創新科研檔案管理模式 助推軍工企業快速發展

文/中國電子科技集團公司第二十九研究所 劉紫秀 馬逸竹

一、企業科研項目檔案管理的現狀

企業科研項目檔案是指科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標本、樣本等實物。科研項目檔案收集歸檔工作是科研管理的重要組成部分和科研活動的重要環節。在軍工企業的建設和發展中，尤其是在裝備的研制過程中，會形成大量的科技檔案信息資源，這些資源是裝備研制、課題研究、科研管理等各項工作的依據和科研創新的基礎，是軍工企業重要的技術儲備，因此科研項目檔案的管理顯得尤為重要。軍工企業的科研項目通常研制周期比較長，有的長達五六年，在研制過程中牽涉的工作面比較廣，參與研制的科研人員和管理人員較多且具有流動性，這些因素都會給科研項目檔案管理工作帶來很多挑戰。

（一）科研項目檔案管理模式落后導致文件歸檔不完整、不合規。在絕大多數單位，科研檔案管理仍沿襲著舊的行政管理模式，研發部門將科研文件整理好后移交給檔案部門，檔案部門只負責這些科研檔案的保管和利用等工作。檔案部門作為一級行政部門，檔案工作的運行獨立于科研生產活動之外，在很多方面與科研生產活動嚴重脫節。企業科研任務不多時按照這樣的模式工作還較順暢，但是在型號項目多、產品交叉、批次重復等復雜的情況下，這種管理模式就會出現很多弊端。檔案管理不能有效發揮作用，在文件歸檔時出現歸檔隨機、重復歸檔、文件缺失等各種問題。

（二）科研人員的檔案意識薄弱。有些科研人員明天報獎，今天歸檔，歸檔材料不完整，質量不高；有些科研人員不懂專業，習慣于被動移交方式，將重要的文件材料遺漏；有的科研項目由多人完成，檔案人員不能逐個收集，也造成科研文件材料的不完整。另外，在平時的工作中，對科研人員開展的檔案相關的培訓較少，導致科研人員對科研項目應歸檔的文件范圍和要求不清楚，在工作中往往忽視對文件的收集歸檔工作。

（三）企業現有的科研檔案管理規章制度較少，制訂較早且滯后于目前的發展需求。近年來，軍工企業型號項目逐漸增多，歸檔的文件量也與日俱增。而專門針對科研項目檔案管理的規章制度卻沒有根據實際情況進行更新和增改，不合時宜的規章制度依然存在，制度體系仍然存在一些空白和盲區。雖然企業已制訂了一些科研檔案歸檔管理辦法，但沒有建立相應的文件歸檔監督機制，未對科研人員歸檔的規范性進行檢查約束，沒有明確科研檔案管理過程中科研管理部門、科研檔案管理人員、科研項目負責人的職責，沒有真正落實“四同步”制度，在科研檔案歸檔中缺乏行之有效的手段，致使科研檔案歸檔工作處于失控狀態。

總之，軍工企業科研項目檔案在管理中還存在很多問題，企業的快速發展又給檔案管理帶來了很多新的挑戰，科研檔案管理模式如何轉型已經成為企業亟待解決的問題。加強科研項目檔案管理，對于完善企業科技管理體系、促進企業信息資源開發、服務企業中長期發展具有重要意義。

二、企業科研項目檔案管理面臨的新形勢

（一）各企業即將開展科研項目檔案專項驗收工作。隨著企業科研生產任務的加重，科研產出文件量與日俱增，提升科研檔案管理水平對科研生產具有十分重要的意義。傳統的科研項目結題驗收時，只審查定型文件，不審查科研過程文件。因此定型文件通常會嚴格按照要求歸檔，而研制過程文件歸檔往往不規范。軍工固定資產投資項目具備完善的檔案驗收機制，科研項目檔案恰恰缺乏相應的驗收管理機制。在固定資產投資項目的管理過程中對項目檔案的管理更專業，制度更完善，在項目驗收前須通過檔案專項驗收，才能開展竣工驗收。在這樣的考核機制下，固定資產投資項目檔案的管理變得更規范，文件歸檔及時且質量得到了保證。目前，為加強科研項目檔案的管理，充分發揮科研檔案的價值和作用，應借鑒軍工固定資產投資項目對項目檔案的驗收機制，國家相關部門已經制定了針對科研項目檔案專項驗收的制度，在科研項目驗收過程中加入檔案專項驗收工作，只有通過檔案專項驗收才能開展項目最終驗收。目前，電子科技集團公司也提出了科研檔案驗收是科研項目結題或驗收的必要前提，未經科研檔案驗收或驗收不合格的，不得進行科研項目結題或驗收。科研項目檔案驗收機制的制定將促進科研檔案的管理向規范化方向發展，文件歸檔質量將會得到很大的提升。對科研項目檔案進行專項驗收將成為各企業科研項目驗收工作的重要內容之一。

