建筑企業合同管理信息化發展方向分析

倪 婧

（東華理工大學 經濟與管理學院，南昌 330032）

0 引言

近年來，隨著計算機、互聯網等現代科技的發展，信息化時代已經悄然到來，并深刻影響著人們的生產、生活，推動著各行業的轉型變革。在這樣的時代背景下，面對愈加激烈的市場經濟競爭，建筑企業進行了不斷深入的信息化建設探索，并取得了顯著成效。自國務院印發《中國制造2025》戰略文件以來，工業化與信息化引導著現代企業的前行方向，并成為現代企業重要的探究課題。建筑企業本身從屬于傳統行業，整體信息化水平有限。雖然在“互聯網+”戰略引導下，建筑企業信息化建設取得了一定成效，但是在轉型升級的道路上尚有很長的路要走。合同管理作為串聯建筑企業生產經營與財務管理的關鍵部分，與業務管理緊密相連，其信息化建設亦是相當重要和必要的。在信息化發展的新時代背景下，建筑企業要重視以信息化技術為依托的現代化轉型發展，更要將合同管理信息化納入現代化轉型發展戰略任務當中，并予以高度重視，以此來提高建筑企業的合同管控水平，促進建筑企業健康可持續發展。

1 合同管理信息化的意義

在市場經濟條件下，合同可視作企業間訂立的“法律”，有效約束著各方行為，是企業的建設藍圖、理順業務的抓手、組織延伸的橋梁，直接關系到其切身利益。現如今，企業的經營發展都有賴于業務，業務是其管理的中心，合同是業務的最終落腳點。管理合同就是管理業務交易，而且合同管理本身具有專業性、復雜性的特點，包括合同起草、合同審批、合同簽訂、合同實施、合同變更等。

科技發展改變了信息化時代格局，“互聯網+”戰略作為一項重要的國家戰略，推動著各行各業的深刻變革，建筑行業亦是如此。將合同管理信息化放在建筑企業信息化轉型升級的需求框架下審視，可全面窺探其現實價值及意義，其集中表現在業務協同、閉環管控、穿透管理、預警監測及智能管理等幾個方面。具體而言，建筑企業合同管理信息化可實現其與預算管理、資金管理等工作的協同，并將合同管理的各項工作有機串聯起來，包括起草、訂立、履行、變更等，從而生成良性閉環系統，實現在全業務鏈條上的可控制、可追蹤、可分析、可評價，進而根據相關動態數據反饋發出預警，規避可能發生的風險，保證建筑企業合法利益，并通過高效的智能管理提升工作成效。

2 建筑企業合同管理信息化的現狀

2.1 取得的成效

合同管理本身存在內容繁多、信息分散的現實特點。傳統手工操作式的合同管理模式涉及的管理部門較多，更在一定程度上造成了合同信息匯總的不便，對合同管理效率、管理質量的提升造成了諸多影響，在很多時候人員操作的疏忽導致了合同重要信息的泄露、遺失，對企業可持續健康發展造成了嚴重的阻礙。面對信息化時代的到來，越來越多的建筑企業開始認識到合同管理信息化的重要性，并開始立志于“精細化”合同管理模式的打造。建筑企業不僅組織相關專業人員圍繞企業合同管理信息化從整體布設、規則制定等角度展開理論研討，更從實踐行動上開展相關系統開發、軟件設計工作，極大地促進了我國建筑行業整體合同管理水平的提升。

例如，為了滿足廣大建筑企業合同管理信息化的需求，致遠互聯合同管理平臺被逐漸引入建筑行業當中。平臺通過對建筑企業相關項目、供方、分包、材料、勞務等信息進行數據信息化整合，依托平臺自身強大的電子化合同管理功能，打造成極具建筑企業特色的合同數據檔案平臺，使建筑企業對合同信息的調用更為靈活。此外，該平臺依托流程化的合同檔案審批、管理優勢，還可以輔助建筑企業對合同內容進行審核、論證，并與業務方進行在線簽約，大大提高了合同管理效率。此外，中鐵建設物資公司在2020 年11月舉辦的華北建筑產業鏈創新發展大會上獲得了建筑產業信息化建設先鋒獎。據悉，自2012 年起，中鐵建設物資公司就制定了信息化發展戰略，在“互聯網+”的作用下研發出了企業資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）業務系統，實現了包括合同管理一體化在內的業務信息化操控管理。

