中職生檔案管理現(xiàn)狀分析及改進(jìn)

田鈺

摘 要：長期以來，學(xué)生檔案管理一直是學(xué)校管理整體工作的重要內(nèi)容之一，學(xué)生檔案管理對于學(xué)校發(fā)展的重要意義可見一斑，它關(guān)系到將來用人單位的人才選拔、員工錄用，客觀反映出學(xué)生在校的德才情況，為企業(yè)選人、用人提供最基本的事實(shí)依據(jù)。本文從中職學(xué)校學(xué)生檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題入手，逐層深入剖析，提出一系列可資借鑒的良性模式和利好手段，解決了長期以來困擾中職生檔案管理而又懸而未決的瓶頸問題，為中職生檔案管理催生出更為高效的運(yùn)行思路。同時(shí)，一整套的新設(shè)想和新實(shí)踐，進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理專職人員管理意識，大幅完善檔案管理制度，特別是加快了網(wǎng)絡(luò)信息化管理，從而使學(xué)生檔案管理的利用價(jià)值不斷凸顯。

關(guān)鍵詞：中職學(xué)校；學(xué)生檔案；管理；問題；對策

中職學(xué)生檔案不僅真實(shí)反映學(xué)生在校生活、學(xué)習(xí)情況等信息，還記錄了學(xué)生的家庭基本情況、社會(huì)關(guān)系等原始資料，可以說是學(xué)生基本情況的最客觀記載，這些都將成為學(xué)生將來企業(yè)考核、選拔、任用的重要參考。在當(dāng)前就業(yè)壓力不斷增大、社會(huì)競爭日趨激烈的大背景下，中職學(xué)生檔案是畢業(yè)生接受企業(yè)選拔、錄用的重要憑證，是和畢業(yè)證同等重要的資料，在求職中起著獨(dú)一無二、無法替代的作用。

一、中職學(xué)生檔案管理存在的現(xiàn)實(shí)問題

中職學(xué)生檔案管理是指學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)和生活的客觀記錄，其中也包括實(shí)習(xí)頂崗時(shí)的跟蹤調(diào)查，一直到學(xué)生畢業(yè)這一時(shí)間段的信息整理和歸檔，為用人單位提供隨時(shí)查閱、調(diào)閱的管理和專遞工作。從當(dāng)前中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀來看，此項(xiàng)工作并沒有做好、抓實(shí)，存在諸多問題，如相關(guān)人員對檔案管理工作認(rèn)識不到位，重視程度不夠，導(dǎo)致學(xué)生檔案的記錄不全面，甚至還存在不客觀的情況，企業(yè)借閱后不能對畢業(yè)生做出真實(shí)判斷，這直接關(guān)系企業(yè)能否公平公正的選人、用人。目前，從中職學(xué)校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀來看，主要存在以下問題：

1.檔案管理人員不夠重視，管理制度有待健全。學(xué)生檔案是學(xué)校通盤管理的重要一環(huán)，有些學(xué)校管理者過分看中教育教學(xué)檔案工作，對學(xué)生檔案管理的重視程度不夠，加之學(xué)生檔案管理人員缺乏足夠認(rèn)識，在日常學(xué)生檔案管理過程中流于形式，隨意性較嚴(yán)重，平時(shí)也沒有常規(guī)性的專職培訓(xùn)，管理經(jīng)驗(yàn)十分匱乏，有些學(xué)校甚至沒有對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)績考核，必要的監(jiān)督檢查和針對性指導(dǎo)更是談不上，學(xué)生檔案管理十分混亂，加上相關(guān)制度不夠完善，管理體制、運(yùn)行機(jī)制尚在缺失中。

