀(jì)最為珍貴的財富，但也不完全都是有用的信息，在海量數(shù)據(jù)中有用信息比率極低，更多信息都是冗長重復(fù)的，那么對于大數(shù)據(jù)而言，想要從中找到有用的信息十分困難，數(shù)據(jù)分析也有一定難度，所以它的價值密度很低。

二、當(dāng)前我國檔案工作的基本現(xiàn)狀

1.檔案信息的安全性較低

在大數(shù)據(jù)時代，必須要關(guān)注信息安全問題。隨著辦公自動化普及，大量電子文件應(yīng)運而生，很多紙質(zhì)檔案在進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，很多數(shù)字檔案館也在建設(shè)中，這就與傳統(tǒng)檔案有著很大差異，需要更多考慮處于大數(shù)據(jù)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息安全問題。目前，我國檔案信息安全性保障存在著一定的困難。以人事檔案為例，我國關(guān)于人事檔案安全的法律法規(guī)還處于不太完善階段，只出臺了《電子文件管理暫行辦法》《保密法》等法律法規(guī)來對人事檔案進行保護，還沒有一部專門針對該方面的立法，特別是有關(guān)處于大數(shù)據(jù)環(huán)境下人事檔案安全的立法，并且，現(xiàn)有法律法規(guī)中的保護范圍比較有限，重視程度也比較有限，更加注重事后處罰，而非事前預(yù)防，法律效力較低。

2.檔案人才缺失

目前，我國檔案工作人員學(xué)歷、業(yè)務(wù)水平在發(fā)達地區(qū)、欠發(fā)達地區(qū)、事業(yè)單位、國有大型企業(yè)和小型企業(yè)之間差距越來越大，如果不加以重視，這種差距的擴大只會愈演愈烈。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的發(fā)展，檔案類型已經(jīng)不局限于傳統(tǒng)類型的紙質(zhì)檔案，更多傾向于數(shù)據(jù)類型的檔案。因此，檔案工作人員不能只采取傳統(tǒng)的檔案管理工作辦法來管理新類型檔案，需要檔案工作人員系統(tǒng)性地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識和具備現(xiàn)代信息技術(shù)知識。

3.檔案服務(wù)方式單一

目前，我國提供的檔案服務(wù)類型比較單一，更多是“被動”服務(wù)。我國提供檔案服務(wù)方式主要是線下進行，僅有少數(shù)是可以線上進行，也不是十分完善，并且，檔案館編研的作品受眾面較小，沒有考慮廣大讀者的閱讀興趣、閱讀習(xí)慣和需求。有些檔案館開設(shè)了微信公眾號、微博等社交媒體與利用者進行交流，分享檔案故事，普及檔案法律知識，起到了一定的宣傳作用。在發(fā)達國家，檔案館會作為休閑場所，但目前我國檔案館還達不達“休閑”的程度，檔案工作人員服務(wù)意識稍顯薄弱。

三、大數(shù)據(jù)時代對檔案工作的影響

1.加快檔案數(shù)字化進程

大數(shù)據(jù)時代可以加快檔案數(shù)字化進程。很多單位、部門在對電子文件進行歸檔的同時也在積極對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，但一些欠發(fā)達地區(qū)的檔案數(shù)字化程度偏低，并且在思想上對檔案數(shù)字化重視程度不夠，沒有投入更多資金、設(shè)備和人才用于支持檔案數(shù)字化，從而給檔案開發(fā)與利用造成了一定困難。但在大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等新技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用，為檔案數(shù)字化提供了便利，數(shù)字化成本也要比傳統(tǒng)的技術(shù)和設(shè)備低，同時便于保存和開發(fā)。

2.提高檔案管理效率

大數(shù)據(jù)時代可以提高檔案管理效率。由于檔案的分布范圍非常廣泛，隨著技術(shù)的發(fā)展，檔案類型也變得越來越多種多樣，如視頻、音頻、圖片、科技圖紙、定位信息等。在大數(shù)據(jù)時代，可以輕松對這些檔案進行收集、保管、查找、開發(fā)、利用等。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以按照利用者的需求對海量檔案數(shù)據(jù)進行精準(zhǔn)處理，處理的時間、速度和精準(zhǔn)程度是人工所不及的。各地區(qū)、各行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有所不同，歸檔標(biāo)準(zhǔn)也隨著時代而更新，這些都會導(dǎo)致檔案管理效率不低。但在大數(shù)據(jù)時代，新技術(shù)可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對設(shè)定的歸檔范圍實行自動歸檔，自動檢測現(xiàn)有保存的檔案數(shù)據(jù)庫中有無重復(fù)檔案，或者根據(jù)歸檔范圍有無遺漏的未歸檔文件。還可以便于利用者進行遠程訪問和在線查檔，既節(jié)省了利用者時間也有利于對紙質(zhì)檔案的保護，并且可以將檔案信息資源進行充分的數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等，但在現(xiàn)實生活中，這類技術(shù)和軟件的普及率不高，掌握這種技術(shù)知識的檔案工作人員也非常少，從而影響了檔案信息資源的利用。在現(xiàn)在生活中各單位機構(gòu)往往更加重視對檔案信息資源的收集工作，而忽視其開發(fā)利用工作，從而導(dǎo)致利用率不高的現(xiàn)象產(chǎn)生。

