數字化轉型背景下智能財務共享服務模式探究

姚卓靜

一、前言

隨著數字化進程在各行業的深入推進，財務領域的數字化改革步伐也正在闊步向前，當前財務正在經歷信息化、數據化到智能化的系統轉變。很多大型企業通過信息技術手段融合了業務、財務、稅務等工作，統一管理流程和考核標準，建立集中式財務共享中心，用以實現會計信息真實可靠、豐富財務資源、降低會計核算成本。在具體實施過程中，輔助信息科技技術，以提升財務工作效率、降低財務運營成本、創造財務價值、規范財務流程為目的，從用戶及客戶角度出發，為內外部客戶提供專業化財務服務。本文從共享服務的建設意義出發論證財務共享服務的必要性，其次介紹國內設立共享財務的主要方案，并且針對當前的服務模式進行分析，最后根據當前科技發展，探討如何運用AI 技術支撐財務共享服務模式融合升級發展。

二、財務共享模式建設意義

財務共享模式在企業的現代化服務中承擔非常重要的核心功能，一方面向上承擔管理者對財務的要求和意圖，傳輸企業管理中的重要價值數據；另外一方面對企業經營管理過程中產生的數據進行融合，生成財務報表及賬務信息。財務共享服務模式是財務管理的一次重大創新，是一種先進的管理理念，其對公司作用及意義主要體現在以下幾個方面：

（一）促進企業一體化發展

集團公司在對下屬單位的統一財務管控方面存在較大的風險，主要體現在數據透明度、數據完整性和信息傳遞及時性等方面，且這些運行風險往往不易察覺；無法統籌調動各下屬單位的資金，導致大量的資金閑置，利用率較低，對公司無法形成效益最大化。通過財務共享服務中心，可以實現集團公司對資金、流程、標準、制度等方面統一管控，達到資金動態調度、流程快速審批、標準及時修正、制度逐步規范的目的。實現財務與企業公司各職能部門緊密聯系，促進企業一體化發展。

（二）加速企業數字化轉型

隨著數字經濟時代的來臨，許多大型企業集團開始嘗試探索數字化轉型，財務因掌握企業核心數據、引領企業信息化建設，順理成章成為企業數字化轉型的開路先鋒。建設會計核算、資金管理、預算管理信息系統，實現會計業務自動核算、資金計劃自動監管、預算管理自動控制。若加之電子會計檔案、稅務管理、發票管理等信息系統輔助支持，財務一體化的應用水平會更高。業財貫通的實現程度，決定了業財一體化的應用水平。項目管理、合同管理、人力資源等業務系統與財務信息系統的集成，是企業內部數據連接、信息互動，業財融合的關鍵。三算合一、業財一體為共享服務模式下企業財務數字化變革夯實IT 信息化基礎。

（三）提升財務管理效率和質量

對于集團公司來說，在傳統的財務模式下，集團下屬公司都有各自的整套財務管流程和財務隊伍，且各單位之間財務人員很少流動和復用。財務共享中心模式下，標準化程度高、以原始票據為主的基礎財務工作集中處理，借助人工智能技術手段，提升票據處理效率，減輕基礎財務人員的工作量，釋放一部分人員進行高質量工作，及時響應集團公司對下屬公司的工作要求，提升整體財務管理工作質量。同時像各種審計、檢查類工作統一由財務共享服務中心處理，下屬單位可集中更多的精力于核心業務。

（四）推動企業管理升級和人員轉型

財務共享服務模式設立后，高級財務管理人員專注于戰略研究，財務由單純的職能管理向戰略管理轉變，由事后管理向事前管理轉變，從而助力企業實現財務轉型。在基礎層面制定相關標準，由共享服務中心人員負責會計核算、報表編制等工作，實現流程標準化和精細化。在人員轉型的過程中，財務部門需要設計不同財務團隊的組織架構、工作機制、能力模型、職業發展路徑和培養方案等。為財務人員提供培訓機會，幫助其更好的轉型升級，提升財務人員的自身素養，并且根據每個人基本素質制定合適的轉型方案，幫助財務人員實現順利轉型。

三、財務共享服務建設方案

（一）目標定位

集團企業在建設財務共享服務中心時，根據公司戰略目標可能各不相同。同一個企業，在財務共享服務中心建設的不同階段，戰略目標也會有所不同。根據相關調查數據，同時結合已建立財務共享服務中心案例，綜合分析發現，建立財務共享服務中心的目標主要有以下幾個方面：

