“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下電子發(fā)票在高校財務管理中的應用研究

陳燕婷

（遵義醫(yī)科大學，貴州 遵義 563000）

0 引言

電子發(fā)票是互聯(lián)網(wǎng)技術和稅務相結合的產(chǎn)物，對我國稅收工作有著非常深遠的影響，也是對新時期財務管理工作人員提出的新要求，其具有廣闊的應用和發(fā)展空間。高校在日常運營過程中往往會產(chǎn)生多種形式和類型的交易，需要開具和報銷大量發(fā)票，但發(fā)票開具與接受群體較為復雜，這就極大程度上加大了財務管理工作的難度，在具體工作開展過程中可能存在多重矛盾。為改變這一現(xiàn)狀，高校需要充分認識到電子發(fā)票對財務管理的影響，有效利用電子發(fā)票的優(yōu)勢來提高財務管理的質(zhì)量與效率。

1 電子發(fā)票的應用優(yōu)勢

一是使用與保存更為方便，能滿足消費者的便捷化需求，利于保護消費者權益。電子發(fā)票的應用讓受票企業(yè)和個人能夠隨時打印發(fā)票，在打印設備、紙張、次數(shù)等方面無限制，同時在交易過程中可以隨時查驗電子發(fā)票的真?zhèn)危乐钩霈F(xiàn)收到假發(fā)票的風險。另外，企業(yè)或消費者個人能夠隨時登錄相關服務平臺對加蓋電子簽章的發(fā)票信息進行核對、下載、打印，不用擔心因發(fā)票丟失而影響維權或報銷。

二是有利于強化稅務監(jiān)管工作。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，電子發(fā)票的開票信息可以較為迅速地上傳到稅務部門，稅務部門可以隨時隨地查詢電子發(fā)票中涉及的信息，在此基礎上，對這些信息數(shù)據(jù)的真實性、合理性進行分析，從而更加規(guī)范地監(jiān)管納稅主體，有效減少假發(fā)票、數(shù)據(jù)失真、虛開發(fā)票等問題。對受票企業(yè)而言，電子發(fā)票的應用能夠進一步增強企業(yè)開具發(fā)票的規(guī)范性，有效減少企業(yè)數(shù)據(jù)謊報、發(fā)票倒賣等情況。可以說，電子發(fā)票的推廣應用為稅務部門工作開展創(chuàng)造了良好的環(huán)境，有助于規(guī)范稅收征收流程、強化稅務監(jiān)管工作、保護國家財產(chǎn)安全。

三是有利于提高會計工作效率。電子發(fā)票的應用能夠在很大程度上簡化交易環(huán)節(jié)，并減少財務人員的工作量，其不用往返稅務部門領取發(fā)票，不會因開票設備故障或打印設備故障耽誤時間，大大簡化了財務工作的流程，提高了財務會計工作效率，也為企事業(yè)單位財務管理優(yōu)化提供了新的思路，讓財務管理工作重心從財務會計轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾頃嫛?/p>

四是有利于降低納稅人的成本。電子發(fā)票的推廣應用可以實現(xiàn)財務流程自動化，在很大程度上降低了紙質(zhì)印刷環(huán)節(jié)的成本，節(jié)省了不必要的開支，有利于降低納稅人的成本，還響應了國家節(jié)能減排、綠色環(huán)保的號召，有助于推動我國資源節(jié)約型社會的建設。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務管理中電子發(fā)票應用存在的問題

2.1 缺乏完善的財務會計規(guī)章制度

在我國高校財務管理工作中，會計資料與憑據(jù)的開具、保管等依然以紙質(zhì)形式為主，與新時代推行的財務會計制度脫節(jié)，電子發(fā)票的使用時間比較短。目前，高校實施的財務會計規(guī)章制度依然以傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票開具、保存、報銷等內(nèi)容為主，不夠完善健全，而電子發(fā)票不同于紙質(zhì)發(fā)票，通常是以電子信息的形式對高校運轉(zhuǎn)中產(chǎn)生的各項經(jīng)濟信息進行記錄，但當前高校難以很好地應用電子發(fā)票。此外，很多高校在開展電子發(fā)票管理工作時，往往是先將電子發(fā)票打印成紙質(zhì)發(fā)票才允許報銷，致使電子發(fā)票的優(yōu)勢得不到發(fā)揮。由此可見，當前我國高校財務會計規(guī)章制度普遍不包含電子發(fā)票管理制度，亟須探索一套包含電子發(fā)票報銷、歸檔、保存等內(nèi)容的財務會計規(guī)章制度，從而充分發(fā)揮電子發(fā)票無紙化與簡便化的優(yōu)勢，提高高校財務管理工作效率。

2.2 缺少配套的財務管理系統(tǒng)