3.轉(zhuǎn)變檔案工作思維方式

在傳統(tǒng)的檔案工作思維方式中大多是以“管”為主，以館藏檔案的數(shù)量作為檔案館或者檔案部門業(yè)績的評判標(biāo)準(zhǔn)，但檔案工作不僅是對檔案保存，還要對檔案價值進行挖掘，對檔案開發(fā)、編研，舉辦相關(guān)檔案展覽、檔案主題活動、檔案知識法律競賽，還要積極響應(yīng)檔案利用者的利用需求等。在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作者要充分把握信息技術(shù)發(fā)展時機，充分學(xué)習(xí)和利用信息新技術(shù)，主動跟上時代發(fā)展的步伐，加快轉(zhuǎn)變檔案工作思維方式，將提供利用服務(wù)的方式從被動轉(zhuǎn)向主動，從“實體檔案”工作思維方式轉(zhuǎn)變?yōu)椤熬€上檔案”工作思維方式，只有學(xué)習(xí)新技術(shù)和新知識才能更好地為人民服務(wù)，從而增加檔案利用渠道，提高檔案利用率。

四、大數(shù)據(jù)視閾下檔案工作的建議

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

一是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的時代，要善于利用新技術(shù)和新手段，轉(zhuǎn)變思維，將傳統(tǒng)的“被動服務(wù)”模式轉(zhuǎn)變?yōu)椤爸鲃臃?wù)”模式，主動發(fā)布或編研一些符合利用者需求的成果作品，吸引潛在的檔案利用者。二是將大數(shù)據(jù)、云計算等新技術(shù)熟練運用到檔案服務(wù)中，利用新技術(shù)深入挖掘檔案價值，將傳統(tǒng)的提供檔案本體的利用方式轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上查檔和為利用提供對應(yīng)的知識，而不是檔案本體，并且按照現(xiàn)在的發(fā)展趨勢來看，數(shù)據(jù)型檔案會更多；三是善于使用微信公眾號、微博等新媒體與檔案利用者交流，發(fā)布符合檔案利用者閱讀習(xí)慣的碎片式文字；四是為檔案利用者提供個性化、智能化的服務(wù)模式，利用數(shù)據(jù)采集技術(shù)收集利用者的瀏覽、閱讀興趣等，為其推薦合適的檔案知識信息；五是有些檔案館可以開展特色服務(wù)，如有的檔案館占據(jù)地理優(yōu)勢，具有紅色抗戰(zhàn)文化色彩、江南水鄉(xiāng)文化色彩、少數(shù)民族文化色彩等，這些都可以成為檔案館開展特色服務(wù)的因素，能夠成為檔案館的標(biāo)志，提高檔案館的知名度，打造獨特的品牌。

2.加大對檔案的利用

管理檔案的最終目的就是利用。紙質(zhì)檔案會隨著時間推移而老化，不達標(biāo)的庫房溫濕度也會加快老化速度，調(diào)檔查閱次數(shù)越多，紙質(zhì)檔案老化速度就會越快，并且，在調(diào)檔查閱過程中可能導(dǎo)致紙質(zhì)檔案污損和丟失，但又不能因此而不進行正常的調(diào)檔查閱和開發(fā)利用。有些紙質(zhì)檔案距今已經(jīng)年代久遠，難免會有破損，要定期對其進行檢查、修復(fù)，以保證檔案完好。同時，檔案庫房也要注意防蟲防蛀、防潮、防火等，盡量將可能對檔案造成破壞又可通過人為干預(yù)避免的因素降到最低。綜上所述，要加快開展檔案數(shù)字化進程，這樣有利于保護紙質(zhì)檔案，有利于對其進行更好地開發(fā)利用，有利于更加方便地在大數(shù)據(jù)環(huán)境下深度開發(fā)和利用檔案信息，如在合法合規(guī)的條件下對檔案信息進行采集整理，可以最大限度地分析和預(yù)判，為國家和本單位決策和人員的優(yōu)化配置提供建議。檔案館要對館藏檔案中符合國家規(guī)定、可對社會公眾開放的檔案進行深層次開發(fā)，可以與博物館、紀(jì)念館、抗聯(lián)遺址、圖書館和高校等進行跨界聯(lián)動，展開深層互動，雙方甚至多方可以就檔案的開發(fā)問題成立專項組，所謂術(shù)業(yè)有專攻，這樣做可以彌補檔案館專業(yè)優(yōu)秀人才不足的劣勢，也可以形成資源整合和交流，充分實現(xiàn)檔案價值，發(fā)揮人才資源優(yōu)勢。還可以對檔案開發(fā)運用新技術(shù)，利用新媒體平臺進行宣傳傳播。現(xiàn)在，人們的生活節(jié)奏很快，空閑時刻的碎片化閱讀方式已經(jīng)逐步取代了傳統(tǒng)的書本閱讀方式。

