高校科研經費內部控制相關問題研究

何莎 中山大學

引言

隨著國家對高校科研資金領域的越發重視，相關科研資金投入逐年激增。而高校作為科研力量的“主力軍”，在接收科研資金從事研究項目的同時，卻也在科研經費內控管理中稍顯乏力。因此，科研經費的豐盈確為科學研究奠定了物質基礎與強有力支撐，但也為高校管理此項經費帶來重大挑戰。尤其是國家自然科學基金委員會對外公布相關典型案例中，存在著一批科研不端人員、“跑冒滴漏”“窮教授、富教授”等現象，再次將高校科研經費管理尖銳矛盾推至風口浪尖。面對這樣的現狀，有必要重新思考持續加強高校科研經費管控的有效通路，因此，展開對高校科研經費內部控制相關問題研究具有理論與現實意義。

一、高校科研經費與內部控制相關概述

高校科研經費專指由國家和各級企事業單位給予的，參與技術開發、咨詢、服務等相關科學活動而獲取的相應撥付資金。這類經費通常具有專款專用，具體細分屬性。具體包括：直接費用與間接費用兩大類。直接費用，如科研儀器購置、科研人員承接項目后所發生的各項差旅、會議等費用。而間接費用常指場地使用費、耗水耗電費、管理費用等無法直接落實到具體科研項目課題組內的實際費用。而由于科研項目本身就相對繁雜，科研項目經費又涉及面廣，并且兼具周轉性、復雜性、先行性、隱含性等特點，所以，高校科研經費的內部控制存在一定難度。

隨著高校科研經費管理體系建設縱深發展，其應用質量、效率及績效水平的高低更備受關注。只有認清形勢、厘清現狀、破除藩籬，以內控建設為支撐，方能利于高校科研經費管理的提檔升級。而談及內部控制，該理論以COSO委員會提出的整體框架最為盛行。在內部控制中明確校董會、執行管理層和全體教職員工為實施主體，最終為實現財務報告可靠性、法律法規遵守性和經管效果與效率為目標導向性提供合理保障。同時，近年來新興經濟模式不斷躍升，COSO委員會也相應完善并強化了原有版本，但未改內部控制完整連續性、全員配合性、合理保證性的本質屬性，因此，將其運用到高校科研經費管控之中，將是新時期新主體運用內部控制實現多元化管理的又一次例證。

二、高校科研經費內部控制關鍵點

內部控制涉及高校經營管控的方方面面，其中，從科研經費視角出發，其內控關鍵點有以下幾個。

（一）收入與支出業務內部控制

高校科研收入管理應嚴格遵照國家有關規定，根據科研經費收入來源合理合規管理。同時，科研經費不論渠道與來源為何，均需統一交由財務處集中核算，并由科研院協助管理，才能確保科研資金的專款專用。具體而言，將收入來源分為縱向的國家及地方直接撥款和橫向的企事業單位委托經費兩個方面。近年來，縱向經費大量投入且增速平穩，而橫向經費也由于國家加大高新技術企業等扶持力度而頻頻增加，所以，經費收入基數龐大。而在高校科研經費支出方面，應始終厲行節約、合法合規與事后定向追責原則，科研項目組在遵守法規前提下，應充分利用自身優勢開展研究工作，以多出高質量成果為目標，提升研究與科研經費投入效率。嚴禁虛構經濟業務套取、冒領科研經費，一經發現，停止撥款，及時追回，并視情節輕重開展追責，才能提升高校科研經費的合理合規內控管理。

（二）預算與決算業務內部控制

高校屬于行政事業單位，因此，其科研經費的預算與決算管理是內部控制執行的關鍵著力點之一。在各大高校的具體規定中，各科研項目經費收支需要開展預算預測估計分析，而有關科研經費的全面預算管理工作常由科研項目組負責人在項目申請前，依照項目合同或科研經費管理制度、科研項目所需實情科學合理編制。

但是預算工作僅能做到合理范圍內的預判，在實際執行中，不免會出現各類特殊性事項，所以，對于預算經費進行適度調整也無可厚非。對于橫向科研經費而言，可依據合同規定和當事人委托具體調整。但對于縱向科研經費來說，其調整程序就相對繁雜，加之預算經費在原則上具有一經批復不可輕易調整的規定，所以在確定確實需要調整后，應由科研項目組負責人上交申請，并對調整依據等事項詳細說明，在院負責人簽字及加蓋公章后，報財務處等相關機構審批，才能達成縱向經費的合理調整。

