大型綜合性公立醫院智能財務報銷工作的探究

陳曼玲

引言

隨著當代智能經濟技術的快速發展，各個醫院應加強各項管理工作電子智能化進程。其中，財務報銷作為一項涉及多個部門，辦理程序較多且規定嚴格的工作更應該是優化改良的重點。一方面，醫務人員繁忙的工作性質導致他們沒有過多的時間熟悉最新的財務報銷相關政策，另一方面，醫務職員也無法在第一時間將報銷所需相關材料交至財務處進行報銷申請和審核。嚴謹繁多的財務規章制度和相關科室間的來回奔波使醫院職工在進行財務報銷時感到艱難和無力。因此，醫院需要大力推行報銷智能化的普及，優化財務報銷管理模式，在保障醫院財務報銷嚴謹性的同時，提高財務報銷效率，提升醫護人員報銷的滿意度，減輕醫務人員及財務人員的工作負擔。

一、大型綜合性醫院財務報銷工作面臨的主要困難

1.財務報銷時間冗長致使醫務人員不滿情緒高漲。面對面現場手工報銷最主要的問題是報銷手續的復雜性過度消耗醫務人員有限的休息空閑時間。（1）以辦理學習班報銷為例：由于用科研經費舉辦學習班的報銷材料所涉及的項目多，參與人員多，審批科室多，相關規章條例也多，導致財務人員需要較多時間認真幫助醫務人員梳理報銷材料，講解確認報銷事項，再加以認真審核。如果有缺漏報銷材料的情況，醫務人員不得不返回材料存放地，取得材料后再次前往財務處。這導致醫務人員消耗大量往返于材料存放地和財務處之間的路途時間，導致醫務人員對報銷深感愁苦。（2）由于各業務部門都有規定的固定的材料審核時間，因此，醫務人員前往各業務部門和財務處報銷相關事項的時間較為集中，導致產生長時間排隊等候的狀況。一旦材料中有缺失前端業務部門的審批事項或提供的材料中有部分缺漏，醫務人員不得不返回上一審核環節重新進行審核，然后到財務處再次排隊辦理業務。而再次排隊辦理業務的情況不僅造成時間的重復浪費，還易引發醫務人員的不滿情緒。（3）醫務人員為配合各業務部門和財務處的正常辦公時間不得不選擇在夜班之后等調休時間到各業務部門和財務處進行報銷業務的辦理。高強度、長時間的工作之后還要趕忙在短暫的休息時間內辦理并不太熟知的報銷業務，會讓醫務人員在心理上感覺等待和辦理時間更加漫長，而引發不滿和煩躁的情緒。另外，辦公時間上的不相合適也會導致醫務人員選擇將報銷材料擱置存放，直至年末等特殊時間點集中將大量的報銷材料一次性進行辦理。集中性的大量材料報銷將導致排隊等候和辦理報銷的時間更加漫長，從而導致醫務人員加深辦理報銷需要大量時間的印象，然后又更加堅定一次性完成大量報銷材料辦理的選擇，最終導致產生這樣惡性循環的結果。（4）醫務人員因為繁忙的工作性質導致大部分醫務人員更傾向于將自己的報銷材料交給剛好也要到財務處報銷的輪休同事或者交給相關課題組的學生代為辦理。但是由于代為經辦的人員通常只是幫忙攜帶報銷材料至財務處，并不完全知曉需要報銷的醫務人員的報銷具體事項，以至于不能完成缺失材料的填寫或補充說明報銷事項的特殊之處（且有些說明材料由于文件的要求，僅能由本人簽字書寫），導致報銷因為事項未明確而無法完成報銷（即使進行電話聯系詢問，也可能因為醫生職業的特殊性，遇上需要報銷的醫生在臺上做手術，電話無法接聽的情況）。以差旅費報銷為例：需要報銷差旅費用的醫務人員需要對往返當日在途用餐情況進行詳情勾選，并簽字確認。而代為報銷的經辦人并不了解實際情況，且無權代為簽字，導致報銷無法完成，需再次前往財務處辦理。這將使得報銷經辦人和需要報銷的當事人情緒上感覺辦理繁瑣且耗時長，引發不滿情緒。