因此，檔案館要跟隨人們新興的閱讀方式，建立檔案館的公眾號、微博等新媒體賬號、開發(fā)App和微信小程序等，并設(shè)立專題檔案模塊專區(qū)，使人們可以便捷地了解相關(guān)檔案。檔案館還可以舉行紀(jì)念活動，舉辦展覽，制作文創(chuàng)產(chǎn)品，如相關(guān)的書簽、文具、模型等，還可以利用VR（虛擬現(xiàn)實）技術(shù)還原檔案記錄中的真實場景。

3.完善保護檔案信息安全的法律法規(guī)

首先，要遵循現(xiàn)有法律來保護檔案信息的安全，并不斷完善和制定專門針對檔案信息安全的法律，并且必須要明確執(zhí)法部門的工作范圍和原則，對其職責(zé)和義務(wù)必須要有明確了解，與時俱進。其次，要從思想上引起高度的重視，出臺法律法規(guī)后一定要確切落實。法律部門也要注重將事后懲罰和提前預(yù)防并重，提高懲罰力度，并加大宣傳，把安全隱患防范在源頭、消除在萌芽狀態(tài)。檔案管理部門必須明確其工作范圍和工作原則，嚴(yán)格根據(jù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)來進行管理，并對其職責(zé)和義務(wù)必須要有明確了解，與時俱進，完善相關(guān)制度，更好地推動檔案管理發(fā)展，推動檔案信息互通化和標(biāo)準(zhǔn)化，提高檔案管理科學(xué)性和統(tǒng)籌性，更好地提供服務(wù)并確保檔案信息的安全。

因此，要求檔案管理部門加強對管理技術(shù)和工作職責(zé)的組織學(xué)習(xí)。作為一名合格的檔案管理人員應(yīng)該時刻提醒自己，不應(yīng)該因為個人利益而違反法律法規(guī)、社會行為規(guī)范和檔案職業(yè)道德，要做好分內(nèi)工作，為努力保護公民的信息安全、營造安全的檔案管理氛圍和保護公民的基本權(quán)益作出貢獻。

4.對檔案信息采取先進安全技術(shù)

檔案信息保存時要對網(wǎng)絡(luò)安全引起足夠重視，并采取先進的計算機安全技術(shù)，提升網(wǎng)絡(luò)安全性能，增強網(wǎng)絡(luò)安全。要采取加密管理軟件進行加密和管理，綜合采用各種先進的保密技術(shù)，對電子檔案進行多層加密處理，可以采用人臉識別和指紋識別。對檔案管理網(wǎng)站運行的服務(wù)器進行加密設(shè)置，對于查閱利用等情況必須兩個及以上管理者的授權(quán)并且通過預(yù)設(shè)密碼方可查詢利用，禁止未獲授權(quán)的機器或個人查閱檔案信息。還可以采用平臺操作日志，實時記錄使用者、查詢的內(nèi)容以及時間，為未來可能發(fā)生的泄露事件提供可查考依據(jù)。

五、結(jié)語

綜上所述，目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)走進了人們生活的方方面面，將在人類社會和歷史中扮演著重要角色。檔案工作要順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展潮流，及時更新知識儲備，對管理辦法、服務(wù)方式和設(shè)備等進行不斷更新，對該方面的研究還要繼續(xù)深入下去，從而提高檔案管理效率和利用率。

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（作者單位：黑龍江大學(xué)）

作者簡介：李思思（1998—），女，漢族，黑龍江哈爾濱人，研究生在讀，研究方向：檔案學(xué)理論與實踐。