而預算是對科研項目事項前端的把控，決算則是在科研工作結束后，主要由項目負責人提出驗收申請并完成決算報表編制的全部過程。一項科研項目的完結，決算起到對整個事項的呈現與經驗教訓的反思作用。因此，其編制得愈加準確、真實且可靠，才能提供有力支撐。同時，待項目完成驗收后，項目組負責人還應到校科研院辦理結題手續，并及時送至財務處審核，對結余資金結賬處理，故高校科研經費的內控管理精髓在預算與決算中體現得愈加通透，才能真正起到本項總結與其他借鑒的關鍵作用。

（三）資產與采購業務內部控制

科研經費歷來實行“國家所有、統一政策、分級管理、責任到人”的管理機制，同時一般統一交由資產管理處進行管理。在具體管控中，高校實行科研設備儀器保管人負責機制，所以，當保管人或保管單位出現變動時，應及時辦理調撥手續。如果資產年久失修、陳舊落后，需經主管部門批準，對資產進行處理，而一旦進入到處置階段，還需對由于過錯導致的責任事故高度警覺，以實現資產全生命周期的合理管控。另外，對于科研經費管理環節，資產的采購環節更為關鍵。對可歸屬于政府采購目錄的科研采購項目，要依據規定進行限額采購；若不屬于政府集中采購，但預算超過集中采購限額，還要交由學校統采。對余下未達到采購限額的項目，可交由各科研項目組自行購買。在采購完成后，各科研項目組應提供正規合同與發票，若設備價值達1,000元以上，需由該科研經費項目負責人持相關材料到資產處辦理點驗手續，并交由學校統一保管，以此降低高校資產采購過程中的風險隱患，提升內部控制執行質量與效率。

三、高校科研經費內部控制現存問題

高校在科研經費內部控制環節已厘清關鍵點，但是在實際執行中，未免尚存在如下制約因素。

（一）內控環境較為松散

一般而言，高校的科研經費管理多采用直線型模式，導致科研管理機構與財務處的動態、良性溝通嚴重脫節。科研管理機構往往過分關注科研成果，忽視經費使用；而財務處則恰恰相反，對項目整體運作知之甚少，所以，科研項目與經費使用間存在巨大隔閡。同時，在管理制度方面，符合自身定位的特色經費管理制度缺位，加之內控管理意識薄弱，下級部門如科研院等無法較好保證制度履行時效，所以高校在科研經費使用中硬約束不強，整體內控環境較為松散，各科研項目經費違規使用事件屢有發生。

（二）風評機制尚待加強

健全的各項內控管理機制是高校實現科研經費內控管理的重要組成部分，而科研經費的內控風險主要存在于預算、日常支出和設備采購等方面。但在經費預算的實際編制中，高校科研項目負責人對會議、差旅及資料費等具體內容的主觀隨意性較強；在實際使用中，與預算不符情形時有發生；同時，科研院與預算處在預算審核時由于風評機制不健全導致重形式而輕實質，長此以往，不免會有部分存有僥幸心理的負責人未將經費用到實處，甚至虛構項目套取科研經費，導致經費流失現象頻發，串項、變項支出屢禁不止，大大降低高校科研經費利用效率。

（三）內控確有薄弱環節

高校科研經費的內控活動貫穿于項目立項到成果管理的全過程，但由于多環節涉及多業務、多人員，所以不免在這一系列活動中易存在管控薄弱陋習。如部分科研人員由于缺乏預算編制相關知識，導致項目執行時的預算調整時常發生，增加決算不確定性。而在經費報銷過程中，又會出現諸多關聯方交易；在項目結題后尚有未結賬現象存在；同時對于項目結余資金，高校在具體管控中缺乏有效措施，常因使用不善而被收回。

（四）部門信息溝通不暢

科研經費管理不單單是科研管理部門與財務處的兩部門交集，還涉及設備處、國資辦、審計處與課題組等多部門。但在實際工作開展中，各部門秉承部門制度與各自的權責利開展工作，在溝通與配合上稍顯不足。科研院承擔項目立項、申報、結項等具體工作；財務處負責財務核算，確保經費使用合理合規。但財務人員受專業知識限制，對高校所評定立項的科研項目規律性的了解不足，在監督管控中缺乏整體意識和專業把控能力。同時，設備處、國資辦負責科研設備和物資的具體管理；審計處負責對結題項目經費審計，但由于日常工作溝通乏力，使數據建設上各執一詞，大大降低科研經費管控效力。

