淺談軍工企業(yè)檔案編研工作的思路

文/中國電子科技集團(tuán)公司第十研究所 李可

一、檔案編研工作的意義

檔案編研是以利用為目的，根據(jù)用戶的需要，通過對現(xiàn)有檔案資源的收集、篩選、研究、組織和再加工等方式，發(fā)掘蘊(yùn)藏在其中的檔案價(jià)值并提供給利用者的一項(xiàng)工作。根據(jù)材料的加工深度，主要分為一次加工、二次加工和三次加工檔案編研成果。

檔案編研工作是企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的重要手段之一。通過檔案編研工作，企業(yè)檔案部門可以深入挖掘潛在的檔案信息資源，使隱性知識上升為顯性知識，將原本靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、可供利用的檔案信息資源。一方面，可以有效保護(hù)檔案原件、實(shí)現(xiàn)檔案資源長期安全保存；另一方面，降低了企業(yè)用戶在利用上花費(fèi)的時(shí)間成本和認(rèn)知成本，使企業(yè)的檔案利用服務(wù)更加主動、更加具有針對性。檔案編研工作的水平代表企業(yè)整體檔案工作的水平，是企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用水平的重要體現(xiàn)。

二、當(dāng)前軍工企業(yè)檔案編研工作中存在的問題

（一）對檔案編研工作缺乏重視。在個(gè)別軍工企業(yè)，受檔案管理理念不夠先進(jìn)和安全保密等因素的制約，長期存在“重保管輕利用開發(fā)”的現(xiàn)狀，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用工作力度不夠，形式較為單一。企業(yè)檔案部門或檔案工作人員將檔案利用工作簡單地理解為用戶對檔案的借閱、歸還工作，而忽視了對檔案信息資源的開發(fā)，庫藏檔案資源的價(jià)值沒有得到充分挖掘，企業(yè)的檔案利用服務(wù)長期處在被動的狀態(tài)，無法主動、有針對性地提供檔案利用服務(wù)。

（二）檔案編研工作起點(diǎn)不高。目前，許多軍工企業(yè)的檔案編研工作還停留在較為基礎(chǔ)的層面，多以一次加工檔案編研成果為主。一次加工檔案編研成果較為簡單，在編研過程中所需要的智力勞動因素相對較少。這些檔案編研成果可以在一定程度上滿足用戶在檔案查考、文件材料復(fù)用等方面的需求，但與深入挖掘檔案資源、開展專業(yè)研究、為企業(yè)提供更具有價(jià)值的知識財(cái)富仍有較大的距離。

（三）檔案編研內(nèi)容和形式較為單一。軍工企業(yè)檔案資源類型豐富，從分類上說，不僅包括企業(yè)經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等管理類文件材料和檔案，也涵蓋產(chǎn)品生產(chǎn)和服務(wù)業(yè)務(wù)、科研開發(fā)、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會計(jì)、干部與職工人事等類型的文件材料與檔案；從載體形式上說，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有數(shù)碼照片、聲像檔案等各種形式的多媒體檔案。目前軍工企業(yè)的檔案編研集中在對某特定類型檔案（如管理類檔案）的編研和對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的編研上，編研內(nèi)容較為單一，編研形式未與時(shí)俱進(jìn)。

