不動產登記檔案信息共享基本現狀及對策

文／張春麗 承德市不動產登記中心 河北承德 067000

引言：

不動產檔案是處于動態之中不斷隨著客觀情況的變化而變化的。不動產從它的規劃、起步到建成或再到繼承、贈與、交易等方式，為形形色色、各式各樣的權利人所擁有該產權，期間都需要名目繁多的文字類文書加以記載，并保存備案，這些不動產檔案形成后，為以后更多的不斷買賣、更換、繼承、贈與、分析等權屬變更不斷發生，具有極強的動態性。而且，國家針對不動產的法律法規也不斷變化加以調整,不動產權的變更交替更是隨時隨地在變化，各種意料之外的糾紛也層出不窮。為了使不動產登記檔案信息共享工作順利開展，提高檔案管理系統的適應性，本文指出不動產登記檔案信息共享中存在的問題，圍繞打破信息孤島和促進信息規范化運轉構建不動產登記檔案信息管理系統，積極推動檔案信息的電子化管理，圍繞網絡平臺的利用提出具體建議，發揮不動產登記檔案管理系統的價值。

1、不動產登記檔案信息管理的原則

1.1 標準化原則

不動產登記檔案信息管理本質是促進各方面實現信息共享，保證電子化數據信息的有效傳遞，實現各方面數據信息的共享互融。在信息技術快速發展，智能化管理軟件廣泛使用的背景下，需要給予不動產登記檔案信息化建設廣泛支持，重視優化業務規范與技術標準，保證不動產所有登記數據信息真實、詳細、具體，實現格式統一規范。信息化共享還要做到統一實施和科學建設，能夠發揮計算機網絡的優勢，基于大數據與云平臺提升信息化管理水平。未來，應當采用集約化的思維促進不動產登記檔案信息管理的規范化建設，在統一標準下實現管理系統的充分配合，全面提升不動產登記管理的整體水平。

1.2 數字化原則

數字信息技術持續升級是促進不動產登記檔案信息廣泛共享，提高不動產登記檔案信息使用效率，做到對不動產登記檔案科學管理的基本方法。應當加強技術設備的廣泛升級，在功能強大的信息系統的支持下實現檔案信息的廣泛收集，科學存檔與優化管理。為此，數字化管理不動產登記檔案信息需要搭建先進的檔案信息管理平臺，全面加強檔案數據信息中心的建設，豐富不動產登記檔案管理技術手段。加強數字化管理技術的應用，采用不動產登記檔案管理的一體化措施，持續進行檔案資源數字化建設，運用智能化設備形成良好的信息服務基礎，探索建設數字化不動產登記檔案的科學管理與服務模式。

1.3 創新化原則

隨著我國房地產行業的深入改革，國家對住房保障政策的調整，以及對不動產登記信息的廣泛使用，都需要創新不動產登記服務方式，優化不動產登記檔案管理辦法。首先，加強互聯網+意識建設，從互聯網角度進行持續性的技術創新，將創新理念融入到不動產登記檔案信息管理，基于管理創新滿足各方面的檔案使用需求。其次，完善網絡設施設備，加強信息技術應用和推廣，提供豐富的自主查詢服務，完善相關的服務體系，全面提升檔案管理及信息化服務水平。第三，延伸檔案的使用方式，加強安全機制建設，優化訪問權限配置，從而提高不動產登記檔案信息的服務品質，全面提高信息開放的程度。

1.4 專業化原則

不動產登記檔案信息化管理應當具有專業化特征，強調由專業技術人才進行相關業務操作。積極引進技術型人才，給予專業人才高度重視，開展相關的人才培養工作，才能滿足不動產登記檔案管理的需要。為此，還要加強專業技術人才的培訓，組建各方面人才合理配置的團隊，形成不動產登記檔案管理技術體系，從而達到不斷提高不動產登記檔案服務質量，保持不動產登記檔案管理專業性，構建優質的服務體系目標，持續性發揮不動產登記檔案管理的實用價值。

2、不動產登記檔案信息共享的問題

2.1 部門之間信息共享交流難

不動產登記檔案對于加強不動產登記管理，維護各方合法權益，掌握不動產變更情況具有重要意義，是推動房地產管理深化改革的重要手段。目前不動產登記檔案主要來自房地產交易管理部門，住建部門通過在自建的部門內網系統進行交易資格審查及網簽備案，并將交易合同數據通過申請人提供的紙質材料送達不動產登記部門，這些材料通過相關審批后以系統導出的方式將信息共享至房產交易部門。由于系統的兼容性、數據標準化與管理方式的不同，使得一些關鍵信息未能及時傳遞到稅務、政務或其它系統，嚴重影響了登記信息傳遞的及時性與質量。例如，稅務系統需要及時獲得不動產登記變更數據信息，稅務部門自建的稅務專網系統與房產交易系統、不動產登記系統的未能實現網絡互通，需要業務辦理人打印涉稅材料后由窗口工作人員手動錄入涉稅信息，再完成有關房產評估和計稅工作，最后由稅務部門提供完稅證明。不動產登記部門自建的不動產信息登記管理平臺還不滿足實施房地產稅的相關工作需要，未能實現關鍵數據信息多網互通，給房地產登記業務辦理造成了較大的阻礙，不方便群眾辦事，不動產登記信息的處理與應用成本較高。