針對發(fā)票的開具、核查、報銷等流程，很多高校存在流程煩瑣的問題，即需要經(jīng)過多個部門的簽字蓋章，要求報銷人員提供紙質(zhì)報銷憑證，財務人員才會對發(fā)票進行報銷。整個發(fā)票報銷流程需要耗費大量的時間和精力。而應用電子發(fā)票，只需登錄財務信息平臺，就可完成發(fā)票的申報和簽字等流程，相關人員無須再往返于多個部門。但是，就當前我國高校對電子發(fā)票的應用情況來看，很多高校并沒有建立一套完善、高效的財務管理系統(tǒng)，財務管理信息化水平較低，依然將電子發(fā)票打印成紙質(zhì)發(fā)票進行報銷并存檔，這就大大降低了財務管理的效率，不僅沒有發(fā)揮出電子發(fā)票簡單便捷的優(yōu)勢，電子發(fā)票可反復打印的優(yōu)點反而增加了重復報賬的風險。此外，部分高校缺少配套的財務管理系統(tǒng)，發(fā)票信息查詢困難，因為發(fā)票信息并未完整收錄到財務系統(tǒng)中，報銷完成后，報賬人員想要再次查詢發(fā)票代碼、銷售方信息較為困難，往往只能通過金額、報銷內(nèi)容、經(jīng)辦人信息進行模糊查詢。鑒于此，為能夠有效提高財務管理的質(zhì)量和效率，高校必須充分利用先進的信息化技術，構建一套完善、高效的財務管理系統(tǒng)，盡快實現(xiàn)財務信息化管理。

2.3 財務會計人員的綜合素質(zhì)有待提升

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，要想確保電子發(fā)票在高校財務管理中的作用和優(yōu)勢得到有效發(fā)揮，高校財務人員既要具備扎實的專業(yè)知識和過硬的業(yè)務能力，還需具備良好的信息化管理能力。然而，高校現(xiàn)有的財務會計人員一般不具備信息化管理能力，綜合素質(zhì)有待提升。當前，高校財務管理工作中大多采用紙質(zhì)發(fā)票進行報銷和管理，并以物理手段對發(fā)票數(shù)據(jù)的真?zhèn)芜M行辨別。然而，隨著電子發(fā)票的普及，其對發(fā)票數(shù)據(jù)真實性等方面的鑒別提出了更高的要求，主要原因在于以下方面。①電子發(fā)票網(wǎng)上查驗真?zhèn)未嬖谝欢ǖ碾y度，增加了財務人員工作量，若電子發(fā)票沒有經(jīng)過查驗，很可能會被偽造或篡改，從而大大降低發(fā)票的真實性，不利于后續(xù)會計核算工作的開展；②沒有對電子發(fā)票特別是小額發(fā)票進行查驗，會嚴重影響后期賬務核對工作的順利開展。為避免這一問題發(fā)生，高校財務人員就要提高自身的信息化管理能力，對電子發(fā)票的真?zhèn)芜M行及時、準確的鑒別，防止虛假金額入賬、重復或多次報銷等問題發(fā)生。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下高校財務管理中電子發(fā)票的有效應用策略

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校在財務管理中應充分認識到電子發(fā)票的應用優(yōu)勢和存在的問題，然后采取科學有效的應用策略，如加強財務信息化管理系統(tǒng)的搭建、加強安全風險防范、加大財務會計人才隊伍建設力度等，從而提升高校財務管理效率和質(zhì)量。

3.1 搭建配套的財務信息化管理系統(tǒng)

第一，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校財務管理工作中，高校必須結合電子發(fā)票的特征，積極健全相關配套設施和制度，搭建完善、統(tǒng)一的網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，從而確保電子發(fā)票的價值得到有效發(fā)揮。首先，設立專門的網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)管理崗位，由專業(yè)技術人員負責網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)的維護與管理工作，確保系統(tǒng)正常運行。其次，高校需要制定科學可行的網(wǎng)絡報銷制度，落實電子發(fā)票實名制度，要求報賬人員進入國家稅務部門官方網(wǎng)站或財務網(wǎng)上預約平臺，對電子發(fā)票的真?zhèn)芜M行查驗認證，然后選擇發(fā)票進行預約報銷，待頁面顯示為“已認證”狀態(tài)后，即可憑預約報銷單或打印的電子發(fā)票進行報銷。最后，為讓全校師生盡快熟悉網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，高校財務部門可以通過校園官網(wǎng)、工作群、微信公眾號、宣講會等渠道，向廣大師生宣傳電子發(fā)票的相關概念、法律效力、開具注意事項、報銷流程與規(guī)范等，從而提高發(fā)票報銷的效率。