2.學(xué)生檔案專職人員專業(yè)素養(yǎng)不高。由于諸多原因，很多中職學(xué)校并沒有聘請專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理工作嚴(yán)重滯后。還有一些學(xué)校盡管已經(jīng)將學(xué)生檔案管理工作納入了學(xué)校管理體系中，并將其作為一項(xiàng)重要工作推動(dòng)落實(shí)，可由于缺乏高素質(zhì)的檔案管理人員，平時(shí)對檔案管理人員的培訓(xùn)也沒有跟進(jìn)，他們普遍缺乏檔案管理知識，無法對學(xué)生檔案做到科學(xué)記錄、合理歸檔，學(xué)生檔案管理工作無法順應(yīng)學(xué)校發(fā)展形勢，導(dǎo)致學(xué)生檔案管理工作長期在低效中運(yùn)行。

3.對學(xué)生檔案信息的收集和整理不規(guī)范。通過對相關(guān)資料的檔案管理的現(xiàn)實(shí)審視，發(fā)現(xiàn)中職學(xué)校的學(xué)生檔案管理部門一般都是掛靠在學(xué)生處下面，并沒有建立起與其他院系平等的管理部門，一些最為原始的學(xué)生信息一般都是由相應(yīng)的院系來暫時(shí)保管，并逐步完善。由于相應(yīng)院系并非檔案管理專職部門，也沒有專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)生檔案管理在收集過程中不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的情況屢有發(fā)生，出現(xiàn)的錯(cuò)誤也是五花八門。

首先，書寫不統(tǒng)一。各式筆種齊上陣，班主任鑒定“畫風(fēng)”一致，沒有根據(jù)每個(gè)學(xué)生的不同而做出相應(yīng)的客觀描述。其次，有些教師未經(jīng)院系、檔管部門同意，僅僅為了自己教學(xué)方便，擅自將一些重要的學(xué)生信息自行保管，這就為日后檔管部門收集完整的學(xué)生信息造成諸多不便，而且在教師自行保管過程中極易發(fā)生資料丟失或損壞的情況。再次，極少數(shù)學(xué)校為了應(yīng)付上級部門對檔案的審查，往往臨時(shí)抱佛腳，在短時(shí)間內(nèi)集中調(diào)集大量的人力對檔案進(jìn)行臨時(shí)完善，這在很大程度上造成學(xué)生檔案信息失真，不利于學(xué)校的常規(guī)化管理，對優(yōu)良校風(fēng)、學(xué)風(fēng)的形成也造成嚴(yán)重掣肘，直接關(guān)系到學(xué)校的教育教學(xué)，對學(xué)校長期發(fā)展十分不利。

4.沒有充分發(fā)揮學(xué)生檔案的查閱、借閱功能。由于學(xué)生檔案信息的收集不及時(shí)不準(zhǔn)確，也給學(xué)生檔案的查閱和借閱帶來“麻煩”，學(xué)生檔案信息的服務(wù)功能沒有得以發(fā)揮，學(xué)生檔案無人查閱、無法查閱，檔案成了工整放置的廢檔一堆，這就使得教師不能盡快熟悉學(xué)生，對學(xué)生的因材施教也會(huì)大大延誤，錯(cuò)失最佳的教育時(shí)機(jī)。

二、關(guān)于中職學(xué)校學(xué)生檔案管理的建議

以上羅列的問題在許多學(xué)校都很常見，筆者從自身實(shí)際出發(fā)，對學(xué)生檔案管理工作做了大量創(chuàng)新性改良，還算卓有成效，現(xiàn)提出如下建議：

1.提高認(rèn)識。要想從根本上扭轉(zhuǎn)中職學(xué)校學(xué)生檔案管理工作的不利局面，首先要從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理工作人員的思想意識領(lǐng)域做文章，使之切實(shí)認(rèn)識到學(xué)生檔案管理工作的重要性，只有這樣才能真出實(shí)效。首先，中職學(xué)校上下要形成聯(lián)動(dòng)，特別是學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮好“火車頭”作用，對學(xué)校學(xué)生檔案管理工作給予高度關(guān)注，設(shè)置學(xué)校學(xué)生檔案管理專職部門，協(xié)調(diào)好學(xué)校各部門與檔案管理部門的工作聯(lián)系；其次，配備專職專業(yè)的學(xué)生檔案管理人員，并定期對他們進(jìn)行檔案管理專題培訓(xùn)，開設(shè)各類講座，鼓勵(lì)檔管人員參加，并明確獎(jiǎng)懲，提高檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性；再次，要求檔案管理人員每學(xué)期在校內(nèi)搞一次檔案宣傳活動(dòng)，讓廣大師生正確認(rèn)識檔案管理的重要性，這不僅會(huì)理順各個(gè)部門與檔案管理部門之間的工作聯(lián)系，還會(huì)時(shí)刻提醒學(xué)生積極上進(jìn)，有利于學(xué)生的日常管理，促進(jìn)了學(xué)校和諧健康發(fā)展。