2.部分報銷業務的重復審核，重復消耗報銷時間。補充所缺材料后的再次審核和簡單量大事項的機械重復，都將造成報銷辦理的無效時間消耗。（1）雖然為提高財務報銷工作效率，財務人員通常會將全部欠缺材料項目的清單寫明后交給前來辦理報銷的醫務人員，但依舊存在醫務人員再次辦理時仍未帶齊材料的情況（如辦理報銷的醫務人員丟失財務人員提供的欠缺材料項目清單，或報銷當事人更換代為辦理的報銷辦理人）。因此，為保證報銷材料的完整性和合規性，當醫務人員再次前往財務處辦理報銷業務時，財務審核人員需要再次審查所有報銷材料，但重復審核同一份報銷材料將造成時間的大量重復消耗。（2）以試劑材料報銷為例，科研材料的報銷通常只涉及發票的審核，相關類別和款項限制在醫院相關報銷文件中都有明確的規定。財務人員只需審核科研試劑發票的真偽，并按照有關規定制作報銷單據，填寫報銷單據摘要、金額等報銷相關信息即可。而大型綜合性醫院（特別是集醫療、教學和科研一體化醫院）的醫務人員擁有大量的科研課題，需要的零星試劑材料數量也相應較多，且未達醫院統一購買管理的要求，因此財務處報銷人員需要耗費大量的時間審核相似的報銷材料和完成簡單的報銷單據制作，使財務報銷工作效率較為緩慢。

3.報銷金額超過預算規定，無法完成報銷。非系統化的經費管理使相關負責人或相關項目成員無法實時監管各個項目預算的開支情況，導致報銷事項總金額超支或預算各部分安排不合理的情況發生，嚴重影響報銷進度。以科研經費為例：一方面，大型綜合性醫院的醫務人員（特指課題負責人）較多都參與多個科研項目，并不能清晰的記住每一個項目各部分精準的經費預算，導致項目相關人員不得不經常性的到財務處確認、核實經費的使用情況，耗時耗力。另一方面，工作的繁忙使他們經常讓項目組成員負責實驗材料的購買，并將報銷材料交至業務部門審核，并代為辦理業務的報銷。無法實時查看預算金額，可能會導致代辦人員超預算購買材料，使款項無法得以報銷，或需調整預算后，再次辦理報銷，消耗重復辦理的時間。

大型綜合性醫院的醫務人員承擔醫療、教學、科研等各項艱巨的任務，漫長的報銷時間和繁瑣的報銷程序會對醫務人員的時間分配及規劃產生不利的影響，進而影響醫務人員的科研積極性。因此，優化改良報銷流程模式，提高工作效率迫在眉睫。

二、現場報銷和移動報銷的流程對比

1.線下經費報銷的流程。（1）相關業務發生前：由醫務人員個人到各業務歸口管理部門進行事項申請（如科研經費需到科研處申請審批，人才經費需到人力資源處申請審批，研究生經費需到醫教科申請審批，而外出學習培訓需到人力資源處進行請假申請和同時到醫教科完成培訓經費申請）。（2）相關業務完成后：醫務人員本人或科室指定人員先收集、攜帶所有報銷相關材料到各科室進行報銷事項確認審核，再到財務處辦理經費報銷。財務審核人員現場對報銷經辦人講解、確認報銷事項，并根據相關規定核實報銷材料后制作報銷單據，打印報銷單據的封面，簽字后送至各相關業務部門。各相關業務部門收集到財務處已完成制單的報銷材料后由各業務部門負責人審核并簽字，再送至各業務分管院領導加以審核簽字。等所有審核簽字完成后送回至財務處，財務審核人員進行復審并由財務處負責人審核通過后，再交由出納付款。整個線下報銷過程不僅消耗報銷人員各部門奔波辦理手續的路程時間，而且消耗在財務處辦理報銷業務的排隊和等待財務審核人員審查材料的時間。另外，線下報銷還將浪費大量的報銷單據送審簽字的時間，遇上相關業務部門負責人或分管院領導出差等不在院內的情況，還會耗費大量的等待簽字審批時間。