三、軍工企業(yè)檔案編研工作思路

（一）從基礎(chǔ)編研入手，向更高層次發(fā)展。1.基礎(chǔ)編研。基礎(chǔ)編研的重點(diǎn)在于“編”，也就是匯編，對編研人員的素質(zhì)要求相對較低，主要是根據(jù)某一選材主題對材料進(jìn)行重新排列，調(diào)整結(jié)構(gòu)和刪節(jié)校對，適用于形式規(guī)律相對統(tǒng)一、格式相似、數(shù)量較多的文件材料。檔案信息資源開發(fā)利用水平相對較低的軍工企業(yè)可以從基礎(chǔ)編研入手，針對重復(fù)利用率較高、格式形式相對統(tǒng)一的文件材料開展全面的編研工作。根據(jù)年度或者不同的專利、論文、榮譽(yù)類型，形成本企業(yè)內(nèi)部科研人員取得的各種科研專利、科研論文、科技榮譽(yù)匯編；根據(jù)年度或是責(zé)任者，形成企業(yè)的發(fā)文匯編或者收文匯編；根據(jù)規(guī)章制度的類型形成各類規(guī)章制度的匯編，如檔案制度匯編、質(zhì)量體系匯編等；根據(jù)較為固定的圖紙形式，形成產(chǎn)品圖冊、通用件匯編等。也可以與企業(yè)相關(guān)部門合作，做一些基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)匯集工作，形成綜合性的數(shù)據(jù)匯編或是針對某個(gè)問題的專題性數(shù)據(jù)匯編。2.高層次的檔案編研。在基礎(chǔ)編研取得一定編研成果的基礎(chǔ)上，可以向更高層次的檔案編研發(fā)展。更高層次的檔案編研工作重點(diǎn)在于“研”。這種編研工作對編研人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高，比起簡單地對現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行分類組織，更重要的是開展深入的專業(yè)研究，挖掘庫藏檔案資源，將隱性知識顯性化，為企業(yè)提供寶貴的知識財(cái)富。高層次的檔案編研工作在實(shí)際操作中有兩個(gè)問題值得注意：一是編研所針對的問題的價(jià)值，二是編研團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)。首先，編研必然是針對某一現(xiàn)實(shí)問題展開的，在開展編研工作前必須衡量該現(xiàn)實(shí)問題的價(jià)值，即：這個(gè)問題對于本企業(yè)是否有研究的價(jià)值？有多少研究的價(jià)值？這種價(jià)值考量不僅僅以檔案部門的意志為轉(zhuǎn)移。檔案編研不是閉門造車，出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)都是利用，因此必須考慮編研成果未來的利用者和利用部門的意見。在充分利用庫藏檔案的同時(shí)，也要加強(qiáng)與其他部門的合作。在開始編研課題前，可以召開課題評審會，綜合考慮科研技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營等多個(gè)部門共同的意見。衡量編研問題的價(jià)值，其最終目的在于，通過思考該項(xiàng)編研工作對于軍工企業(yè)經(jīng)營發(fā)展、科研生產(chǎn)的必要性，使其獲得相匹配的人員和資源投入，從而保障編研成果的價(jià)值和利用率。其次，在軍工企業(yè)內(nèi)部，檔案利用的用戶以科研人員為主，編研工作也將主要圍繞主責(zé)主業(yè)開展。想要實(shí)現(xiàn)對某一軍工科研領(lǐng)域檔案信息資源的深入挖掘和利用，僅僅依靠檔案知識是不夠的，還需要相應(yīng)領(lǐng)域的科研知識，這就對編研團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成提出了要求。編研絕不僅僅是檔案部門和幾位檔案人員的工作，是一項(xiàng)覆蓋軍工企業(yè)科研生產(chǎn)各個(gè)方面的工作，其產(chǎn)出成果也將反哺于企業(yè)的科研技術(shù)與生產(chǎn)經(jīng)營。編研團(tuán)隊(duì)的構(gòu)成既要有具有檔案專業(yè)知識的檔案管理人員，也要有具備相關(guān)軍工科研領(lǐng)域知識的科研人員；既要有熟悉實(shí)際科研項(xiàng)目的基層科研工作者，也要有高屋建瓴預(yù)測領(lǐng)域發(fā)展的科研帶頭人；既要有熟悉檔案編研知識的檔案人，也要有具備更專業(yè)文字功底的人員。