2.建章立制，建立規(guī)范的檔案管理體系。學(xué)生檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致化工作，需要有一套完整的操作步驟，每個(gè)環(huán)節(jié)都要與時(shí)代相符，與學(xué)校實(shí)際掛鉤，并與時(shí)俱進(jìn)，不斷調(diào)整管理模式和手段，始終“動(dòng)態(tài)化”管理。如中職學(xué)校可借助網(wǎng)絡(luò)信息資源，將可行的先進(jìn)檔案管理策略大膽引入本校，提高學(xué)校學(xué)生檔案管理的信息化，不斷刷新學(xué)校學(xué)生檔案管理的水平和質(zhì)量。第一，學(xué)生檔案管理人員應(yīng)具備基本的計(jì)算機(jī)操作知識和技能，了解我國信息技術(shù)基礎(chǔ)知識和時(shí)代特點(diǎn)，敏銳發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的不利因素，善于提取有效的管理理念和信息化思維方式，科學(xué)地融入檔案管理中，有力推動(dòng)學(xué)校學(xué)生檔案管理的信息化進(jìn)程。第二，檔案管理人員可以利用自己掌握的計(jì)算機(jī)知識甄別和選擇檔案管理軟件，利用軟件做好檔案分類歸檔，同時(shí)，還要方便學(xué)校各個(gè)科室或教師隨時(shí)方便調(diào)閱學(xué)生檔案信息，提高學(xué)生檔案管理水平，突出學(xué)校學(xué)生檔案管理信息的共享功能。

3.狠抓管理，落實(shí)責(zé)任。中職學(xué)校學(xué)生管理要想做到位，就必須狠抓管理，在健全機(jī)構(gòu)、人員組織、庫房管理方面大做文章。事實(shí)證明，中職學(xué)生檔案管理工作的落實(shí)首先要從管理體制入手，組織好相關(guān)人員根據(jù)學(xué)校實(shí)際需要采取合適的模式和手段，確定專人負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理的各項(xiàng)工作；其次，按照全校學(xué)生人數(shù)，配備相應(yīng)的學(xué)生檔案數(shù)，根據(jù)實(shí)際需要，安排一定數(shù)量的檔案專職人員，集中管理、相互配合，對于少部分需要分散管理的學(xué)生檔案，學(xué)校還要對專職人員進(jìn)行專題培訓(xùn)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，保證學(xué)生檔案歸檔到位，提高學(xué)生檔案管理的整體質(zhì)量。

4.維護(hù)好學(xué)生檔案管理硬件設(shè)備。在學(xué)生檔案管理工作中，檔管人員都需要對各種檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，特別是重點(diǎn)學(xué)生檔案的管理更要慎之又慎。為了確保學(xué)生檔案管理工作高效運(yùn)行，檔案管理人員對檔案室硬件設(shè)備的維護(hù)也是一項(xiàng)重要的工作。首先，定期檢查檔案室硬件設(shè)備的使用情況，及時(shí)進(jìn)行必要的維護(hù)和保養(yǎng)，注意檔案室的通風(fēng)干燥，每天常規(guī)消毒，防止有害氣體或老鼠、蟑螂等害蟲進(jìn)入檔案室損壞檔案資料；其次，每天下班前，學(xué)生檔案管理人員要對所有檔案資料進(jìn)行歸檔核查，確定門窗、電器是否處于正常關(guān)閉狀態(tài)，防止不良人員擅自進(jìn)入檔案室。只有切實(shí)做好學(xué)生檔案管理硬件的維護(hù)，才能確保中職學(xué)生檔案長期完好的保存。