2.線上移動報銷。（1）醫務人員在線上報銷系統上提出具體事項的事前審批申請，由線上報銷系統自動進行歸類傳送至對應的業務歸口管理部門進行審批。（2）線上報銷系統自動讀取到審批通過的事項申請單后，醫務人員依據線上報銷系統的提示選擇該事項相應的報銷模塊，在相應的預算內填寫實際發生的報銷金額和上傳報銷材料，確認報銷材料真實完整后進行報銷申請提交。（3）線上報銷系統自動歸集事項申請和報銷材料為一個報銷事項，并根據醫院管理設定推送至各業務管理部門。（4）各業務管理部門初次審核通過后（即確認報銷事項事前申請與實際發生事項一致），線上報銷系統將整筆報銷事項推送至財務審核人員，財務審核人員進行財務方面的審核后，逐級推送至管理部門負責人和分管院領導審批。（5）待所有審批結束，線上報銷系統會推送提示消息給報銷申請人，報銷申請人帶上所有上傳的報銷材料至財務處即可完成報銷。

綜上所述，對于報銷申請人員來說，只需事前進行事項申請，事后將全部申請材料上傳至移動報銷系統，等待所有電子簽章審批完成再一次性將報銷材料交至財務處即可。

線上移動報銷一方面實現報銷申請、報銷材料審核、報銷單據制作等一系列報銷手續的一體化管理，不僅方便財務審核人員合理分配材料審核時間，也方便醫務人員及時補充所需材料。另一方面，線上移動報銷在保留線下報銷嚴謹的申請審批流程的同時，節省了醫務人員到各個部門來回奔波的時間，方便相關審批負責人利用零星空余時間進行業務審批，減少等待簽字審批的時間，實現醫務人員快捷完成報銷事項。

三、大型綜合性醫院財務智能化的優勢

1.保證及時提供輔證報銷材料的齊全。一方面，醫務人員多數不具備相關的財務知識且缺少財務報銷要求培訓，并不明確除了提供發票之外報銷時還需要提供哪些材料，導致經常缺漏提交報銷材料。線上報銷系統將各報銷事項進行了明確的分類，并清晰簡易的提示哪些材料為必要提供并需要上傳的材料，使醫務人員可以依據線上報銷系統的提示進行報銷材料的收集和保存提交。另一方面，采用線上報銷系統里的材料暫存功能，醫務人員可以在任何地點、任何時間進行材料的上傳和保存，方便醫務人員實時保存報銷材料（如支付記錄），減少相關報銷材料丟失的風險性。

2.醫院內部各系統相關聯，提高辦理業務效率。線上報銷系統與科研系統、人事管理系統、教務系統、經費使用系統、財務一體化系統等醫院內部系統相互關聯，便于對各類信息數據的搜集、整理、分類、儲存，加強數據的統計歸集與讀取使用。各業務部門和各項目負責人可以根據具體的工作需要，自行對有關數據進行查詢，也可以自行及時生成具體工作需要的相應表格，無需到各個業務部門申請查詢相關數據。另外，報銷申請人還可以在歷史單據中查看自己申請報銷時提交的相關材料，無需再到財務處申請查看紙質報銷憑證，節省了從大量歸檔憑證中查找具體的紙質憑證內容的時間。

3.系統自動計算報銷金額并查驗票據真偽，進一步保障報銷工作的準確性。線上移動報銷系統設置不同報銷模塊，根據不同的文件要求將各項規定金額及計算公式內嵌至報銷系統當中。報銷申請人員在相應的報銷模塊根據實際情況進行相關條件的選擇、填寫，系統將自動計算出報銷金額。同時，系統自動和稅務查驗系統對接，查驗上傳發票的真偽。這不僅將減少財務人員計算工作的疏忽錯誤，減少財務人員機械簡單的計算工作量，還在確保發票真實性的同時，大量減少了人工查驗發票真偽的時間。