（二）科研檔案管理模式面臨從單純收集管理向主動提供知識服務的模式轉型。現今，新技術的快速發展引領著軍工企業的管理模式不斷革新，傳統的科研技術和管理方式都在變革，檔案服務方式也朝著多樣化方向發展，服務形式和范圍不斷擴大。檔案部門不僅限于信息保管工作，還要向信息資源中心轉型。檔案人員面臨管理思維的轉變，從被動收集管理向主動提供知識服務轉型，要充分利用館藏資源，對館藏檔案信息進行分類、整合，建立全面豐富的企業檔案資源庫，使其隱性知識顯性化，促進知識應用于實際科研生產及經營決策全過程。充分利用檔案資源，轉變檔案服務方式，對用戶的需求進行研究整理，為科研項目管理提供精細化的知識服務，實現檔案價值的最大化。

（三）傳統檔案館向數字檔案館方向發展。未來我國企業檔案工作應以構建數字檔案館為目標，以檔案信息資源建設為核心，以檔案信息系統建設為基礎實現一站式管理，以提供檔案信息服務為目的，實現檔案信息向知識的轉化。科研檔案管理不僅局限于單純收集管理檔案，更需要不斷引進新技術，創新管理模式。科研檔案中蘊含大量的科技知識，如何將這些知識運用起來為科研工作提供更高效的服務，已成為未來的發展趨勢。知識構建作為一種嶄新的知識資源構建形式，采用先進的知識技術和理念，提供信息資源開發鏈上較高層次的知識與治理，營造智能的知識空間及和諧的知識生態環境，為數字檔案館知識服務提供新思路與新途徑。知識服務將成為科研檔案管理中新的發展方向，同時也將引領傳統檔案館向數字檔案館方向發展。

傳統的檔案管理工作中，對科研文件數據處理的主要工作就是將已經收集到的紙質文件進行電子化，提供給科研人員利用。隨著信息技術的快速發展，以提供檔案查詢作為主要服務的傳統業務正面臨著沖擊與挑戰。數字檔案館的研究和建設將改變檔案的利用方式，將促使檔案管理模式向信息化轉型，提供更加便捷、高效的服務。數字檔案館的建設關系到企業未來的發展，也將成為信息時代檔案行業的發展方向。

三、企業科研項目檔案管理問題的解決措施

近年來，軍工企業的科研項目越來越多，對企業的各方面管理都提出了更高的要求。做好科研項目檔案管理工作，有助于企業科研成果迅速轉化為生產力。對標科研項目檔案的專項驗收機制，需要企業不斷完善檔案管理體制機制，采取相應的改進措施將檔案管理融入科研項目中去，化被動管理為前端控制、過程跟蹤管理。

（一）健全科研項目檔案管理制度體系。軍工企業的科研項目通常都是規模很大的型號項目，項目研制周期長、管理人員不穩定。科研項目檔案管理制度的欠缺會導致科研檔案的管理混亂，管理效率低下。管理過程中無章可循，更難以對科研人員的歸檔規范性進行約束。科研人員在日常的工作中不注重歸檔要求，歸檔隨機、不齊全、不規范，在項目準備驗收時大量地補文件，造成檔案的混亂和缺失。因此要盡快健全科研項目檔案管理的規章制度，根據科研項目管理的變化對舊的規章制度進行及時修訂，對欠缺的規章制度進行及時補充，以更好地開展科研項目檔案管理工作。建立科研檔案預立卷制度。即在科研項目合同簽訂起就開展預立卷，檔案管理人員根據不同項目的特點和要求，編制需要歸檔的目錄，提供給科研人員作為歸檔的參考，在研制階段隨時收集需要歸檔的文件，從而提高歸檔的效率和質量。建立科研檔案自查制度。在科研項目的不同節點，對要求歸檔的文件進行自查，以確保應歸盡歸，不符合要求的文件及時整改，以免由于項目周期長、人員流動性大、項目涉及面廣造成文件遺漏，而在最終結題驗收時增加整改難度。另外，在項目檔案專項驗收前進行自查，對簽署錯誤、復印件、重復歸檔等問題進行全面清理和整改，以保證項目順利通過檔案專項驗收，同時提高了科研項目檔案的歸檔質量。