5.強(qiáng)化宣傳，深化意識。學(xué)生檔案管理是關(guān)系學(xué)校人才外輸?shù)囊患笫拢響?yīng)讓廣大師生深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，這就需要檔案管理部門聯(lián)合學(xué)校其他科室通過多種形式和手段加大宣傳力度，不斷深化廣大師生的檔案意識，從而調(diào)動(dòng)師生的積極性，主動(dòng)關(guān)心支持學(xué)校檔案工作。同時(shí)，每位師生都應(yīng)該重視檔案的填寫，不僅要做到客觀、真實(shí)，還要格式規(guī)范，書寫清楚，這是檔案填寫的基本要求。一份好的學(xué)生檔案不僅能輕松獲得用人單位的青睞，還能多角度折射出學(xué)校在人才培養(yǎng)方面所付出的努力，因?yàn)闄n案中學(xué)生優(yōu)異的成績記錄就深深印證了這一點(diǎn)。由此可見，學(xué)生檔案的管理不只是對學(xué)生就業(yè)有益，而且還是宣傳學(xué)校的絕佳陣地。

三、規(guī)范歸檔材料形成和收集制度，做好學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞工作

1.嚴(yán)格歸檔材料。按照檔案管理相關(guān)規(guī)定，歸檔材料應(yīng)統(tǒng)一選用耐久性較好，16開大小的紙張，字跡材料嚴(yán)禁使用圓珠筆、各色墨水、復(fù)寫紙、鉛筆等書寫。此外，噴墨打印也在禁止之列，一般都是采用激光打印或常規(guī)復(fù)印件等耐久性材料，其他一律拒絕歸檔。這是歸檔用紙用料的基本要求，凡是不合規(guī)者，必須退回原單位妥善處理后重新提交，審核通過后才允許歸檔。

2.建立常規(guī)有效的歸檔材料收集制度。中職學(xué)校學(xué)生檔案材料的收集渠道是多方面的，但材料形成也必須要遵循一定規(guī)律，有選擇的提取信息，這就要求大家一定要多觀察。通常來講，中職學(xué)校學(xué)生檔案信息的收集大致分為三個(gè)階段：第一階段就是接收學(xué)生在初中階段的檔案信息，以及在入校前特別是招生時(shí)的信息，這是學(xué)生步入中職學(xué)校之初最原始的檔案資料，需要中職學(xué)校在學(xué)生錄取后入學(xué)前就收集歸檔到位；第二階段就是學(xué)生入學(xué)后一直到畢業(yè)之際檔案管理部門在一線教師、班主任和各個(gè)科室所收集的學(xué)生信息，包括學(xué)生德智體美勞等諸方面的表現(xiàn)，還有參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的一些資料，比如各種競賽的參與情況。除此之外，黨團(tuán)組織、教務(wù)處、學(xué)生會(huì)提供的材料更應(yīng)引起重視，這關(guān)系到學(xué)生的思想認(rèn)知?dú)v程，是評價(jià)學(xué)生道德品質(zhì)的最直接投射。第三階段就是在學(xué)生畢業(yè)時(shí)的資料收集，這也是用人單位最為關(guān)注的地方，因?yàn)閷W(xué)生的畢業(yè)季正處于由學(xué)校人向社會(huì)人轉(zhuǎn)變的關(guān)鍵階段，學(xué)生在這段時(shí)期的表現(xiàn)往往會(huì)成為企業(yè)選人、用人最重要的參考。畢業(yè)前這段時(shí)期的檔案材料大致包括：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定表、成績匯總表、畢業(yè)生體檢表等。此外，還應(yīng)建立穩(wěn)固的常態(tài)化學(xué)生檔案信息收集制度，形成網(wǎng)絡(luò)匯集格局。要想使學(xué)生檔案信息收集制度扎實(shí)到位，最好選定一位負(fù)責(zé)人，專職負(fù)責(zé)各個(gè)階段各個(gè)部門呈送的檔案材料審核、歸類和傳遞，這有利于提高學(xué)生檔案材料的收集效率，還為學(xué)生檔案材料的保密和安全提供重要保障。