（二）拓寬檔案編研領(lǐng)域，豐富檔案編研視角。目前，軍工企業(yè)的檔案編研主要集中在對某特定類型檔案的編研，常見的如管理類尤其是文書類的檔案編研。軍工企業(yè)具有豐富的檔案資源類型，如果專注于某一特定類型的檔案編研，實(shí)際上是對其他檔案信息資源的浪費(fèi)，應(yīng)當(dāng)全方位、多角度開展檔案編研工作。首先，要聚焦主責(zé)主業(yè)，開展本企業(yè)主要科研技術(shù)或生產(chǎn)領(lǐng)域的檔案編研工作。主責(zé)主業(yè)永遠(yuǎn)是軍工企業(yè)工作的重心，是檔案工作服務(wù)的核心，也應(yīng)當(dāng)是檔案編研工作優(yōu)先考慮的內(nèi)容。管理類的檔案編研成果固然可以起到方便查考、復(fù)用，提供憑證、依據(jù)的作用，但檔案編研工作真正的價(jià)值還是體現(xiàn)在深度的信息資源加工成果上，為企業(yè)科研生產(chǎn)提供知識財(cái)富，成為企業(yè)的“思想庫”。最合適的實(shí)現(xiàn)方式，就是對企業(yè)主要科研生產(chǎn)領(lǐng)域的檔案進(jìn)行編研，真正服務(wù)于主責(zé)主業(yè)。其次，在聚焦主責(zé)主業(yè)的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)檔案在社會文化領(lǐng)域發(fā)揮的價(jià)值。例如，一些軍工企業(yè)具有悠久的歷史，其發(fā)展歷程不僅僅是該企業(yè)自身的發(fā)展歷程，也與某個(gè)軍工行業(yè)乃至國家的軍工業(yè)發(fā)展史息息相關(guān)。在編寫企業(yè)大事記、年鑒的過程中，如果能結(jié)合國家、行業(yè)的改革發(fā)展歷程將達(dá)到不一樣的高度，從一個(gè)全新的角度發(fā)掘出不同的檔案價(jià)值。同時(shí)，也有助于更形象地宣傳本企業(yè)在軍工科研生產(chǎn)領(lǐng)域取得的突出成績，使社會更好地認(rèn)識到本企業(yè)對國家和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展做出的重大貢獻(xiàn)。

（三）豐富檔案編研素材，創(chuàng)新編研成果形式。目前，軍工企業(yè)檔案編研工作所利用的素材仍以傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案為主，展現(xiàn)形式也多以紙質(zhì)出版物或紙質(zhì)圖冊為主。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案編研無論從素材收集還是編研成果呈現(xiàn)形式上，都應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)不斷豐富創(chuàng)新。在遵守安全保密原則的前提下，用更豐富的、更方便理解和宣傳的形式進(jìn)行檔案編研。例如，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)過程中會形成大量圖像、視頻素材，對這些多媒體素材進(jìn)行編研，可以生動形象地記錄固定資產(chǎn)再生產(chǎn)的全生命周期。將精準(zhǔn)扶貧過程中形成的各種文字、圖像、視頻記錄進(jìn)行重新剪輯、編排，既能忠實(shí)記錄人民群眾如何在黨的領(lǐng)導(dǎo)下脫貧致富共奔小康，又能展現(xiàn)軍工企業(yè)如何用責(zé)任和忠誠回報(bào)社會，承擔(dān)國之脊梁的社會責(zé)任，有助于塑造企業(yè)的社會形象，起到良好的文化宣傳作用。

四、結(jié)語

總而言之，開發(fā)檔案信息資源，做好檔案的編研利用工作，是充分發(fā)揮檔案作用與價(jià)值的有效途徑。軍工企業(yè)需要認(rèn)識到，檔案編研工作不僅僅是檔案部門的工作，也不僅涉及庫藏的檔案資源，更是一項(xiàng)需要企業(yè)各部門通力合作、協(xié)同完成的事業(yè)。只有提高對檔案編研工作的重視，形成高素質(zhì)的檔案編研隊(duì)伍，拓寬編研領(lǐng)域，豐富編研內(nèi)容，創(chuàng)新編研形式，才能編寫出符合用戶和社會需求的精品，使檔案信息資源變?yōu)槠髽I(yè)的“思想庫”，為軍工企業(yè)的長足發(fā)展提供智力支持。