近年來，建筑企業在合同管理信息化方面作出了巨大努力，建筑行業合同管理信息化整體發展態勢良好。

2.2 存在的問題

受各方面現實因素的影響，我國建筑企業合同管理信息化在發展過程中也不可避免地出現了一些問題和不足，對合同管理優化改革造成了一定的負面影響。具體來講，這些問題可以歸結為以下幾點。

一是第三方合同信息化管理軟件使用效果不佳。個別軟件開發企業在進行合同信息化管理系統開發過程中，并未組織人員對建筑企業合同管理流程進行深入研究，只是簡單地對建筑企業合同管理需求、特點等進行簡單的信息匯總，導致開發出的系統軟件存在模板化傾向，在建筑企業合同管理中的適用性不高，無法發揮出軟件系統的應有作用。

二是建筑企業欠缺合同管理信息化的準備。合同管理信息化不僅意味著合同管理方式方法的變革，同樣意味著合同管理工具的變革，是對合同管理整個流程的重新再造。合同管理信息化的實現需要建筑企業擁有充足的準備，其中不僅包含了財力、物力方面的準備，更包含了人力方面的準備。但反觀目前的建筑企業，雖然購置了先進的合同信息化管理軟件，開發了極具企業特色的合同信息化管理系統，但缺少既懂建筑工程合同管理業務，又懂信息化技術操作的高級復合型人才，這導致建筑企業合同管理信息化發展出現停滯不前的現實狀況，造成了資源的浪費。

3 建筑企業合同管理信息化發展方向及策略

3.1 管理機制趨于動態化

3.1.1 發展趨勢

傳統工作模式下，建筑企業合同管理暴露出了較為嚴重的效率問題和風險問題，更深層次揭露了內部協同上的不足。簡單來講，合同管理本身作為一項復雜的系統化工作，伴隨著業務的發生與進展實施，與業務管理之間有著緊密的關聯性，需要精準切入各環節工作，因而銜接效率甚為關鍵。此外，合同風險管理集中反映在履約管控和閉環管控上，本質可解讀為其與業務執行的協作問題。因此，合同與業務的協同不足將會誘發一系列問題。建筑企業合同管理信息化則提供了有效的協同問題解決思路，引發深層次的理念變革，生成以合同為主導的經營決策價值體系，并由此支持預算管理、資金管理、盈利評估等工作，進而提升管理工作整體成效。

3.1.2 發展策略

未來，建筑企業在合同管理信息化發展的進程中，要逐步建立預算對合同、合同對資金支付的自動化控制機制，并基于結構化的數據支持動態監測合同履約風險，服務經營決策。同時，以業務發展為軸線，打造合同管理全生命周期閉環系統，基于信息化技術支持，將其有機地嵌入整個業務鏈條上，實現可控制、可追蹤、可分析、可評價的動態管理。

3.2 管理制度趨于完善化

3.2.1 發展趨勢

建筑企業合同管理信息化重置了相關工作模式，引發了各個操作流程的改變，使傳統制度表現出了諸多的不適用，并且凸顯了某些方面規制存在的漏洞。建筑企業合同管理信息化發展推動著該項工作的閉環化、標準化建設，對相關工作開展提出了新的要求和挑戰。事實上，在當前的語境環境下，建筑企業現行的合同管理規范、流程、標準等章程與信息化主導的合同穿透管理要求尚存較大差距，很大程度上可能會造成系列風險的發生，繼而影響企業經營發展效果。為此，隨著建筑企業合同管理信息化發展轉型，在國家相關部門的引導下，建筑企業合同管理信息化相關規劃將得到進一步調整，尤其是源于現實需求的導引，在社會各界的共同作用下，相關配套制度會逐漸向完善化、規范化的方向發展，由此來促使建筑企業盡快通過優化組織結構提升信息化穿透管理能力。