4.實時監控經費使用情況，查看報銷進程。線上報銷系統實現實時顯示預算使用情況，區分已完成金額，待審批金額和剩余可使用金額。各項目負責人和各職能部門可以通過線上報銷系統進行全面的預算監管，合理安排各項經費的使用。同時，對于急于完成報銷的單據，報銷申請人也可以實時獲取報銷單據的進程，直觀的在報銷系統上查詢到報銷單據流轉到哪個部門，然后可以自行聯系對應部門的人員，跟進各個流程，以加快報銷進度。

5.審批責任到個人，加強各審核環節的嚴謹性。線下報銷時，各業務部門已經習慣依賴財務人員進行最后的審核把控，忽視對業務內容實質性的審核與把控。以科研課題專家咨詢費報銷為例，財務審核人員對項目余額、咨詢費標準和勞務費扣稅等方面進行審核，而咨詢專家與咨詢項目任務的相關性必要性則需要科研處進行審核把控。而通常是財務人員已經依照科研處審批通過的材料和財務所需票據完成制單后，科研處通知財務審核人員該筆款項的具體內容不符合其科研任務書的項目規定，要求取消該筆報銷款項的審批。審核的疏忽不僅浪費大量反復的審核時間和單據審批流轉時間，還導致醫務人員產生報銷單據臨時被通知取消的不滿情緒，打擊醫務人員科研積極性。而線上報銷的電子簽章審批使責任追溯落實到個人，可以在一定程度內提高各業務部門審核人員的警覺性，加強內部控制管理的同時提升報銷工作的效率和透明度。

四、線上移動報銷存在的問題

1.系統的不穩定性。線上移動報銷系統有時候由于程序需要更新等問題導致系統程序崩潰，進而使報銷申請進行到一半所有數據丟失需要重新上傳提交所有報銷材料。

2.財務審核人員的遺漏。報銷單據大批量的顯示在系統界面上，而財務審核人員每日只能處理一定量的報銷申請，這導致若財務審核人員沒有依據一定的規律將有機會遺漏某一筆報銷申請，導致該筆報銷申請一直處在待審核狀態。

3.審批領導因特殊原因無法進行審批，導致報銷單據滯留。現階段線上移動報銷經費審批領導只能是單一的指定（對應具體的電子簽章），而無法使用AB角的代替行權。一旦某個節點的審批領導因為一些特殊原因（例如支援疫情防控工作等）無法進行報銷單據審核，所有匯集到這個節點的報銷單據都無法流轉，只能等待審批。

4.醫務人員未保留紙質報銷材料。由于報銷事項宣傳的未到位，醫務人員以為進行報銷申請時將報銷材料上傳至線上報銷系統就是完成了全部報銷流程，而未留意到系統推送的需要將報銷材料交至財務處的通知。待所有審批結束后，發現需要上交報銷材料時無法找到相對應的報銷材料。

另外，財務報銷業務涉及多項不同的事項，有些非日常相關事項無法單獨設置模塊，未能使用線上報銷系統，當下依舊采用線下報銷模式。這導致一些非日常報銷事項的辦理手續更加不清晰，導致醫務人員不知道怎樣完成事項報銷。

五、結語

綜上所述，線上報銷系統是實現財務核算信息化的探索和初步的實踐，雖存在些許小問題有待改進和優化，但采用線上報銷系統，一方面可以實現“一次性完成報銷”的愿景，提高醫院財務報銷工作效率，提升醫務人員的職工滿意度；另一方面，線上報銷系統為各項工作的開展與實施提供了便捷性和透明性，加強對各項經費監控的同時促進各個醫療科研事項的順利開展。因此，應用線上報銷系統并在實踐中不斷完善改良是信息化時代的要求，更是醫院持續發展的必經之路。