（二）建立科研項目檔案考核機制。軍工企業的科研項目檔案管理意義重大，要建立相關的考核與獎勵機制，才能保證科研項目歸檔高效進行。建立、實施和保持企業檔案工作考核評價管理制度可以使檔案資料管理工作始終處于受控狀態。要建立適用軍工企業管理體制的檔案工作考核評價管理模式，在科研項目立項階段就將歸檔要求列入工作目標與驗收要求中，同時明確歸檔責任主體，作為項目開展過程中的考核指標。在科研項目達到各個節點時，對其歸檔情況進行考核，有助于更好地把控科研過程文件。在項目鑒定定型階段對科研項目檔案進行專項驗收，驗收通過方可進行鑒定。驗收沒有通過的項目不能進行鑒定，需要進行整改，整改后重新申請驗收。同時對歸檔情況良好的項目團隊給予相應的獎勵，以提高科研人員歸檔的積極性。

（三）加強企業檔案文化建設。企業檔案文化建設，對于提高科研人員對文件歸檔的重視程度、體現科研檔案工作的重要性有著舉足輕重的作用。目前，企業檔案文化建設意識總體薄弱，表現為企業領導對檔案文化建設意識不強，員工對檔案文化建設的主動性、積極性不高。這是由于檔案工作基本游離于科研生產活動外，沒有融入科研項目研制過程中，沒有對過程進行把控，導致科研人員輕檔案重項目。平時的工作中，只靠檔案部門的努力是無法將科研檔案管理工作與科研項目結合起來的。因此，應當在科研項目鑒定前，將科研檔案納入鑒定工作中，堅持檔案不齊全、文檔不規范不予蓋章驗收，提高檔案在項目研制過程中的分量，以提高科研人員對文件歸檔的重視。另外，應當對科研檔案工作進行多方面的宣傳，將宣傳工作作為檔案工作的一部分，在擴大科研檔案工作影響的同時，建立起企業檔案文化，讓檔案文化深入人心，潛移默化地影響科研人員。多組織一些檔案知識的培訓，將檔案事業當成企業文化的一部分，融入科研生產中，提升科研人員對檔案的認識和重視程度。

（四）創新科研項目檔案管理理念，提升信息資源整合與系統開發能力。檔案管理人員要創新科研項目檔案管理理念，在收集保管工作的基礎上，向主動服務模式轉變。要從單純的借閱利用模式向提供知識資源庫轉變，要提升檔案人員的信息資源整合能力，推動檔案館向智慧化方向發展。檔案人員要同科研人員進行深層次的溝通，針對用戶的需求創新檔案歸檔與利用歸還的模式。要借助科學技術優化管理方法，對館藏的豐富資源進行深度挖掘，建立知識庫，為科研項目的研究提供有力的支撐。對科研檔案的資源整合是優化科研檔案管理的基礎。目前，國內對科研檔案信息資源的整合研究尚處于起步和探索階段，國際上以美國加利福尼亞州為首的檔案館在線項目（OAC）已經取得了不錯的成績。資源是服務的基礎，因此我們應加大對科研檔案資源整合的學術研究，提升資源整合能力。檔案人員不僅要學習更新檔案管理知識，還要學習了解計算機技術、大數據技術、智慧文本等信息技術，為檔案信息化工作做好總體設計。科研檔案數字化后以數據形式存儲，利用智慧文本技術對這些數據進行深度挖掘、整合，針對重要的科學技術信息建立資源庫，搭建智能化的檔案管理平臺，為用戶提供更高效的服務。

四、結語

軍工企業的科研項目檔案管理過程中還存在很多問題，檔案工作如何順應新時期的企業發展，在科研工作中發揮最大的價值，需要檔案人員不斷努力，創新科研檔案管理體制，轉變管理理念，引入信息技術助力科研檔案管理向智慧化方向發展。企業科研項目檔案管理工作任重而道遠，僅靠國家層面的法律規章是無法做好科研項目檔案管理工作的，需要綜合計劃部門、研發部門、生產部門等共同努力，從上至下進行制度構建，建立管理網絡體系。同時，還要加強科研項目檔案管理理論與實踐研究，加強檔案文化的宣傳與建設，將檔案工作的意義與嚴肅性融入企業文化中。創新檔案管理理念，改革科研檔案管理模式，促使企業科研項目檔案管理向標準化、信息化方向發展，以優化企業科研項目的管理，為科研項目的順利開展打好堅實的基礎。