3.2.2 發展策略

在此過程中，建筑企業要結合自身所屬行業特點，以信息化穿透管理為著力點，深度解析對合同管理的要求，綜合考量各相關要素，做好全方位、立體化把握，編制系列、具體、可操作的制度，配置統一的合同分類分層標準，梳理其在流程、數據及系統等各方面的層次結構，由此將各層次的合同管理統籌起來，為實施穿透管理奠定基礎。

3.3 管理標準趨于規范化

3.3.1 發展趨勢

在建筑企業系統的合同管理結構中，管理標準作為一類關鍵的構成要素，是支撐各項管理制度貫徹落地的可執行工具。建筑企業合同管理信息化發展的未來是重點創造一種內部協同的語言，搭建起橫跨各職能部門、縱貫各管理層級的交互通道，并有效解決相關運行系統的集成問題，如此才能支撐新型建構制度的落地，提升合同管理信息化的穿透能力。簡單來講，這種語言就是建立的統一的能夠覆蓋建筑企業合同管理全生命周期的標準。

3.3.2 發展策略

在此過程中，建筑企業要通過結構化的數據表示管理要求，明確合同管理與其他相關管理事務之間的緊密關系，規范合同操作，包括簽署、執行等，了解合同過程管理中的核心要素和關聯信息，繼而梳理清楚其基本定義、技術要求、統計口徑等，動態、全面地掌控合同信息，從而為建立建筑企業合同管理信息化平臺的數據架構提供依據，促進各環節工作實現有效互通互聯。除此之外，建筑企業對合同管理信息化發展驅動的閉環化需求考量，未來還需建立科學的合同全生命周期管理流程標準，為在全面預算管理、成本核算管理及績效考核管理等工作領域的功能價值發揮提供結構性框架標準，更好地支持上層經營決策。

3.4 管理系統趨于整合化

3.4.1 發展趨勢

建筑企業合同管理信息化還將朝著系統整合的方向發展。隨著建筑企業信息化轉型步伐的加快，建筑企業將逐步搭建起更高水平的信息化管理運行平臺，并由此生成內部交織關系復雜的互動通道，為推動合同管理的閉環化，有必要對所有與合同管理相關的系統進行整合，從而提升協同效能，實現信息共享目標。

3.4.2 發展策略

在此過程中，建筑企業需樹立“互聯網+”戰略思維和意識，從全局出發，統籌好經營管理的各環節，并進行統一的梳理和規劃，明確各運行系統之間的邊界、定位及功能，確定對接標準，以合同的全生命周期為著眼點、立足點，按照科學的發展脈絡理順管理關系，不斷消除管理上的斷點，逐步減少重復性的人工操作，進而提升合同管理效率及質量。例如，建筑企業根據經營發展需求，認真明確合同管理、物資采購、生產經營等業務系統的功能邊界，找準其在整個框架結構中的定位，繼而梳理其相互間的協同關系、影響作用，將其有機地統籌起來；建立信息平臺、即有統建系統、各單位自建系統中的集成架構，籌劃建筑企業合同管理信息化平臺總體架構，從而最大限度地發揮合同全生命周期管理的功能價值。

4 結語

建筑企業合同管理信息化發展十分重要和必要，是其適應新時代語境的重要選擇，更是自身發展內需的客觀要求。作為一項龐雜的系統化工程，合同管理未來將朝著理念變革、制度完善、標準統一、系統整合4 個方向進展。建筑企業要將之嵌入建筑企業發展戰略籌劃中，全方位給予支持，構建科學的運行系統結構，從而進一步提升合同管理實效。