（五）缺乏經費動態監督

目前，首先，高校內審機構審計制度不夠完善，審計人員業務水平參差不齊，加之對科研項目了解不夠，缺乏主觀能動性。其次，審計崗位職責界定相對模糊，無法保障審計獨立性、嚴肅性，無法形成良好監督力。再次，部分高校的科研經費審計多為項目結題后的事后審計而忽略過程審計。最后，科研項目負責人常身兼多個項目，所以項目之間的經費挪用現象時有發生，為后期的審計工作和預算績效評價管理造成不同程度影響。

四、提升高校科研經費內部控制的有效路徑

（一）以頂層設計為先導，優化內控環境

各大高校若想切實革新科研經費內部控制，應首先從頂層設計出發，建立學校、院系與項目負責人三級管理體系，強化法人責任制，承擔服務并規范管理職責。尤其是在職能部門層，堅持以人為本，強化服務意識，清晰界定職能交叉權責，方能充分調動科研人員的積極創造性。其次各高校應在確保國有資產保值增值與安全使用管理前提下，盡量簡化辦事流程，創造科技創新內部環境，加強政策宣貫，督促科研人員規范使用經費，培養風險意識。最后制定兼具操作實用性及覆蓋面廣的科研經費管理制度，形成一種通上達下的內控氛圍，實現高校科研經費的內控約束管理。

（二）以風險管理為核心，優化防控能力

各大高校應針對科研經費使用風險，建立健全風評制度，利用內、外協同合力將項目經費使用風險控制在合理范圍。具體的，高校應成立風評小組，定期與項目負責人、有關部門及時訪談，了解經費使用管理、登記備案與風險評估進程并采取必要措施，做好事前風險預防工作。而風險管控思路還需滲透到科研預算、經費收支、合同簽訂等重要環節，查找業務流程風險點，并評定風險等級，按級別制定應對措施，才能精準識別、有效控制高校科研經費的風險隱患，提升風險防控力。

（三）以流程完善為基礎，提高有效效能

高校應高度重視科研經費的關鍵環節梳理與把控力度。如在預算編制環節，充分發揮部門協作優勢，利用財務人員專業與科研人員的實情把控力，為課題組答疑解惑，提高科研項目經費預算精準性。同時，內部控制的職能發揮既要考慮有效性，還要避免重復控制的具體問題。所以，在流程設計整合梳理中應通盤考慮，統籌規劃，關注有效性、高效性與協同性，并加強對重要活動、關鍵風險點的有力控制，簡化常規審批流程，打通各部門的溝通阻塞點，如對關聯方交易做到公平性檢查、對結余資金使用細則明確規定、對課題結題與結賬同步管控等，以此利于高校科研經費流程優化與順暢銜接。

（四）以信息技術為抓手，提高溝通質量

大數據時代背景下，高校科研經費的部門信息可實現動態共享，因此，利用信息平臺既能提升風險防控能力，還能提升經濟效益與決策依據。故以財務數據為核心，實現財務、采購、教學、科研、人事等部門數據的自動對接，并對數據及時整理、分析，進而建成一個可被科研項目組成員、監督者和科研院、財務處等人員協同利用的數據共享平臺，可以確保信息順暢交流與有效反饋，以此打造一個與高校實時適配的良性持續數據交互生態圈。

（五）以內審監督為保障，促進成果落實

以風險為導向的內審監督是防范高校科研經費管理風險的重要關口，同時亦是對財務核查加強、會計信息質量提高和及時進行風險提示的有效通路。所以，各大高校應加快內部審計部門建成，通過對實物流、信息流與資金流的監督檢查，完善高校科研經費內控管理。同時，內審部門還要與財務處、科研部門形成三者聯動，分層面、多視域動態監督科研經費使用，并切實保證各大高校根據內外部環境變化，適時更新、修訂，以此實現高校科研經費的全流程監督管理。

結語

高校從事探索性、創造性的科研活動，是國家創新驅動戰略的中堅力量。隨著科技創新的縱深推進和科研經費的持續投入，各大高校應科學設計并逐步完善科研經費的內部控制制度、流程等，以實現科研經費的最大效益。