2.2 群眾辦事的程序較為繁瑣

大數據時代倡導簡化不必要的辦事程序，提高信息審核的精準性，依托智能化的數據信息系統減低辦事成本。由于不動產登記信息共享不充分，各部門之間的銜接不充分，信息的流轉難度大，使得群眾或企業在辦理房地產登記相關業務時需要提供多套相同的申報材料。這與于當前政府倡導的打造標準化、網絡化、智能化服務體系不符，也不利于在疫情業復背景下不動產登記業務的辦理。事實上，人民群眾在辦理房產交易時需要在不動產登記中心、房管部門、稅務部門來回跑多次，這與政府要求的同一業務只進一次門的方針不匹配。一些行政管理部門往往從本部利益出發，未能站在群眾角度進行系統信息共享和服務升級，要求群眾或向每個部門提交的材料進行多次簽字確認，然后由部門通過材料整理再錄入到部門軟件系統，這種做法極大降低了業務辦理的效率，增加了人民群眾經濟負擔，不利于實現政府最多跑一趟的服務承諾。同一信息經過多次審核也拖慢了業務辦理的速度，需要群眾等待較長時間，不利于房地產交易的順利進行，阻礙了區域經濟發展，影響了社會效率。

2.3 房地產登記檔案識別不足

打造房地產登記并聯審批系統，實現房地產登記信息的有效流轉，進一步減化房地產登記業務的復雜流程，減輕企業的辦理負擔，提高房地產登記的辦事效率，是人民群眾的迫切需要。目前，稅務、房管、不動產登記并聯審批與信息共享系統的建設還存在一些瓶頸，未能通過一次掃描實現多方的數據共享，三大系統之間的共享有互聯存在一定的安全隱患，一方信息變更無法及時在其它系統中進行實時數據更新。而且，隨著房地產登記業務數量的增加，使得一些數據無法及時回流到部門自建系統，加上行政機關之間的配合不足，仍存在不動產登記信息孤島的情況。而且，以往保存的紙質檔案信息還分散在多個不同部門，查詢這些檔案信息的成本較高，群眾、企業還需要到專門部門申請調檔，無法通過綜合性的平臺及時獲得檔案信息。由于并聯系統的功能不充分，共享信息不全面和不充分，未能有效實現不動產登記信息向利益相關方的全面開放，使得信息共享系統的應用價值低，難以適應應用需要。

2.4 需要組建專業的技術團隊

不動產登記檔案信息共享困境本質還是技術問題，需要圍繞著信息技術的升級解決不動產登記檔案信息共享不充分的問題。在大力加強信息系統開發與軟硬件配置的基礎上，還要組建具有創新意識、專業能力和規范服務履職意識的技術團隊，負責做好不動產登記檔案信息的管理工作。但是，目前從事不動產登記檔案信息管理人員的專業技術能力不強，數據分析與挖掘管控能力不足，僅熟悉一般性的不動產登記檔案信息的錄入，不能針對用戶需要開發智能化的檔案管理系統，無法及時對相關數據信息的安全性與共享效能進行監控。例如，各部門人員的互動不足，協作方式單一，缺乏強有力的交流溝通，導致數據信息共享的質量較低。一些不動產登記檔案管理部門不注重構建信息共享的機制，未能以專業技術手段和良好的服務意識滿足群眾的檔案查詢需要，降低了檔案服務的效能。還有的從事不動產登記檔案管理人員的信息安全意識，共享服務能力不突出，不能基于現有檔案數據信息進行二次加工，未能高度重視檔案的全面管理，沒能對不動產檔案信息的管理打下堅實基礎。

3、不動產登記檔案信息共享的對策

3.1 完善部門信息互通認證機制

為了解決不動產登記檔案信息不能互通共享的問題，真正實現不動產登記信息的廣泛共享，還需要建立完善的不動產登記檔案互通互認機制，實現信息系統的緊密聯系。首先，出臺有關不動產登記檔案信息的管理辦法，建立統一的數字化檔案管理標準，從數據層面保證不動產登記檔案信息可以在相關軟件系統有效流轉，要求不動產登記部門、房管部門、稅務部門采用統一的檔案管理方式，利用網絡系統及時生成審批結果，運用智能化軟件自覺將各部門的審批結果生成電子證照，并且及時上傳到涉及的業務部門，各部門收集信息后可以自行下載，無而申請人再次到窗口提效。其次，進一步優化不動產登記檔案信息管理流程，采用“集成服務”的模式，重新對不動產登記業務中涉及的各部門交易備案、契稅完稅與不動產登記業務信息進行全面梳理，實現辦理業務窗口的科學整合，運用一審一核、前臺收件和后臺審核的方式優化業務流程。第三，所有負責不動產登記檔案信息管理部門要做到協同互認，群眾辦事只需提交一份材料，系統將自動生成經過各部門確認的最終文檔，若各部門需要使用相關檔案信息可自行到統一的檔案管理系統進行下載，系統還將為每份檔案配置防偽標識，從而進一步推動相關檔案信息的信息化、智能化、實時化管理，依托專業信息系統減輕工作成本，提高群眾獲得信息效率。