集團管控：統一目標和語言，為戰略決策提供有力支持；使財務專業化成為可能，全方位強化集團管控能力。

降低成本：簡化操作流程，壓縮財務人員數量；集中辦公，降低管理成本。

控制風險：通過標準制定、流程嵌入，有效控制企業不斷增長的戰略、經營、財務和其他各種風險。

財務轉型：推動財務人員轉型，釋放財務部門生產力，將工作重點轉向預算管理、財務分析、決策支持等附加值較高的財務管理活動中去。

資源協調：通過對預算及績效的支持、保障資源使用的效率和效益。

信息整合：財務業務流程的一體化，確保業財信息實時、準確、完整、有效的收集和傳遞。

（二）技術方案

在技術方面，重點構建“財務中臺+智能應用”的智慧共享運營平臺，實現以統一的數據標準、數據標簽、數據模型、數據架構，支持更實時、更全面、更高質量、更小顆粒度的數據集中匯聚沉淀；通過在線化、多場景、可視化的智能應用，支持資源高效配置、績效精準評價、風險智能防控、價值智慧管理。

針對智慧應用，主要構建以下幾個應用系統：

1.預算管理系統。強化預算約束，健全預算體系，完善預算方法，打造預算工具，形成了“目標有預控、項目有儲備、支出有標準、過程能控制、結果嚴考核”的閉環管理。構建公司經營多維聯動預測模型。對投資、負債率、利潤、EVA 等重要指標開展多維度、多場景、長周期量化測算，支持中長期預算編制，同時滿足國際信用評級、世界500 強排名、建設世界一流企業等評價要求。集團公司根據公司實際運行情況，構建預算編報體系，同時下屬公司根據集團公司年度經營目標上報本公司預算，減少上下級的博弈，將業務細化為作業，科學規范各級單位、各類業務的成本列支范圍與開支標準。

2.資金管理系統。針對收支規模大、波動幅度大、內部單位多、外部客戶多的資金運行特點，充分發揮集團化運作優勢，全面建成新型資金管理體系，進一步提升資金保障能力、運作效益和安全水平。

3.過程管控系統。積極推動管資產向管資本轉變，設立資本運營管理中心，以“引進來、投出去、運營好”為重點，構建資本運營全過程監管體系，重點把控資本布局、規范資本運營、確保資金安全、提高資金利用率。同時加大對外開放力度，通過資本手段和工具，如：重組、收購、注資等多種方式開展投資，設立專項資金，重點跟蹤科技發展趨勢，引入社會資本，助力科創成果轉化。

4.商旅系統。秉承平臺思維和共享理念，打造商旅共享服務新模式，面向員工推廣移動化商旅云應用，一端連接公司各級單位員工出行需求，一端連接酒店、航空、火車等出行服務，做到員工出行“免墊資、免發票、免報銷”，實現差旅管理“降成本、提效率、促合規”。

5.智慧稅務系統。搭建稅企直聯通道，重構稅務管理流程，建立企業級電子發票池，對內統一“業-財-稅”流程，實現管理標準化；對外聯接“企-稅-銀”各方，實現操作智能化，促進稅務業務由線下向線上、手工向智能、分散向集約轉變，稅務風險由事后監管向事前預警、事中防控轉變。

6.風控管理體系。構建以風險為導向、制度為保障、流程為載體、評價為手段、授權為約束、信息系統為支撐的“六位一體”全面風險與內部控制管理體系，推進風險、內控、合規一體化運作，筑牢不發生重大風險的底線，促進公司依法合規經營和健康可持續發展。

財務共享服務模式以開放為起點，發揮數據使用價值，推動資本、資源、數據對外開放，助力公司高質量發展，服務構建新發展格局；以智慧為驅動，堅持技術驅動數據賦能，廣泛運用新技術新工具，加快財務數字化轉型、智能化提升、精益化管理；以共享為目標，發揮財務價值創造作用，通過降成本、優服務賦能社會發展，通過完善新機制、培育新動能賦能企業發展，共享發展成果；積極構建以“開放協同、智慧共享”的價值生態系統。

（三）實施方案

在具體系統實施落地階段，需要結合集團公司與下屬公司之間的實際情況，從管理角度出發，服務業務發展為目標，制定具體實施計劃，同時制定完備的實施方案和風險應對策略，具體分為以下幾個步驟進行實施：

1.觀念再造。財務共享服務模式下，企業的組織架構由多層級向扁平化、矩陣式發展，企業管理理念需要從目標為導向逐漸轉變成流程化管理，需要更加注重對過程的把控。既是組織變革又是管理轉型，人的觀念轉變是保障財務共享服務項目落地的首要因素。員工轉變觀念并非一蹴而就，自上而下強力推動可能立竿見影，卻可能引發企業人員動蕩，甚至人才流失。通過選取樣板，樣板成功后再進行復制，循序漸進，讓各下屬單位的財務人員在觀念上逐步接受和認同。同時制定行之有效的溝通和針對性培訓機制，減輕員工變革的心理壓力，幫助員工更好地轉變認識，以更加積極的心態應對變革。