3.嚴(yán)格畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞流程，堅(jiān)持按制度辦事。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)必須嚴(yán)肅認(rèn)真對待的工作，有著特定的規(guī)定程序，如先填寫畢業(yè)生檔案專遞書面申請，然后學(xué)校檔案管理人員簽字蓋章，填寫轉(zhuǎn)遞登記造冊，最后貼封條包封，通過機(jī)要渠道轉(zhuǎn)遞收回回執(zhí)，對因特殊情況沒有回執(zhí)的，一定要做好跟蹤催查，盡量在一個(gè)月內(nèi)催查到位。

同時(shí)，在辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)時(shí)，一定要注意核對接收單位是否為單位人事部門或縣級下屬人才服務(wù)中心，必須具備相應(yīng)的檔案管理資格。若接收單位不具備保管條件或未授權(quán)，學(xué)校可選擇將畢業(yè)生檔案資料交由人事部門下轄的人才流動(dòng)服務(wù)中心暫存。這樣能最大程度地避免轉(zhuǎn)遞出去的檔案資料意外丟失的情況出現(xiàn)。另一方面，能體現(xiàn)畢業(yè)生在校表現(xiàn)的基礎(chǔ)性資料，如畢業(yè)生登記表、成績匯總表、畢業(yè)生積分表等，應(yīng)一式兩份，一份封于學(xué)生個(gè)人檔案中，轉(zhuǎn)遞到符合檔案接收條件的人事部門，跟隨學(xué)生“離校”，另一份可存于學(xué)校學(xué)籍檔案中，這樣做可以有效避免畢業(yè)生檔案因唯一性丟失后造成補(bǔ)辦不便，還可以有效規(guī)避畢業(yè)生在畢業(yè)后私拆檔案隨意篡改的情況發(fā)生，這對用人單位也是有諸多好處的。

4.推動(dòng)學(xué)生檔案工作信息化。在辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)信息化的大背景下，學(xué)生數(shù)量的激增和檔案種類、數(shù)量的增加，傳統(tǒng)手工遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代檔案管理的需要。中職檔案管理人員必須不斷更新觀念，緊跟形勢，大膽創(chuàng)新實(shí)踐，充分發(fā)揮新技術(shù)、新設(shè)備的優(yōu)勢，有計(jì)劃、分步驟地推動(dòng)學(xué)生檔案工作信息化進(jìn)程，促使學(xué)生檔案管理工作向更高標(biāo)準(zhǔn)邁進(jìn)。學(xué)生檔案管理人員應(yīng)利用自身具備的計(jì)算機(jī)知識和技能，按照新時(shí)期檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和學(xué)校實(shí)際情況，開發(fā)更為高效、便捷的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。

四、結(jié)束語

總之，中職學(xué)校檔案管理工作在整個(gè)學(xué)校管理體系中的地位舉足輕重，學(xué)生檔案管理人員既要做好檔案的收集和整理，還要嚴(yán)格按照要求進(jìn)行歸檔，同時(shí)還要發(fā)揮學(xué)生檔案的借閱、調(diào)閱功能，為廣大師生和用人單位提供服務(wù)，使學(xué)生檔案管理的價(jià)值發(fā)揮出來。這為學(xué)生檔案管理人員提出更高要求，檔案管理人員應(yīng)充分熟悉檔案室資料，在檔案質(zhì)量上下功夫，不斷提高檔案的利用率。此外，檔案借閱歸檔后，還要虛心傾聽借閱方提出的意見或建議，將合理的反饋信息系統(tǒng)分析和研究，反思工作的不足之處，以更加低調(diào)務(wù)實(shí)的態(tài)度將學(xué)生檔案工作做好，發(fā)揮出檔案的更大作用。

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（作者單位：山西省長治衛(wèi)生學(xué)校）