第二，建立報銷信息自動采集與真?zhèn)魏蓑炏到y(tǒng)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，高校應重視對電子發(fā)票網(wǎng)上報銷系統(tǒng)的應用，鼓勵全體師生使用移動終端。在公務消費過程中使用移動終端，按照相關規(guī)范要求對電子發(fā)票進行申請，系統(tǒng)中就會迅速生成包含支付記錄、消費內(nèi)容的電子發(fā)票，再以加密的形式將電子發(fā)票上傳到電子網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)，從而完成發(fā)票的申請報銷。其中，針對電子發(fā)票的認證，財務人員需要登錄國家稅務總局發(fā)票查驗網(wǎng)站，獲取發(fā)票代碼、發(fā)票金額、開票日期等信息，以驗證發(fā)票真?zhèn)巍ｈb于此，高校需要建立報銷信息自動采集與真?zhèn)魏蓑炏到y(tǒng)，以減少財務人員工作量，提高發(fā)票報銷效率。與此同時，報銷信息自動采集與真?zhèn)魏蓑炏到y(tǒng)可通過電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫來對發(fā)票是否存在使用記錄、是否是第一次報銷進行檢測，進而有效保證電子發(fā)票報銷的唯一性和真實性。還可以基于已采集的信息對電子發(fā)票進行快速檢索，追蹤付款進度，實現(xiàn)信息一次采集、多次運用，讓信息多跑路、人員少跑路。

以復旦天翼財務系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)中設置了電子發(fā)票模塊，在接收到報銷人提交的相關信息后，其能夠?qū)@些信息數(shù)據(jù)進行自動查驗，及時找出可能存在的問題。若明確有問題，系統(tǒng)會馬上退回電子發(fā)票，而通過審核的發(fā)票就會自動發(fā)送到高校財務人員的手中等待審批。之后，財務人員可進入系統(tǒng)中接收發(fā)票信息，并按照相關標準和要求對電子發(fā)票信息進行人工核對，再進行電子簽名，最終完成審批工作。復旦大學應用這一信息化系統(tǒng)，解決了以往電子發(fā)票多次報銷與報銷手續(xù)煩瑣等問題，有效提高了發(fā)票報銷效率，還大大減少了財務人員的工作量。

3.2 加強安全風險防范

在互聯(lián)網(wǎng)技術應用中，信息安全風險頻繁發(fā)生，若不加以有效防范，將會產(chǎn)生嚴重的后果。為此，在實際的財務管理工作中，高校必須積極建設電子發(fā)票安全防范系統(tǒng)，對現(xiàn)有財務工作流程進行有效改善，極大程度上降低財務風險的發(fā)生概率。此外，高校要想加強電子發(fā)票應用中的安全風險防范，具體需要做好以下幾點：①創(chuàng)建統(tǒng)一的發(fā)票查驗平臺，利用該平臺來防范電子發(fā)票查驗過程中病毒、黑客等對高校財務系統(tǒng)的侵害；②加強對網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)、智能審批系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)的維護，定期對這些系統(tǒng)進行升級，通過信息加密、用戶認證及訪問權限控制等先進技術，確保電子發(fā)票應用過程中的安全性、完整性及真實性；③加強高校財務內(nèi)控管理工作的開展，制定標準化、合理化的電子發(fā)票報銷流程，進一步擴大電子發(fā)票應用覆蓋范圍，以此來有效保證財務管理工作的精準度。同時，需建立嚴格的財務信息傳輸機制，確保電子發(fā)票在傳遞和共享過程中的可靠性與安全性，構建專門的電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫來對各類電子發(fā)票進行有效保管，確保發(fā)票的安全，并做好電子發(fā)票數(shù)據(jù)的備份工作。

3.3 加大財務會計人才隊伍建設力度

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的高校財務管理工作中，高校必須積極組建一支高素質(zhì)的財務會計人才隊伍，以此確保電子發(fā)票在財務管理中的優(yōu)勢和作用得到有效發(fā)揮，切實提高財務管理工作效率與質(zhì)量。高校具體可從以下幾點來加大財務會計人才隊伍建設力度。①加大對財務會計人員的教育培訓力度。高校可通過定期組織全體財務人員參加專業(yè)化、系統(tǒng)化的培訓，使其充分了解我國電子發(fā)票的相關政策方針和規(guī)章制度，具備良好的電子發(fā)票審批、真?zhèn)舞b別能力，并不斷提升計算機網(wǎng)絡技術應用能力，能夠熟練使用電子發(fā)票網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)、智能審批系統(tǒng)等，從而能夠更加高效地完成電子發(fā)票的開具、接收、報銷、入賬等工作。②加強場景模擬培訓。高校可以通過搭建真實的電子發(fā)票應用場景，以便財務人員在具體的場景中運用所掌握的理論知識，從而提升其實際工作能力，讓財務人員具備較強的實踐能力，使電子發(fā)票在財務管理中得到更好的應用。

4 結語

電子發(fā)票作為信息化時代的新事物，其具有使用與保存更為方便、有利于強化稅務監(jiān)管工作、提高會計工作效率、降低納稅人成本等方面的優(yōu)勢。對于高校財務管理工作，高校應與時俱進，積極推廣和應用電子發(fā)票，并結合自身具體狀況加強財務信息化管理系統(tǒng)的建設，加強安全風險防范，加大財務會計人才隊伍建設力度，以此來充分發(fā)揮電子發(fā)票的價值，獲得更加理想的財務管理成效。