2.組織再造。組織定位和組織架構在組織變革中產生較大變化，還需要考慮財務人員崗位設置和職業發展通道。財務共享服務中心通常設置三大類工作崗位：從事具體業務處理的作業類崗位、負責具體運營管理方面和業務支撐的管理類崗位、提供遠程協作支持及保障運營的服務類崗位。設計組織結構時，需要為每類崗位設置職業晉升通道，明晰職業前景，有效激勵員工成長。在財務共享服務中心的內部可以提供員工平級調動的機會，也可以分別設置專業線、管理線和服務線三類晉升通道。財務共享服務中心更適合作為財務人才的培養中心，從中選拔優秀的人才，進入戰略財務、業務財務或者智能財務領域，實現跨部門的調動或晉升。

3.流程再造。流程再造是財務共享服務中心建設實施落地中的重要環節，需滿足企業經營管控的需求，主要分為以下幾個階段：一是營造變革環境；二是流程的分析、診斷和重新設計；三是適配組織再造；四是流程穿行測試；五是持續優化。通常情況下，這五個階段應按順序逐個推進，但根據不同的企業情況，也可以平行、交叉進行。因此，五個階段并不是線性過程，而是相互交融、循環推進的閉環管理過程。

四、財務共享服務建設面臨的挑戰

（一）人員發展路徑不暢

財務共享服務中心的人員脫離具體業務，不再與公司的業務人員直接接觸，可能淪為輔助崗位。往往僅與單純的財務數字打交道，而這些數字可能無法清晰確切表達公司所面臨的實際財務狀況；同時如果財務共享中心被定位為集團財務部下屬機構，財務共享服務中心的員工很可能淪為弱勢群體，人員流動率大幅度提高。

（二）信息化成本極高

在設立財務共享服務中心時，需要搭建完善且獨立的信息系統，用以保障財務服務中心高效運行，同時需要安排專人進行技術指導、系統維護升級等，而這些信息化成本都非常高，往往會給企業造成嚴重的負擔，也存在因為盲目推崇國外大型信息系統而無法負擔成本導致破產的企業。

（三）稅務風險

在稅務方面，主要存在以下兩個方面風險：一是稅務審計風險，由于財務共享中心為集中式辦公，不再接觸下屬公司所在的稅務局相關單位，在稅務檢查方面，需要花費大量的精力參與稅務部門的人員詢問、約談、審計等工作。二是效益受損風險，由于財務人員專注于共享中心內部事務，與各稅務局單位人員溝通不暢，對各個地區的稅收優惠政策了解不深或在申請優惠政策時難度較大，使得公司錯失稅收優惠政策，從而導致公司效益損失。

五、依托人工技術，助力財務共享模式升級

底層融合大數據、人工智能、RPA 等新技術，通過財務數字化平臺與內部 OA、ERP、CRM、HR 系統、WMS 等系統打通，為業務財務、戰略財務、財務決策等核心場景提供支撐，從而構建智能財務共享整體解決方案具體架構如下圖所示。

下面通過智能報銷應用及自動化核算應用兩個實例出發，詳細分析人工智能技術及RPA 技術在系統中的應用。

（一）智能報銷應用

員工報銷問題是每個企業都會遇到的難題，依靠人工審核，工作量大、差錯率較高，同時存在合規及審計的風險問題。如何解決員工報賬難問題，提高報銷流程效率，提升員工報銷體驗，成為企業發展必須解決問題。通過人工智能技術，建設報賬機器人，讓員工隨時隨地拍發票、創建報銷單一鍵提報。內置審單引擎輔助財務人員審核發票，采用RPA 非侵入式技術，模擬人工界面操作，獲取業財一體化系統中的主數據等信息定時同步至報賬機器人。從內部控制角度，通過報賬機器人系統完成了大量單據關鍵信息的審核，包括票據電子影像、報銷單據信息，為費用審核人員承擔了近70%的工作量。

（二）財務自動化核算應用

成本核算流程復雜，人為操作容易遺漏環節，導致核算流程返工；另外該項工作需要各分子公司、集團公司的財務人員協同才能共同完成，耗費大量時間用于溝通。為提升成本核算的效率，避免人為操作出現錯誤，提升準確率，通過借助RPA 技術，實現財務自動化核算，提高企業日常核算的效率和降低錯誤率。RPA 自動登錄運營管理系統，按照既定業務流程，自動進行成本和工作量數據采集、交換，自動完成成本計算；RPA 自動切換組織，完成所有成本核算工作。

引用

[1]裴麗群,許文平,張潔麗,張宏權.搭建業財融合財務共享服務中心助力集團公司數字化轉型[J].中國總會計師,2020(02):76-80.

[2]王燕.集團財務共享服務數字化轉型存在的問題及優化對策研究——以中國鐵建為例[J].財務管理研究,2021(12):68-73.

[3]張天峰.基于財務共享服務模式的企業財務數字化轉型研究[J].企業改革與管理,2021(07):109-110.