3.2 開發智能化的檔案管理系統

為了滿足不動產登記檔案信息化管理的現實需要，需要以購買、開發或引進方式升級現有的不動產登記檔案信息管理系統，保證該系統具有檔案管理、檔案查詢、智能化查詢等作用，并且還要具有一定的圖像處理、圖像鑒別、圖像存儲等能力。實現不動產登記檔案信息管理系統與行政辦公系統的緊密聯系，及時做好不動產登記信息的查詢、借閱、查閱與統計服務，優化輸出管理方法，做到圖像、屬性、檔案的一體化管理。該系統還要具有一定的檔案整理能力，能夠按照相關部門的檔案使用需要進行自動歸檔，根據不動產的類型進行自動歸檔編目。注重提高檔案信息的實用性，及時建立檔案目錄。該系統必須具備及時對不動產登記檔案信息進行補錄、編號、糾偏的能力，滿足分類排序、自動編目、數據校驗的需要，系統需要根據檔案的屬性自動進行影像數據的更新等。該檔案管理系統應當可以對紙質登記檔案進行掃描識別，能夠對歸檔的信息進行數字化加工，解決檔案信息不全面、檔案圖像失真和不清晰等問題，從而達到最佳的閱覽使用效果。不動產登記檔案信息管理系統還要融入大數據、智能化管理技術，不斷進行現有數據信息的挖掘分析，根據實際管理需要進行相關運算，從而為相關工作提供有效數據支持。

3.3 滿足多元化信息查詢的需求

新時代的不動產登記檔案信息系統應當重視體現其服務屬性，需要借助先進的智能化、多元化信息查詢平臺滿足不動產登記檔案信息查詢使用的需求。以往群眾辦理不動產登記業務時需要提供各種申報材料，接受相關部門的材料審查，有的未帶證件或證件丟失，需要到相關部門補辦，例如辦理落戶手續時需要提供不動產登記信息、結婚證等，給群眾帶來了不便。為了達到便捷、快速、及時辦理業務的目標，可以開發一體化政務信息共享與查詢平臺，保證不動產登記檔案信息系統與政府審批系統對接，將不動產登記檔案電子文件傳輸到該系統，這樣可以促進相關信息的廣泛共享，有助于各級政務部門按照使用權限查詢不動產登記相關信息。例如，省級審批部門的電子檔案信息系統可以訪問市縣級開放端口，及時實現數據信息共享，實現省市一體化協同對接，打通數據查詢與互認的通道。例如，群眾在辦理不動產登記信息時可以通過對接平臺了解土地出讓、金融許可、統一社會信用代碼等信息，以及獲得不動產登記人相關的婚姻登記、地名地址、測繪數據信息等。總之，構建一體化不動產登記檔案信息管理系統，實現一次采集和一庫多用，不僅避免了群眾重復提交檔案，而且實現了不動產登記檔案信息的廣泛共享，在權限內實現線上信息共享查詢，線上抵押登記信息廣泛共享，提升了政務服務水平，創新了政務服務手段，縮短了辦事時間，滿足了群眾的廣泛使用需要。

3.4 提高檔案信息管理的精準性

建設專業的不動產登記檔案信息管理平臺，發揮大數據、智能化和云存儲技術的作用，還需要組建專業的不動產登記檔案信息管理團隊，積極運用新型數據信息技術降低不動產登記檔案信息流轉安全隱患，保證相關數據信息的及時有效供應。為此，應當由政府的政務信息部門牽頭，圍繞不動產登記檔案信息管理需要組建專業的技術團隊，由專業技術人員負責該系統的運維管理，基于互聯網+不動產登記管理的技術趨勢，實現對網絡端不動產登記數據的及時優化，加強歸檔協作運行部門之間的合作，積極進行新型智能化數據獲取和共享技術的開發，保證相關信息能夠傳輸到云存儲點，保持不動產信息的完整性，避免數據使用與共享中的糾紛。還要在在好的操作界面下鼓勵公眾參與數據著錄。鑒于我國房產登記歷史較久，信息內容復雜，涉及的相關利益方較多，需要公民對描述文件內容給予關注，基于良好的交流互動達到及時進行信息共享的效果。新時代的技術團隊還要深挖不動產登記檔案的價值，基于數據歸檔與數據挖掘提高數據分析、預警和決策能力，提高不動產登記檔案二次利用的質量。積極提高安全管理水平，加強保密防控建設，在開放的網絡環境下加強數據流轉監控，從而計算機病毒或漏洞對信息安全的影響。

結語：

不動產登記檔案信息化共享的關鍵在于開發專門的檔案信息管理系統，構建各方面緊密配合的檔案互通體系，在現有檔案管理信息系統的基礎上實現各方面信息廣泛共享。為此，還要優化不動產登記檔案信息管理的工作理念，積極促進技術設備的升級，實現檔案管理方式的持續創新，依托專業技術人才保證不動產登記檔案信息系統的安全性、專業性、科學性和創新性發展。